David Allen Tenere le e-mail sotto controllo 1 Gestire il flusso di messaggi e-mail con i quali molti di noi hanno bisogno di interagire su base quotidiana è una sfida sempre crescente. E il volume non è in diminuzione. Quella "bestia è fuori dalla stalla" e non siamo in grado di spingerla nuovamente dentro! Quindi, ottenere una presa sulla questione con un buon approccio sistematico è fondamentale per rimanere sani di mente. Se sei tra la piccola minoranza di persone attualmente in grado di mantenere meno di uno schermo pieno di e-mail per la maggior parte del tempo (perché il volume è basso e / o riesci ad elaborarle rapidamente e costantemente), il tuo sistema probabilmente va bene già come è. Se hai regolarmente molti più (centinaia, migliaia?) messaggi che risiedono nella tua e-mail in entrata, sei pericolosamente soggetto ad uno stress relativo al mondo della tua comunicazione digitale. A causa del volume di messaggi e della velocità con cui si manifestano, la e-mail 2 sembra essere un demone unico, con una vita propria. In sostanza, però, la posta elettronica non è diversa dal raccoglitore di una scrivania o da una segreteria telefonica è semplicemente una scatola di raccolta per la comunicazione e le informazioni che devono essere valutate, elaborate e organizzate in entrata. E controllare le email richiede la stessa sfida di gestione della tua scrivania fisica - spesso troppa roba che non hai il tempo o la voglia di elaborare e organizzare quando entra in gioco. Così diventa facilmente una palude di oggetti "parcheggiati" o "in attesa" - forse anche letti - ma per i quali non hai preso una decisione in merito o che non sono stati effettivamente organizzati (ho scoperto ben 7.000 e-mail infestare ancora il box di un cliente) LA GRANDE SFIDA Poiché l’ e-mail è semplicemente un raccoglitore, deve essere svuotato regolarmente per essere massimamente funzionale. "Vuoto" non significa finire tutto il lavoro incorporato nelle tua e-mail; significa, piuttosto, prendere decisioni su quello che 3 ognuna di esse significa e organizzarle di conseguenza. Le stesse procedure si applicano a qualsiasi raccoglitore in entrata sia il vassoio sulla scrivania o la segreteria telefonica. Essi dovrebbero essere punti per processare ed elaborare, non bidoni di stoccaggio. Poiché il volume nel computer è molto maggiore di uno audio o di un raccoglitorre per la posta cartacea, tuttavia, portarlo sempre a zero appare particolarmente scoraggiante. Ma non puoi ottenere la luce alla fine del tunnel, se stai semplicemente lasciando che le cose si accumulino lì. Ci vuole meno sforzo per iniziare ogni giorno o due da zero nella tua casella, di quanto non accada per mantenere "blob amorfi" di "roba" accumulata e disorganizzata, che deve essere continuamente ri-letta e ri-valutata per quello che significa. LE BASI Abbiamo visto molte centinaia di modi unici che le persone hanno creato per gestire le loro e-mail, e molti lavorano bene, fintanto che nulla è perduto, l'inventario non continua 4 ad aumentare e si possono vedere facilmente le e-mail con le quali si ha bisogno di agire. Qui ci sono alcune procedure di base che normalmente funzionano per tutti: • Utilizza il tasto CANC! La facilità con cui ci liberiamo fisicamente della spazzatura per molte persone non sembra tradursi al computer - forse perché le e-mail non occupano molto spazio fisico e sono così facilmente parcheggiate da qualche parte che non sono immediatamente davanti alla faccia. Stanno prendendo spazio psichico, però, ed eliminare tutto ciò di cui non abbiamo veramente bisogno, man mano che lo incontriamo, è fondamentale per gestire lo straripamento. In caso di dubbio, buttare. Se hai lasciato che le e-mail si accumulino, lo spurgo è la prima cosa da fare. A volte è più facile pulire casa, che fare clic sul pulsante "Da", che ordina le email per fonte - e spesso ci dà la possibilità di eliminarne di più in uno stesso momento semplicemente con 5 un’azione. • File! Utilizza un sistema di archiviazione semplice per le cose che desideri conservare in archivio e come informazioni di supporto. Se sei una persona "in caso di dubbio, lo tengo", va bene, ma fai in modo di non intasare il tuo raccoglitore. Crea cartelle di riferimento nella barra di navigazione e sposta lì questi tipi di e-mail. E' molto più facile perderne la traccia tra cinquecento o mille e-mail nella tua casella che in una cartella a cui è possibile assegnare un nome. E la funzione di ricerca può facilmente trovare qualsiasi cosa con una parola chiave. Evita di utilizzare cartelle nidificate per cui devi fare clic su Apri per trovare il file. Una semplice lista in ordine alfabetico - per argomento, tema o persona - di solito è sufficiente e più facile da gestire quando sei di fretta. E fai opera di pulizia quando hai piccole finestre di tempo con niente di meglio da fare. 6 • Completa le azioni da 2 minuti! L'infame regola dei 2 minuti è fondamentale per la gestione della posta elettronica. Tutto ciò che si può affrontare in meno di due minuti, se hai mai intenzione di farlo, dovrebbe essere fatto la prima volta che lo vedi. Ci vuole più tempo per leggerlo, chiuderlo, aprirlo e leggerlo di nuovo di quello che servirebbe per finirlo la prima volta che appare. In un ambiente di posta elettronica pesante, non sarebbe insolito avere almeno un terzo di e-mail che richiedono meno di due minuti per essere spedite. • Organizza le e-mail che richiedono azioni e follow- up! Se hai cancellato, archiviato, e finito le tue e-mail da due minuti, dovresti aver lasciato fuori solo due tipi: (1) quelle che richiedono più di due minuti per essere affrontate e (2) quelle che rappresentano qualcosa per affrontare la quale sei in attesa dell’azione di qualcun altro. Un 7 modo semplice e veloce per ottenerne il controllo è quello di creare due cartelle nella barra di navigazione "Azione" e "Attesa" - e archiviarle di conseguenza. Queste cartelle devono essere visivamente distinte dalle altre cartelle e posizionarsi in cima alla vostra lista di cartelle, nominandole con una punteggiatura che ha come prefisso il simbolo @ o un trattino (a seconda di quale sarà la cartella in cima). Se hai cancellato, archiviato, finito o ordinato i messaggi e-mail in cartelle che ricordano un’azione, hai lasciato un raccoglitore vuoto. Ora, almeno, sarà molto più facile esaminare e valutare un inventario più completo del tuo lavoro e molto più facile essere focalizzato sulle e-mail o su qualsiasi altra cosa. LA SFIDA IN CORSO È necessario rivedere costantemente le email che prevedono un’azione. Una volta che il tuo raccoglitore è vuoto, ti sentirai benissimo. Ma non potrai ignorare la cartella nominata @AZIONE, che hai appena 8 organizzato. Il problema con i computer come strumenti di sollecito è la sindrome “fuori dalla vista, fuori dalla mente”. Se non fai delle revisioni abbastanza regolarmente, inizierai a stressarti, generando ancor più cattivi sentimenti. La gente lascia le e-mail nella propria casella in entrata per la stessa ragione con cui accumula cose sulla propria scrivania, pensando: "Se è davanti a me, non posso perderla o dimenticarla". Certo che l'abitudine apparentemente pratica della presenza visiva è minata dal volume e dall'ambiguità di ciò che è nelle pile. Esse creano intorpidimento, invece di chiarezza. E' molto più facile valutare il tuo carico di lavoro se le e-mail che necessitano un’azione sono organizzate in un unico posto. Ma richiede la buona abitudine di controllarle regolarmente per sentirti bene su quello che non stai facendo con loro in quel momento. Tutto questo richiede tempo ed energia mentale. Fingere che puoi tenere le e-mail sotto controllo senza dedicare loro le necessarie risorse personali per farlo porta a 9 frustrazione e stress. Queste best practice, invece, contribuiscono a rendere il processo il più efficiente possibile, ma la libertà che viene da averle sotto controllo non è ancora totale. Proprio come le persone hanno imparato ad accettare il tempo dedicato al pendolarismo come pegno da pagare per vivere e lavorare dove preferiscono, è necessario integrare il tempo e l'energia per affrontare le e-mail nella tua vita e nel tuo stile di lavoro. In esclusiva per Performance Strategies PER LA PRIMA VOLTA IN ITALIA DAVID ALLEN creatore del Metodo GTD® sul palco dell’evento più importante d’Europa sulla produttività e l’efficacia aziendale n http://bit.ly/1aXYqkb 10 David Allen è il punto di riferimento assoluto per la produttività e l’efficacia aziendale e personale, conosciuto nel mondo per il suo metodo GTD® (Getting Things Done), che ha venduto milioni di copie, ha ispirato ed aiutato privati ed aziende a gestire meglio obiettivi, tempo e risorse. Clicca ora per saperne di più. http://bit.ly/1aXYqkb 11
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