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CenTer - SCHEDA DOCUMENTO N° 4993
TIPO DI DOCUMENTO:
ARTICOLO
TITOLO:
ENI: un modello di ''Site Compliance Management''
SOTTOTITOLO:
AUTORE:
Cognome Nome (max. 3 tra virgole) / Ente / AA VV:
AA VV
ESTRATTO DA PE RIODICO:
Titolo:
FMI - Facility Management Italia
N°:
Del:
24
06/2014
ESTRATTO DA SITO INTERNET:
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Di:
Nazione:
Data primo contatto:
Data rimozione:
PAROLE CHIAVE:
site compliance management, sistemi informativi, esperienze & best practice, eni
ABSTRACT:
MB
Nelle aziende evolute i processi e le strumentazioni di ''Site Compliance Management'' vengono impostati e
adottati al fine di gestire organicamente il rispetto di tutto il complesso ed articolato quadro di disposizioni
normative cogenti e raccomandative legate direttamente o indirettamente al proprio patrimonio immobiliare,
impartite dal legislatore, dalle autorità di settore, da organismi di certificazione nonché da regolamentazioni
interne alle società stesse. L'esperienza in questo versante di ENIServizi - la società che gestisce i servizi di
Asset, Property e Facility Management per l'intero patrimonio dell'ENI - poggia su un modello innovativo di
governo che coinvolge attivamente i propri ''Service outsourcer'' e ''Service provider'', utilizzando il supporto di
un avanzato sistema informativo ''dedicato'' e di tecnologie innovative diffuse su tutta l'organizzazione interna
ed esterna.
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Esperienze
& best practice
ENI: un modello
di “Site Compliance Management”
Nelle aziende evolute i processi e le strumentazioni di “Site Compliance Management” vengono impostati e adottati al fine di gestire organicamente il rispetto di tutto il complesso ed articolato quadro di disposizioni normative
cogenti e raccomandative legate direttamente o indirettamente al proprio patrimonio immobiliare, impartite dal
legislatore, dalle autorità di settore, da organismi di certificazione nonché da regolamentazioni interne alle società
stesse. L’esperienza in questo versante di ENIServizi - la società che gestisce i servizi di Asset, Property e Facility Management per l’intero patrimonio dell’ENI - poggia su un modello innovativo di governo che coinvolge
attivamente i propri “Service outsourcer” e “Service provider”, utilizzando il supporto di un avanzato sistema
informativo “dedicato” e di tecnologie innovative diffuse su tutta l’organizzazione interna ed esterna.
ENI: a model of “Site Compliance Management”
In forward-thinking companies, the processes and tools of “Site Compliance Management” are planned and implemented in order to organically manage the firm’s compliance with the whole complex and detailed set of laws
and regulations, both binding and recommended, which are directly or indirectly linked to its real estate property;
these may be issued by legislators, industry authorities and certifying bodies as well as the company’s own internal
regulations. The experience in this sphere of ENIServizi - the company that manages the Asset, Property and Facility
Management services for the entire holdings of ENI - is based on an innovative model of governance which actively
involves the “Service outsourcers” and “Service providers” themselves, with the support of a “dedicated” advanced
IT system and innovative technologies shared throughout the organisation, both internally and externally.
Federico Dibisceglia*
Alessandro Galli**
Giovanni La Bella ***
Massimo Varani****
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Il sistema di governance
del patrimonio ENI
ENIServizi è la società dell’ENI
che opera dal1996 nel settore della
fornitura di servizi integrati rivolti
al patrimonio immobiliare delle
società del Gruppo, adottando processi e modelli di Asset, Property
e Facility Management che si ispirano alle più avanzate esperienze
maturate a livello internazionale
e focalizzando l’attenzione sulla
competitività dei costi di gestione,
sull’efficienza dei sistemi di governo implementati e sui livelli di
qualità dei servizi erogati.
Il patrimonio immobiliare gestito
da ENIServizi è costituito da 136
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tra edifici e siti per 1 milione di
mq, è distribuito su tutto il territorio nazionale, con concentrazioni
a San Donato Milanese e a Roma,
ed è caratterizzato prevalentemente da immobili ad uso ufficio e
ad uso promiscuo in locazione e
di proprietà. Nell’intento di sviluppare un modello finalizzato ad
una gestione globale integrata del
patrimonio immobiliare ENI e a
disporre di competenze specialistiche settoriali, è stata costituita
un’équipe di lavoro multidisciplinare che coinvolge:
ENIServizi (Corporate user),
quale gestore centrale dei servizi
di Facility e di Real Estate a supporto dei processi core di ENI;
Esperienze
& best practice
eFM (Service outsourcer), quale
partner esterno che supporta ENIServizi in termini di consulenza
strategico specialistica;
fornitori di servizi (Service provider), quali partner esterni a cui
viene affidato il compito di eseguire, tramite contratti diretti con
Eniservizi, i servizi e le attività
di manutenzione per i sistemi ed
i componenti tecnologici.
La finalità è quella di definire e
mettere in campo un modello organizzativo e di controllo dei servizi erogati che possa orientare i
processi aziendali per raggiungere
l’efficientamento e la sostenibilità
e favorire la creazione di valore
per tutti gli stakeholders coinvolti,
attraverso l’erogazione di servizi
di qualità e mantenendo un processo di informazione costante e
continua.
Ciò, puntando a supportare la
mission di ENIServizi in particolare:
nella risposta puntuale alle esigenze attraverso un metodo di gestione e organizzazione strutturato
sulla progettazione completa e integrata dei servizi;
nella risoluzione delle nuove sfide in modo competente attraverso
strumenti innovativi;
nella condivisione e valorizzazione dei risultati, diffusione di
best practice, esperienze e know
how;
nell’implementazione di processi
di erogazione dei servizi razionalizzati e standardizzati e nell’utilizzo di strumenti all’avanguardia
di governo dei servizi, oltreché
nella semplificazione del processo
gestionale;
nel miglioramento continuo della qualità e nell’ottimizzazione
e nell’efficienza dei fattori produttivi attraverso l’innovazione
tecnologica e il ricorso a risorse
dedicate.
Figura 1 - Flusso per la creazione del catalogo del censimento
Figura 2 - Flusso per l’assegnazione di adempimento all’ambito tematico di
competenza
Figura 3 - Flusso per l’emissione dei report
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Esperienze
& best practice
Figura 4 - Processo di controllo dell’anagrafica tecnica
Figura 5 - Processo di gestione ordinaria della documentazione
Tale mission si sviluppa sul campo
attraverso una serie articolata ma
integrata di attività, tra cui fondamentalmente:
servizi di Property Management,
attraverso la gestione dei contratti
relativi a locazioni, rinegoziazioni
e riqualificazioni immobiliari;
servizi di Space Management, attraverso l’aggiornamento continuo
dei dati funzionali e del sistema
informativo sull’anagrafica immobiliare e sull’occupazione degli
spazi, al fine di consentire la pia-
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nificazione e il controllo puntuale
degli standard prestabiliti;
servizi di Facility Management,
attraverso la gestione di piani e
interventi mirati di manutenzione
sugli immobili e sugli impianti;
servizi di Project Management,
attraverso il supporto a tutte le attività relative alla programmazione,
progettazione e realizzazione di
interventi atti a riqualificare gli
immobili e gli impianti;
servizi di “Ispettorato”, attraverso un sistema di monitoraggio spe-
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cialistico dello stato degli impianti
meccanici di tutti i siti nell’ambito degli specifici adempimenti di
legge connessi alle attrezzature a
pressione;
servizi di “Site Compliance”,
attraverso un processo che mira
a garantire l’aggiornamento, la
disponibilità e la coerenza di tutto il complesso di informazioni
tecnico-amministrative collegate
alle normative vigenti;
servizi di “Vendor Compliance”,
attraverso la raccolta e il controllo della documentazione relativa
ai fornitori e ai subfornitori e il
monitoraggio dell’aggiornamento
dei dati.
servizi di “HSE - Health, Safety
& Environment Management”,
attraverso la diffusione e l’applicazione delle norme e procedure
ENI in ambito salute, sicurezza e
ambiente.
A supporto di tutti questi servizi
erogati per il patrimonio, ENIServizi ha impostato ed implementato un modello di controllo
analitico sviluppato interamente
su piattaforma Archibus, al fine
di favorire la centralizzazione,
l’integrazione e la disponibilità
del vasto e complesso corredo di
dati ed informazioni necessario
per l’espletamento della propria
attività.
“Site Compliance”:
finalità e modello di governo
L’attuale contesto caratterizzato
da una complessità normativa in
continua evoluzione impone alle
aziende una gestione ottimale per
ottemperare alle norme al fine di
prevenire risvolti penali soprattutto in ambito di sicurezza sul posto
di lavoro. ENI, a tal proposito, in
osservanza del D.Lgs. 81/2008 e
dell’attuazione delle linee guida
OHSAS 18001, ha istituito una
Esperienze
& best practice
“Direzione Salute Sicurezza e Ambiente” alle dirette dipendenze dei
vertici aziendali, con lo scopo di
creare ambienti di lavoro sicuri,
oltreché di integrare nelle proprie
procedure la sostenibilità ambientale ISO 14001 e l’efficientamento
energico in risposta al protocollo
di Kyoto del 1997, al Piano “2020-20” dell’UE e alle linee guida
ISO 50001.
In questo quadro di esigenze e con
l’obiettivo di supportare ENIServizi
e le società clienti nell’ottemperare
agli adempimenti di legge cogenti e
alle normative volontarie connesse
all’attività di gestione del patrimonio, è stato messo a punto e adottato
dal 2010 un modello di governo
“Site Compliance oriented” che
mira a garantire l’aggiornamento,
la disponibilità e la coerenza di
tutto il complesso di informazioni
di natura tecnico-amministrativa
collegate alle normative vigenti,
rispetto a tre macroaree tematiche:
“safety” (controlli e manutenzioni
di presidi antincendio, quali estintori, impianti di spegnimento ad
acqua e a gas, rilevatori di incendio
e diffusione, lampade di emergenza, porte tagliafuoco, ecc.);
“tecnica” (conformità delle attrezzature, schemi funzionali di
progetto e relativi calcoli, ecc.);
“amministrativa” (idoneità e
certificazioni relative alla qualità, all’efficienza energetica, alla
gestione dei rifiuti, ecc.).
Il modello di “Site Compliance”
implementato comprende una serie
di processi tra loro strettamente
integrati e coordinati:
il processo di monitoraggio della
normativa, attraverso cui si attua il
controllo e la conoscenza costante del progresso della normativa
nazionale e locale e del relativo
regime sanzionatorio in ambito
safety, tecnico ed amministrativo,
Figura 6 - Cruscotto del sistema informativo (livello micro)
Figura 7 - Cruscotto del sistema informativo (livello macro)
in relazione all’area di pertinenza
di ciascun immobile;
il processo di monitoraggio degli
immobili, attraverso cui per ciascun immobile facente parte del
patrimonio si attua la verifica e
l’aggiornamento costante e periodico dei sistemi di attrezzature ad
esso abbinate, con la relativa consistenza/anagrafica impiantistica,
attraverso l’utilizzo di tecnologia
mobile;
il processo di monitoraggio degli
impianti, attraverso cui si attua la
verifica e la gestione della corretta associazione tra il censimento
impiantistico degli immobili ed
il repertorio degli adempimenti
normativi;
il processo di monitoraggio dello scadenziario, attraverso cui si
attua la raccolta della documentazione relativa al soddisfacimento
degli adempimenti di legge, la
validazione della documentazione tecnico-amministrativa e dei
rendiconti manutentivi e il caricamento a sistema.
Il modello di “Site Compliance”
di ENIServizi poggia su un avanzato sistema informativo “dedicato” che consente di monitorare
e controllare tutte le categorie di
adempimenti normativi cogenti
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Esperienze
& best practice
e volontari legati alla gestione e
all’uso del patrimonio immobiliare, nonché di conoscere in modo
proattivo i rischi sanzionatori e
programmare le opportune azioni
correttive. Tale sistema è associato
a strumenti “mobile” che si interfacciano con uno scadenziario
degli adempimenti integrato nel
sistema informativo.
Il sistema informativo “dedicato”
adottato da ENIServizi è accessibile sia a livello di top management
aziendale (al fine di favorire un
reale controllo delle politiche di
governare del patrimonio), sia a
livello di personale operativo (al
fine di garantire un reale supporto tecnico e amministrativo nello
sviluppo sul campo dei processi
gestionali).
I moduli funzionali di implementazione del sistema informativo
prevedono fondamentalmente:
il censimento dei componenti impiantistici, la creazione del
repertorio degli adempimenti da
gestire, delle verifiche di rettifica
e delle valutazioni di merito in
funzione del livello degli adempimenti da espletare;
l’inserimento della documentazione in funzione delle diverse
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macroaree tematiche e dei diversi
adempimenti da assolvere;
l’emissione di report sullo stato
documentale scaduto, mancante e
da rinnovare.
A presidio del modello di “Site
Compliance” sono dedicate due
figure interne alla struttura di
ENIServizi:
il responsabile dell’anagrafica
tecnica, con il compito di gestire
il coordinamento del censimento dell’anagrafica tecnica e degli
attori coinvolti, garantendo il rispetto delle clausole;
il “Site Compliance manager”,
che - nell’ambito degli adempimenti da assolvere per ciascun
edificio - garantisce costantemente l’adeguatezza degli stessi
adempimenti e l’applicazione delle
procedure per il reperimento della
documentazione.
Per ogni singolo edificio, è stato
studiato un modello di amministrazione dell’apparato documentale
indipendente, in modo da avere
disponibili in ogni momento informazioni mirate di interesse e
di facile accesso, con l’ausilio di
un cruscotto appositamente ideato,
riguardo ai componenti censiti e
alla relativa documentazione.
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Attraverso il sistema informativo
di supporto, inoltre, è possibile visualizzare lo stato di completamento degli adempimenti soddisfatti
secondo le diverse norme cogenti e
le criticità relative a rischi di sanzione amministrativa o penale per
documentazione scaduta oppure
mancante, documenti in rinnovo
e rischi connessi a possibilità di
blocco degli impianti con conseguente perdita di prestazioni e/o
produzione.
Il “Service outsourcer” supporta la
fase di verifica delle informazioni
da reperire durante il censimento
degli impianti, la cui esecuzione
è affidata ad un soggetto terzo il “Service provider” - che ha il
compito di gestire la conduzione
e la manutenzione degli impianti tecnologici di ogni edificio. Il
“Service outsourcer”, una volta
conclusa la fase esecutiva di censimento e caricamento dei dati,
ha il compito di eseguire il controllo e di dare esito positivo o
negativo, a seconda che si rilevi
o meno l’aderenza alle ottemperanze definite contrattualmente e
pianificate all’inizio del processo. In caso di parere negativo, il
“Service provider” è chiamato a
realizzare le modifiche o le integrazioni del censimento sulla
base delle anomalie riscontrate.
La procedura viene ripetuta fino
a quando il controllo qualitativo
non fornisce esito positivo.
Terminato il processo di verifica e definito ogni singolo bene
censito, il “Service outsourcer”
procede a censire le attrezzature
a sistema, confrontandole con il
catalogo degli adempimenti normativi e collegandole alla documentazione. Il “Site Compliance manager” monitora il rispetto
del fabbisogno documentale ed,
ove necessario, attiva le risorse
necessarie per il recupero. Se la
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& best practice
documentazione censita risulta
non coerente con quanto richiesto, possono essere coinvolte le
unità interne aziendali in funzione
delle competenze e degli ambiti
deficitari, i fornitori dei contratti
di manutenzione attivi, nonché
il “Service outsourcer” quale
soggetto deputato all’eventuale recupero dei documenti atti a
garantire la necessaria copertura
legislativa.
Il “Building manager” si fa carico di inviare tali documenti al
“Service outsourcer” che, dopo
averne verificato la congruità,
provvede al caricamento a sistema e all’emissione dei report ad
opportuni intervalli temporali. Il
processo di aggiornamento mensile avviene mediante l’invio di appositi “alert” via email, generato
direttamente dal sistema informativo; tali “alert” vengono inviati al
“Building manager” responsabile
dell’edificio e ai responsabili di
area. Lo scopo dell’invio degli
“alert” è quello di permettere a
tutte le figure interessate nella
produzione e nel reperimento della documentazione prevista dalle
diverse normative di ricevere dati
costantemente aggiornati sulle
attività in scadenza. L’intero processo è automatizzato attraverso
il sistema informativo “dedicato”
e governato dal “Site Compliance
manager” attraverso un apposito
cruscotto di controllo. Il soggetto
interessato può consultare tutte
le indicazioni sugli adempimenti
e prendere visione di tutti i documenti la cui validità risulta in
scadenza. Attraverso le funzionalità messe a disposizione dalla
piattaforma web e un servizio di
invio email che avvisa delle occorrenze in scadenza, l’utente può
sempre prendere visione dello
stato di “compliance” associato
al singolo edificio/sito.
L’innovazione tecnologica
e le prospettive di sviluppo
Il modello di “Site Compliance”
implementato garantisce la semplificazione delle operazioni da
espletare grazie soprattutto alla
sua flessibilità e adattabilità, alle
caratteristiche funzionali “uesr
friendly” e all’adozione di tecnologia “mobile” (“tablet” e “smartphone”).
La tecnologia adottata è basata su
radiofrequenze ed è in grado di
riconoscere gli oggetti in maniera
univoca, tramite comunicazione
a corto raggio e utilizzo di due
componenti - uno attivo (strumento “mobile”, “smartphone”, ecc.)
e uno passivo (tag “NFC - Near
Field Communication”) - che
permettono la comunicazione in
maniera bidirezionale attraverso
un chip associato ad ogni oggetto
fisico.
Questa tecnologia è al momento
impiegata in quattro diversi ambiti:
la gestione del censimento di
tutti i presidi antincendio;
la gestione della manutenzione
di tutti i presidi antincendio;
la geo-referenziazione degli
immobili e l’accesso rapido alle
informazioni;
la gestione degli archivi documentali su base cartacea a corredo
di ogni edificio.
Accostando il “device mobile” ad
una distanza minima (solitamente
4-10 cm) dal chip passivo, si crea
una rete temporanea per lo scambio di informazioni; il “device”
consente quindi di visualizzare
le informazioni relative al singolo bene, di eseguire le operazioni
di censimento e di effettuare gli
interventi manutentivi, registrando in tempo reale quanto svolto
sul campo (secondo gli ordini di
lavoro preventivati) ed allineando
così le informazioni all’atto stesso dell’intervento di manutenzione. I benefici sono riconducibili
all’estrema precisione delle informazioni associate ad ogni bene e
alla riduzione dei tempi di risposta
e dei costi operativi.
In base al livello di configurazione
di ogni “device” e del profilo di
accesso, è possibile accedere alle
informazioni riguardanti le consistenze dell’edificio (aree lorde,
superfici commerciali, numero
postazioni di lavoro, ecc.), concentrarsi sulle informazioni relative alla situazione documentale
e consultare gli elementi tecnici
raggruppati per ambiti normativi e
per grado di rischio sanzionatorio
inerente.
Il modello di “Site Compliance”
adottato per il patrimonio immobiliare gestito da ENIServizi sarà
esteso anche in altri ambiti come il
“procurement”, attraverso un processo di monitoraggio della documentazione relativa agli appaltatori
nelle fasi di attivazione e gestione
dei contratti per i servizi acquistati
dalla stessa ENIServizi.
Ulteriori ambiti di applicazione quali l’“EBCx - Existing Building Commissioning” e il “BIM - Building
Information Modeling” potranno
essere integrati nel tempo, favorendo una visione ancor più ampia
dell’applicazione di “compliance”
estesa all’intero processo edilizio:
dalla progettazione e realizzazione
di nuovi edifici, alla riqualificazione
energetica, fino alla valorizzazione
del patrimonio.
*Responsabile Site Compliance & Vendor
Control ENIServizi spa
**Responsabile Utilities, Ispettorato
e Operating Compliance ENIServizi spa
***Direttore Operativo ENIServizi spa
****Responsabile Sistemi Gestionali
Immobiliari eFM srl
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