Il Protocollo Informatico

“La gestione del protocollo
e dei flussi documentali
con sistemi informatici automatizzati”
L’evoluzione dei sistemi documentali
L’approccio tradizionale alla gestione documentale
Fonte SIRMI
Verso una catena del valore
Fonte SIRMI
Protocollo Informatico
e
Gestione dei Flussi Documentali
Il Protocollo Informatico - Principi Generali
Cosa si intende per
“sistema di protocollo informatico”
 Nucleo minimo
 tenuta di un registro
informatico che tiene traccia
degli eventi di transito di
documenti
 sistema di certificazione
 Attorno al nucleo minimo
molteplici possibilità di
estensione, o meglio,
integrazione (non obbligatorie)
 procedimenti, controllo di
gestione...
Protocollo
in entrata
Protocollo
in uscita
Azienda, Amministrazione o
Area Organizzativa Omogenea
Livelli realizzativi in un progetto di protocollo
informatico e di gestione dei flussi documentali
1
2
3
Nucleo minimo protocollo
Gestione documentale
Workflow documentali
4
BPR
Procedimenti complessi
Uffici
Uffici
internet
internet
Sistema Documentale
Integrato
Archivio fisico
Protocollo e Gestione Documentale
tre livelli realizzativi
Wms - Associazione tra protocollo e procedimenti
avvio
Documento di avvio
Istruttoria
tecnica
Istruttoria
giuridica
Protocollo
in entrata
UO1
decisione
Protocollo
in uscita
UO2
UON
conclusione
Provvedimento finale
Protocollo e flussi documentali
Gestione completa
tramite workflow
Ausilio all’assegnazione
PROCEDIMENTI
e PROCESSI
Gestione conoscenza
Accesso a documentazione
Inserimento in fascicolo
Nucleo
minimo
(registro, segn.)
GESTIONE
DOCUMENTALE
Trasparenza
(URP, servizi a esterno)
Archiviazione
ottica, cartacea, mista
elettronica, cartacea da esterno PA o altre amministrazioni
non strutturata, semistrutturata (moduli)
Prerequisiti
Predisporre
 Piano di Classificazione o Titolario
 Piano di Conservazione o Massimario,
connesso con il Piano di Classificazione
 Piano della Sicurezza
 Manuale di Gestione
Protocollo Informatico
Il Manuale di Gestione
Il Sistema di Protocollo Informatico
 Il solo acquisto di un pacchetto informatico non
permette di attuare il protocollo informatico
 E’ necessario un intervento misto di tipo organizzativo
e tecnico
 E’ necessario affrontare prima i problemi organizzativi e
dopo i problemi tecnici
 Per affrontare questi problemi è necessario adottare il
Manuale di Gestione
Il Manuale di Gestione
 Piena autonomia delle amministrazioni nella definizione
dei propri criteri organizzativi e regolamentari
 Elementi del manuale









Flusso in entrata/uscita/interno
Regole per la registrazione dei documenti
Tipi di documenti soggetti a registrazione particolare
Tipi di documenti non soggetti alla registrazione di protocollo
Regole per l’uso degli strumenti informatici
Direttive per la classificazione
Regole sulla movimentazione dei documenti cartacei
Regole sull’accesso ai documenti informatici
Regole per il registro di emergenza
Il manuale di gestione è in sostanza il piano della
qualità !
Protocollo Informatico
Titolario di Classificazione
Il Titolario di Classificazione - Definizione
 Il “Titolario per la classificazione degli atti" è
uno strumento archivistico concepito secondo
uno schema gerarchico che ha la pretesa di
riassumere tutte le competenze, funzioni ed
attività in capo all'Ente
Protocollo Informatico
Gestione dei Fascicoli
Definizione di Fascicolo
 Il fascicolo è l’insieme ordinato (o organico) di
documenti relativi ad un medesimo affare o inerenti ad
un medesimo procedimento amministrativo, di norma
classificati in maniera omogenea, che si forma nel
corso delle attività di un ente.
 Il fascicolo costituisce l’unità archivistica indivisibile
posta alla base della sedimentazione documentaria di
un archivio per cui ha un ruolo strategico nella gestione
dello stesso
Tipologie
Tipologie per contenuto:
fascicolo per affare
fascicolo nominativo
fascicolo per attività
Tipologie per supporto:
fascicolo cartaceo
fascicolo elettronico
Nel fascicolo confluiscono tutti i “documenti”,
protocollati o meno, in arrivo e in partenza, eventuali
verbali, relazioni, ordini di servizio, allegati progettuali,
registrazioni audio/video etc. inerenti un medesimo
“affare” o procedimento amministrativo

Download Report