Infocad.FM, sistema informativo di supporto ai GESTORI e GLOBAL

Infocad.FM, sistema
informativo di supporto ai
GESTORI e GLOBAL SERVICE
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INFOCAD.FM PER IL SUPPORTO E MONITORAGGIO DELLE COMMESSE
MERCATO DI RIFERIMENTO
Gestori, Global Service, Provider di multi-servizi tecnologici.
ESIGENZE DI RIFERIMENTO
Le esigenze principali in tema di gestione delle commesse di manutenzione, global service e
multi-servizio tecnologico risiede principalmente in due ambiti fondamentali:
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Disporre di una base dati integrata tra ambiente grafico ed alfanumerico per supportare le
eventuali attività di censimento richieste dall’appalto e/o l’aggiornamento delle stesse;
Mappare e definire in modo flessibile tutti gli asset tecnologici su cui ricadono le
prestazioni oggetto di gara;
Gestire e monitorare i servizi tecnici quali a titolo esemplificativo le pulizie e le
manutenzioni, siano esse a richiesta o programmate.
In sintesi le principali esigenze sono legate alla disponibilità di una base dati unica, centralizzata
ed aggiornata relativa alle varie tipologie di superfici legate agli oggetti immobiliari, ai principali
attributi qualitativi e quantitativi degli asset da gestire, alle squadre di manutenzione impegnate
nella commessa ed ai relativi dispositivi (DPI, attrezzature, ecc.). Nello specifico, un cruscotto
informativo per calibrare al meglio le attività tecniche da svolgere sul patrimonio di riferimento.
La possibilità di operare attraverso tecnologie abilitanti alla comunicazione (Internet) consente
inoltre di sfruttare la soluzione informatica, sia come strumento di supporto e monitoraggio alla
gestione dei processi, così come area di condivisione con la committenza, subfornitori, studi di
ingegneria ed altri soggetti interessati.
SOLUZIONE PROPOSTA ED IMPLEMENTATA
La progettualità connessa ad Infocad.fm, sistema integrato di space, asset e facility management,
consente innanzitutto di disporre di uno strumento informativo dedicato al censimento ed,
attraverso apposite funzionalità, la semplificazione del riaggiornamento dello stesso. In tale
contesto i moduli del sistema dedicati alle attività di rilevazione consentono di lavorare anche
attraverso device mobili sia sui servizi di rilievo architettonico che sul censimento di asset ed
impianti.
In tale contesto l’applicazione offre soluzioni concrete alle esigenze legate alle
verifiche/aggiornamenti delle rilevazioni. A titolo esemplificativo e non esaustivo il software mette
a disposizione funzioni di:
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lettura, import e caricamento dati e disegni esistenti (dwg, excel, access, ecc.);
configurazione e preparazione automatizzata della libreria grafica da utilizzare su campo
con inserimento guidato dei simboli, gestione attributi con liste valori;
identificazione e codifica univoca dell’asset censito tramite lettori codici a barre;
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verifica e validazione dei dati e dei disegni a seguito di modifiche/aggiornamenti
(identificazione delle modifiche dati ed aggiornamento delle stesse) derivanti da rilievi
successivi.
Il risultato finale è quello di disporre di una base dati unica di censimento, con una visione
integrata sugli spazi, sugli asset e sugli impianti da gestire, le cui informazioni sono usufruibili sia
a livello alfanumerico che visuale. Ciò implica una facilitazione per il gestore che impatta sulla
corretta organizzazione dei servizi tecnici da erogare.
In tale contesto, la flessibilità e la completezza del sistema nella registrazione del patrimonio
tecnologico consente di dare un’efficace risposta alle gestioni anche più complesse. Nel proprio
standard Infocad.fm è assolutamente coerente alla definizione del patrimonio impiantistico
secondo la relativa normativa UNI; l’elevato livello di parametrizzazione del software consente,
altresì, di scomporre il patrimonio tecnologico su più livelli, definendo tutte le relazioni gerarchiche
tra i vari componenti.
Una volta censito il patrimonio di riferimento, si procede con la gestione dei servizi tecnici. La
procedura consente di definire in modo esaustivo le principali informazioni relative ai contratti di
conduzione o global service con la registrazione di tutti i dati utili alla conseguente esecuzione
delle attività. Una volta registrate le principali specifiche della commessa, a livello contrattuale,
appositi moduli del sistema consentono la gestione ed il monitoraggio delle manutenzioni, a
richiesta e/o programmata, e delle attività di pulizia. In tale ambito la flessibilità di Infocad.fm
consente la parametrizzazione dei principali work flow di riferimento e la possibilità di
aggiornamento delle informazioni da parte di soggetti esterni (personale della stazione
appaltante, subfornitori, ecc.) e di soggetti interni (call center, tecnici, ecc.) alla struttura
organizzativa. A titolo esemplificativo e non esaustivo, l’applicazione consente di mappare tutti i
principali iter di gestione delle richieste di intervento (standard, urgente, pronto intervento) con
configurazione flessibile delle relative procedure di segnalazione e ripristino.
La gestione dei servizi tecnici consente, in tal modo, di alimentare il diario manutentivo del
patrimonio tecnologico, impiantistico ed edilizio con evidenza degli interventi eseguiti, in corso di
esecuzione e pianificati. Un tool di analisi consente di usufruire di una serie di KPI sulle attività
manutentive e sullo stato di efficienza degli impianti, confortati da grafici di sintesi.
Il sistema consente, inoltre, la definizione e gestione dei magazzini utilizzati per lo svolgimento
delle attività manutentive, la mappatura dei dispositivi di protezione individuale (DPI) e la gestione
dei relativi utilizzi da parte delle squadre di manutenzione.
Un componente del software rende disponibile un tool di analisi e controllo della gestione,
supportato da grafici di sintesi, ed altresì uno strumento di supporto alle decisioni che possa
indirizzare le scelte legate a:
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Politiche di sostituzione e dismissione impianti;
Politiche di manutenzione straordinario e ristrutturazioni edilizie;
Corretta diversificazione delle attività di pulizia in virtù delle differenti tipologie di spazi
esistenti.
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Occorre sottolineare che l’architettura completamente web dei moduli applicativi legati ai servizi
tecnici consente di disporre di uno strumento utile a garantire la comunicazione tra il gestore e la
committenza, con la possibilità per quest’ultima di disporre di un accesso alle informazioni e/o
alla reportistica di monitoraggio con la possibilità di gestire tutte le informazioni inerenti i livelli di
servizio contrattuali.
Apposite procedure del sistema, infine, consentono la gestione di tutta la documentazione tecnica
legata al patrimonio immobiliare gestito. In tale ambito, in aggiunta alla condivisione dei
documenti di riferimento, secondo le competenze e le autorizzazioni spettanti ai vari utenti, è
possibile eseguire il monitoraggio delle eventuali scadenze e parametrizzare tutti i work flow
collegati.
REFERENZE
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ASTRIM: Gestione spazi di oltre 150 presidi ospedalieri, censimento e catalogazione
arredi e macchinari con integrazione con Oracle Property Manager;
NATUNA: Censimento e gestione asset per il patrimonio di ALITALIA;
IMPES SERVICE: Censimento e gestione global service manutentivo per la Fondazione
Santa Lucia.
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