Case Study CAF CISL

LA FIRMA ELETTRONICA SICURA
NELLA CAMPAGNA REDDITI 2014
CAF CISL sceglie
e i servizi di gestione documentale Postel
per la firma su tablet di 730, RED e ISEE
ed elimina 25 milioni di fogli di carta.
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CAF CISL
Chi è
CAF CISL, primo e più importante CAF unico in Italia,
con oltre 2.000 sedi diffuse in modo capillare su tutto il
territorio nazionale, fornisce a iscritti, lavoratori,
studenti e pensionati, assistenza e consulenza nel
campo fiscale e delle agevolazioni sociali.
Circa 4 milioni di utenti ogni anno si rivolgono alle sedi
di CAF CISL in tutta Italia, con oltre 80.000
appuntamenti al giorno durante la campagna fiscale.
Nato nel 1993, CAF CISL ha aumentato costantemente il
numero di pratiche trattate, fino ad arrivare ai 5 milioni
di pratiche gestite nell'ultimo anno.
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GLI OBIETTIVI FISSATI: velocizzare le
operazioni di sportello e migliorare
l'efficienza del servizio
Una grande attenzione all'innovazione tecnologica.
Installando SmartSign, CAF CISL vuole velocizzare il
Per CAF CISL, obiettivo dell’adozione a largo raggio di
processo di erogazione del 730 attraverso la firma su
SmartSign e dei servizi di gestione documentale
tablet, una tecnologia facilmente utilizzabile da tutta
Postel
l’utenza:
è
innovare
il
servizio
mantenendo
alta
pensionati,
casalinghe,
universitari
e
l’efficienza, con un notevole risparmio di tempo, sia per
dipendenti.
l’operatore che per i contribuenti. A questo si aggiunge
Nessuna smart card o token di firma da avere con sé,
un forte impatto positivo sull’ambiente.
né difficili pin da memorizzare.
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IL PROGETTO: nella prima fase
sono state installate 420*
postazioni di firma con tablet
e software SmartSign
Nella prima fase del progetto sono state installate 420*
Il dichiarativo da firmare non viene più stampato ma
postazioni di Firma Elettronica Sicura con tablet, nelle
rimane digitale e, una volta sottoscritto dall’utente, non
principali sedi CAF CISL di tutta Italia. Un operatore per
deve essere scansionato e archiviato ma è già pronto
sede o tutti gli operatori di sportello sono stati dotati di
per essere conservato a norma. Si tratta di un
un tablet con penna e software SmartSign per
servizio di conservazione a norma AGID in totale
raccogliere le firme dei contribuenti direttamente su
outsourcing e con interfaccia web sicura e di facile
schermo e conservare digitalmente le dichiarazioni.
consultazione.
* Si prevede di installare, nei prossimi mesi, altre 1.000 postazioni.
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I RISULTATI OTTENUTI:
un servizio più veloce
ed efficiente
col minor impatto organizzativo
L’opportunità offerta dalla tecnologia SmartSign e dai
SmartSign, con la massima flessibilità, si è adattata ai
servizi Postel ha permesso di smaterializzare i
diversi modelli organizzativi di CAF CISL.
documenti cartacei, trasformando le sedi CAF CISL in
Grazie all’introduzione di SmartSign e dei servizi di
nuovi sportelli completamente paperless.
gestione documentale Postel, CAF CISL ha snellito
SmartSign è una soluzione web based (ma fruibile
l’operatività di ogni sportello: minori tempi di attesa per
anche via desktop e in mobilità, se richiesto) ed è stata
il contribuente, ma anche un drastico abbattimento del
pienamente integrata con le procedure CAF CISL.
rischio di firmare nel punto sbagliato o tralasciare
qualche firma.
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ALCUNI NUMERI DELLA CAMPAGNA REDDITI 2014
• 420* Postazioni di firma installate (*Si prevede di installare, nei prossimi mesi, altre 1.000 postazioni)
• 30.000 modelli di 730 firmati
• 40.000 Contribuenti coinvolti (alcuni dei quali con il modello congiunto)
• 0 problemi tecnici riscontrati
I VANTAGGI PER CAF CISL
 Rendere più efficienti le modalità di lavoro
 Risparmiare tempo e denaro
 Velocizzare la gestione delle pratiche
 Maggior rispetto dell’ambiente
 Abbattere il rischio di errori
 Agevolare il controllo su tutte le sedi dislocate
 Ridurre l’attesa dei contribuenti
 Ottimizzare il modello organizzativo
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PRODUZIONE ANNUALE DICHIARATIVI IN CAF CISL
Modello
730 (singolo e
congiunto)
Numero dichiarativi
elaborati
Pagine totali
2.814.000
50.286.160
ISEE
869.000
17.380.000
RED
741.000
7.410.000
4.424.000
75.076.180
Totale
Numero di Pagine stampate per i dichiarativi su base annua
Oltre 75.000.000
•
Tempo medio di elaborazione e lavorazione a pratica: 25 minuti
•
Modalità di erogazione prestazione: in tempo reale, con stampa su
stampante multifunzione, raccolta delle stampe, firma e scansione.
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RISPARMI ANNUALI STIMATI
Voce di costo
Risparmio totale €
Costo acquisto carta
104.860
Costo stampa
104.860
Costo conservazione
archivio nei termini di legge
562.800
Totale
772.520
Con l’introduzione della firma su tablet SmartSign si
elimina totalmente la gestione manuale della copia
cartacea di CAF CISL.
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COSTI E RISPARMI DI UN CAF «SENZA CARTA»
• 2.814.000 modelli 730 elaborati di 18 pagine ciascuno
• 869.000 modelli ISEE elaborati di 20 pagine ciascuno
• 741.000 modelli RED elaborati di 10 pagine ciascuno
• € 0,0086 costo medio per stampa a pagina
• € 0,20 costo medio per archiviazione a pratica
• da € 0,25 a € 0,30 risparmio per singola pratica
• 25.086.140 fogli di carta «smaterializzati» (Copia CAF CISL)
• 333 alberi salvati - 170.000 KG di CO2 non emessi - 3,05 MLN litri
d’acqua risparmiati all’anno
• € 772.520 risparmio totale
+ Tempo risparmiato per utenti e operatori CAF CISL
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IL RISPARMIO PIÙ GRANDE È IL TEMPO!
Risparmi almeno 60’’ per ogni 730 elaborato.
Con l’adozione di SmartSign si elimina completamente la gestione manuale della
copia cartacea di CAF CISL, quindi:
•
almeno 1 minuto di tempo risparmiato per ciascun 730
•
46.900 ore guadagnate complessivamente per la Campagna 730
•
5.862 giornate di lavoro da dedicare ad altre attività
o PIÙ PRATICHE ELABORATE CON LO STESSO NUMERO DI
OPERATORI
o DIMINUISCONO I TEMPI DI ATTESA DEI CONTRIBUENTI
o NUOVA DESTINAZIONE DEGLI SPAZI ADIBITI AD ARCHIVIO
o ABBATTIMENTO DEGLI ERRORI UMANI DI ARCHIVIAZIONE
o MAGGIOR EFFICIENZA OPERATIVA NELLE SEDI CAF CISL
o RISPARMIO DEL 6% SUI TEMPI DI ELABORAZIONE A PRATICA
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PRIMA
senza
DOPO
con
1. Accoglienza utente
1. Accoglienza utente
2. Consegna documentazione
2. Consegna documentazione
3. Consenso
3. Consenso
4. Elaborazione
4. Elaborazione
5. Stampa
5. Firma
6. Firma
6. Conservazione
7. Revisione errori o firme
tralasciate
8. Scansione
9. Archiviazione
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I vantaggi per
CAF CISL
Risparmio del 6% di tempo a pratica.
Riduzione dei costi per carta, toner,
manutenzione stampanti e raccoglitori.
Possibilità di destinare a nuovo utilizzo gli
archivi.
Riduzione dei costi e del tempo di gestione,
ricerca e archiviazione dei documenti.
Facilità di ricerca e individuazione dei
documenti.
Abbattimento margini di errore
nell’apposizione delle firme del contribuente.
Maggior rispetto per l’ambiente.
Completa integrazione con il gestionale.
Ottimizzazione del modello organizzativo
adottato dalla singola sede.
Controllo sulle sedi e statistiche in tempo
reale.
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LE TESTIMONIANZE «SUL CAMPO»
Anna B.
"Prima dovevamo stampare i documenti, farli firmare, scansionarli
Responsabile della
sede centrale del
CAF CISL di Milano
e riconsegnarli al contribuente. Con un gran dispendio di tempo! Ora
faccio molto prima, senza alzarmi dalla mia postazione con il tablet.
E non rischio di tralasciare qualche firma, come ogni tanto capitava ".
Maria Teresa F.
"All’inizio ero spaventata dall’idea di firmare su uno schermo
Pensionata CAF CISL
di Bergamo
invece che su carta, come ho sempre fatto.
Poi mi sono resa conto di quanto tempo ho potuto risparmiare e mi sono
sentita protagonista di una grande rivoluzione. Una vera innovazione,
anche per me che ho quasi 70 anni!".
"Nelle nostre sedi circolava troppa carta, con ingenti sprechi in termini
di stampa e spostamenti di personale interno.
Anche CAF CISL, come già fanno altre istituzioni nel Paese,
ha voluto fare la sua parte nella sfida per l'innovazione del Paese,
Valeriano Canepari
Presidente CAF CISL
e coordinatore della
Consulta nazionale
dei CAF
rendendo digitali i modelli 730, RED e ISEE per tutti i suoi contribuenti".
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PER INFORMAZIONI
www.itworking.it
[email protected]
tel. 0541/742190
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