ProtezioneCivile Civile- -Regione RegioneFriuli FriuliVenezia VeneziaGiulia Giulia Protezione Corso base per volontari di protezione civile M3. Il volontario e il gruppo comunale Fare parte di un gruppo Obiettivi della lezione: • Conoscere quali sono le fasi di evoluzione di un gruppo e le dinamiche connesse all’inserimento di nuovi membri in un gruppo • Comprendere come l’efficacia di un gruppo dipenda dalla capacità dei suoi membri di interagire in modo corretto ed appropriato • Comprendere quali dinamiche si possono sviluppare all’interno dei gruppi e quali problemi queste possano comportare. • Conoscere alcune strategie per affrontare discussioni e trattative Parte di approfondimento da leggere con attenzione I volontari di protezione civile operano all’interno di un gruppo e di un’organizzazione e ne partecipano alla vita e alla gestione. È fondamentale riuscire a collaborare efficacemente con gli altri volontari o con persone esterne al gruppo (volontari di altri gruppi o associazioni, dipendenti comunali, enti pubblici ecc…) per raggiungere un bene comune. Fasi di evoluzione di un gruppo Un gruppo, a partire dal momento della sua formazione, attraversa varie fasi prima di raggiungere uno stadio finale di equilibrio interno e di efficacia nel cooperare per raggiungere degli obiettivi. Formazione (fare conoscenza). Questa fase è caratterizzata da un senso di incertezza, goffaggine o addirittura ansia. I partecipanti al gruppo possono essere insicuri su cosa e come fare. Le consuetudini e norme implicite che regolano il comportamento del e nel gruppo devono ancora essere definite e i membri sono ansiosi di sapere cosa va bene e si può fare e cosa non va bene e non si può fare. Questa fase evidenzia esitazione o ansia da parte dei membri. La maggior parte delle persone assume un comportamento cortese e cercano di esibire “la propria faccia migliore”. Il risultato è un livello superficiale di armonia e cooperazione. Ciò assolve allo scopo di avviare e lanciare il gruppo in termini di motivazione e impegno. I membri possono essere portati ad esternare a parole la loro comunione e ciò può sviluppare un certo spirito cameratesco dovuto all’aver portato a termine con successo un incarico. Problemi di inserimento in un nuovo gruppo • Identità (chi debbo essere?) • Controllo e influenza (sarò in grado di controllare e influenzare gli altri?) • Esigenze e finalità (le finalità del gruppo contemplano le mie esigenze personali?) Fare parte di un gruppo 1 ProtezioneCivile Civile- -Regione RegioneFriuli FriuliVenezia VeneziaGiulia Giulia Protezione Corso base per volontari di protezione civile M3. Il volontario e il gruppo comunale • Accettazione e familiarità (sarò gradito e ben accetto al gruppo? Quanto sarà coeso il nostro gruppo?) Assestamento (lottare per avanzare). Questa fase è caratterizzata da un comportamento individuale di tipo impositivo che può causare una certa instabilità nel gruppo. I membri cominciano a sentirsi sufficientemente a proprio agio nel nuovo ambiente fino ad assumersi alcuni rischi nel rivelare una parte maggiore delle loro personalità. Ogni membro vuole provare un senso di importanza ed influenza nel gruppo, vuole cioè “ricavarsi una nicchia”. Questo aspetto diventa maggiormente evidente quando viene delegato al gruppo, che sta maturando, un maggior livello di responsabilità. Regolarizzazione (fare amicizia). Questa terza fase è caratterizzata da un crescita in termini affettivi e dallo stabilirsi di relazioni interpersonali. I membri iniziano ad assumersi delle responsabilità nel risolvere i conflitti e nel rafforzare amicizie. Prestazione (lavorare insieme). Questa quarta fase è caratterizzata da un certo grado di armonia tra i membri del gruppo. I partecipanti guardano “oltre il loro naso” a ciò che gli altri membri stanno facendo per accertarsi che ciascuno abbia il supporto necessario allo svolgimento del proprio compito. Le decisioni e la risoluzione dei problemi vengono condivisi dal gruppo. Restituzione (integrare l’esperienza) Quest’ultima fase è fondamentale per assicurarsi che l’esperienza di gruppo non venga ricordato solo come un’esperienza transitoria e conclusa. È importante che i partecipanti siano in grado di trasferire ciò che hanno imparato da una particolare esperienza (a livello individuale e come parte del gruppo) nella loro quotidianità; questo fase può essere realizzata attraverso vari strumenti: un’attività di “debriefing” verbale al termine dell’evento, l’utilizzo di vari sistemi di comunicazione (una pubblicazione periodica a cura del gruppo, un forum in un sito web ecc.) Caratteristiche di un gruppo di lavoro efficace L'efficacia di un gruppo dipende in gran parte dall’abilità dei suoi membri di comportarsi in modo corretto ed efficace all'interno del gruppo stesso. Le caratteristiche che fanno di un insieme di persone un gruppo di lavoro efficace possono essere così schematizzate: • si è raggiunto un elevato livello di comunicazione e comprensione tra i membri. La comunicazione di sentimenti e attitudini personali avviene in modo diretto ed aperto perché viene considerata importante ai fini del lavoro di gruppo • è stato raggiunto un adeguato equilibrio tra produttività del gruppo e soddisfazione delle esigenze individuali, quando viene presa un’iniziativa le mansioni vengono assegnate precisamente, accettate e rispettate • le diverse abilità e competenze dei membri del gruppo vengono usate in modo intelligente. • c’è un altro livello di coesione interna • c’è una chiara comprensione degli obiettivi del gruppo, sia generali che immediati • c’è flessibilità nello scegliere e modalità da usare per raggiungere i propri obiettivi • si è in grado arrivare a delle decisioni tenendo nel giusto conto anche le istanze delle minoranze e assicurando l’impegno di tutti i membri per quanto concerne le decisioni importanti • disaccordo civile: esiste un disaccordo, ma i membri del gruppo si sentono ugualmente a loro agio • le responsabilità decisionali vengono opportunamente condivise Fare parte di un gruppo 2 ProtezioneCivile Civile- -Regione RegioneFriuli FriuliVenezia VeneziaGiulia Giulia Protezione Corso base per volontari di protezione civile M3. Il volontario e il gruppo comunale L’efficacia di un gruppo dipende in larga parte dai comportamenti e dagli atteggiamenti dei propri membri. Per raggiungere gli obiettivi sopra delineati è importante che: 1. I membri interagiscano chiedendo e fornendo aiuto reciproco, condividendo idee, informazioni e risorse per raggiungere gli obiettivi del gruppo 2. L’obiettivo del gruppo di completare i propri programmi nel modo migliore possibile deve essere accettato da tutti, e i membri devono impegnarsi nel raggiungerlo 3. Le attività del gruppo possono essere ripartite di comune accordo secondo le specifiche abilità e funzioni dei membri. 4. Se sono previste ricompense o riconoscimenti, questi devono essere basati sulla qualità e quantità delle prestazioni di gruppo, non su prestazioni individuali Come funziona un gruppo All’interno di un gruppo capita spesso di dover affrontare situazioni problematiche. Saper riconoscere che certi problemi sono tipici delle dinamiche che si sviluppano all’interno dei gruppi può aiutare a chiarirli a se stessi e agli altri e ad affrontarli nel modo migliore. Le dimensioni di un gruppo Uno dei principali attributi che caratterizzano un gruppo sono le dimensioni: se il gruppo è piccolo si tenderà verso un modello di tipo familiare in cui sono presenti forti vincoli affettivi; nei gruppi di grandi dimensioni, com’è il caso delle grandi organizzazioni, i rapporti tra i membri sono necessariamente meno frequenti, più anonimi e finalizzati al raggiungimento di obiettivi comuni. Anche se è considerato positivo il riprodursi all’interno di un gruppo “di lavoro” di relazioni affettive tipiche del clima familiare ( le persone più soddisfatte e contente di stare insieme si mostrano in genere più disponibili e produttive nel lavoro), in certe situazioni l'intensità dei rapporti può diventare un fattore disturbante in quanto l'appartenenza a un forte sottogruppo interno ad un gruppo più ampio può generare posizioni di alleanza e omertà a tutela dei singoli individui e del sottogruppo, ma in contrasto con le esigenze della più vasta organizzazione. L’influenza sociale Quando si appartiene ad un gruppo si può percepire una certa spinta al “conformismo”. Capita persino che individui in un gruppo siano disposti a negare l’evidenza dando risposte palesemente sbagliate pur di adeguarsi alla maggioranza. Le capacità di influire sul gruppo sono maggiori in chi ha maggior potere, maggior autorità o è più esperto. Anche una minoranza coerente può però influenzare e cambiare una maggioranza e tale l’influenza è in un certo senso più profonda di quella della maggioranza in quanto è in grado di modificare non solo il comportamento manifesto degli individui ma anche le loro idee e motivazioni. Vediamo più in dettaglio le caratteristiche dei due tipi di influenza. Influenza della maggioranza. Nell’influenza della maggioranza sono importanti gli aspetti relativi alla fonte: autorevolezza, credibilità, attrattiva. La pressione della maggioranza induce un bisogno di conformità: l’individuo se non è d’accordo si sente deviante e si adegua per non essere diverso. Influenza della minoranza. Il messaggio proveniente dalla minoranza viene invece dissociato dalla sua fonte e viene così analizzato a fondo e in piena autonomia. Viene favorita la ricerca di contro-argomentazioni e controprove relative a ciò che sostiene o difende e porta alla fine ad una “conversione” più profonda e duratura. In genere però questo tipo di influenza viene difficilmente riconosciuta e l’individuo tende a considerare il cambiamento come una propria scelta. Fare parte di un gruppo 3 ProtezioneCivile Civile- -Regione RegioneFriuli FriuliVenezia VeneziaGiulia Giulia Protezione Corso base per volontari di protezione civile M3. Il volontario e il gruppo comunale Pensiero di gruppo Con il fenomeno del ‘ pensiero di gruppo ’ si indica la tendenza delle persone in gruppo a convergere su azioni poco sagge che avrebbero evitato se la decisione fosse stata presa individualmente: la forte coesione tra i membri di un gruppo può portare a grossi errori nei processi decisionali del gruppo. I sintomi del pensiero di gruppo sono: • le forti pressioni alla ricerca dell’accordo per raggiungere l’unanimità. Per evitare il conflitto nel gruppo gli individui tendono ad accantonare le proprie opinioni personali. Questa spinta verso l’accordo porta i componenti del gruppo ad abbandonare le proprie convinzioni personali, ad ignorare le informazioni che si hanno a disposizione e le posizioni alternative • l’illusione di invulnerabilità (‘Siamo i migliori’) • una forte convinzione della moralità del gruppo (‘siamo nel giusto’) Fattori che aumentano la probabilità che si verifichi il fenomeno del ‘pensiero di gruppo’: • forte coesione all’interno del gruppo • isolamento del gruppo rispetto a informazioni esterne • situazioni minacciose o di pericolo • pressione a decidere in tempi brevissimi • presenza di un leader molto direttivo, che cerca adesione alle proprie idee piuttosto che un’onesta valutazione della situazione Gli individui tendono ad assumere decisioni più rischiose quando agiscono in un gruppo di quanto non facciano quando decidono da soli perché • decidere in un gruppo permette di condividere le responsabilità quando si sbaglia • nelle discussioni di gruppo i soggetti più innovativi sono più influenti dei conservatori • la discussione di gruppo porta ad approfondire tutti gli aspetti di una particolare decisione che diventa così più familiare per cui viene sentita come meno rischiosa. • l’assunzione di rischio è socialmente apprezzata nella nostra cultura, e le qualità socialmente apprezzate sono più facilmente espresse in una situazione di gruppo che non da soli Polarizzazione Per polarizzazione si intende lo spostamento e l’estremizzazione delle posizioni individuali nella direzione già preferita prima della discussione all’interno di un gruppo. Dagli studi emerge che dopo una discussione su un dato argomento gli individui tendono a cambiare la propria posizione iniziale verso un orientamento più estremo della stessa. Ad esempio se si tratta di una giuria che deve decidere la valutazione di una persona, dopo la discussione chi la giudicava già positivamente tenderà a rafforzare la propria convinzione giudicando la persona ancora più positivamente, mentre chi tendeva a giudicarla in modo negativo estremizzerà a sua volta il proprio giudizio. Non è detto che il risultato di una discussione sia sempre lo stesso, a volte si verificherà un effetto di polarizzazione mentre in altri verrà raggiunto l’accordo su posizioni intermedie. Ciò dipende soprattutto dalla posizione iniziale dei vari membri del gruppo. Leadership In generale il leader può essere definito come quella persona in grado di influenzare gli altri in modo da aumentare il loro contributo alla realizzazione degli obiettivi del gruppo. L’efficacia del leader dipende dal fatto che egli sia riconosciuto come tale dagli altri membri del gruppo. La leadership, quindi, non dovrebbe essere semplicemente imposta dall’alto, ma una caratteristica che nasce e si sviluppa nel gruppo. Fare parte di un gruppo 4 ProtezioneCivile Civile- -Regione RegioneFriuli FriuliVenezia VeneziaGiulia Giulia Protezione Corso base per volontari di protezione civile M3. Il volontario e il gruppo comunale Il “carisma” del leader è una qualità che deriva dalla relazione tra leader e seguaci, è l’abilità di un leader di essere un modello di comportamento per gli altri affinché possano contribuire alla realizzazione degli obiettivi del gruppo. Il carisma dipende anche dall’abilità di influenzare le percezioni che i membri del gruppo hanno delle norme e degli obiettivi del gruppo stesso. Un leader efficace dovrebbe: • saper comunicare e trasmettere entusiasmo, • infondere fiducia ed ottenere credibilità anche dando per primo l’esempio • consentire agli altri di assumersi responsabilità di decidere ed agire riuscendo a far sentire gli altri importanti e veri protagonisti • avere autostima e propensione allo sviluppo personale proprio e altrui Stili di leadership Leader lassista • • Il leader non ha potere per imporre comportamenti. Non dispone di conoscenze particolari e la permanenza nella carica dipende dall’approvazione del gruppo Gli altri membri scelgono i propri metodi e obiettivi, non apprezzano gli ordini e in definitiva hanno più potere dello stesso leader. • L’ambiente di lavoro non è strutturato, i dipendenti devono autocontrollarsi. Si hanno pochi cambiamenti e tali cambiamenti avvengono in modo graduale. • Effetti (se spinta all’estremo): si può avere un’organizzazione frammentaria e l’isolamento dei membri del gruppo. Al limite si possono verificare situazioni di caos e anarchia. Leader autoritario • Il leader dispone di ampio potere discrezionale e/o è l’unico a possedere determinate conoscenze. • Gli altri membri vengono raramente richiesti della loro opinione e sono sottoposti a forti controlli. • L’ ambiente di lavoro di lavoro è improntato ad una forte disciplina. Si hanno frequenti e rapidi cambiamenti • Effetti (se spinta all’estremo): la capacità di comunicare può essere limitata. Le operazioni tendono a svolgersi in modo rigido. Tende a bloccare la crescita delle persone. C’è una maggiore lentezza nell’adattarsi ai cambiamenti. Leader partecipativo • I poteri e l’autorità del leader hanno dei limiti. Il leader può infliggere sanzioni (limitate e convenute) e la sua autorità può essere messa in discussione • Gli altri membri ritengono di poter controllare i metodi usati • Nell’ambiente di lavoro la responsabilità è condivisa. Gli obiettivi dell’organizzazione sono sottintesi ed i cambiamenti avvengono in modo graduale e cadenzato. Si lavora in gruppo. • Effetti (se spinta all’estremo): può perdersi la capacità di assumere iniziative individuali quando necessario (a favore delle decisioni di gruppo), nelle emergenze il processo con cui si giunge ad assumere delle decisioni può essere eccessivamente lento. Fare parte di un gruppo 5 ProtezioneCivile Civile- -Regione RegioneFriuli FriuliVenezia VeneziaGiulia Giulia Protezione Corso base per volontari di protezione civile M3. Il volontario e il gruppo comunale Pregiudizi nei rapporti tra gruppi Le persone possono rivelarsi molto disponibili verso i membri di altri gruppi ma, allo stesso tempo, mostrare un comportamento non verbale (toni, espressioni del viso e atteggiamenti) distante o persino ostile. Al giorno d’oggi sono poche le persone che esprimono in modo diretto e manifesto i propri pregiudizi, questo però non significa che questi non ci siano comunque. Il contatto positivo tra membri di gruppi diversi riduce il pregiudizio. Perché questo si verifichi è importante che il contatto sia sufficientemente prolungato e che abbiano modo di cooperare e riuscire a passare da una situazione in cui esiste un “noi” e un “loro” ad una in cui è messo in rilievo un “noi” più ampio che comprende entrambi. Saper discutere L’efficienza del gruppo dipende anche dal modo in cui le decisioni vengono prese. La conduzione e la partecipazione nelle riunioni rappresenta uno strumento cruciale per ogni lavoro in cui è richiesto il confronto di opinioni e idee diverse per giungere a decisioni condivise e operative. Discutendo e sottoponendo a critica il proprio punto di vista i membri del gruppo sono in grado di scartare le posizioni meno attendibili e di avvalorare le migliori. All’interno di una situazione di gruppo le persone possono imparare una dall’altra e ricordare fatti altrimenti dimenticati. La riunione è pertanto sede di decisione, di modificazione di equilibri e di atteggiamenti, di scoperta di nuove ipotesi e nuove soluzioni. A volte però succede che le riunioni non funzionino e che ci si imbatta in problemi di organizzazione, di comunicazione, di gestione dell'autorità, di conflitto. Alcuni fattori possono influire negativamente sull’esito di una discussione: • gli individui portano nel gruppo i loro personali pregiudizi, non solo evitano di prendere in considerazione posizioni alternative ma cercano di spingere il gruppo in direzione di tali pregiudizi. • i componenti di un gruppo spesso concordano sulla prima decisione che pare minimamente accettabile per cui evitano di prendere in considerazione ogni altra alternativa possibile • la discussione può indurre il gruppo ad attestarsi su una posizione più radicale di quella di ciascun singolo membro assumerebbe in privato prima del verificarsi della discussione. Di solito i gruppi non analizzano il loro modo di agire e in particolare il loro modo di condurre le discussioni, ma il riflettere sulle modalità con cui si discute e con cui vengono prese le decisioni all’interno del gruppo può risultare molto utile. Suggeriamo alcune strategie per migliorare il processo decisionale: • valutare criticamente le decisioni ormai logore. Se l’esistenza del gruppo è di vecchia data, occorre mettere in discussione le abitudini decisionali e il genere di decisioni che solitamente vengono prese. • fare un rigoroso bilancio. Quando occorre prendere una decisione complessa, il gruppo dovrebbe approntare una lista dei fattori positivi e negativi prima di giungere ad una decisione finale. Questo compito dovrebbe essere svolto con estrema imparzialità. La lista non dovrebbe in alcun modo mirare a sostenere o meno una decisione piuttosto che un’altra. L’obiettivo deve essere invece quello di raccogliere il numero maggiore possibile di elementi a favore o contrari. • riflettere sulle conseguenze che la decisione presa comporta. Una volta che una decisione appare quella più ragionevole, il gruppo deve riflettere sulle conseguenze. I componenti devono potersi immaginare quale sarà il proprio comportamento in conseguenza della decisione presa Fare parte di un gruppo 6 ProtezioneCivile Civile- -Regione RegioneFriuli FriuliVenezia VeneziaGiulia Giulia Protezione Corso base per volontari di protezione civile M3. Il volontario e il gruppo comunale Perché una discussione sia efficace e produttiva è importante che da parte di tutti ci sia una buona capacità di ascolto. In alcuni casi può essere utile la presenza di una persona che diriga la discussione. Chi dirige dovrebbe: • Accertarsi preliminarmente che tutti posseggano le stesse informazioni • Incoraggiare e facilitare la partecipazione attiva di tutti • Valorizzare gli apporti di tutti, sottolineando quanto è utile e funzionale agli obiettivi prefissati • Non imporre valutazioni e proposte, ma farle emergere dalla discussione Saper negoziare La negoziazione è il processo attraverso il quale due o più parti, nel disputarsi una risorsa scarsa, vanno alla ricerca di un accordo. Quando si affronta una trattativa può essere utile: 1. Domandarsi: che cosa posso fare in alternativa se non raggiungerò l’accordo con l'altro? 2. Domandarsi: che cosa può fare l'altro in alternativa al mancato raggiungimento dell'accordo? 3. Evidenziare gli interessi reali nella trattativa. 4. Stabilire quanto importante è ogni interesse per te. 5. Stabilire quanto importante è ogni interesse per l’altro. 6. Stabilire se esiste una zona di accordo possibile. 7. Stabilire dove c’è uno spazio di scambio tra interessi possibile Ricostruita in questo modo "razionale" la situazione ci si può dedicare ad individuare le strategie per sfruttarne al meglio le opportunità. Ecco alcuni suggerimenti: • Costruisci un rapporto di fiducia, e metti in comune informazioni. Mettere in comune le informazioni, spesso porta a ottenere accordi migliori rispetto alla strategia di tenere segreti gli interessi. • Fai molte domande. Domandare è spesso il metodo principale per riuscire a assumere informazioni, anche semplicemente per capire quello che l'altra parte non ti vuole o può dire. È necessario l'ascolto attivo, e non la solipsistica formulazione delle proprie strategie, perché è essenziale capire i reali interessi e priorità in gioco. • Concedi alcune informazioni. Soprattutto nelle situazioni in cui l'altra parte non fornisce informazioni, iniziare a fornire informazioni sui propri interessi può stimolare lo scambio comunicativo • Fai più offerte contemporaneamente. Fare più offerte può evitare un ancoraggio iniziale molto forte, dare impressione di flessibilità, incanalare bene la relazione-comunicazione tra le parti e permette solitamente di raccogliere informazioni. • Le parti evidenziate in giallo sono quelle considerate importanti. • Se sono evidenziati in giallo i titoli, significa che è importante tutto il capitoletto Fare parte di un gruppo 7
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