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PON “RICERCA E COMPETITIVITA” 2007/2013.
NUOVA PROCEDURA PER LE ATTIVITA’ DI VERIFICA E CONTROLLO
PREMESSA
Con riferimento alle procedure di rendicontazione e controllo delle spese sostenute
relativamente ai progetti finanziati dallo scrivente Ministero nell’ambito del Programma
Operativo Nazionale “Ricerca e Competitività” 2007/2013, nonché di erogazione degli
eventuali contributi spettanti, la scrivente Autorità di Gestione (di seguito AdG) registra
un complessivo e grave ritardo rispetto alle tempistiche imposte dalle normative vigenti,
che determina una situazione insoddisfacente e purtroppo inidonea a consentire, da un
lato, il corretto svolgimento dei progetti finanziati, dall’altro, il rispetto dei noti obiettivi di
spesa imposti dai regolamenti comunitari in materia.
Tale situazione permane nonostante l’avvio e l’implementazione delle varie soluzioni
descritte nell’ambito del Progetto “Ritardi.Zero” che, tuttavia, rimane punto di riferimento
fondamentale dell’azione amministrativa ricompresa nella competenza della scrivente
AdG.
In questa sede non appare utile soffermarsi ancora una volta sui fattori che determinano la
predetta situazione di ritardo che appaiono, in realtà, doversi ricondurre alla stessa
impostazione della procedura di controllo, concepita per uno suo svolgimento sequenziale
in cui oggetto soggetto “si mette in moto” solo ove il soggetto che lo precede completi
correttamente il proprio compito.
A ciò si aggiunga che la numerosità e complessità delle verifiche da svolgersi determina
un progressivo aggravarsi della situazione, pur in presenza di un impegno costante e
continuo di tutte le competenze interne e esterne al Ministero.
Nella consapevolezza del necessario rispetto delle procedure amministrative esistenti,
nonché del ruolo e della natura delle competenze coinvolte, si ritiene necessario
individuare ulteriori soluzioni, rispetto a quelle già in atto, che siano utili, in modo
particolare, a mettere tutti i soggetti coinvolti nelle migliori condizioni di svolgere
tempestivamente e correttamente il proprio compito, aggredendo i ritardi già accumulati e
provando ad evitarne di ulteriori.
La scrivente Autorità di Gestione, dunque, propone con la presente nota, e per i progetti
già in situazione di ritardo, una modalità di svolgimento delle attività di valutazione e
controllo nuova, che rispetti i passaggi procedurali già attualmente previsti ma, in linea
peraltro con lo spirito innovativo con il quale è stato concepito e avviato il Progetto
“Ritardi.Zero”, ne consenta uno svolgimento il più possibile capace di recuperare i ritardi
e “rimettere in carreggiata” i progetti.
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LA NUOVA SOLUZIONE
La soluzione che si intende attivare, a partire dai progetti che hanno sinora accumulato nel
complesso i maggiori ritardi e, si ribadisce, ferma restando la competenza e la natura delle
attività di verifica dei vari soggetti preposti, si caratterizza fondamentalmente per uno
svolgimento dei vari adempimenti previsti accompagnato da una più accurata e diretta
attività di coordinamento, sorveglianza e stimolo da parte dell’ufficio dell’Autorità di
Gestione.
In altre parole, tutti i soggetti coinvolti nei progetti con i maggiori ritardi saranno
convocati in riunioni congiunte e continue (della durata massima di una settimana), con
cadenze e calendari predefiniti, alle quali saranno chiamati a partecipare (anche
eventualmente”a distanza”) sia i soggetti proponenti sia tutti i soggetti/organismi
competenti per le attività di valutazione e controllo.
Durante tali sessioni si svolgeranno, sulla base della documentazione progettuale e di
spesa prodotta, le previste attività di valutazione e controllo da parte dell’esperto
scientifico, dell’istituto convenzionato, dell’Unità di Controlli di I livello (UNICO), che si
completeranno, attraverso l’utilizzo dei format e dei sistemi telematici in uso, con la
produzione degli esiti conseguenti.
La complessiva gestione della sessione di controllo, così come la necessaria attività di
preparazione sarà assicurata dal Project Officier di progetto, che resta fondamentale punto
di riferimento per tutti i soggetti coinvolti in queste attività, così come appare
assolutamente idoneo a tale scopo un utilizzo sempre più profondo e continuo della già
nota Piattaforma “AGORA’”.
La stessa soluzione procedurale appare utilizzabile efficacemente anche per affrontare le
questioni relative a richieste di variazione delle attività progettuali così come previste da
disciplinare. Con la stessa logica, in presenza di una richiesta di variazione, sarà
immediatamente convocata una riunione (anche di tipo telematico), in cui si approfondirà
la richiesta e si produrrà il relativo esito.
CONCLUSIONI
Naturalmente la concreta capacità di tale soluzione di produrre immediati risultati in
termini di efficacia è fortemente rimessa alla convinta partecipazione e collaborazione di
tutti i soggetti in indirizzo: a tal fine, riteniamo utile acquisire da ognuno (attraverso vari
modi: mail, Twitter, Agorà) possibili suggerimenti e osservazioni nel termine di 10 gg dal
ricevimento della presente nota.
Immediatamente dopo, la scrivente AdG partirà con le prime convocazioni.
Grazie a tutti della collaborazione
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