E-procurement

L’esperienza di ARCA nel processo di ottimizzazione della spesa
sanitaria in Regione Lombardia
Claudia De Roma
Azienda Regionale Centrale Acquisti S.p.A.
Milano, 22/05/2014 – Palazzo della Regione Lombardia
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Il ruolo di ARCA nel procurement lombardo
Promotrice
dell’e-Procurement
La Centrale di
committenza
Ottimizza gli acquisti a
livello di sistema
Migliora le performance d’acquisto
dei singoli Enti
Supporto nella gestione degli acquisti di
beni e servizi degli enti lombardi
attraverso gare pubbliche aggregate
Realizzazione e promozione di soluzioni
e-procurement, per la gestione dei
processi di approvvigionamento online
Consulenza
e formazione
SUA
Stazione Unica Appaltante
Offre consulenza specialistica
Svolgimento delle gare
agli Enti per la predisposizione delle proprie
gare sia tradizionali che telematiche e per lo
sviluppo dell'e-procurement
Regione
ed Enti regionali
in nome e per conto dei singoli Enti
> 1700 Enti
Pubblici di
riferimento
Enti Locali
ed altre PA
Enti Sanitari
Milano, 22/05/2014 – ASSIAPS
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Centrale di Committenza: il ruolo di ARCA nella governance regionale degli acquisti
Consulenza
ARCA
realizza e gestisce le gare aggregate mediante metodologie spendibili anche separatamente sotto forma di
CONSULENZA al sistema regionale
DG Sanità: iniziativa di raccolta dati relativi alla
ARCA : coinvolta nell’iniziativa in qualità di ente
Pianificazione gare 2012/2013 degli Enti Sanitari
in forma autonoma e consorziata
preposto al governo della pianificazione delle gare a
livello regionale su tre modalità di acquisto:
ARCA/
Consip
Livello 1
Acquisti centralizzati
“direttamente”
(in capo ad ARCA)
Consorzi
Livello 2
Acquisti centralizzati
“localmente”
(in capo ai Consorzi)
Enti
Livello 3
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Acquisti “autonomi sulla
piattaforma di eprocurement Sintel”
(in capo agli Enti)
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“Le aziende operano in “rete”
nelle strutture consorziali /
unioni formalizzate di acquisto
con l’obiettivo di arrivare ad
acquisti aggregati (Convenzioni
CONSIP, Convenzioni ARCA e
gare aggregate all’interno dei
consorzi)
pari ad almeno il 50%”
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Centrale di Committenza: approccio
Generare efficienza di spesa centralizzando la gara e localizzando gli acquisti
Fabbisogni
degli Enti
Convenzione
Gara
Aggregata
Consultazione
del Mercato
Monitoraggio
Qualità
Attenzione a criteri ambientali e sociali
Green Public Procurement - GPP
Responsabilità Sociale d’Impresa - RSI
ARCA ha introdotto all’interno delle proprie
procedure di gara centralizzate criteri che incentivano
ad acquistare prodotti e servizi ecologici,
salvaguardando la concorrenza e premiando i
prodotti/servizi più innovativi
Carta in risme
(1ª, 2ª e 3ª edizione)
Agenzia viaggi
Energia elettrica
(3ª edizione)
Cancelleria
(2ª e 3ª edizione)
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ARCA sta progressivamente attuando il processo degli
acquisti sostenibili, inserendo “criteri sociali” negli appalti
pubblici.
L’approccio adottato si basa sulla trasparenza e
tracciabilità della catena di fornitura e prevede la
costruzione di un dialogo strutturato tra le Amministrazioni
aggiudicatrici e i relativi fornitori .
Divise polizia locale
Fotocopiatori in noleggio
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Centrale di Committenza: i benefici
L’ottimizzazione degli acquisti derivante dalle gare centralizzate può essere valutato su diverse
dimensioni di analisi
Risparmi sui prezzi
storici
Risparmio medio ponderato sui prezzi storici di circa il 24% pari a oltre € 200 Mln€
Risparmi sui costi di
pubblicazione
Risparmio, da parte degli Enti, dei costi di pubblicazione
di singole procedure di gara (circa 10K€ cad.)
Economie di processo
Riduzione del numero complessivo delle gare
Aumento produttività del personale
Centralizzazione degli eventuali costi di contenzioso
Qualità delle forniture
Trasparenza
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Ad es. gara
Vaccini:
- Risparmi da
pubblicazione
(150K€)
- riduzione a livello
di sistema di 15
gare
 standard qualitativi elevati ed omogenei a livello regionale (beneficio enti piccoli)
 monitoraggio continuo qualità prodotti/servizi
 GPP >> Introduzione nei prodotti/servizi oggetto di gara di caratteristiche di ecocompatibilità ambientale
 RSI >> introduzione di “criteri sociali” negli appalti pubblici soprattutto a beneficio degli
Enti più piccoli
 Gestione telematica dell’impostazione delle procedure di gara e dei rapporti con i
fornitori
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E-procurement: integrazione della supply chain
ARCA si occupa di definire, gestire e promuovere l’utilizzo degli strumenti informatici da parte di tutte le
PA lombarde a supporto dell’intero processo di acquisto (NON «SOLO LA GARA») in un’ottica di totale
semplificazione e dematerializzazione dei processi di acquisto
RACCOLTA
FABBISOGNI
Fabbisogni
OnLine (FOL)
ANALISI MERCATO
QUALIFICAZIONE ED
ACCREDITAMENTO DEI
FORNITORI
E-survey
Elenco
Fornitori
Telematico
Strumenti per la raccolta dei
fabbisogni delle Pubbliche
Amministrazioni e per la
Consultazione del Mercato in fase
di strategia di Gara
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Gestione avanzata
dei fornitori, con
DB corredato della
documentazione
necessaria per la
partecipazione
alle gare d’appalto
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GARE TELEMATICHE
SINTEL
Piattaforma per lo
svolgimento delle
gare d’appalto
online
GESTIONE CONTRATTI
ED ORDINI
Negozio
Elettronico
(NECA)
Piattaforma per
l’acquisto online
dei prodotti
oggetto delle
Convenzioni ARCA
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E-procurement: la Piattaforma Sintel
La piattaforma di e-procurement Sintel consente agli Enti di realizzare gare
sopra e sotto soglia comunitaria tramite tutte le procedure previste dalla normativa
interamente online, usufruendo dei servizi di formazione ed affiancamento operativo.
AUTONOMIA
Gli Enti in forma singola o associata possono gestire
autonomamente i propri acquisti utilizzando la
piattaforma
BENI
GRATUITA’
Gli enti e le imprese ricevono gratuitamente il
supporto di ARCA per innovare i processi di
acquisto, gestire le procedure di gara e utilizzare
gli strumenti di e-procurement
LAVORI SERVIZI
CONCESSIONI
Sintel può essere utilizzato da:
 Tutti gli Enti pubblici aventi sede in Regione Lombardia
 Fornitori italiani e internazionali
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E-procurement: Negozio Elettronico (NECA)
Acquisto Online tramite il NECA
Tramite il Negozio Elettronico (NECA) è possibile acquistare online i prodotti oggetto delle
convenzioni ARCA, attraverso una relazione diretta con il fornitore
Integrazione Sistemi Gestionali Enti
FORNITORE
Integrazione fra il NECA ed i sistemi ERP (sistema gestionale) degli Enti Sanitari e
Regionali per garantire la gestione degli ordini alimentando automaticamente
senza duplicazioni di attività.
ENTE
NECA
Benefici
Per gli Enti regionali
Per Regione
 Dematerializzazione del processo di emissione
contratti ed ordini
 Strumento unico per la ricezione e gestione degli
ordini
 Piena Governance della spesa, al massimo di
livello di dettaglio
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E-procurement: i benefici
Riduzione significativa della durata di
una gara telematica rispetto ad una
tradizionale (mediamente -20/30%)
Adozione di standard comuni
su documentazione e
processi e
diffusione di conoscenze e
buone pratiche
Ampliamento (mediamente +
400%) del numero di imprese
partecipanti alle gare (specie
PMI)
EFFICIENZA
Riduzione media della spesa
complessiva
(mediamente – 13/15%)
Eliminazione della carta
TRASPARENZA
Completa accessibilità alla
documentazione ed al
processo di gara
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Consulenza e formazione
Diversi canali per dare consulenza, supporto e assistenza completa a Enti e Imprese:
Qualità
 Monitoraggio della qualità delle forniture tramite verifiche ispettive svolte da auditor esterni
 Rilevazione della customer satisfaction tramite attività di surveying
 Costante manutenzione evolutiva dei servizi e-procurement
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I numeri della Centrale di Committenza
Al 4 aprile 2014, sono state
complessivamente lanciate:
Valore cumulato delle gare bandite
€ 4 Mld
73 Gare aggregate
€ 3 Mld
2.805 lotti
€ 2 Mld
€ 1 Mld
3,7 Mld/€ a base d’asta
€ Mld
2007
2008
2009
Spesa Comune
2010
2011
Spesa Sanitaria
2012
2013
2014
84%
sanità
Spesa Regionale
Focus 2013
1,36
1866
Mld/€
lotti
Arca si occupa inoltre della programmazione e
del coordinamento dei 5 consorzi di enti
sanitari sub-regionali al fine di garantire una
pianificazione integrata e procedure di
acquisto aggregate a livello regionale.
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Iniziative
di gara
aggregata
95% in sanità
il valore delle gare gestito attraverso i 5
consorzi di enti sanitari sub-regionali è pari a
37% della Spesa regionale per Beni e Servizi
circa 460 Mln/€
Dati aggiornati al 04/04/2014
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I numeri dell'e-procurement: Le procedure di gara lanciate su Sintel
N. Gare SIntel per Ente
N. totale gare su Sintel
La piattaforma Sintel ha registrato un progressivo incremento nel suo
utilizzo e diffusione da parte degli Enti Lombardi
+327%
8.920
667
2008
2009
2.090
1.335
929
306
2012
+44%
+39%
+118%
2010
5.385 Al 20/03
+57%
2011
2012
2013
2014
Al 4 aprile 2014, sono state
complessivamente lanciate:
4.456
2013
3.252
2014
2.616
2.082
1.598
585
14
219
Altre Amministrazioni
216
Locale
262
627 468
19.632 Gare
720 Enti
6,7 Mld/€ a base d’asta
Regionale
Sanitario
Dati aggiornati al 04/04/2014
Milano, 22/05/2014 – ASSIAPS
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I numeri dell'e-procurement: Fornitori Registrati*
20.068 Fornitori Italiani (99,6%)
Fornitori registrati su SINTEL: 22.144
Fornitori registrati per anno
22.500
3.157
8.809
20.000
17.500
15.000
12.500
3.651
10.000
7.500
3.051
5.000
1.668
1.186
2.500
0
26
596
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Fornitori: distribuzione per classe dimensionale
GRANDE
4%
MICRO
46%
La piattaforma favorisce la competitività
delle PMI: l’85% dei fornitori registrati
sono classificati come micro o piccole
imprese
MEDIA
11%
PICCOLA
39%
(*) Fornitore registrato = Fornitore attualmente abilitato ad operare sulla piattaforma Sintel
Dati aggiornati al 04/04/2014
Milano, 22/05/2014 – ASSIAPS
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Diffusione servizi ARCA ed Enti attivi* sulla piattaforma Sintel
Altre amministrazioni
Enti Locali
33
1092
652
43
15
99
79
83
95
77
44
Enti Sanitari
49
102
49
30
CCIAA
73
12
18
25
10
Enti Regionali
56
Legenda:
Enti registrati
764 Enti attivi
38
Enti attivi
(*) Ente attivo = Ente che ha lanciato almeno una gara su Sintel
Dati aggiornati al 23/04/2014
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Numero Verde 800.116.738
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