Senato della Repubblica XVII Legislatura Fascicolo Iter DDL S. 1775

Archiviazione Documentale
Il Progetto OPEN SOURCE tutto Italiano per la
Gestione Elettronica della documentazione, firma
digitale, conservazione sostitutiva, fatturazione
elettronica e protocollo informatico.
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Perché un sistema di Gestione Elettronica Documentale in Azienda
Non c’è organizzazione che possa operare in assenza di informazioni:
crescita esponenziale del volume dei documenti e degli archivi
necessità di ottimizzare gli spazi
rendere più agevole la ricerca dell’informazione
Saper gestire le informazioni è vitale e strategico per ogni attività dell’azienda
Affinché ciò avvenga è necessario che le informazioni siano:
corrette ed aggiornate
tempestive
chiare
predisposte in modo utile (catalogate univocamente)
ricercabili con semplicità (funzioni di ricerca)
disponibili e integre nel tempo per chi ne è autorizzato
Un sistema di Gestione Elettronica Documentale permette di :
Semplificare le procedure di archiviazione e ricerca
Ridurre i tempi di ricerca dei documenti incrementando efficienza e produttività
Ridurre i tempi delle decisioni
Migliorare l’immagine e il “brand” aziendale:
migliore risposta ai clienti
Consentire accesso simultaneo ai medesimi archivi:
migliorare la condivisione delle informazioni
Ridurre i costi visibili (armadi e spazi) e invisibili (tempi di ricerca e archiviazione)
I rischi di deperimento o di fruibilità delle informazioni diminuisce
Assicurare che il documento sia accessibile solo al personale autorizzato
Ridurre i rischi di deperimento o di fruibilità delle informazioni
Recuperare personale per dedicarlo ad attività più produttive (incremento dell’efficienza
operativa e della soddisfazione del personale)
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I processi Aziendali coinvolti nell’automatizzazione di archiviazione sostitutiva
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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Oggi è possibile gestire e conservare in modo completamente informatizzato documenti aventi rilevanza
ai fini tributari. La normativa è:
CHIARA - COMPLETA - FLESSIBILE
I libri, le scritture contabili, le fatture e tutti i documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, possono essere
conservati su supporti informatici.
Tale forma di conservazione ha piena validità anche ai fini fiscali, ed è perciò sostitutiva della copia
cartacea, se questa è svolta secondo le procedure previste dalla normativa.
L’azienda può scegliere se optare o meno per il regime di conservazione sostitutiva o mantenere la
conservazione tradizionale dei documenti fiscali.
L’azienda non è obbligata alla conservazione sostitutiva di tutti i documenti fiscali ma può scegliere di
volta in volta per quali tipologie di documenti procedere alla conservazione in modalità sostitutiva.
L’azienda può iniziare la conservazione sostitutiva dei documenti in qualunque momento dell’anno,
purché sia assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per il
periodo di imposta.
LE REGOLE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Il Documento informatico deve essere statico non modificabile: documento redatto in modo tale per cui
il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di creazione e accesso.
Richiede la Sottoscrizione elettronica (apposizione della firma digitale) e l’apposizione della Marca
temporale (evidenza informatica che permette di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale,
cioè informazione contenente data e ora associata a uno o più documenti informatici)
Memorizzazione su supporti che garantiscano leggibilità nel tempo.
I Documenti analogici richiedono la memorizzazione via scansione.
Intervento di un pubblico ufficiale per i documenti UNICI.
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IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
La normativa relativa alla conservazione sostitutiva dei documenti individua una figura che presiede al
compimento corretto degli adempimenti previsti dalla legge.
Tale figura è denominata “Responsabile della Conservazione”, può anche essere un persona esterna
all’azienda.
Definisce le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione ed organizza le procedure di
sicurezza.
Deve garantire la corretta conservazione, l’accessibilità ai documenti e la loro esibizione.
COSA FA SINEKARTA
Sinekarta si adatta a qualsiasi esigenza, integrandosi con i sistemi e programmi già presenti c/o il cliente.
Sinekarta è il software open source nato nell’ era post – internet che basandosi sul Enterprise Content
Management Alfresco gestisce e risolve le problematiche di gestione elettronica documentale e
diffonde la cultura dell’archiviazione documentale fornendo supporto consulenziale, tecnologico e
legale in ambito di conservazione ottica sostitutiva in conformità con la normativa vigente in Italia.
Grazie all’innovativo connubio con Alfresco e Toshiba, Sinekarta offre a committenti pubblici e privati
soluzioni complete negli ambiti: Automatizzazione dell‘archiviazione documentale; Distribuzione
controllata dei documenti; Conservazione sostitutiva; Firma Digitale; Fatturazione Elettronica;
Protocollo Informatico; Gestione della conoscenza.
Gli applicativi di Sinekarta aiutano la gestione di aziende di tutte le dimensioni per:
organizzare, conservare, gestire, consultare, distribuire, Convalidare i documenti provenienti da
sistemi gestionali, applicativi d’ufficio, posta elettronica, fax, scanner e altre fonti siano essi in formato
cartaceo sia digitale.
Sinekarta si adatta a qualsiasi esigenza, integrandosi con i sistemi e programmi già presenti c/o il
cliente
Sinekarta è tecnicamente evoluto, basato su tecnologia web e sviluppato completamente in JAVA.
Multi-azienda: una singola installazione può gestire più imprese;
Multi-database: SQL Server, Oracle, MSDE ,My-Sql
Multi-piattaforma: Microsoft Windows, Linux, Unix;
Multi-lingua: linguaggio differenziabile per singolo utente;
Multi-formato: non c’è limite alla tipologia di file gestibili (Documenti elettronici – Audio –Video)
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LA SUITE DOCUMENTALE SINEKARTA
Ciclo Passivo
Scansione da scanner
Sinekarta, è un sistema modulare basato su Alfresco, soluzione Open Source che consente di adattare
nel tempo le funzionalità alle evoluzioni delle esigenze aziendali.
Con Sinekarta, integrazione di Alfresco è possibile:
definire le famiglie e categorie dei documenti, profilare gli utenti (definizione dei livelli di
autorizzazione), importare in modo sistematico e schedulato tutti i documenti provenienti dai sistemi
gestionali (ciclo attivo) , importare i documenti aventi origine cartacea in modalità automatica leggendo
dagli stessi i codici a barre grazie all’ integrazione con gli scanner (ciclo passivo), Indicizzare i documenti
per le operazioni di ricerca e consultazione riducendo al minimo le operazioni di immissione dati da
parte degli utenti.
Consultare e ricercare via web tutti i documenti in modo semplice e intuitivo.
Definire collegamenti logici tra documenti e associare ad essi degli allegati
Gestire i flussi approvativi dei documenti (Work-Flow Managemente).
Essendo Alfresco un software Open Source, molte delle funzionalità proposte sono gratuite nella
versione comunity Server e scaricabili da chiunque da Internet, senza vincoli legati a numero utenti e
licenze.
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I Moduli di Sinekarta Enterprise
SK-Indici è il modulo che consente di arricchire i documenti
archiviati con indici di ricerca che ne consentono la facile reperibilità
e il collegamento tra documenti .
SK-Scan è il modulo che integra gli scanner con Sinekarta.
SK-Barcode è il modulo che, in combinazione al modulo SK-scan,
consente l’acquisizione automatizzata e massiva dei documenti
aventi origine cartacea tramite qualsiasi scanner.
SK-Firma la firma digitale consente di creare documenti elettronici
con piena validità legale. Possono dotarsi di firma digitale tutte le
persone fisiche: cittadini,amministratori e dipendenti di società e
pubbliche amministrazioni. L’Italia è all’avanguardia nell’uso legale
della firma digitale. È il primo paese ad avere attribuito fin dal 1997
piena validità giuridica ai documenti elettronici e conta la maggiore
diffusione di firme in Europa.
SK-Conservazione è il modulo che consente il passaggio dei
documenti in conservazione sostitutiva con l’applicazione di marca
temporale e firma digitale secondo le norme Cnipa.
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I Moduli aggiuntivi di Sinekarta Enterprise
SK Manuale è “il Manuale della conservazione Sostitutiva”, un
documento obbligatorio per la conservazione sostitutiva dei
documenti aventi valore fiscale. Descrive tutti i passaggi, le
procedure e le tipologie dei documenti portati in ottica sostitutiva.
Viene redatto da personale qualificato ed è un documento “unico”,
in quanto ogni azienda adotta procedure diverse ed uniche.
SK- Protocollo informatico (o “Sinekarta PI”) è un’applicazione
che consente ad aziende, organizzazioni e pubbliche
amministrazioni di protocollare i documenti in Alfresco in modo
conforme alle specifiche DigitPA (Quaderno CNIPA nr. 21, e
documenti correlati).
Requisiti base per il funzionamento
Compatibilità con ambiente: Windows, Linux, Unix; Database utilizzati: Oracle, DB2, MS SQL Server,
MySQL; Terminali: Qualsiasi PC con qualsiasi Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera);
Integrabile con sistemi gestionali (es:ERP CRM, SCM) anche su iSeries e con i software tipici degli uffici
(es: MS Office, posta elettronica) già presenti presso il cliente.
Web Server (requisiti minimi): Processore: Intel® Xeon™ 2GHz con 2MB L3 di cache o superiore; RAM:
Minimo 3.0 GB (dipendente dal numero di accessi) ; Sistema operativo: Windows Server,Linux; SW
applicativo: Tomcat 6.0 o superiore JDK 1. 6 0 o superiore; Database: MS SQL Server, Oracle 10, MySQL.
Client: Compatibile con qualsiasi sistema operativo e Browser.
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