【総務・文書事務専門部会】 平成25年9月 【更に精査中】 平成２５年度に取り組む事務改善事項 各検討課題左に付した記号は、実施した場合の効果について、◎は多大な効果が見込まれるもの、○は相当 の効果が見込まれるもの、△は一定の効果が見込まれるものを示す。 また、同右に付した総、財等は、事務本部における所管・主管の部を示す。 事項については、事務改革推進本部の下に設けられた専門部会において、過去からの検討課題や新規事項 を精査するとともに、平成２３年度に実施した業務改善提案コンクールで表彰された事項や平成２４年度に開催し た拡大事務改革推進本部会議幹事会などで要望された事項など有意義な提案を加え、取りまとめた。 これらの項目に係る検討結果や検討状況を踏まえて、平成２３年度、２４年度の取組を総括するとともに、平成 ２５年度に検討する事項に関しては今後の進め方等を整理のうえ、各事項の下欄に赤字で示している。今後も適 宜取り組むべき事項を精査し追加等しながら、全学的な業務量削減を推進する。 ※「備考」欄の凡例 ・基本・・・今後の事務改革に係る基本的な方向性（中間報告）及び事務改革に係る基本的な考え方に記載のある事項 ・コ5・・・業務改善提案コンクール（平成２３年度に実施）における整理番号5の事項 ・早急・・・検討事項のうち、その改善効果を踏まえ、早急に検討を要する事項として特に抽出して取り組む事項 ・拡2【文】・・・第2回拡大事務改革推進本部会議幹事会において本部構内（文系）共通事務部準備室から要望された事項 （各構内略記 【文】本部（文系）、【独】本部（独立研究科等）、【吉】吉田南、【医】医学・病院、【西】病院西・薬学、【北】北 部、【宇】宇治、【桂】桂（工学研究科）） ・H25・・・平成２５年度に新たに取り組みはじめた事項 Ⅰ 平成２５年度に取り組む事項 ○ 情報伝達方法の整理及びメーリングリストの見直しについて 備考 総 H25 共通事務部化に伴い、事務本部からの情報発信に係る方法について検討する。具体的には、 依頼・周知等文書の発出に係るガイドラインを定めるほか、既存メーリングリストの見直し・新規 作成を行い、効果的な情報発信を実現する。 専門部会の場で、事務本部から発出される文書内容別の効果的な発出方法を検討する。ま た、メーリングリストについて、既存メーリングリストの利用方法に係る問題点を検討し、効果的 な新規メーリングリストの作成及びメーリングリストに登録されている二次アドレスの整理の方向 性を探る。 ○ 事務処理の質疑応答集やマニュアルの整備とＨＰ掲載による情報の共有化・効率化 共通 既存のマニュアルについては、体裁を統一するなどし、業務の集約化を進める中で更なる全学 的な標準化・効率化を図れるよう整備するとともに、質疑応答については、その内容を蓄積し公 開することにより、組織的な情報共有を推進する。 専門部会の場で、総務業務に係る事務処理において質疑応答集等の要望内容を継続検討 し、作成が必要と考えられるものについては、電子事務局推進室で検討中のノーツのコンテンツ に随時掲載する。 【簡素化】 ◎ 決裁規程の見直しによる専決等の拡大、供閲の廃止等による押印数の大幅削減 総務部において実態調査を実施のうえ縮減を図った。この取組を事務本部各部に依頼して本 部全体の拡大・削減を促進するとともに、部局事務部にも依頼することにより、全学的な決裁処 理の効率化・迅速化を図る。 総務部において策定した決裁規程を参考に本部各部で決裁規程の見直し・新規制定を実施し た。これまでに施設部（H25.3.25から施行）、情報部（H25.1.1から施行）、学務部（H25.4.1から施 行）、研究国際部（H24.7.1から施行）において決裁規程の新規制定を行った。渉外部において は、今後速やかに見直し・新規制定を行うこととする。 財務部については、財務専門部会において経理責任者が有する支払決議書の決裁権限等を 下位の職位者に委譲することとし、規程の見直し等を行い、平成24年10月から実施した。 部局事務部（室）及び共通事務部に対して平成25年8月開催の専門部会において、改めて決 裁規程の整備の検討を行うよう依頼した。 部局事務部（室）及び共通事務部においては今後、業務フローの実情を勘案し、決裁規程の整 備が行われるよう、事務改革推進室と連携して必要な調整を行う。 総 早急 【一元化・集約化】 ◎ 大学情報の一元管理体制の構築（情報収集・提供のワンストップ化） 総・情 基本 早急 共通 早急 関係諸機関から提供が求められる大学の基本情報について、部局に対する情報提供依頼を ワンストップ処理化し、当該情報を一元的に管理する体制を構築することにより、部局における 情報提供業務及び事務本部における調査・照会業務の効率化を図る。 統計調査の取りまとめの効率化を図るため、複数部署が利用可能と考えられる調査結果を昨 年度からノーツの文書共有に掲載（対象調査は順次拡大）しているところであるが、新たに平成 ２５年度実施分等の調査結果を掲載(H25.7)した。 さらに、調査業務の効率化、情報の有効活用等を推進するため、総務部企画課に調査情報掛 を設置(H25.7)し、１５の調査について取りまとめを行うこととした。 なお、大学基本データの一元化に向けては、統計調査に必要となるが、既存システムに保有し ないデータを入力する調査用データ収集システムのテスト環境を構築(H25.7)した後、教務系入 力担当者向け説明(H25.7)及び総務・人事系入力担当者向け説明(H25.8)を実施し、各担当者か ら入力項目や入力方法等について意見を伺った。 今後は、調査用データ収集システムへの意見に対する修正を行った後、平成２５年１１月以降 に試行運用できるよう検討を進める予定。 ◎ 事務本部と部局事務部との重複業務の廃止（権限委譲にともなうもの） 事務の効率化・集約化の検討と併せて、事務本部の業務の見直しを行い、事務本部からの権 限の委譲を積極的に行い、ワンストップ処理が可能となるよう迅速な意思決定の体制を整備す るとともに、これに応じた人員を移行する。 国立大学法人京都大学の組織に関する規程に基づき達示により定められている部局の組織 に関する規程、京都大学通則に基づき達示により定められている各学部規程、各研究科規程に ついて、まずは「規程改正中教育研究評議会議長に一任する事項について」に定められている 事項のうち、権限委譲による効果が大きいと見込まれるものを各部局の長に委譲し、部局・本部 の事務の重複を廃止して迅速な意志決定等を徹底するため、一部の共通事務部において検証 作業を行い、この結果を踏まえて今後のより効果的なあり方を検討する。また、共通事務部に規 程制定を担う人材を移行できるよう本部において人材育成を行う。 【電子事務局関係】 ◎ 書類の完全電子化（会議資料等）の推進による合理化・効率化の促進 総・情 役員会、部局長会議・教育研究評議会等において実施したところであるが、今後その拡充等に ついて検討する。 各種会議におけるタブレットPCの利用について、事務本部において既に実施済みの部局長会 議・教育研究評議会・拡大役員懇談会以外に、各部が所掌する各種委員会での利用を更に奨 励する。なお、部局で実施される会議におけるタブレットPCの導入、ペーパーレス化について は、事務本部での利用方法・状況に係る情報を提供しつつ、部局における取組を推進する。 Ⅱ 平成２４年度中に取組が完了した事項 【簡素化】 定期刊行物（広報誌、職員録等）のWeb閲覧及びペーパーレス化の推進（学内部局、教 ◎ 職員への一律配付の廃止） 広報課が作成している定期刊行物のうち、『京都大学概要』、『京大広報』、『紅萠』及び『楽友』 は、Web閲覧が可能となっている。職員録については、Web化を推進すべく関係部署と調整して いる。また、学内向けの広報誌『京大広報』は、印刷部数を見直して教職員への一律配付を廃止 し、Web閲覧を推進する。 職員録については、平成24年度より冊子体での配付を廃止し、Web閲覧とすべくシステムを構 築し平成25年3月に公開した。また、広報誌『京大広報』について、教職員への一律配付を廃止 し、冊子体の印刷部数を大幅削減（10,500部→4,000部）した。（号外を除く。） 渉 コ2,5,40 【電子事務局関係】 ◎ 認証が不要な電子掲示板 総・情・事務改 教職員グループウェア内の電子掲示板には、本部および各部局の様々な情報が掲載されてい るが、教員についてはSPS-ID及びパスワードを入力しての認証作業を手間に感じたり、認証作 業自体に馴染んでいないといったことから、利用が進んでいない状況が継続しており、結果事務 職員がNotes掲示板の内容を、部局ネットワークを利用した部局掲示板に載せ替えて周知してい るといった二度手間の状態となっている。大量の情報が流れている中で、その多くにおいて二度 手間が生じている実態を改善することは急務であり、認証が不要な電子掲示板を新たに設けて 「見ることができる環境」作りを進める一方、重要な情報にはID認証を課し、自ずとID認証が一般 化しNotesが普及していくよう取り組む。 情報部と事務改革推進室とが連携し担当技術職員と開発の検討を進め、総務・文書事務専門 部会の構成員による試行・検証作業を実施した。これにより指摘された改善点等を踏まえて必 要な改修等を行い、平成２４年１２月より本格稼働を開始した。 【簡素化】 ◎ 各部局長印の分印 総 証明書発行などの際に必要となる部局長印の押印については、共通事務組織に各部局長印 の分印を置き、押印できるようにすれば離れた事務室でも対応できる。大学全体の各共通事務 組織に関わる問題である。 部局長印は、各部局の事務部長又は事務長が作成することができるとともに（公印規程第３条 第１項第４号）、公印制定者（事務部長又は事務長）が各共通事務部の事務部長等を公印管守 責任者として指定することが可能であるので、各部局において、共通事務部に当該部局長印を 配置し、当該共通事務部の事務部長等を公印管守責任者として指名することについて調整を 行ったうえで、それを共通事務部と部局間の共通のルールとすれば、共通事務部にも関係部局 長の公印を置くことが可能。 【一元化・集約化】 ◎ 防災・保安センター（仮称）の設置 総 敷地・建物などの学内資産の維持管理について、防災・保安面も含めて当該資産を一元的に 管理する体制を構築することにより、管理主体を明確化し、より円滑で効果的な業務処理を実現 する。 事務本部において、防災・保安関係業務を整理し、施設管理・国有財産関係業務を集約した組 織体制としてH25年4月に施設部内にプロパティ運用課を設置した。 Ⅲ 平成２３年度までに実施した事項 【廃止】 ○ 事務職員による教授会、各種委員会等のお茶出しを廃止 ○ 文書送り状（形式的な送り状の廃止） 総 総 電子媒体による文書送受について、形式的な送り状を廃止することと併せて、メール本文に記 載する内容をフォーマット化し受信者側に依頼等する内容を明確化することにより、受信者側に おけるメール処理の効率化・省力化を図った。 【簡素化】 ○ 会議の開催通知等における電子メールの活用 ○ 情報公開請求 総 総・財 契約情報の開示請求が頻繁にあったことから、これへの対策として、本学HP上で契約金額、 契約業者名、契約事項等を公開することにより、開示請求内容をある程度限定することが可能 となり、業務の簡素化を図った。 【外注化・派遣】 △ 広報誌の編集業務の一部外部委託 △ 郵便・宅配物の仕分け（部局等に届いた郵便物等の各教員等への仕分け作業） △ 構内の警備体制（外注対象の拡大等） △ 時計台記念館のＡＶ関連技術サポート業務 【組織の活性化等】 大学業務方法の分断、見直しによる事務効率化 ◎ （ミニバランススコアカードの実施） 【電子事務局関係】 ○ 電子メールによる書類送付の促進～徹底 【その他】 ○ 部局長交代の学内挨拶状 ○ 「ＫＫＲ（こころ）」広報誌のWeb化 総 総 総 総 総 総 総 総 拡4【西】 Ⅳ 実現困難・事務改善として効果が期待できない、又は異なる取組方法が効果的と考えられる事項 【電子事務局関係】 ○ 電子決裁システムの構築 総・情 具体的な稼働に向けた検証や文書管理の方法も含めた形で検討する。 事務改革推進室及び総務課において電子決裁システムを試行的に使用し、メリット・デメリット を抽出し、結果として、現状の決裁スキームに合わない部分もあるほか、法人文書としての保存 に向けた観点が不十分であり、決裁イコール法人文書の保存とならず、現在より手間がかかる と判断した。 【権限委譲】 △ 総長印の押印手続き 総務課へ回付された件数は、平成23年度：１３件、平成24年度：１４件（H24.11.20現在）である。 事務本部内で総長印を分印している研究国際部における総長印の押印数は平成23年度：1,412 件、平成24年度：3,161件（H24.11.20現在）である。なお、部局から研究国際部への押印依頼数 の洗い出しは行っていないが、相当数あるとのことである。 ただし、分印に伴うリスクと業務の軽減効果を考慮した結果、やはり分印は適当ではなく、本部 と部局間で極力迅速な処理を行うことで対応することが適切であると考えられる。 総 拡4【西】 拡5
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