David Allen - Performance Strategies

David Allen
Tenere le e-mail sotto
controllo
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Gestire il flusso di messaggi e-mail con i
quali molti di noi hanno bisogno di interagire
su base quotidiana è una sfida sempre
crescente. E il volume non è in diminuzione.
Quella "bestia è fuori dalla stalla" e non
siamo in grado di spingerla nuovamente
dentro! Quindi, ottenere una presa sulla
questione con un buon approccio sistematico
è fondamentale per rimanere sani di mente.
Se sei tra la piccola minoranza di persone
attualmente in grado di mantenere meno di
uno schermo pieno di e-mail per la maggior
parte del tempo (perché il volume è basso e /
o riesci ad elaborarle rapidamente e
costantemente), il tuo sistema probabilmente
va bene già come è. Se hai regolarmente
molti più (centinaia, migliaia?) messaggi che
risiedono nella tua e-mail in entrata, sei
pericolosamente soggetto ad uno stress
relativo al mondo della tua comunicazione
digitale.
A causa del volume di messaggi e della
velocità con cui si manifestano, la e-mail
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sembra essere un demone unico, con una
vita propria. In sostanza, però, la posta
elettronica non è diversa dal raccoglitore di
una scrivania o da una segreteria telefonica è semplicemente una scatola di raccolta
per la comunicazione e le informazioni
che devono essere valutate, elaborate e
organizzate in entrata. E controllare le email richiede la stessa sfida di gestione della
tua scrivania fisica - spesso troppa roba che
non hai il tempo o la voglia di elaborare e
organizzare quando entra in gioco. Così
diventa facilmente una palude di oggetti
"parcheggiati" o "in attesa" - forse anche letti
- ma per i quali non hai preso una decisione
in merito o che non sono stati effettivamente
organizzati (ho scoperto ben 7.000 e-mail
infestare ancora il box di un cliente)
LA GRANDE SFIDA
Poiché l’ e-mail è semplicemente un
raccoglitore, deve essere svuotato
regolarmente per essere massimamente
funzionale. "Vuoto" non significa finire tutto il
lavoro incorporato nelle tua e-mail; significa,
piuttosto, prendere decisioni su quello che
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ognuna di esse significa e organizzarle di
conseguenza. Le stesse procedure si
applicano a qualsiasi raccoglitore in entrata sia il vassoio sulla scrivania o la segreteria
telefonica. Essi dovrebbero essere punti per
processare ed elaborare, non bidoni di
stoccaggio. Poiché il volume nel computer è
molto maggiore di uno audio o di un
raccoglitorre per la posta cartacea, tuttavia,
portarlo sempre a zero appare
particolarmente scoraggiante. Ma non puoi
ottenere la luce alla fine del tunnel, se stai
semplicemente lasciando che le cose si
accumulino lì. Ci vuole meno sforzo per
iniziare ogni giorno o due da zero nella tua
casella, di quanto non accada per mantenere
"blob amorfi" di "roba" accumulata e
disorganizzata, che deve essere
continuamente ri-letta e ri-valutata per quello
che significa.
LE BASI
Abbiamo visto molte centinaia di modi unici
che le persone hanno creato per gestire le
loro e-mail, e molti lavorano bene, fintanto
che nulla è perduto, l'inventario non continua
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ad aumentare e si possono vedere
facilmente le e-mail con le quali si ha
bisogno di agire. Qui ci sono alcune
procedure di base che normalmente
funzionano per tutti:
• Utilizza il tasto CANC!
La facilità con cui ci liberiamo fisicamente
della spazzatura per molte persone non
sembra tradursi al computer - forse
perché le e-mail non occupano molto
spazio fisico e sono così facilmente
parcheggiate da qualche parte che non
sono immediatamente davanti alla faccia.
Stanno prendendo spazio psichico, però,
ed eliminare tutto ciò di cui non abbiamo
veramente bisogno, man mano che lo
incontriamo, è fondamentale per gestire
lo straripamento. In caso di dubbio,
buttare. Se hai lasciato che le e-mail si
accumulino, lo spurgo è la prima cosa da
fare. A volte è più facile pulire casa, che
fare clic sul pulsante "Da", che ordina le
email per fonte - e spesso ci dà la
possibilità di eliminarne di più in uno
stesso momento semplicemente con
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un’azione.
• File!
Utilizza un sistema di archiviazione
semplice per le cose che desideri
conservare in archivio e come
informazioni di supporto. Se sei una
persona "in caso di dubbio, lo tengo", va
bene, ma fai in modo di non intasare il tuo
raccoglitore. Crea cartelle di riferimento
nella barra di navigazione e sposta lì
questi tipi di e-mail. E' molto più facile
perderne la traccia tra cinquecento o mille
e-mail nella tua casella che in una cartella
a cui è possibile assegnare un nome. E la
funzione di ricerca può facilmente trovare
qualsiasi cosa con una parola chiave.
Evita di utilizzare cartelle nidificate per cui
devi fare clic su Apri per trovare il file.
Una semplice lista in ordine alfabetico
- per argomento, tema o persona - di
solito è sufficiente e più facile da
gestire quando sei di fretta. E fai opera
di pulizia quando hai piccole finestre di
tempo con niente di meglio da fare.
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• Completa le azioni da 2 minuti!
L'infame regola dei 2 minuti è
fondamentale per la gestione della posta
elettronica. Tutto ciò che si può
affrontare in meno di due minuti, se
hai mai intenzione di farlo, dovrebbe
essere fatto la prima volta che lo vedi.
Ci vuole più tempo per leggerlo,
chiuderlo, aprirlo e leggerlo di nuovo di
quello che servirebbe per finirlo la prima
volta che appare. In un ambiente di posta
elettronica pesante, non sarebbe insolito
avere almeno un terzo di e-mail che
richiedono meno di due minuti per essere
spedite.
• Organizza le e-mail che richiedono
azioni e follow- up!
Se hai cancellato, archiviato, e finito le
tue e-mail da due minuti, dovresti aver
lasciato fuori solo due tipi: (1) quelle che
richiedono più di due minuti per essere
affrontate e (2) quelle che rappresentano
qualcosa per affrontare la quale sei in
attesa dell’azione di qualcun altro. Un
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modo semplice e veloce per ottenerne
il controllo è quello di creare due
cartelle nella barra di navigazione "Azione" e "Attesa" - e archiviarle di
conseguenza. Queste cartelle devono
essere visivamente distinte dalle altre
cartelle e posizionarsi in cima alla vostra
lista di cartelle, nominandole con una
punteggiatura che ha come prefisso il
simbolo @ o un trattino (a seconda di
quale sarà la cartella in cima).
Se hai cancellato, archiviato, finito o ordinato
i messaggi e-mail in cartelle che ricordano
un’azione, hai lasciato un raccoglitore vuoto.
Ora, almeno, sarà molto più facile esaminare
e valutare un inventario più completo del tuo
lavoro e molto più facile essere focalizzato sulle e-mail o su qualsiasi altra cosa.
LA SFIDA IN CORSO
È necessario rivedere costantemente le email che prevedono un’azione. Una volta
che il tuo raccoglitore è vuoto, ti sentirai
benissimo. Ma non potrai ignorare la cartella
nominata @AZIONE, che hai appena
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organizzato. Il problema con i computer
come strumenti di sollecito è la sindrome
“fuori dalla vista, fuori dalla mente”. Se non
fai delle revisioni abbastanza regolarmente,
inizierai a stressarti, generando ancor più
cattivi sentimenti. La gente lascia le e-mail
nella propria casella in entrata per la stessa
ragione con cui accumula cose sulla propria
scrivania, pensando: "Se è davanti a me,
non posso perderla o dimenticarla". Certo
che l'abitudine apparentemente pratica della
presenza visiva è minata dal volume e
dall'ambiguità di ciò che è nelle pile. Esse
creano intorpidimento, invece di chiarezza.
E' molto più facile valutare il tuo carico di
lavoro se le e-mail che necessitano
un’azione sono organizzate in un unico
posto. Ma richiede la buona abitudine di
controllarle regolarmente per sentirti bene su
quello che non stai facendo con loro in quel
momento.
Tutto questo richiede tempo ed energia
mentale. Fingere che puoi tenere le e-mail
sotto controllo senza dedicare loro le
necessarie risorse personali per farlo porta a
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frustrazione e stress. Queste best practice,
invece, contribuiscono a rendere il processo
il più efficiente possibile, ma la libertà che
viene da averle sotto controllo non è ancora
totale. Proprio come le persone hanno
imparato ad accettare il tempo dedicato al
pendolarismo come pegno da pagare per
vivere e lavorare dove preferiscono, è
necessario integrare il tempo e l'energia per
affrontare le e-mail nella tua vita e nel tuo
stile di lavoro.
In esclusiva per Performance Strategies
PER LA PRIMA VOLTA IN ITALIA
DAVID ALLEN
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