Codice etico - Sanofi Pasteur MSD

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CODICE ETICO
indiCe
Messaggio del presidente .............................................................................................................5
Disposizioni generali........................................................................................................................ 6
Norme specifiche per l’industria farmaceutica ...............................................................7
Rispetto della libera concorrenza ............................................................................................8
Rapporti con i fornitori di beni e di servizi ........................................................................9
Evitare i conﬂitti di interessi ........................................................................................................10
Trasparenza nella contabilità e nelle verifiche interne ...............................................11
Rapporti con i dipendenti / salute e sicurezza ...............................................................12
Lotta alla corruzione e concussione.......................................................................................13
Tutela delle informazioni riservate / Prevenzione dell’insider trading.............14
Tutela dei dati personali ................................................................................................................ 15
Coinvolgimento nelle attività politiche ...............................................................................16

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MESSAGGIO DEL PRESIDENTE
Cari Colleghi,
I vaccini sono uno dei metodi più affascinanti, potenti ed efficaci per contribuire alla tutela della salute individuale e pubblica.
Ed i vaccini sono la nostra passione. I nostri team hanno una competenza impareggiabile nei vaccini e noi siamo l’unica società in Europa dedita esclusivamente ai vaccini.
Sanofi Pasteur MSD contribuisce a migliorare la salute di milioni di cittadini
europei ogni anno, grazie alla più vasta gamma di vaccini per tutte le fasce
d’età: bambini, adolescenti, adulti e anziani.
In Sanofi Pasteur MSD, vogliamo che le persone vivano più a lungo e stiano in
buona salute, si sentano meglio ed ottengano maggiori successi grazie ai nostri
vaccini. La nostra missione è offrire vaccini efficaci, sicuri e con un rapporto
vantaggioso tra costo e beneficio, sostenere e promuovere lo sviluppo delle
vaccinazioni in tutta Europa rendendole accessibili a tutti, e generare benessere tramite un impegno mirato a preservare la vita e la salute.
Riusciremo a fare tutto questo solo se saremo capaci di ispirare fiducia e affidabilità nella comunità medica, nei pazienti, nei funzionari governativi, nelle
autorità normative, nella stampa, negli investitori ed in tutti gli altri soggetti
interessati. Cosa ancora più importante, dobbiamo ispirare fiducia ed affidabilità tra di noi. Per farlo, ci impegniamo a rispettare i più severi standard di integrità ed etica. Il presente Codice etico formalizza il nostro impegno e definisce
come metterlo in pratica.
Dovremo agire nel pieno rispetto di questo Codice etico, delle procedure
adottate per implementarlo, delle leggi e disposizioni vigenti e dei principi etici
adottati dai professionisti e dalle associazioni di categoria. Conto su ciascuno
di voi per il rispetto del Codice etico, per l’implementazione e la promozione
dei principi etici in esso contenuti che ci aiuteranno ad assicurare un meritato
successo di Sanofi Pasteur MSD anche in futuro.
Potrete trovarvi nella situazione di dover fare delle scelte per cui sarà necessario conciliare le previsioni di questo Codice etico con quelle che vi sembrano essere le esigenze di SPMSD. Non prendete alcuna decisione da soli e non
sacrificate i nostri principi. Contattate i vostri superiori e/o l’ Organismo di
Vigilanza e discutete le eventuali problematiche sorte; in caso di dubbio, date
priorità al rispetto del Codice etico.
Cordiali saluti,
Jean-Paul KRESS, Presidente
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DISPOSIZIONI GENERALI
Ambito di applicazione
Superiore – Dovreste iniziare contattando la persona che
meglio comprende il vostro settore di responsabilità - il vostro
superiore, a meno che il problema non interessi quest’ultimo.
In questo caso, dovrete parlare con una delle seguenti risorse.
Il presente Codice etico definisce gli standard minimi che
SPMSD ritiene debbano essere applicati alle persone giuridiche
facenti parte di SPMSD nel suo complesso.
Organismo di Vigilanza – Per eventuali domande sul Codice
etico o sul Modello Organizzativo, dovrete contattare l’Organismo di Vigilanza.
Tutte le persone giuridiche che fanno parte del gruppo SPMSD
devono conformarsi a questo Codice etico e, nel rispetto delle
leggi e disposizioni locali vigenti, devono adottare politiche e procedure coerenti con, ed esaurienti come, il presente Codice etico.
Risorse umane – Per questioni relative ai vostri superiori, dovrete contattare il responsabile locale delle risorse umane.
L’osservanza del Codice etico non rappresenta tuttavia una
scusa atta a consentire la violazione di altre pertinenti disposizioni internazionali e locali nonché delle politiche e procedure
interne. Occorre applicare le norme più rigorose, siano esse
quelle del Codice etico o quelle imposte dalle normative internazionali e locali.
Dipartimento legale – Il Dipartimento legale è in grado di fornire indicazioni sulle questioni relative alla normativa vigente
ed alle prassi aziendali ammissibili.
Dipartimento finanziario – Per questioni relative ad aspetti di
natura finanziaria, potete contattare il responsabile assegnato
all’unità aziendale.
Rispetto del Codice etico di SPMSD da parte dei
dipendenti
Dipartimento Scientific & Development - Per questioni relative alle attività farmaceutiche, potete contattare il responsabile locale Scientific & Development.
Il rispetto del Codice etico tutela non solo SPMSD, ma ognuno
di noi, ed aiuta ad assicurare il nostro successo collettivo ed
individuale. Dobbiamo impegnarci a fondo per renderlo una
parte essenziale delle nostre attività quotidiane.
Distribuzione del presente Codice etico
Ogni dipendente riceverà una copia elettronica del presente
Codice etico e dovrà accusarne ricezione.
Tutti i dipendenti di SPMSD sono responsabili nel tenere un
comportamento in linea con gli standard indicati in questo
Codice etico. I dipendenti devono inoltre tenere presente
che vi sono specifiche leggi e, politiche e procedure interne
che trattano con maggiore dettaglio gli argomenti discussi in
questa sede. I dipendenti devono prendere dimestichezza con
le normative vigenti e le politiche e procedure interne relative
al loro settore di responsabilità, e rispettarle. Ogni eventuale
ambiguità deve essere chiarita con la persona di riferimento
all’interno di SPMSD, indicata qui di seguito.
I partner / collaboratori esterni di SPMSD devono essere informati del contenuto di questo Codice etico e dell’esigenza per
SPMSD che il loro comportamento sia conforme ai principi in
esso contenuti. A tal riguardo, sarete responsabili di informare i
vostri contatti ‘esterni’ dell’esistenza del presente Codice etico e
di verificare l’introduzione nei relativi accordi delle disposizioni
concernenti gli standard etici di SPMSD.
Conseguenze delle violazioni di questo Codice
etico
Ne consegue che ciascun dipendente ha il dovere di impedire
le violazioni segnalando le situazioni sospette al proprio superiore o all’Organismo di Vigilanza ed ai dipartimenti specifici di
SPMSD, come le Risorse umane, Finanza, Regulatory o Legale.
Ogni problema dovrà essere preso in considerazione e risolto.
Il rispetto delle prescrizioni contenute nel presente Codice
etico fa parte degli obblighi contrattuali di tutti i dipendenti
di SPMSD.
I dipendenti dovranno agire in buona fede e senza intenti dolosi. Non saranno puniti né subiranno discriminazioni, a condizione che agiscano correttamente, anche se i fatti segnalati si
dimostrano inesatti o non vengono intraprese azioni ulteriori.
Ogni violazione da parte dei dipendenti alle prescrizioni del
presente Codice etico sarà soggetta ad appropriate sanzioni,
sulla base delle normative vigenti e dei contratti di lavoro individuali e collettivi.
Risorse
In caso di dubbio in ordine ad una situazione o per domande
relative al Codice etico, siete pregati di contattare una delle
seguenti persone :
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NORME SPECIFICHE
PER L’INDUSTRIA FARMACEUTICA
La completa trasparenza, l’integrità e la condotta etica nei
rapporti tra SPMSD ed i pazienti, gli operatori sanitari e le autorità pubbliche, rappresentano l’impegno costante di SPMSD e
dei suoi dipendenti e partner.
La partecipazione di SPMSD a conferenze, riunioni e meeting
scientifici o programmi educativi persegue l’obiettivo di migliorare l’assistenza al paziente e di condividere informazioni mediche e scientifiche. Tale partecipazione deve essere correlata al
ruolo svolto da SPMSD nella ricerca, nello sviluppo e nell’informazione scientifica.
SPMSD crede in un confronto basato sul valore dei propri prodotti
e servizi e desidera evitare finanche il solo sospetto di una condotta impropria nell’ambito della comunità medica e scientifica.
Linee
guida
› SPMSD non parla pubblicamente
di un prodotto con l’intento di promuoverne l’utilizzo prima che il suo
uso sia stato autorizzato.
› Solo dipendenti a ciò delegati sono
autorizzati a parlare per conto di
SPMSD o in merito ai suoi prodotti
o servizi. Questa regola è valida per
qualsiasi tipo di comunicazione pubblica e con ogni mezzo, compreso
internet e i social media.
› Le ricerche biomediche (sperimentazioni cliniche e studi epidemiologici)
sono sviluppate al fine di far progredire
la scienza. In tutte le ricerche sponsorizzate dalla società, SPMSD si astiene da
ogni tentativo di inﬂuenzare i risultati
e le conclusioni di tali studi. Le ricerche
sugli sviluppi clinici sono svolte presso
SPMSD sotto la direzione di personale
medico e scientifico qualificato e in
base agli standard più elevati in materia
di etica medica e clinica.
› Tutte le informazioni fornite ai clienti
di SPMSD sui propri prodotti e servizi, ivi incluse quelle riguardanti la
disponibilità e consegna, devono essere oggettive, accurate, supportate
da evidenze scientifiche pertinenti e
presentate in maniera onesta, equa e
con i mezzi appropriati.
› Tutte le interazioni con gli operatori
sanitari devono essere svolte in maniera altamente professionale ed etica.
Nessun compenso in denaro o altro
vantaggio sarà erogato direttamente o
indirettamente agli operatori sanitari
allo scopo di inﬂuenzare o promuovere i prodotti o servizi di SPMSD.
Normative e standard farmaceutici
SPMSD rispetta le leggi, disposizioni e
standard internazionali, europei e nazionali applicabili alle sue attività.
Particolare attenzione deve essere rivolta
agli standard del settore farmaceutico
europeo formalizzati dai codici EFPIA
e dai codici emanati a livello locale.
SPMSD ritiene essenziale conformarsi a
queste normative e standard. Essi devono essere rispettati in ogni momento.
Le violazioni dei predetti standard possono danneggiare il gruppo SPMSD, i
suoi rapporti con i pazienti e la comunità medico-scientifica, la sua reputazione e l’immagine, e rendere SPMSD
e le persone coinvolte soggette a sanzioni civili, amministrative e penali.
› I programmi di conferenze, riunioni,
meeting scientifici o programmi educativi a cui si prende parte devono essere adeguati in funzione dei partecipanti e devono supportare l’intento
del programma o del meeting.
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› Tutti i pagamenti o contributi in
denaro o di altro tipo agli operatori
sanitari, ai membri di gruppi professionali di assistenza sanitaria ed alle
organizzazioni di pazienti devono
essere adeguatamente documentati,
resi disponibili per i controlli e giustificati da uno scopo legittimo ed
attestati per iscritto. La stessa regola
vale per le donazioni alle associazioni.
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RISPETTO DELLA LIBERA CONCORRENZA
tiche anticoncorrenziali possono, infatti, essere causa di multe, responsabilità civile per danni, esclusione da contratti pubblici o responsabilità penali, che possono arrecare danni all’intero gruppo SPMSD.
La libera concorrenza era sin dall’inizio dell’Unione Europea
(Trattato di Roma - 1957), e resta ancora oggi, uno strumento
fondamentale per la strutturazione del modello economicopolitico europeo. Dobbiamo fare in modo di conformarci pienamente alla legislazione sulla concorrenza UE e alle disposizioni equivalenti delle leggi nazionali sulla concorrenza.
Voi1 dovete contattare il vostro Dipartimento legale prima di
avviare progetti o contatti che possano ostacolare la libera
concorrenza.
Il corretto funzionamento dell’economia si basa sullo scambio
equo e leale nell’ambito di una concorrenza aperta. Problemi di
concorrenza possono generalmente insorgere a causa di :
Informazioni di qualsiasi genere relative a prezzi, clienti, fornitori, distributori o potenziali concorrenti possono essere ottenute esclusivamente con mezzi legali. I diritti di proprietà intellettuale di terzi (brevetti, know-how, marchi di fabbrica, ecc.)
devono essere sempre rispettati.
› collusione tra concorrenti e accordi/disposizioni
anticoncorrenziali tra società e una o più imprese,
compresi fornitori, clienti o distributori,
Tutte le azioni atte a diffamare un concorrente, screditarne i prodotti o danneggiarne la reputazione sono severamente vietate.
› abusi di una posizione di mercato dominante.
Lealtà ed onestà devono essere alla base dei rapporti di SPMSD
con clienti, fornitori, distributori o potenziali concorrenti.
Le pratiche anticoncorrenziali non sono compatibili con le leggi ed
i valori di SPMSD e la reputazione che desideriamo conservare. Pra-
Linee
guida
› Informazioni fi nanziarie, tra cui
costi di beni e servizi acquistati o prodotti, profitti o margini di profitto.
› Informazioni su marketing e prodotti, tra cui termini e condizioni di
garanzia, progetti di marketing e distribuzione e strategie marketing.
› Intenzione di competere o meno in
relazione ad una gara d’appalto ed i
suoi contenuti.
I seguenti temi, tra gli altri, non devono mai essere discussi, quando si parla con i concorrenti, fatti salvi i casi in
cui le informazioni sono di dominio
pubblico :
› Prezzi o metodi di fi ssazione dei
prezzi, tra cui riduzioni, modo di determinazione dei prezzi e condizioni
di fatturazione.
› Produzione, tra cui capacità produttiva ed aumento della stessa.
› Allocazione dei mercati tra concorrenti secondo regione geografica,
cliente o tipo di applicazione.
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› Fornitori di beni e di servizi, compresi gli accordi esistenti con un fornitore di beni, un gruppo di fornitori di
beni o un fornitore di servizi e condizioni specifiche degli accordi.
› Clienti, compresi gli accordi esistenti con un dato cliente o gruppo di
clienti e condizioni specifiche degli
accordi.
Se un concorrente fornisce volontariamente tali informazioni, durante una
riunione dell’associazione di categoria,
una conferenza o altro luogo, ponete
immediatamente fine alla conversazione, dimostrate la vostra disapprovazione e informate i vostri superiori e il
Dipartimento legale.
Le discussioni, sia in un contesto formale che informale, ivi inclusi gli scambi di informazioni, possono integrare
un accordo o una pratica anticoncorrenziale. Anche se lo scambio può avere
un intento innocente, esso potrebbe
dare l’impressione di un accordo di fissazione dei prezzi o di manipolazione
delle gare d’appalto.
Le riunioni delle associazioni di categoria offrono l’opportunità di incontrarsi
con i concorrenti e di discutere problematiche di reciproco interesse. Si tratta
di una pratica legittima, a condizione
tuttavia che siano rispettati i limiti imposti dalla legge a tutela della concorrenza.
I contatti / discussioni con concorrenti
effettivi o potenziali devono essere
pianificati, prevedere un programma
scritto e una chiara identificazione del
loro proposito ed essere valutati caso
per caso con l’aiuto del Dipartimento
legale.
1. In questo documento «Voi/tu», si riferisce ai dipendenti
SPMSD.
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RAPPORTI CON I FORNITORI
DI BENI E DI SERVIZI
SPMSD seleziona i beni ed i servizi che meglio contribuiscono
nel tempo alla vita della società.
I fornitori di beni e di servizi devono essere selezionati con
assoluta imparzialità. La selezione non può essere inﬂuenzata
da criteri non correlati alla fornitura dei prodotti o servizi interessati.
Al fine di assicurare che a tutti i fornitori sia data l’opportunità
di competere in favore dell’azienda, SPMSD acquisisce offerte
competitive, laddove opportuno.
In tutti i casi, la retribuzione prevista nei contratti deve essere
commisurata esclusivamente ai servizi ivi indicati ed alle competenze professionali ed ai servizi effettivamente prestati.
SPMSD sceglie i propri fornitori sulla base del prezzo, qualità,
consegna, servizio, considerazione professionale e reputazione.
È anche possibile tenere in considerazione altri fattori, quali
le pratiche adottate in ambito ambientale negli affari. SPMSD
condanna l’uso del lavoro forzato e dello sfruttamento minorile e si aspetta che anche i propri fornitori di beni e di servizi
rispettino tale principio.
Linee
guida
SPMSD tratta i propri fornitori di beni e di servizi in maniera
equa e onesta. SPMSD rispetta i termini e le condizioni dei
contratti onorandone gli impegni. SPMSD si impegna a pagare
nei tempi indicati ed è attenta a tutelare le informazioni riservate ed esclusive dei propri fornitori di beni e di servizi.
Nei rapporti con i fornitori di beni e
servizi, dovete :
I contratti con i fornitori di beni e di
servizi devono :
› rispettare le procedure interne sulla
selezione e gestione dei rapporti con
i fornitori di beni e di servizi, senza
precludere alle società in possesso dei
requisiti necessari l’opportunità di
partecipare alle offerte di SPMSD.
› contenere disposizioni specifi che riguardanti le pratiche etiche aziendali,
la riservatezza, la tutela dei dati, la
lotta contro la corruzione e concussione, i conﬂitti di interessi ed i diritti
ad effettuare verifiche ;
› adottare criteri di valutazione oggettivi per la selezione dei fornitori di
beni e di servizi, secondo metodi trasparenti e precedentemente dichiarati.
› prevedere la conferma che i fornitori
di beni e di servizi rispettino le vigenti
normative in materia di occupazione
nei luoghi in cui forniscono i servizi ;
› trarre ispirazione dai principi di onestà e buona fede nella corrispondenza e nel dialogo con i fornitori di beni
e di servizi.
› prevedere l’applicazione di sanzioni adeguate in caso di violazioni,
quale ad esempio, la risoluzione del
contratto ;
I rapporti contrattuali devono essere
formalizzati per accordo scritto prima
dell’inizio dell’attività e gli appaltatori e
subappaltatori sono tenuti a rispettare
i principi del presente Codice etico.
› essere sottoscritti solamente dopo
un processo di due diligence pre
-contrattuale svolto in conformità
con le disposizioni anti-corruzione e
anti-concussione.
I pagamenti non possono essere eseguiti in contanti a persone diverse dal rappresentante autorizzato della controparte contrattuale, né possono essere
versati in un Paese diverso da quello in
cui si trovano le Parti o in quello in cui
viene eseguito il contratto.
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EVITARE I CONFLITTI DI INTERESSI
Esempi di conﬂ itti di interessi effettivi o potenziali :
Nel corso del vostro lavoro avete l’obbligo di prendere decisioni
rigorosamente sulla base degli interessi di SPMSD, senza tenere
conto dei vostri interessi personali.
› Avere interessi finanziari personali in un fornitore di beni o di
servizi, cliente, concorrente o distributore.
Occorre evitare le situazioni che possono Un potenziale «Conﬂ itto di inteessere interpretate come un Conﬂitto di ressi» insorge quando si viene › Ricevere doni o compensi di qualsiasi
natura da parte di attuali o potenziali
interessi. Quando svolgete il vostro lavoro, coinvolti direttamente o indirettafornitori di beni o di servizi, clienti,
dovete agire nel solo interesse di SPMSD. mente in attività esterne che posconcorrenti o distributori.
Dovete quindi astenervi dall’avvantaggiarsono danneggiare o che si ritiene
vi di benefici o interessi personali, direttapossano danneggiare il buonsenso › Avere un interesse personale o una opmente o indirettamente, per voi stessi o
portunità di guadagno in qualsivoglia
per altri, come amici o parenti. In caso di professionale.
transazione correlata a SPMSD.
conﬂitto di interessi, tenete a mente il vostro obbligo di lealtà nei confronti di SPMSD. In caso di dubbi, › Far parte di un comitato consultivo, consiglio di amministrazione o altro organo amministrativo similare di un’associarivolgetevi al vostro superiore, al Dipartimento risorse umane o
zione, fondazione o società che opera in un mercato / setal Dipartimento legale, secondo il caso.
tore simile a quello di SPMSD.
Il nome o l’immagine di SPMSD non devono mai essere usati o
› Avere un parente stretto che lavora presso una pubblica amimpegnati per interessi personali.
ministrazione che approva i prodotti di SPMSD.
Non potete accettare pagamenti in denaro o vantaggi di alcun
tipo da terzi che hanno rapporti d’affari con SPMSD o che desi- › Assumere un dipendente e / o un consulente in ragione del
loro rapporto familiare con persone aventi potere decisioderano stabilire tali rapporti e non potete cercare di trarre pronale in una pubblica amministrazione.
fitto per voi (o altri) da informazioni riservate o opportunità
d’affari di cui venite a conoscenza in qualità di dipendenti di
SPMSD.
Linee
guida
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La soluzione per trattare i conﬂitti di
interessi è la comunicazione esaustiva.
Talvolta, informare il proprio superiore
e il Dipartimento risorse umane del potenziale Conﬂitto di interessi è la sola
azione necessaria per consentire alla
società di adattare il proprio processo
decisionale.
Se ritenete di avere un potenziale
conﬂitto di interessi, discutete la situazione con il vostro superiore ed il
Dipartimento risorse umane prima di
prendere qualsiasi decisione.
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TRASPARENZA NELLA CONTABILITÀ
E NELLE VERIFICHE INTERNE
Accuratezza dei libri contabili / registri
Veriﬁ che interne
SPMSD deve registrare tutte le informazioni in modo onesto e
accurato. Ciò comprende, ma non solo, spese, profitti, risultati
dei test di ricerca, dati di produzione e qualità ed altre informazioni aziendali. SPMSD deve assicurare la piena osservanza
di tutte le disposizioni normative applicabili in materia di reporting e revisione contabile, registrazione e conservazione dei
documenti, e divulgazione pubblica.
Le verifiche interne sono volte ad esaminare e verificare le attività di SPMSD al fine di assicurare :
› il controllo dei costi, compresa l’efficacia e l’efficienza delle operazioni aziendali in conformità con
le strategie di SPMSD, gli obiettivi, le politiche e le
procedure, anche allo scopo di salvaguardare il patrimonio di SPMSD ;
La trasparenza nella contabilità richiede informazioni accurate
e complete in ordine a tutte le scritture contabili. I file devono
essere completi, ordinati e facilmente comprensibili.
› l’affidabilità dei sistemi informativi di SPMSD ai fini
della gestione finanziaria e del reporting sulle conformità.
Tutte le transazioni finanziarie ed i pagamenti devono essere
autorizzati e registrati. È obbligatorio il rigoroso rispetto dei
metodi di contabilità aziendale.
Viene richiesta la piena collaborazione con i revisori.
Ogni transazione deve essere dichiarata e accompagnata da
idonea documentazione o evidenza dell’attività svolta, al fine
di consentire :
› il reporting semplificato nelle scritture contabili ;
› l’identificazione dei vari livelli di responsabilità ;
› la ricostruzione accurata della transazione, così da
ridurre le probabilità di errori di interpretazione.
Se vengono notati omissioni o errori nelle scritture contabili
o nei documenti che servono da supporto alle stesse, dovete
informare il Dipartimento finanziario e il vostro superiore.
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RAPPORTI CON I DIPENDENTI /
SALUTE E SICUREZZA
Non discriminazione / Pari opportunità
› ostacolare le prospettive di lavoro per motivi diversi
dal rendimento ;
SPMSD avversa qualsiasi tipo di discriminazione basata su età,
sesso, orientamento sessuale, invalidità, salute, razza, nazionalità, credenze politiche o religiose o altri criteri di giudizio
che potrebbero interferire con i diritti e le libertà fondamentali
dell’individuo.
› molestie e disturbi di natura sessuale ovvero comportamenti o comunicazioni inappropriate.
Tutela della privacy dei dipendenti
SPMSD rispetta la privacy e la dignità dei propri dipendenti e salvaguarda la riservatezza delle schede contenenti i dati del personale.
SPMSD raccoglie e conserva le informazioni personali necessarie
per funzioni come indennità, retribuzione e libro paga, oltre che
per le altre finalità di legge. SPMSD si impegna a tutelare i dati personali relativi ai propri dipendenti ed ad impedire la divulgazione
impropria di informazioni personali ed il loro uso indebito.
SPMSD offre ai suoi dipendenti pari opportunità di impiego
e di crescita professionale, garantendo che tutti godano dello
stesso trattamento basato sulle competenze e capacità, senza
alcun tipo di discriminazione.
Molestie
SPMSD s’impegna a salvaguardare l’integrità morale dei propri
dipendenti ; garantisce il diritto a condizioni di lavoro rispettabili ed alla dignità personale.
La privacy delle comunicazioni dei dipendenti, compreso l’utilizzo di e-mail e Intranet / Internet, è soggetta alle esigenze
aziendali di SPMSD, entro i limiti stabiliti dalle procedure di
SPMSD e dalla normativa vigente.
SPMSD intende tutelare i propri dipendenti da atti di pressione
psicologica o di violenza e contrasta qualsivoglia atteggiamento o comportamento di natura discriminatoria o ingiuriosa per
l’individuo e per le sue opinioni e abitudini.
Salute e sicurezza
SPMSD s’impegna alla prevenzione dei rischi per le persone e
per l’ambiente in conformità alla normativa applicabile.
SPMSD condanna le molestie nelle relazioni di lavoro. SPMSD
s’impegna a mantenere un ambiente privo di molestie, in cui
tutti i dipendenti vengono rispettati.
Per quanto concerne lo svolgimento delle attività, SPMSD s’impegna altresì a diffondere e consolidare una cultura di sicurezza
sul luogo di lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi e
utilizzando tutte le risorse necessarie a garantire la salute e la
sicurezza dei propri dipendenti.
Il termine «molestie» ricomprende, ma non solo, i seguenti esempi :
› la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio,
ostile o isolato con riferimento a singoli dipendenti
o gruppi di dipendenti ;
Linee
guida
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Se ritenete di essere vittime di discriminazioni o molestie, parlatene con la
persona interessata. Se non vi sentite a
vostro agio con un approccio diretto
ovvero se tale metodo non dovesse
risolvere il problema, oppure se nutrite
delle preoccupazioni in materia di salute, sicurezza o ambiente, contattate il
vostro superiore, o il Responsabile del
vostro Dipartimento e/o il Dipartimento risorse umane che provvederà ad
occuparsi della questione. Potete essere
accompagnati in questo approccio/
processo da qualsiasi persona autorizzata in base alle procedure locali applicabili.
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LOTTA ALLA CORRUZIONE E CONCUSSIONE
SPMSD impone il rigoroso rispetto di tutte le prescrizioni normative che vietano la corruzione e i pagamenti illeciti di qualsiasi tipo.
SPMSD è soggetta a numerose disposizioni normative emanate in materia di
concussione e corruzione, quali il Codice
penale francese, il Bribery Act britannico, la Convenzione delle Nazioni Unite
contro la corruzione, la Convenzione
anti-concussione OCSE 1997, il Foreign
Corrupt Practices Act («FCPA») statunitense e altre leggi e disposizioni nazionali
di attuazione / implementazione.
Tali disposizioni intendono principalmente prevenire e punire tutti gli atti di
corruzione di funzionari pubblici nazionali o stranieri e vietano :
Le predette normative si applicano non solo alla corruzione
diretta, ma anche a quella indiretta (svolta da terzi in nome o
per conto di una società o di una persona
fisica, quali i fornitori di beni o di servizi di
Il termine «pubblico ufficiale» in- SPMSD).
dica qualsivoglia persona impiegata
presso, o che agisce per conto di, o
che ricopre un ruolo o responsabilità nell’esecuzione di un servizio
pubblico per un governo, ente, amministrazione o autorità pubblica,
oltre che qualsiasi ente pubblico indipendente, partito politico, ente o
autorità amministrativa, ed i relativi
uffici collegati. Il termine pubblico
ufficiale ricomprende gli operatori sanitari che lavorano per enti
pubblici o che svolgono funzioni
di consulenti per enti pubblici,
siano essi pagati o meno.
› la corruzione attiva, che ricorre
nel caso in cui un vantaggio non
dovuto (denaro, doni, servizi, ecc.)
viene offerto, o promesso, al fine
di indurre un pubblico ufficiale, o
altra persona, a fare o non fare qualcosa nell’ambito del,
o facilitato dal, proprio lavoro o posizione ;
E’ necessario seguire sempre le seguenti
linee guida :
› P rima di avviare un rapporto con
fornitori di beni o di servizi, esperti,
consulenti o altri partner potenziali,
dovete assicurarvi di sapere con chi
fate affari, il perché, quando e a chi
state fornendo fondi o altri vantaggi.
SPMSD deve poter essere certa che
i rapporti commerciali siano trasparenti ed etici. A tal fine, in determinate circostanze, occorre seguire
Sia voi che il gruppo SPMSD potreste essere soggetti a sanzioni
civili, amministrative o penali in caso di violazione delle leggi
sulla concussione e corruzione di pubblici ufficiali e partner
commerciali.
un processo di due diligence precontrattuale e compilare e firmare
un modulo specifico.
›O
ccorre un’approvazione speciale
prima di offrire contributi/finanziamenti/doni/inviti/ospitalità o altri
vantaggi a pubblici ufficiali (o alle
loro famiglie), sia direttamente che
tramite intermediari. In tali casi
dovete consultare il vostro superiore e l’Organismo di Vigilanza. Vi
preghiamo di notare che in molti
casi l’offerta o la promessa di doni
o vantaggi a pubblici ufficiali (o alle
loro famiglie) o nei confronti di altre
parti con cui interagiamo è severamente vietata.

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La lotta contro la corruzione e la concussione va oltre i rapporti con i pubblici ufficiali. Anche la corruzione commerciale
è soggetta a diverse leggi e non sarà tollerata. Gli stessi principi generali validi nei
rapporti con i pubblici ufficiali sono, allo
stesso modo, applicabili alle altre parti
con cui interagiamo.
› la corruzione passiva, che ricorre nel caso in cui un
pubblico ufficiale, o altra persona, sollecita od ottiene
offerte o promesse di denaro, doni, servizi o vantaggi,
per fare o non fare qualcosa nell’ambito del, o facilitato
dal, proprio lavoro o posizione.
Linee
guida
Al fine di soddisfare questi principi occorre dimostrare una condotta trasparente ed etica nei rapporti tra SPMSD ed i
pubblici ufficiali. Occorre evitare qualsiasi
comportamento che possa essere interpretato quale corruzione, come tangenti,
frodi, pagamenti in eccesso o uso improprio di finanziamenti, o altri pagamenti
nei confronti delle pubbliche amministrazioni.
› In ogni caso, dovete individuare i dipendenti di SPMSD con potere decisionale sul processo di spesa. Dovete
essere certi di seguire attentamente le
procedure interne di SPMSD sull’approvazione delle spese.
In caso di dubbi sulla legalità o meno
di un dono o di un pagamento, informate e consultate il vostro superiore ed
il Dipartimento legale.
Se nutrite dei sospetti su eventuali casi
di concussione o corruzione di un pubblico ufficiale, di uno dei nostri partner
commerciali o di un rappresentante di
SPMSD, informate il vostro superiore o
l’Organismo di Vigilanza.
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TUTELA DELLE INFORMAZIONI RISERVATE /
PREVENZIONE DELL’INSIDER TRADING
nisti di SPMSD quando sono in possesso di informazioni non pubbliche che potrebbero inﬂuenzare il prezzo
di tali azioni («informazioni privilegiate»). Le
Le informazioni riservate sono stesse restrizioni sono valide per le informainformazioni di carattere non pub- zioni non pubbliche riguardanti altre società
blico che ricomprendono, ma non apprese nell’esercizio delle proprie funzioni
per conto di SPMSD.
Le informazioni riservate rappresentano un patrimonio importante di SPMSD che deve essere tutelato.
Il vantaggio competitivo di SPMSD si basa
principalmente su informazioni sensibili
di natura scientifica, tecnica o commerciale. SPMSD è esposta al rischio di pirateria dei file informatici, di infezioni da virus
o di incidenti simili.
La perdita o la divulgazione di informazioni
riservate può essere estremamente dannosa per la posizione competitiva di SPMSD
e per i suoi diritti di proprietà intellettuale.
solo, informazioni sui prezzi, formulazioni, contenuti di accordi,
risultati di ricerche, metodi di fabbricazione, dati finanziari e strategie e piani di marketing e vendita.
Le norme sull’insider trading vietano il trading di titoli quotati sulla
base di informazioni non pubbliche / non pubblicate, o la condivisione di tali informazioni con terzi. In altre parole, i dipendenti
di SPMSD non devono acquistare o vendere le azioni degli azio-
Linee
guida
È quindi essenziale assicurare che le informazioni riservate
siano tutelate, ed esaminare attentamente qualsiasi situazione
in cui le informazioni vengono trasmesse al di fuori di SPMSD,
persino a terzi con cui SPMSD ha consolidati rapporti d’affari.
Siete responsabili della tutela della riservatezza delle informazioni di SPMSD
e dovete seguire le seguenti linee guida :
› Rivelare le informazioni riservate soltanto se necessario ;
› Non discutere le questioni sensibili in
pubblico ;
› Utilizzare la protezione password per
l’accesso ai file dei computer, in linea
con le procedure di SPMSD ;
› Assicurare che le informazioni sensibili
siano conservate in file protetti ed in
archivi ed armadietti chiusi a chiave ;
› Conservare le informazioni sensibili nei computer portatili durante i
viaggi ;
› Esercitare cautela quando si utilizzano telefoni vivavoce e cellulari.
Prima di trasmettere informazioni sensibili a terzi, contattate il vostro superiore o il Dipartimento legale, al fine di
stabilire se sia necessario stipulare un
accordo di riservatezza o attuare altre
misure specifiche di tutela. Ricordate
tuttavia che una volta che le informazioni sono state usate o comunicate in
modo improprio, è molto difficile porvi
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Esempi comuni di informazioni privilegiate riguardano i risultati finanziari, informazioni su acquisizioni o dismissioni,
risultati clinici importanti, e informazioni
materiali su nuovi prodotti che non sono
state ancora rese pubbliche.
rimedio, anche se è stato stipulato un
accordo di riservatezza. La tutela più efficace per SPMSD consiste nel limitare
la diffusione e valutare costantemente
l’affidabilità dei terzi.
Se vi trovate in una situazione che può
indurre a ritenere che la tutela o la
riservatezza delle informazioni sensibili sia stata compromessa (compresa
la scomparsa di documenti, richieste
insolite di informazioni, evidenze che i
sistemi informatici sono stati manipolati, ecc.), contattate il vostro superiore
o il Dipartimento legale.
Se nutrite dubbi sul fatto che un acquisto
o vendita di titoli possa violare o meno
le leggi sull’insider trading, siete pregati
di contattare il Dipartimento legale.
Non è possibile utilizzare, comunicare
o divulgare le informazioni riservate,
fatto salvo che per lo scopo per cui sono
intese. Anche dopo aver cessato i rapporti con SPMSD, i dipendenti ed ogni
altro rappresentante devono mantenere la riservatezza sulle informazioni
di SPMSD e restituire tutti i documenti
ed i file di SPMSD (comprese le informazioni archiviate elettronicamente).

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TUTELA DEI DATI PERSONALI
Il trattamento dei dati personali può
costituire o essere considerato una violazione della privacy e delle libertà individuali.
Voi e SPMSD condividete l’obbligo di
tutelare i dati personali.
In Europa, il trattamento dei dati personali è disciplinato dalla Direttiva UE
95/46/CE relativa alla «tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento
dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati» e dalle relative leggi
e disposizioni locali di implementazione.
La tutela dei dati personali offre alle persone, i cui dati personali sono custoditi
da SPMSD, il diritto di controllarne la
raccolta, elaborazione, utilizzo, diffusione e archiviazione.
Linee
guida
Il termine Dati personali indica
qualsivoglia informazione relativa
ad una persona fisica che è o può
essere identificata, direttamente o
indirettamente, tramite riferimento ad un numero di identificazione
o ad uno o più fattori ad essa correlati, come nome, data di nascita,
numero di previdenza sociale, fotografia, indirizzo personale, attività
o indirizzo professionale, numero
di telefono, indirizzo e-mail, ID
computer, sesso, religione, orientamento politico, attività sociali, abitudini economiche e così via.
Il trattamento dei dati personali
indica qualsiasi operazione relativa
a tali dati, a prescindere dal sistema
usato, in particolare l’ottenimento,
raccolta, registrazione, archiviazione, uso, diffusione, divulgazione
o in altro modo messa a disposizione, utilizzo, eliminazione o distruzione.
Se avete la necessità di trattare dati
personali, dovete osservare le seguenti
linee guida :
Poiché tutti i paesi non appartenenti
all’Unione Europea non offrono una
tutela dei dati personali equivalente agli
standard UE, dovete tenere presente che
il trasferimento di dati personali da un
Paese UE a un Paese terzo è soggetto
ad una disciplina rigorosa. Consultare il
Dipartimento legale prima di un qualsivoglia trasferimento.
› Accertatevi di conservare le informazioni personali in conformità alla legislazione vigente (europea e locale).
› Accertatevi che voi o SPMSD abbiate
completato tutte le necessarie formalità e notifiche prima di avviare
il trattamento dei dati (in genere
ciò comprende le dichiarazioni o le
richieste di autorizzazione da inviare
alle autorità locali / Garante privacy).
Ciascun dipendente di SPMSD è responsabile dei dati personali da lui/lei trattati
e dell’adempimento delle relative formalità. In caso di dubbi su come procedere,
consultare il Dipartimento legale.
› Accertatevi che le persone delle quali
vengono raccolti i dati personali siano debitamente informate anche del
loro diritto di accesso e rettifica dei
dati personali.
› Accertatevi che i dati personali siano
usati in modo equo e per scopi specifici, chiari e legittimi.
› Accertatevi che i dati personali siano
conservati per il tempo necessario
alle finalità per cui sono trattati.
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COINVOLGIMENTO NELLE ATTIVITÀ POLITICHE
Una corretta appartenenza aziendale ci impone di non inﬂuenzare in modo illegale o scorretto il processo politico nelle comunità in cui opera SPMSD.
SPMSD rispetta il coinvolgimento personale dei dipendenti in
attività politiche, compresi la partecipazione alla vita politica
ed i contributi a candidati o partiti.
Tuttavia, non siete autorizzati ad impegnare SPMSD, direttamente o indirettamente, a partecipare alla vita politica, a sostenere un partito politico in alcun modo, o a sfruttare la vostra
appartenenza a SPMSD nelle attività politiche.
Linee
guida
Il coinvolgimento da parte di SPMSD o
di una delle sue controllate nelle attività politiche è soggetto alla preventiva
approvazione del rappresentante legale
di SPMSD.
Non è possibile usare le sedi, attrezzature o altri beni di SPMSD per condurre
attività politiche.
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