OFFERTA DI CERTIFICAZIONE:

REGOLAMENTO CERTIFICAZIONE SISTEMI GESTIONE
QUALITA’ ISO 9001 – AMBIENTE ISO 14001 – SICUREZZA
E SALUTE SUI LUOGHI DI LAVORO OHSAS 18001
Indice
Rev
Ed.
Data
Causa della modifica
Revisione
al documento
Redazione
Verifica
Autorizzazione
Emissione
1
0
02/01/2007
Prima emissione
DG
RSGQ
AU
2
0
01/05/2007
Adeguamento ISO 17021:06
DG
RSGQ
AU
Modifica paragrafi 4.2, 4.6,
4.12
Modifica paragrafi 4.2, 4.9,
4.10, 4.11, 5, 7, 8, 9, 12,
Modifica paragrafi 4.6, 4.8,
15.1. Eliminazione 4.12.
Introduzione nuovo paragrafo
7,
Modificati: Premessa, Par. 2,
3.1, 4.7, 4.13, 5, 7, 10, 13,
14.1 Integrazione ISO 50001
Riemissione
DG
RSGQ
AU
DG
RSGQ
AU
DG
RSGQ
AU
DG
RSGQ
AU
DG
RSGQ
AU
DG
RSGQ
AU
2
1
01/09/2007
2
2
30/07/2009
2
3
30/03/2010
2
4
30/09/2010
B
00
30/03/2014
B
01
08/09/14
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Eliminazione riferimenti ISO
50001 PAGINA 1 e riferimenti
a pre-audit
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Sommario
1.
INDIRIZZI POLITICI .................................................................................................................................... 3
2.
ACCREDITAMENTO ..................................................................................................................................... 3
3.
REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE: ........................................................................................................... 3
3.1
4.
Requisiti aggiuntivi ............................................................................................................................... 4
PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE ................................................................................................................ 4
4.1
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
4.12.
Richiesta di Certificazione ..................................................................................................................... 4
Offerta per la Certificazione................................................................................................................... 4
Domanda di Certificazione .................................................................................................................... 5
Comunicazione delle attività .................................................................................................................. 5
Pianificazione dell’Audit......................................................................................................................... 5
Audit e sicurezza sui luoghi di lavoro ...................................................................................................... 5
Audit Iniziale ....................................................................................................................................... 5
Audit di Fase 1 .................................................................................................................................... 6
Audit di Certificazione (Fase 2) .............................................................................................................. 7
Audit Supplementari ............................................................................................................................. 8
Azioni consecutive all’audit di Certificazione (Fase 2) ................................................................................ 8
Facoltà di utilizzo di risorse esterne ........................................................................................................ 9
5.
PROCEDURA DI MANTENIMENTO/SORVEGLIANZA ......................................................................................... 9
6.
ESTENSIONE/RIDUZIONE DELLA CERTIFICAZIONE ........................................................................................ 9
7.
TRASFERIMENTO DI CERTIFICAZIONE DA ALTRO ENTE ............................................................................... 10
8.
SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE ...................................................................................................... 11
9.
REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE ............................................................................................................... 11
10.
RINUNCIA ALLA CERTIFICAZIONE........................................................................................................... 12
11.
RICORSI, RECLAMI E CONTENZIOSI ....................................................................................................... 12
12.
USO DEL LOGO E DEL CERTIFICATO ....................................................................................................... 12
13.
RISERVATEZZA ED INFORMATIVA TRATTAMENTO DEI DATI ..................................................................... 13
14.
DIRITTI E DOVERI DI DIMITTO .............................................................................................................. 14
14.1. Modifiche al regolamento .................................................................................................................... 14
14.2. Causa di forza maggiore. .................................................................................................................... 14
15.
DIRITTI E DOVERI DELL’ORGANIZZAZIONE ............................................................................................. 14
15.1. Modifiche al Sistema di Gestione dell’Organizzazione .............................................................................. 15
15.2. Osservatori ed Ispettori degli Enti di Accreditamento.............................................................................. 15
15.3. Obbligo di informazione sui procedimenti legali ..................................................................................... 15
16.
NOTE CONCLUSIVE ............................................................................................................................... 15
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Premessa: L’Organismo di Certificazione DIMITTO SA nel seguente documento verrà denominato Ente e
l’Organizzazione da certificare verrà denominata Organizzazione. Il presente Regolamento è parte integrante
dell’offerta economica inviata all’Organizzazione che faccia richiesta dei servizi di certificazione. Tramite la firma di
accettazione dell’offerta, l’Organizzazione dichiara di aver visionato il presente regolamento e di accettare le regole in
esso contenute.
1. INDIRIZZI POLITICI
L’Ente è un Organismo che nel campo della Certificazione opera secondo i criteri generali definiti dalla Norma ISO
17021 edizione vigente che, quale Organismo indipendente, provvede a fornire, alle aziende richiedenti, servizi di
valutazione e di certificazione di conformità dei propri Sistemi di Gestione alle prescrizioni delle Norme di riferimento.
L’Ente si rivolge a tutti i soggetti presenti sul mercato, senza preconcetti discriminatori al fine di non precludere o
limitare l’accesso alla certificazione a chiunque lo richieda, indipendentemente dalle dimensioni e dall’appartenenza a
qualsiasi gruppo o associazione. L’Ente non effettua alcun servizio di consulenza finalizzato a implementare sistemi di
gestione
2. ACCREDITAMENTO
DIMITTO SA è accreditato dal servizio di accreditamento Svizzero SAS secondo la norma EN 17021 come organismo di
certificazione per Sistemi di Gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza e Salute sui Luoghi di Lavoro, ed ha richiesto
l’estensione ai Sistemi Gestione Energia. Il campo di applicazione
è fissato nel registro ufficiale degli organismi di certificazione sigla e numero di accreditamento SCESm 105.
Per verificare il registro ufficiale di accreditamento si può
accedere liberamente collegandosi al sito del SAS (Sitema
Accreditamento Svizzero), oppure chiedere, via e-mail o con altro mezzo, informazioni direttamente alla segreteria
Dimitto. IL SAS, membro dell’EA (European cooperation for Accreditation) è firmatario degli accordi multilaterali (MLA)
dell’EA e dell’IAF (International Accreditation Forum) nel campo dei Sistemi di Gestione. Quindi i certificati emessi da
Dimitto hanno piena validità e sono riconosciuti in tutti i paese del mondo.
Nel momento in cui l’Ente acquisisce un nuovo schema, o settore di accreditamento, provvederà, su richiesta formale
dell’Organizzazione, o alla prima occasione di modifica, alla riemissione dei certificati attivi senza aggravio di costi. I
Certificati emessi in tale ambito recano, oltre al logo dell’Ente, anche il logo dell’ente di accreditamento. Quando i
Certificati sono emessi per settori EA non coperti da accreditamento, non recano il logo dell’Ente di Accreditamento. Il
fatto che un certificato emesso sia coperto o meno dall’accreditamento, non dipende dalla presenza o meno del logo
dell’Ente di Accreditamento, ma dal fatto che il settore merceologico sia o meno accreditato.
3. REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE:
Per ottenere la certificazione del Sistema l’Organizzazione deve:
1 - Aver istituito, mantenuto attivo e completamente operativo un Sistema di Gestione in totale ottemperanza ai
requisiti della Norma di riferimento (Sistema Qualità SGQ in conformità alla ISO 9001, Sistema Ambientale SGA in
conformità alla ISO 14001, Sistema della Sicurezza SGSSL in conformità alla BS OHSAS 18001, Sistema Energia SGE in
conformità alla ISO 50001, nelle revisioni in vigore). Il Sistema di gestione si intende completamente operativo quando:
• è applicato da almeno tre mesi;
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• il sistema di audit interni è completamente attuato ed è possibile dimostrarne l’efficacia;
• è stato svolto e documentato almeno un riesame del sistema da parte della Direzione;
• sono stati definiti gli obiettivi ed i processi necessari ad ottenere risultati in accordo con i requisiti
dell’Organizzazione e con le politiche aziendali;
• sono stati sviluppati tali processi;
• sono stati effettuati e registrati monitoraggi e misure dei processi rispetto alle politiche, agli obiettivi ed ai
requisiti legislativi;
• sono state messe in atto azioni per il miglioramento continuo dei processi.
2 - Disporre di un Manuale che rispetti le prescrizioni del paragrafo 4.2.2 della Norma ISO 9001 in caso di certificazione
di Sistema di Gestione Qualità
3.1 Requisiti aggiuntivi
Dovranno essere inoltre rispettati i requisiti previsti da eventuali documenti evidenziati in sede di offerta.
4. PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE
Possono accedere alla certificazione, tutte le Organizzazioni, di qualunque tipo esse siano, che ne facciano richiesta
presentando all’Ente formale “Richiesta di quotazione” e che si impegnino a rispettare quanto previsto dal contratto con
l’Ente stesso e dal presente Regolamento nell’ultima versione applicabile. L'accettazione della domanda, il rilascio della
certificazione e il mantenimento della sua registrazione comportano il pagamento degli importi concordati; il mancato
adempimento di tali obblighi alla scadenza stabilita, comporta la sospensione o la revoca del certificato secondo quanto
previsto ai § 8 e 9. La Certificazione riguarda esclusivamente la conformità dei sistemi di gestione rispetto alle norme di
riferimento; il rispetto delle disposizioni di legge vigenti è di esclusiva responsabilità dell’azienda certificata.
4.1 Richiesta di Certificazione
L’azienda interessata alla certificazione può richiedere un'offerta all’Ente, inviando il modulo “Richiesta di quotazione“,
disponibile presso la Segreteria o sul sito web www.dimitto.eu, debitamente compilato in ogni sua parte. Per la
certificazione di aziende estere, valgono tutte le condizioni che regolano la concessione alle aziende svizzere, salvo
eventuali disposizioni particolari nel rispetto degli accordi presi dall’Ente in campo internazionale.
4.2. Offerta per la Certificazione
L’Ente, in base ai dati contenuti nel questionario informativo “Richiesta di quotazione“, valuta la propria capacità di
svolgere la commessa, esaminando lo scopo della certificazione, le eventuali esclusioni, il numero degli addetti,
l’ubicazione di eventuali sedi o cantieri, il settore EA per cui è richiesta la certificazione e la disponibilità di auditor
dell’Ente qualificati per quel settore. Dopo aver effettuato tali valutazioni, predispone l’offerta economica per la
certificazione/i richiesta/e secondo quanto previsto dal tariffario vigente. Il costo dell’attività di certificazione è
proporzionale al numero di giorni/uomo necessari alla valutazione del sistema di gestione dell’Organizzazione ed è
basato sulle dimensioni aziendali (numero di dipendenti, siti e loro dislocazione geografica), in riferimento a quanto
prescritto dalle norme di riferimento, sulla complessità dei prodotti/processi/servizi e sul tipo di certificazione richiesta.
Nell’offerta viene specificato separatamente:

il costo dell’audit di certificazione (suddiviso per fase 1 e fase 2);

il costo degli audit di sorveglianza/mantenimento;
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eventuali spese aggiuntive (costi di trasferta dell’auditor, audit supplementari, remissioni del certificato o altri costi
specificati).
4.3. Domanda di Certificazione
L’Organizzazione che intende accettare l’offerta di certificazione sottoscrive la “Offerta” e la invia all’Ente.
Tale azione testimonia la chiara volontà dell’Organizzazione a procedere con la pratica di certificazione accettando
quanto stabilito nei termini, nelle condizioni generali di contratto e nel presente regolamento. Al ricevimento
dell’accettazione, l’Ente esegue un riesame ed invia all’Organizzazione una conferma d’ordine che da inizio all’iter di
certificazione.
4.4. Comunicazione delle attività
L’Ente invia formale comunicazione all’Organizzazione con i nominativi del Team di Audit. L’Organizzazione, entro
5 giorni dal ricevimento della comunicazione, può ricusare il Team, o suo componente, dandone comunicazione scritta
all’Ente con le relative motivazioni. In questo caso l’Ente, verificate le motivazioni, s’impegna ad incaricare un altro
auditor ed a comunicare il nominativo all’Organizzazione, diversamente il Team di audit resta confermato operando il
principio del “ Silenzio Assenso”.
Nel caso in cui l’Organizzazione comunichi l’indisponibilità a ricevere l’audit oltre i termini sopra definiti, l’Ente si
riserva il diritto di fatturare comunque il costo dell’attività già svolte come da offerta e conferma d’ordine.
4.5. Pianificazione dell’Audit
L’Ente, o Lead Auditor incaricato, comunica all’Organizzazione le date fissate per l’audit, concordate con
l’Organizzazione stessa, inviando il piano di Audit redatto dal Lead Auditor.
4.6. Audit e sicurezza sui luoghi di lavoro
L’Organizzazione si impegna a fornire all’Ente un’informativa completa e dettagliata relativa ai rischi specifici esistenti
nell’ambiente di lavoro in cui sono destinati ad operare gli auditor. L’Organizzazione si impegna altresì a promuovere,
attraverso il proprio incaricato a ciò preposto, la cooperazione e il coordinamento ai fini dell’attuazione delle misure e
degli interventi di protezione e prevenzione dai rischi sul lavoro che incidono sull’attività lavorativa dei valutatori
incaricati dall’Ente, e che richiedono la tutela sia dei lavoratori che di tutti gli altri soggetti che operano o che
comunque sono presenti nel medesimo ambiente di lavoro.
4.7. Audit Iniziale
Lo schema di Certificazione dei Sistemi di Gestione prevede la suddivisione dell’audit iniziale in due fasi denominate
Fase 1 e Fase 2. La Fase 1 e la Fase 2 sono svolte in momenti differenti. In casi eccezionali la Fase 1 potrà essere
effettuata senza recarsi presso l’Organizzazione. La decisione di non effettuare sul sito l’audit di Fase 1 deve essere
giustificata, documentata e l’Organizzazione dovrà essere informata che la pianificazione della Fase 2 successiva
potrebbe non essere accurata. Tale giustificazione dovrebbe essere basata sulla dimensione, localizzazione,
considerazioni del rischio, precedenti conoscenze sull’Organizzazione, o altre motivazioni documentate.
Nel caso in cui Fase 1 e Fase 2 siano programmate consecutive, l’Organizzazione dovrà essere informata che la
pianificazione della Fase 2 potrebbe non essere accurata e che l’eventuale rilevazione di carenze critiche in Fase 1 non
permetterebbe l’esecuzione della Fase 2, sebbene già pianificata.
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4.8. Audit di Fase 1
La Fase 1 viene svolta presso l'Organizzazione, tranne nei casi espressi nel precedente paragrafo, al fine di acquisire
un quadro complessivo delle attività.
L’audit di Fase 1 ha lo scopo di:
a) valutare la documentazione del Sistema di Gestione che deve essere resa disponibile presso l’Organizzazione in
forma di distribuzione controllata per l’Audit Team (per i SGQ almeno il Manuale e le necessarie Procedure; per il
SGA il Manuale, se previsto, le necessarie procedure e l’Analisi Ambientale; per i SGSSL il manuale, se previsto, le
necessarie procedure e la Valutazione dei Rischi, per il SGE il manuale, se previsto, le necessarie procedure e
l’Analisi Energetica), l’Organizzazione si impegna a custodire copia controllata della documentazione distribuita
all’Ente presso la sua organizzazione e di avvisare sulle modifiche importanti apportate su tali documenti;
b) valutare l’Organizzazione candidata in termini di localizzazione e condizioni specifiche del sito, instaurare
discussioni e scambio di informazioni con il personale dell’Organizzazione per determinare la preparazione a
effettuare la Fase 2 di audit;
c) riesaminare e comprendere la situazione dell’Organizzazione con riferimento ai requisiti della norma di
riferimento, in particolare riguardo alla identificazione degli indicatori di prestazione di aspetti significativi,
processi, obiettivi e funzionalità del sistema di gestione;
d) raccogliere le necessarie informazioni riguardo lo scopo del sistema di gestione, processi e localizzazione/i
dell’Organizzazione, della conformità a leggi e regolamenti;
e) esaminare l’allocazione di risorse per la Fase 2 e concordare con l’Organizzazione cliente i dettagli dell’audit di
Fase 2;
f)
fornire elementi per la pianificazione dell’audit di Fase 2, acquisendo sufficiente conoscenza del sistema di
gestione e dell’attività in sito, potendone valutare i possibili aspetti significativi dell’applicazione del sistema di
gestione dell’Organizzazione;
g) valutare se gli audit interni ed il riesame sono stai ben pianificati ed efficacemente eseguiti;
h) valutare se la documentazione dell'Organizzazione sia completa;
i)
valutare se il sistema sia attuato in conformità ai contenuti della politica dell'Organizzazione;
j)
valutare se l'Organizzazione registri e gestisca correttamente le Non Conformità relative al sistema e le
segnalazioni provenienti dalle parti interessate (interne ed esterne);
k) valutare altri documenti prima dell'effettuazione della Fase 2;
l)
valutare se l'implementazione del Sistema di Gestione consenta l'esecuzione della Fase 2.
Solo dopo aver completato la Fase 1 e in base alle conclusioni emerse, sarà possibile pianificare la Fase 2 (salvo casi
eccezionali di cui al precedente paragrafo).
L’audit di Fase 1 prevede:

Una riunione iniziale tra il Team di audit e l'Organizzazione riguardante argomenti quali: la presentazione delle
parti, l'illustrazione dello scopo e del piano di audit, il metodo utilizzato per la classificazione dei rilievi, la
formulazione di riserve, ecc.

La verifica della conformità del Sistema di Gestione dell'Organizzazione ai requisiti della norma di riferimento ed
alle leggi applicabili, attraverso la valutazione degli uffici, reparti, officine, magazzini, siti, eventuali cantieri o
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fornitori critici, ecc. inclusi nel campo di applicazione della certificazione che viene ridefinito in questa fase. Al
termine dell’audit, il Team di audit, redige un Rapporto sul quale vengono riportate le eventuali carenze
riscontrate, ed il campo di applicazione concordato con l'Organizzazione.

Una riunione finale con i rappresentanti dell'Organizzazione per illustrare l'esito dell’audit e consegnare il
Rapporto di audit. L'Organizzazione può sollevare riserve sui contenuti del rapporto (formalizzandole sul
Rapporto), ogni divergenza di opinione riguardante le conclusioni deve essere discussa e se possibile risolta.
Per le carenze eventualmente riscontrate si definisce la possibile classificazione in fase 2 se ancora presenti: Non
Conformità (NC) e Osservazioni (O). Una carenza di fase 1, non risolta per la fase 2, potrà essere classificata "Non
Conformità" a fronte di:
1)
assenza e/o mancato rispetto di un requisito espresso dalla norma di riferimento, dei requisiti cogenti di legge,
del presente regolamento, e/o dei regolamenti dell’Organismo di Accreditamento che possano invalidare
l’efficacia e/o il funzionamento del Sistema di Gestione stesso;
2)
più carenze classificabili come Osservazioni (O) inerenti uno stesso requisito della Norma;
Una carenza di fase 1, non risolta per la fase 2, potrà essere classificata "Osservazione" quando si verifichi, nella
documentazione e/o attuazione del Sistema di gestione, il rispetto parziale (singolo e/o isolato) di un requisito espresso
dalla norma di riferimento e/o dei regolamenti dell’Ente applicabili e/o dei regolamenti dell’Organismo di
Accreditamento, che non invalidi l’efficacia e/o funzionamento del Sistema di gestione qualità stesso.
Il Team di Audit può formulare carenze classificabili come Commenti (C) quando si verifichi, a giudizio del team stesso,
l’opportunità
di
spunti
di
miglioramento
nella documentazione
e/o
attuazione
del
Sistema
di
Gestione
dell’Organizzazione, fatta salva la conformità ed efficacia del medesimo.
Qualora il Team di Audit riscontri carenze nell'applicazione di requisiti legislativi non connessi neppure indirettamente
con il campo di applicazione della certificazione, lo registra su un documento riservato e lo comunica alla Direzione
dell'Organizzazione e all’Ente.
In base alle carenze riscontrate ed all’andamento dell’audit è possibile pianificare la Fase 2 in relazione alle tempistiche
che l’Organizzazione riterrà necessarie per la risoluzione delle carenze.
La Fase 2 dovrà essere eseguita massimo entro 9 mesi dalla Fase 1. In caso contrario, non sarà possibile pianificare la
Fase 2 e l'iter di certificazione dovrà ricominciare
4.9. Audit di Certificazione (Fase 2)
A conclusione dell’audit di Fase 1 ed in base all’esito dello stesso, l’Ente invia all’Organizzazione il Piano della Fase 2.
La Fase 2 viene svolta presso l'Organizzazione, al fine di verificare la corretta applicazione del Sistema di Gestione.
L'obiettivo della Fase 2 è:
a) la verifica della gestione efficace delle carenze rilevate nella Fase 1;
b) la conferma che l'Organizzazione attui le proprie politiche, obiettivi e procedure;
c) la conferma che il Sistema di Gestione sia conforme a tutti i requisiti dello standard di riferimento e stia
raggiungendo gli obiettivi di politica dell'Organizzazione;
Per i rilievi eventualmente riscontrati si definisce la seguente classificazione: Non Conformità (NC) e Osservazioni (O).
Un rilievo potrà essere classificata "Non Conformità" a fronte di:
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1)
assenza e/o mancato rispetto di un requisito espresso dalla norma di riferimento, dei requisiti cogenti di legge,
del presente regolamento, e/o dei regolamenti dell’Organismo di Accreditamento che possano invalidare
l’efficacia e/o il funzionamento del Sistema di Gestione stesso;
2)
più Osservazioni (O) inerenti uno stesso requisito della Norma;
Un rilievo potrà essere classificato "Osservazione" quando si verifichi, nella documentazione e/o attuazione del Sistema
di gestione, il rispetto parziale (singolo e/o isolato) di un requisito espresso dalla norma di riferimento e/o dei
regolamenti dell’Ente applicabili e/o dei regolamenti dell’Organismo di Accreditamento, che non invalidi l’efficacia e/o
funzionamento del Sistema di gestione qualità stesso.
Il Team di Audit può formulare Commenti (C) quando si verifichi, a giudizio del team stesso, l’opportunità di spunti di
miglioramento nella documentazione e/o attuazione del Sistema di Gestione
Sono inoltre considerate Non Conformità:

La mancata risoluzione di una o più carenza rilevate durante l’audit di Fase 1 classificabile come NC;

Le Non Conformità di carattere legislativo, non individuate nella Fase 1.
In caso di Non Conformità è necessario prevedere un audit supplementare (documentale o sul campo) con i tempi
definiti in sede di audit, in caso contrario, l'iter di certificazione dovrà ricominciare. Al termine dell’audit, il Lead Auditor
specifica all’Organizzazione che le conclusioni contenute nel Rapporto di Audit dovranno essere confermate dall’Ente.
Infatti il rapporto verrà verificato dall’Ente ed eventualmente potranno essere richieste integrazioni entro 30 giorni. Se
l’Organizzazione non riceve comunicazioni entro il termine citato, le conclusioni contenute nel Rapporto s’intendono
automaticamente approvate. Il Lead Auditor precisa inoltre che l’iter di certificazione prevede l’approvazione per
l’emissione del certificato da parte del Comitato di Delibera
4.10.
Audit Supplementari
Può essere pianificato dall’Ente un audit supplementare, che si rende necessario a fronte di:

chiusura di rilievi riscontrati nei precedenti audit che lo rendano necessario;

segnalazioni/reclami ricevuti dall’Ente sull’Organizzazione o dall’Organizzazione stessa;

cambiamenti organizzativi/societari comunicati dall’azienda all’Ente;

richieste di estensione/riduzione della certificazione;

procedimenti di riattivazione della certificazione a seguito di sospensione.
Gli audit supplementari sono decisi, pianificati e comunicati all’Organizzazione per iscritto dall’Ente anche con
preavvisi molto brevi di massimo 5 giorni (tempo comunque concesso all’Organizzazione per l’eventuale ricusazione
del Team di Audit) e sono mirati solo alla verifica dei punti risultati non conformi o alle necessità che hanno richiesto
l’audit supplementare. I costi addizionali degli audit supplementari sono a carico dell’Organizzazione e valutati in base
a quanto riportato nell’offerta sottoscritta dall’Organizzazione
4.11.
Azioni consecutive all’audit di Certificazione (Fase 2)
In base alle risultanze emerse nel corso dell’audit e registrate sul “Rapporto di Audit” e sui documenti allegati (raccolta
evidenze, Check-list, sintesi evidenze allegate al rapporto), l’Ente valuta l’intero dossier e decide sull’inoltro della pratica
al Comitato di Delibera, che di norma si riunisce massimo entro 30 giorni dalla data dell’audit, per la delibera del
certificato.
Il Comitato di Delibera valuta l’intera pratica e può adottare le seguenti decisioni:
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
Deliberare la certificazione, accogliendo la proposta di LA; in tal caso l’esito comunicato all’Organizzazione al
momento dell’audit è da intendersi come pienamente confermato.

Richiedere al Lead Auditor o all’Organizzazione ulteriori chiarimenti in merito alle evidenze oggettive a supporto
del giudizio di conformità; in tal caso l’esito comunicato all’Organizzazione al momento dell’audit dovrà essere
confermato/modificato in funzione delle suddette evidenze con comunicazione scritta da parte dell’Ente sia
all’Organizzazione sia al Lead Auditor.

Richiedere eventuali audit supplementari presso l’Organizzazione, nel caso in cui le evidenze oggettive raccolte
non supportino pienamente il giudizio di conformità. In tal caso, qualsiasi attività supplementare di audit deve
essere formalmente comunicata, concordata e pianificata con l’Organizzazione; l’esito comunicato
all’Organizzazione al momento dell’audit dovrà essere confermato/modificato in funzione delle risultanze della
ulteriore verifica fatta dal Lead Auditor diverso da quello dei primi audit, tali tipologie di audit sono a totale carico
dell’Ente.
A seguito dell’approvazione del Comitato di Delibera, viene emesso il “Certificato di conformità” ed inviato
all’Organizzazione dopo verifiche amministrative che attestino l’avvenuto pagamento da parte dell’Organizzazione
stessa delle fatture. Il Certificato non verrà inviato all’Organizzazione se le fatture relative alla certificazione non
saranno state prima saldate.
4.12.
Facoltà di utilizzo di risorse esterne
Per lo svolgimento delle attività oggetto del contratto, l’Ente potrà avvalersi tanto di personale dipendente, quanto di
soggetti esterni che operano per suo conto, purché debitamente qualificati. Tali soggetti sono tenuti al rispetto di tutti i
doveri gravanti sull’Ente inclusi quelli in materia di indipendenza e riservatezza.
5. PROCEDURA DI MANTENIMENTO/SORVEGLIANZA
L’Ente attua procedure per il mantenimento/sorveglianza dei sistemi di gestione certificati al fine di verificare la
permanenza della conformità ai requisiti richiesti dalla norma.
Tale controllo è espletato mediante audit di sorveglianza effettuati, di solito, con cadenza annuale.
E’ opportuno precisare che la cadenza degli audit di sorveglianza è decisa dal Comitato di Delibera al momento
dell’esame degli esiti dell’audit di certificazione (anche su proposta del Lead Auditor), pertanto esse possono avere
scadenza più ravvicinata, oppure il Comitato di salvaguardia dell’Imparzialità può proporre audit straordinari per
verificare il permanere della conformità ai requisiti della norma.
Il programma degli audit di sorveglianza è proposto dal Lead Auditor in base ai risultati dell’ultimo audit effettuato, in
modo da coprire l’arco del triennio di validità del certificato l’intero Sistema di Gestione dell’Organizzazione ed è
approvato dal Comitato di Delibera in fase di delibera del certificato, le date indicate sul piano di sorveglianze possono
essere anticipate o posticipate di un periodo temporale di tre mesi.
Il primo audit di sorveglianza riferito al primo ciclo di certificazione dovrà essere effettuato massimo entro 12 mesi
dall’audit di Fase 2, pena la sospensione del certificato
6. ESTENSIONE/RIDUZIONE DELLA CERTIFICAZIONE
L’Organizzazione può richiedere estensioni o riduzioni della certificazione, che possono riguardare ad es. l’ambito
d’applicazione, prodotti/servizi, siti, ecc.
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La richiesta d’estensione/riduzione deve essere inoltrata per iscritto all’Ente unitamente alla documentazione
comprovante le modifiche apportate al sistema di gestione.
L’Ente valuterà le richieste e comunicherà all’Organizzazione la necessità di audit supplementari per valutare la
conformità alle richieste fatte. Gli audit supplementari sono condotti secondo quanto riportato al § 4.11
7. TRASFERIMENTO DI CERTIFICAZIONE DA ALTRO ENTE
Si intende per trasferimento di una certificazione, il riconoscimento, da parte dell’Ente, di un certificato di Sistema di
Gestione che esista e sia valido, allo scopo di emettere un proprio certificato.
Il certificato da trasferire si ritiene esistente e valido se emesso da altro ente accreditato da ente firmatario di accordi di
mutuo riconoscimento MLA IAF, in caso contrario l’Ente considera l’Organizzazione nuovo cliente, ed essa dovrà
seguire l’iter previsto per le nuove certificazioni.
L’Organizzazione si impegna a fornire all’Ente le seguenti informazioni/documenti:

Comunicazione scritta delle motivazioni che hanno portato alla richiesta di trasferimento;

Dichiarazione che il certificato in loro possesso non è stato sospeso/revocato o minacciato di sospensione da
parte dell’emittente;

Tutta la documentazione, in copia, relativa all’intero iter di certificazione in loro possesso, compreso lo stato
delle NC rilevate dall’ente cedente;

L’elenco dei reclami ricevuti da propri clienti e le azioni intraprese;

Copia del certificato in essere;
Ricevuta tale documentazione l’Ente provvede ad effettuare un riesame. Tale riesame, che nei casi ritenuti necessari
potrà prevedere anche un sopralluogo presso l'Organizzazione, consiste nella verifica della documentazione ricevuta
allo scopo di:

verificare che le attività dell’Organizzazione ricadano nel campo di accreditamento dell’Ente;

verificare le motivazioni della richiesta;

verificare che il certificato dell’Organizzazione, di cui si chiede il trasferimento, sia valido in termini di
autenticità, durata, scopo ed esclusioni eventuali;

verificare lo stato attuale delle eventuali NC aperte ed i rapporti dei precedenti audit dell’ente cedente;

valutare gli eventuali reclami/ricorsi ricevuti dall’Organizzazione e le azioni da essa intraprese per risolverli.
Se il certificato è stato emesso da ente non accreditato da Organismo firmatario accordi MLA, oppure il Riesame
preliminare lascia dubbi, l’Ente comunicherà all’Organizzazione che essa sarà considerata nuovo cliente precisandone
i motivi, pertanto l’iter di certificazione seguirà quanto previsto per le nuove certificazioni.
Nel caso in cui il certificato sia stato emesso da Enti che abbiano cessato l’attività o che abbiano avuto la revoca
dell’ente di accreditamento, l’Ente oltre al riesame documentale effettuerà sempre un Audit Supplementare in azienda
per verificare “de facto“ la conformità alla norma del Sistema di Gestione aziendale, prima di procedere, quindi
l’accoglimento della richiesta di trasferimento sarà subordinata all’esito dell’audit stesso.
Nel caso in cui il riesame preventivo abbia dato esito positivo, si procede all’emissione dell’offerta. Nel momento in
cui l’Organizzazione accetta l’offerta, l’Ente emette il certificato mantenendo inalterate le date di prima emissione
e di scadenza, e indicherà come data di emissione corrente la data della decisione finale dell’Ente. L’Ente
pianificherà gli audit secondo l’originaria frequenza. La mancata ottemperanza di queste condizioni o il fornire
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all’Ente notizie fuorvianti, impedisce l’avvio dell’iter di trasferimento, o il perfezionamento dello stesso. Gli audit a
seguire saranno inviati al comitato di delibera nei casi previsti, es. rinnovi, estensioni, sospensioni revoche ecc.
8. SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE
La certificazione può essere sospesa, per un periodo massimo di 6 mesi, nel caso in cui si verifichino le seguenti
condizioni:

si riscontrino Non Conformità nel corso di un audit di sorveglianza e si proponga la sospensione immediata della
certificazione;

a seguito di audit supplementare, se si constati il permanere di tutte o di maggior parte delle Non Conformità
precedentemente segnalate (Azioni Correttive non intraprese o non efficaci);

se l’Organizzazione non attua le Azioni Correttive richieste entro il tempo prestabilito;

si riscontrino gravi carenze inerenti il sistema di gestione dell’Organizzazione sulla base di reclami, azioni legali
ed altre evidenze oggettive anche non derivanti da verifiche ispettive;

se l’Organizzazione non permette di effettuare gli audit di mantenimento/sorveglianza con la cadenza
temporale prevista;

se l’Organizzazione fa un uso scorretto o ingannevole della certificazione;

se l’Organizzazione non rispetta i termini di pagamento dei costi di certificazione;

se l’Organizzazione non accetta eventuali modifiche ai regolamenti di certificazione;

se l’Organizzazione lede con il proprio comportamento la reputazione dell’Ente;
L’Organizzazione può richiedere volontariamente e motivatamente all’Ente la sospensione della certificazione per un
periodo non superiore a sei mesi. Il periodo di sospensione non modifica il periodo di validità del certificato.
La sospensione viene comunicata dall’Ente, a mezzo lettera raccomandata o posta certificata, indicando la data di
decorrenza, il divieto di utilizzare il logo dell’Ente ed i riferimenti al possesso della certificazione e le condizioni alle quali
la sospensione può essere revocata.
La sospensione è revocata solo quando l’Ente accerti il ripristino della conformità ai requisiti.
Qualora le cause che hanno determinato la sospensione non siano rimosse entro i termini stabili, l’Ente procederà alla
revoca della certificazione
9. REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE
La revoca e la conseguente cancellazione e ritiro della certificazione del sistema di gestione viene proposta dall’Ente ed
approvata dal Comitato di Delibera nei casi:

inosservanza dei requisiti e prescrizioni contenuti nel presente regolamento;

mancata eliminazione, nei tempi stabiliti, delle cause che hanno provocato la sospensione della certificazione;

sistema di gestione che non garantisce il rispetto dei requisiti cogenti di prodotto e/o servizio;

ripetuta inosservanza degli impegni assunti con l’Ente;

persistere della condizione di morosità per oltre un mese dal ricevimento della diffida (caso che non necessita
l’intervento del Comitato di Delibera);

cessazione delle attività per le quali l’Organizzazione ha ottenuto la certificazione del sistema di gestione;

fallimento o liquidazione.
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La decisione di revoca della certificazione del sistema di gestione viene comunicata all’Organizzazione mediante
lettera raccomandata o posta certificata.
A seguito di revoca l’Organizzazione si impegna a:

restituire l'originale del certificato all’Ente e a non utilizzarne le eventuali copie e riproduzioni;

eliminare dalla carta intestata, documentazione tecnica e pubblicitaria ogni riferimento o simbolo della
certificazione;

sospendere immediatamente l'uso del logo e del marchio dell’Ente.
La revoca della certificazione non dà diritto ad alcun rimborso sulle attività già effettuate e fatturate.
10. RINUNCIA ALLA CERTIFICAZIONE
L’Organizzazione può rinunciare alla certificazione del Sistema di Gestione in suo possesso:


alla scadenza del triennio;

in caso di variazione delle norme di riferimento;

in caso di non accettazione di eventuali revisioni del presente regolamento;

in caso di non accettazione delle variazioni delle condizioni economiche;
per recesso del contratto motivatamente (ad esempio: cessazione dell'attività o cessione di ramo di azienda a
soggetto giuridico diverso, disposizioni di legge, ecc.);
in caso di trasferimento della certificazione ad altro organismo
11. RICORSI, RECLAMI E CONTENZIOSI
L’Organizzazione ha la facoltà di presentare reclami o ricorsi in forma scritta. Il reclamo è le manifestazione di
insoddisfazione dell’Organizzazione rispetto ad aspetti amministrativi, tecnici, prestazionali delle attività svolte
dall’Ente. Il ricorso è la manifestazione esplicita e documentata di non accettazione delle decisioni adottate dall’ente
nell’ambito delle attività di audit. Il contenzioso deriva dalla eventuale non accettazione da parte dell’Organizzazione
delle decisioni comunicate a fronte dei ricorsi.
Il reclamo ricevuto dall’Ente viene registrato e lo stesso Ente provvede ad analizzare la situazione di insoddisfazione
descritta e dare una risposta scritta entro 30 giorni dal ricevimento.
Il ricorso va indirizzato alla Direzione Generale di Dimitto entro 15 giorni dalla decisione dell’ente facendo esplicito
riferimento al fatto che si presenta un ricorso in accordo al presente paragrafo. L’Ente procederà quindi ad un
accertamento in merito e a trasmettere una risposta scritta all’Organizzazione entro 30 giorni dal ricevimento circa
l’esito dell’accertamento e le relative decisioni.
L’eventuale contenzioso viene riportato al giudizio di una terna arbitrale; due arbitri vengono scelti dalle parti tra esperti
del settore mentre il terzo viene scelto dai primi due, o in mancanza di un accordo, dal Tribunale di Lugano (Svizzera).
Le spese inerenti successivi accertamenti che dovessero rendersi necessari sono a carico del ricorrente salvo il caso di
accoglimento del ricorso.
12. USO DEL LOGO E DEL CERTIFICATO
Caratteristiche generali:
- il logo può essere ingrandito o ridotto purché ne vangano rispettate le proporzioni e il colore e ne venga
assicurata la perfetta leggibilità
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- l’utilizzo del logo non deve poter dare adito ad errate interpretazioni ed in particolare non deve poter essere
confuso con un marchio di certificazione di prodotto e non deve pertanto essere apposto su prodotti né su loro
imballi primari (Imballi in diretto contatto con il prodotto); il logo non deve essere apposto su certificati e rapporti di
prova, analisi o taratura emessi dai laboratori;
- l’utilizzo del logo deve immediatamente cessare nel caso di decadenza, sospensione o revoca della certificazione;
in tali casi l’organizzazione deve provvedere all’eliminazione dello stesso da tutti i documenti sui quali era stato
posto.
Per i settori accreditati il certificato riporterà anche il logo dell’ente di accreditamento SAS che non potrà in nessun
modo essere utilizzato dall’Organizzazione.
13. RISERVATEZZA ED INFORMATIVA TRATTAMENTO DEI DATI
Tutta la documentazione tecnica e contrattuale, comprese lettere e comunicazioni relative alle attività di certificazione
del Sistema di Gestione delle aziende richiedenti é riservata e la sua divulgazione, così come l’accesso, sono limitati al
minimo indispensabile per l’esplicazione delle attività richieste, così come regolamentato anche dalle procedure interne
dell’Ente. Tutto il personale che opera per conto dell’Ente è tenuto al rispetto del segreto professionale e ad un
comportamento etico. In relazione ai dati relativi all’organizzazione, forniti direttamente all’Ente o da esso acquisiti nel
corso del rapporto contrattuale o precontrattuale (di seguito i Dati o Dati Personali), l’Organizzazione prende atto di
Quanto segue:
a) Il trattamento dei dati personali è diretto:
a1)
a2)
alla formulazione delle offerte, ed alle attività finalizzate alla costituzione del rapporto contrattuale;
all’espletamento da parte dell’Ente delle attività di adempimento do obblighi contabili e fiscali, di
amministrazione della clientela, di gestione dei pagamenti e dell’eventuale contenzioso, di adempimento
obblighi di legge e nei confronti deghi enti di accreditamento, all’inserimento nelle pubblicazioni periodiche, a
tutte le necessità/obblighi derivanti da prescrizione imposte dalla norma ISO 17021 edizione vigente;
a3)
Allo svolgimento di attività di informazione e promozione dirca i servizi dell’Ente;
b) In relazione a predette finalità, il trattamento dei Dati personali potrà essere svolto manualmente ovvero con
l’ausilio di mezzi informatici, elettronici o comunque automatizzati e potrà consistere, alternativamente o
congiuntamente, in operazioni di registrazione, conservazione, organizzazione, elaborazione, selezione, raffronto,
estrazione, comunicazione, cancellazione, distribuzione dei dati stessi;
c) Relativamente ai dati, non è necessaria una espressa manifestazione di consenso al trattamento, alla diffusione
e alla comunicazione verso i destinatari di cui alla lettera successiva, purché
avvenga per le finalità indicate ai
punti a1) ed a2), essendo tale consenso presento dalla legge ovvero comunque non obbligatorio;
d) Per quanto riguarda invece il trattamento dei Dati per le finalità di cui al punto a3) è necessaria una
manifestazione al consenso dell’organizzazione, del tutto facoltativa, per l’invio di comunicazioni commerciali
attraverso sistemi automatizzati di chiamata e comunicazioni elettroniche quali: posta elettronica, telefax, Mms,
Sms o di altro tipo.
e) Titolare dei Dati è l’Ente, che ha nominato come responsabile del trattamento dati Il Legale Rappresentante, i
cui dati, unitamente a quelli deghi altri responsabili nominati, sono conoscibili contattando la sede legale.
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f) I dati potranno essere comunicati, per analogo trattamento, ad altre società del gruppo al quale, appartenga
l’Ente.
g) I dati potranno essere comunicati, anche al di fuori dell’ambito territoriale della Unione Europea, alle seguenti
categorie di soggetti: corrieri-spedizionieri; istituti bancari; intermediari finanziari non bancari; amministrazioni
postali; servizio postel; agenti; studi professionali e società di consulenza per l’espletamento da parte di tali
soggetti dei servizi di assistenza in materia contabile, fiscale, gestione contenzioso e recupero crediti; consulenti ed
imprese incaricati della manutenzione del sistema informativo aziendale; società di revisione; Professionisti o
società per l’espletamento dei servizi di certificazione; Pubbliche Amministrazioni; enti ed organizzazioni a cui
Dimitto è tenuta a comunicare per obblighi di legge o do contratto ( esempio Accredia, SAS ecc).
h) I dati saranno soggetti a diffusione tramite inserimento nelle pubblicazioni periodiche ( registri elenchi, ecc) e
sul sito internet dell’Ente.
i) La legge riconosce all’organizzazione una serie di diritti, tra cui quello di opporsi per motivi legittimi al
trattamento in questione, di ottenere dal titolare del trattamento la conferma dell’esistenza o meno Dati e che tali
Dati vengano messi a sua disposizione in forma chiara e comprensibile; quello di conoscere l’origine dei dati
nonché la logica e le finalità su cui si basa il trattamento; quello di ottenere la cancellazione, la trasformazione in
forma anonima, il blocco, per i dati trattati in violazione alla
normativa vigente, o la certificazione e
l’aggiornamento e, se vi è interesse, l’integrazione dei dati stessi.
14. DIRITTI E DOVERI DI DIMITTO
14.1.
Modifiche al regolamento
E’ facoltà dell’Ente modificare o aggiornare il presente documento, anche a seguito di modifiche del documento
normativo di riferimento, imposte dagli Enti di Accreditamento, o in base alle procedure interne di certificazione. L’Ente
darà comunicazione delle modifiche all’Organizzazione la quale, qualora non intenda conformarsi, avrà la facoltà di
rinunciare al contratto entro 30 giorni successivi a detta comunicazione. Copia aggiornata del presente regolamento è
reperibile sul sito www.dimitto.eu.
14.2.
Causa di forza maggiore.
L’Ente sarà esentato dagli obblighi derivanti dal contratto stipulato con l’Organizzazione e non sarà ritenuto
responsabile in nessun modo, qualora non dovesse essere in grado di adempiere ai propri impegni a causa di
circostanze ragionevolmente imprevedibili
15. DIRITTI E DOVERI DELL’ORGANIZZAZIONE
L’Organizzazione ha il diritto di dare pubblicità all'ottenimento della certificazione del proprio Sistema di Gestione nei
modi che ritiene più opportuni, purché sia fatto sempre corretto riferimento all'oggetto e ai limiti della certificazione
ottenuta. La certificazione è rilasciata all’Organizzazione limitatamente alla norma, alle attività certificate e ai siti
(unità operative) riportati nel certificato e non è trasferibile od estendibile ad altre unità. La certificazione rilasciata
dall’Ente sul sistema di gestione non solleva l’azienda dagli obblighi di legge derivanti dai processi e servizi forniti e
dagli obblighi contrattuali verso i propri clienti. In particolare si ricorda che nessuna responsabilità può derivare all’Ente
per inadempienze legislative. L’Ente non è responsabile d’inadeguatezze o danni di alcun tipo provocati dall'attività
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dell’Organizzazione o dai suoi prodotti, processi o servizi. Le modifiche organizzative e strutturali che
l’Organizzazione fa per accedere alla certificazione sono esclusiva responsabilità dell’Organizzazione stessa
15.1.
Modifiche al Sistema di Gestione dell’Organizzazione
Durante il periodo di validità della certificazione rilasciata, l’Organizzazione deve notificare per iscritto (via fax, lettera
o e-mail) all’Ente ogni modifica sostanziale (organizzativa e/o documentale) del suo Sistema di Gestione descrivendo la
natura e la portata dei cambiamenti effettuati. In caso di procedure concorsuali volontarie o coatte amministrative
l’Organizzazione deve darne comunicazione, entro trenta giorni, all’Ente. In ipotesi di amministrazione controllata con
prosecuzione dell’attività, l’Ente potrà subordinare il mantenimento della certificazione all’effettuazione di audit
supplementare. In caso di gravi incidenti ambientali o infortuni sul lavoro l’Organizzazione deve darne
tempestivamente comunicazione all’Ente il quale può decidere se effettuare un audit straordinario per verificare
l’assenza di rischi ambientali e/o per la sicurezza e salute ed il ripristino di condizioni accettabili di sicurezza. In caso di
esito negativo di tale verifica l’Ente può decidere di sospendere o addirittura di revocare la certificazione
15.2.
Osservatori ed Ispettori degli Enti di Accreditamento
L’Organizzazione deve consentire l'accesso ai propri locali agli auditor dell’Ente, agli eventuali osservatori od esperti
tecnici e agli ispettori degli enti di accreditamento in accompagnamento a Dimitto, ed assisterli durante gli audit, anche
se comunicato con preavviso minimo. In caso di persistente inadempimento, all’obbligo dell’Organizzazione a ricevere
gli osservatori degli enti di accreditamento in accompagnamento agli auditor dell’Ente, per L’ente sarà motivo del
mancato rilascio o della revoca della certificazione. L’Organizzazione può invitare ad assistere agli audit propri
osservatori (come i consulenti) a condizione che essi rispettino il ruolo di osservatore e non intervengano in modo attivo
nel processo di audit
15.3.
Obbligo di informazione sui procedimenti legali
L’Organizzazione deve informare tempestivamente, entro trenta giorni, l’Ente a mezzo fax e successivamente a
mezzo lettera raccomandata o posta certificata, di qualsiasi segnalazione comunicata dal pubblico e/o dalla pubblica
autorità relativamente a inadempienze legislative, violazioni di leggi e di disposizioni regolamentari ad essa imputabili e
in caso di procedimenti giudiziari per responsabilità da prodotto o violazioni di leggi di prodotto/servizio per cui è stata
rilasciata la certificazione.
16. NOTE CONCLUSIVE
La firma sull’offerta dell’Ente presuppone che l’Organizzazione abbia letto compreso e recepito il presente
regolamento, in particolare i seguenti paragrafi: 1 “Indirizzi politici”, 2 “Accreditamento”, 8 “Sospensione della
certificazione”, 9 “Revoca della certificazione”, 11 “Ricorsi, reclami e contenziosi”, 12 “Uso del logo e del certificato”,
15 “Diritti e doveri dell’organizzazione”.
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