il nostro - Avon Products Inc.

CODICEdi
CONDOTTA
i nostri valori, il nostro codice
Da molto tempo Avon ha abbracciato cinque valori chiave: responsabilità, rispetto, fiducia, umiltà, e integrità.
In qualità di dipendenti Avon, la nostra vita è fondata su questi valori e sappiamo che agendo in questo modo
promuoviamo un ambiente di responsabilità e apertura che incoraggia sempre la verità; rispetto reciproco,
con i nostri rappresentanti, clienti, azionisti e funzionari della pubblica amministrazione che disciplinano ed
applicano la legge; sufficiente fiducia in noi stessi e reciproca per perseguire la nostra missione in accordo
con i nostri valori; l’umiltà di dar voce alla nostra performance e di ammettere i nostri errori e l’integrità in
tutte le situazioni a dispetto di pressioni o tentazioni, ovunque possiamo trovarci, noncuranti delle potenziali
conseguenze.
Questa edizione del nostro Codice di Condotta è dedicata ai nostri valori e a tutti i dipendenti di cui ne sono in
possesso. Confidiamo che questo Codice rappresenterà una guida preziosa per le regole e le policy applicabili
alla nostra condotta oltre a determinare le procedure a nostra disposizione per porre domande, sollevare
problemi etici e denunciare possibili violazioni.
Siamo fieri che Avon sia un’azienda socialmente responsabile che si aspetta un rigoroso rispetto della legge
e che incoraggia una cultura di integrità e di comportamento etico. Comprendiamo che il nostro instancabile
impegno per un comportamento nel rispetto della legge ed etico sia indispensabile per la nostra reputazione,
la nostra sopravvivenza e il nostro successo.
Questo Codice di Condotta sostituisce il Codice di condotta commerciale ed etica del 2008
CODICE DI CONDOTTA
3
La relatività si applica
alla fisica, non all’etica.
- Albert Einstein
Indice
7.
R
esponsabilità per la nostra cultura etica
11.
von e la sua promessa di dare risposte e
A
soluzioni a domande e problemi
Porre domande
Denunciare violazioni
Ricevere denunce di violazioni
Mancata denuncia di violazioni
Nessuna ritorsione
Analisi dei report
Obbligo a cooperare
Azione disciplinare
15.
23.
Concussione e corruzione
Rappresentazioni accurate, libri, documenti e contabilità
Riciclaggio di denaro
Aggiotaggio
Commercio internazionale
Antitrust e concorrenza
Informazioni sulla concorrenza
Rapporti corretti
Indagini esterne e richieste
29.
Evitare il conflitto di interessi
Rapporti di affari
Lavoro e attività esterni
Regali
Pasti e intrattenimento
Attività politica
Le policy a livello mondiale o altra assistenza sono citati all’interno di questo Codice con
il simbolo i . Le policy a livello mondiale sono disponibili su insideAvon.com. Le nostre
consociate possono stabilire ulteriori orientamenti o Policy locali che impongono requisiti
aggiuntivi.
Proteggere le nostre risorse e le informazioni
Protezione delle risorse Avon
Protezione delle informazioni Avon
Protezione delle informazioni personali
Gestione dei documenti
Parlare per conto di Avon
Impegnarsi per conto di Avon
Social media
ispetto per i nostri colleghi e per
R
l’ambiente di lavoro
Diversità e Comprensione
Rispetto reciproco e luogo di lavoro senza molestie
Salute, protezione e sicurezza
Droghe e alcool sul posto di lavoro
19.
Osservanza di tutte le regole
35.
Promuovere la responsabilità sociale dell’azienda
Standard etici del lavoro
Gestione responsabile dell’ambiente
Filantropia di Avon
39.
ealizzare e commercializzare i nostri prodotti
R
in modo responsabile
Qualità del prodotto e integrità della catena di distribuzione
Pubblicità e commercializzazione dei prodotti
43.
Altre risorse
CODICE DI CONDOTTA
5
questo Codice descrive
gli standard di
condotta richiesti
ad ognuno
In Avon la nostra vita è fondata sui nostri valori
e sul nostro Codice. Questo Codice descrive
gli standard di condotta richiesti a tutti in Avon.
Questo Codice offre inoltre una panoramica
delle leggi e delle policy che governano la
nostra attività e ci informa su dove rivolgerci in
caso di necessità, quando si presentano dubbi
sulle azioni corrette.
Responsabilità per la nostra
cultura etica
CODICE DI CONDOTTA
7
Grazie al riflesso dei
nostri cinque valori
chiave, la nostra
cultura di integrità
dipende da una
serie di condivisi
comportamenti
di leadership che
auspichiamo vengano
dimostrati dai tutti i
dipendenti.
I nostri comportamenti di leadership
• R esponsabilizziamo noi stessi e gli altri dipendenti per la scelta della migliore
cosa da fare.
• Q uando necessario, non esitiamo a comunicare apertamente e a sfidare lo
status quo.
• L avoriamo insieme per creare e ispirare l’ambiente dove i dipendenti sono
supportati e motivati.
• In caso di necessità intraprendiamo azioni decisive per preservare la nostra
cultura di integrità.
Ognuno deve:
• e ssere sempre sincero nei confronti degli altri, delle nostre Presentatrici,
dei nostri clienti e dei funzionari governativi;
• c omprendere e rispettare le leggi e le policy che si applicano alle
nostre attività;
• leggere questo Codice almeno una volta all’anno e seguirne sempre le
normative;
• c ompletare la formazione e ottenere le certificazioni richieste da Avon;
• u tilizzare il buon senso, evitare anche l’apparenza di una condotta scorretta
e cercare assistenza in caso di problemi circa le azioni corrette da
intraprendere;
• intervenire al fine di evitare che i dipendenti agiscano qualora decidano di
violare la legge o questo Codice
• m anifestare preoccupazione e denunciare possibili violazioni della legge
o di questo Codice alla Helpline per l’integrità di Avon per mezzo di uno
degli altri canali di denuncia elencati nella sezione “Denunciare violazioni”
di questo Codice.
I dipendenti responsabili di altri colleghi
devono
• c reare un ambiente che incoraggi le comunicazioni aperte e schiette;
• d iscutere periodicamente di questo Codice per assicurarsi che i loro team
comprendano le proprie responsabilità etiche e legali;
• a ssicurarsi che ogni persona del proprio team completi tutta la formazione
richiesta;
• m onitorare la condotta dei dipendenti sotto la propria supervisione;
• fare una denuncia alla Helpline per l’integrità di Avon o al comitato globale
per l’etica e la compliance se un dipendente manifesta preoccupazione per
una possibile violazione del presente Codice. Intraprendere quindi tutte le
misure necessarie per tutelare il dipendente da ritorsione e verificare tutti
gli altri requisiti nella sezione “Avon e la sua promessa di dare risposte e
soluzioni a domande e problemi” di questo Codice.
Avon
• incoraggerà una cultura di informazione costituita da comunicazioni aperte
e schiette;
• s i assicurerà che i dipendenti che denunciano una possibile violazione di
questo Codice siano tutelati da ogni forma di ritorsione;
• investigherà con diligenza tutte le denunce di possibili violazioni, le gestirà in
modo costruttivo e porrà rimedio.
Applicabilità del Codice
In Avon questo Codice si applica a tutti, indipendentemente dalla posizione
o dall’anzianità, compreso il consiglio di amministrazione di Avon, i dirigenti
e i dipendenti a livello mondiale di Avon. Non è consentita alcuna deroga alle
disposizioni di questo Codice. Sebbene questo Codice non consista in un
contratto di impiego, il suo rispetto è una condizione di lavoro a meno che non
sia proibito dalla legge locale.
i
Per ulteriori
informazioni sulla
denuncia di possibili
violazioni, fare
riferimento al capitolo
“Avon e la sua promessa
di dare risposte e
soluzioni a domande e
problemi” della sezione
seguente.
CODICE DI CONDOTTA
9
tutti i Dipendenti
sanno di poter
parlare liberamente
e in modo sincero
Avon incoraggia una cultura di
comunicazioni aperte e schiette in
cui tutti i dipendenti sono consapevoli
di poter parlare liberamente e
onestamente, senza timore di ritorsioni.
In caso di problemi, i dipendenti
hanno la responsabilità di porre
domande, manifestare preoccupazioni
o denunciare possibili violazioni della
legge e del presente Codice.
Avon e la sua promessa di
dare risposte e soluzioni a
domande e problemi
Domande
Denunciare violazioni
Ricevere denunce di violazioni
Mancata denuncia di violazioni
Nessuna ritorsione
Indagini sulle denunce
Obbligo alla cooperazione
Azione disciplinare
CODICE DI CONDOTTA 11
Riconosciamo l’importanza di porre domande,
di cercare aiuto in caso di necessità e di
manifestare possibili preoccupazioni.
Domande
• C hiediamo assistenza quando non siamo sicuri se la condotta viola la legge
o questo Codice.
• C omprendiamo che porre domande offre ad Avon la possibilità di evitare
problemi prima che possano causare danni ai dipendenti, all’attività o alla
nostra reputazione.
Chiunque non fosse sicuro della correttezza di un’azione dovrebbe porsi le
seguenti domande:
• È legale?
• È in linea con questo Codice e con le policy aziendali?
• C ome si presenta?
• C ome si percepisce?
• S i riflette positivamente su Avon?
Se la risposta a tutte queste domande è “no” o “non so” dovremmo richiedere
assistenza per risolvere la questione.
Denunciare violazioni
Reali o possibili violazioni della legge o di questo Codice si denunciano ai
seguenti organi:
• Helpline per l’integrità di Avon;
• m embri del comitato globale per l’etica e la compliance;
• m embri del comitato esecutivo;
• p roprio manager diretto;
• u fficio legale locale preposto o ad altri membri dell’ufficio legale;
• u n componente delle risorse umane.
Ricevere denunce di violazioni
Chiunque riceva una denuncia di una reale o possibile violazione di questo
Codice deve:
• inoltrarla alla Helpline per l’integrità di Avon o al comitato globale per l’etica e
la conformità;
• m antenere il riserbo sulla denuncia;
• a stenersi da fare indagini personali sulla denuncia.
Mancata denuncia di violazioni
La mancata denuncia di una violazione alla legge o a questo codice
rappresenta di per sé una violazione a questo stesso Codice e può dar
luogo a un’azione disciplinare, compresa la possibile risoluzione del rapporto
di lavoro.
Nessuna ritorsione
Avon promuove un ambiente di lavoro aperto e onesto che incoraggia la
comunicazione schietta e permette ai dipendenti di denunciare una cattiva
condotta e manifestare preoccupazioni di ordine etico senza timore di
ritorsioni. Avon non tollererà le ritorsioni ai danni dei dipendenti per aver
posto domande o denunciato una possibile violazione della legge, di questo
codice o di altre policy aziendali. Chiunque abbia avuto esperienza di ritorsioni
per aver fatto domande o sporto denunce deve prontamente riferire tale
comportamento. Chiunque sia coinvolto in ritorsioni sarà soggetto ad azione
disciplinare, compresa la possibile risoluzione del rapporto di lavoro.
Indagini sulle denunce
Avon incaricherà un professionista esperto per indagare su ogni cattiva
condotta nota o presunta. I nostri esperti indagheranno in modo
professionale; verranno intraprese tutte le necessarie azioni correttive con
l’adeguata supervisione del management. Avon manterrà il riserbo sulle
denunce al fine di avere la facoltà di condurre un’indagine completa e corretta
e di rispettare gli obblighi di legge.
Obbligo alla cooperazione
Dobbiamo cooperare con le indagini eseguite da Avon. La cooperazione
comprende rispondere alle domande; fornire informazioni complete,
accurate e veritiere; conservare i documenti e le prove pertinenti e astenersi
dall’interferire in ogni modo con le indagini. Ognuno di noi deve mantenere
confidenziali tutte le informazioni inerenti una denuncia di possibile cattiva
condotta o un’indagine, salvo quanto diversamente stabilito dal legale.
Azione disciplinare
Avon non permette le violazioni della legge o di questo Codice e intraprenderà
azioni immediate al fine di prevenirle. Se Avon stabilisce che un dipendente
ha violato la legge o questo Codice, tale soggetto sarà sottoposto ad azione
disciplinare, compresa la possibile risoluzione del rapporto di lavoro. Inoltre,
la conformità alla legge e al presente Codice rappresentano la condizione
per la partecipazione e per ricevere un riconoscimento in base ai piani e ai
programmi di incentivazione di Avon. Un dipendente che violi la legge nello
svolgimento del proprio lavoro, o che commetta una grave violazione del
presente Codice, non ha diritto a incentivi, di cui fanno parte bonus annuali o
a lungo termine, opzioni sull’acquisto di titoli, azioni vincolate o altri premi se
consentiti dalla legge locale.
i
Per ulteriori
informazioni sulla
Helpline per l’integrità
si prega di visitare
integrityhelpline.avon.com.
I dipendenti possono accedere alla
Helpline per l’integrità con domande o
denunce. La linea viene gestita in modo
autonomo da terzi ed è disponibile 24
ore al giorno/sette giorni la settimana.
I dipendenti possono accedere alla
Helpline per l’integrità in due modi:
• M odulo internet – Completare
un modulo online per mezzo di
un sito sicuro all’indirizzo
integrityhelpline.avon.com.
• Telefonata internazionale gratuita –
Chiamata gratuita da tutti i paesi.
Avon incoraggia i dipendenti che
utilizzano la Helpline per l’integrità a
identificarsi per migliorare la facoltà
di Avon di raccogliere informazioni
e rispondere. Tuttavia, i dipendenti
possono fare domande o denunce in
forma anonima.
Si prega di notare che esistono
restrizioni alla facoltà dei dipendenti
dell’Unione Europea di fare denunce
in determinati ambiti. Se la Helpline
non può accettare una denuncia,
si prega di inoltrarla mediante un altro
canale proposto.
CODICE DI CONDOTTA 13
Avon si impegna a mantenere un ambiente
di lavoro sicuro e positivo che promuove
una forza lavoro culturalmente diversificata
e offre corrette ed eque opportunità.
L’incoraggiamento a un tale ambiente
comprende il rispetto reciproco e il rifiuto di
tutti i comportamenti che compromettono la
qualità del nostro ambiente di lavoro.
Avon è impegnata
a mantenere un
ambiente di lavoro sicuro
e positivo che promuove
la diversità culturale
della forza lavoro
Rispetto per i nostri
colleghi
e per l’ambiente di lavoro
Diversità e comprensione
Rispetto reciproco e luogo di lavoro senza molestie
Salute, protezione e sicurezza
Droghe e alcool sul posto di lavoro
CODICE DI CONDOTTA 15
Promuoviamo un ambiente di lavoro sicuro e
rispettoso in cui i dipendenti agiscono secondo
le leggi e valorizziamo le differenze di ciascuno
come qualità uniche.
Diversità e comprensione
• R iconosciamo il valore di opinioni e punti di vista diversi.
• C i battiamo per ottenere e mantenere una potente forza lavoro globale che
abbracci e rifletta diversità e comprensione.
• C oncediamo ai dipendenti giuste ed eque opportunità in modo da poter
perseguire i nostri obiettivi commerciali e dare la possibilità ai dipendenti di
contribuire al successo della nostra attività.
• Offriamo una sistemazione ragionevole ai dipendenti con disabilità.
• Tutte le decisioni in merito ai dipendenti vengono prese senza
discriminazione di razza, colore, religione, genere, età, origine, disabilità,
maternità, stato civile, orientamento sessuale, identità di genere, stato
veterano o altri status tutelati dalla legge.
Rispetto reciproco e
luogo di lavoro senza molestie
• C i assumiamo personalmente la responsabilità della qualità del nostro
ambiente di lavoro.
• Trattiamo con correttezza, dignità e rispetto tutte le persone con cui
lavoriamo.
• Proibiamo qualsiasi forma di molestia e non tolleriamo comportamenti
o comunicazioni (siano queste ultime verbali o scritte) intimidatorie,
ostili od offensive.
Il termine “molestia” si può applicare a un ampio spettro di comportamenti di
abuso, tra cui ad esempio, indesiderate avance sessuali, commenti a sfondo
sessuale o minacce di aggressioni fisiche, esibizione di materiale offensivo,
scherzi sgraditi o commenti che costituiscono un insulto in relazione alle
caratteristiche personali.
i
Per ulteriori
informazioni sul
tema della diversità
e comprensione in
Avon si prega di
leggere la Policy per
le pari opportunità di
lavoro/Policy per la
diversità e tutte le
policy locali vigenti.
Salute, protezione e sicurezza
• S eguiamo tutte le normative in materia di salute e protezione e tutte le policy
sulla sicurezza che applichiamo al nostro posto di lavoro.
• D enunciamo prontamente ogni fatto e condizione pericolosi, o altri problemi
inerenti la sicurezza alla Helpline globale di emergenza o a un membro del
nostro team locale per la sicurezza.
Droghe e alcool sul posto di lavoro
• Evitiamo l’uso di alcool o droghe illegali durante lo svolgimento dell’attività
per conto di Avon.
i
Per ulteriori
informazioni sulla
Helpline di emergenza
globale, si prega di visitare
il sito sulla sicurezza
globale all’indirizzo
insideavon.com/security.
• S iamo consapevoli che la vendita, l’acquisto, il possesso o l’utilizzo delle
droghe illegali o controllate è proibito nelle strutture Avon o durante
l’esercizio dell’attività aziendale.
• U tilizziamo soltanto medicinali che non alterano la performance sul lavoro
o che generano rischi per la nostra sicurezza, per la nostra salute o per
quelle altrui.
i
Per ulteriori
informazioni sul posto
di lavoro sicuro e libero
da violenza leggere la
Policy per la violenza
sul posto di lavoro e tutte
le policy locali vigenti.
CODICE DI CONDOTTA 17
tutti i Dipendenti
hanno l’obbligo di
agire nel miglior
interesse di Avon
Tutti i dipendenti hanno l’obbligo di
agire nel miglior interesse di Avon.
Evitare i conflitti di interesse significa
evitare qualsiasi attività, relazione o
altra circostanza volta anche solo
apparentemente a interferire con
la nostra lealtà e il nostro dovere di
oggettività nei confronti di Avon.
Evitare il conflitto
di interessi
Rapporti d’affari
Lavoro e attività esterni
Regali
Pasti e intrattenimento
Attività politica
CODICE DI CONDOTTA 19
Dobbiamo evitare ogni attività, relazione o
altra circostanza in cui i nostri interessi personali
siano in conflitto, o appaiano tali, con gli interessi
di Avon.
• N on permettiamo che gli interessi personali, privati o familiari interferiscano
con la nostra lealtà nei confronti di Avon.
• N on intraprendiamo alcuna attività che comprometta, anche solo
apparentemente, l’integrità di una decisione commerciale.
• N on diamo né accettiamo alcuno dei valori come parte di un accordo per
fare od ottenere qualcosa in cambio.
• D enunciamo prontamente i conflitti di interesse o le situazioni che
potrebbero apparire come causa di conflitti d’interesse.
La condotta che in qualche modo potrebbe sembrare un conflitto di interesse
può essere risolta nella misura in cui viene divulgata e approvata in accordo
con la policy sui conflitti di interesse di Avon. I conflitti di interesse possono
essere evitati:
• c onsigliando a un individuo come gestire la situazione in modo da non
trasformarsi in conflitto;
• s ollevando un individuo da una determinata responsabilità decisionale;
• eliminando il conflitto di interessi o quanto appare tale.
Rapporti d’affari
• N on ci occupiamo di decisioni su commesse che potrebbero essere a
nostro vantaggio o a vantaggio di amici e parenti.
• N on assumiamo o gestiamo parenti.
• N oi e i nostri parenti prossimi non siamo volutamente in possesso di un
nascosto interesse finanziario in aziende che attualmente collaborano con
Avon o che potenzialmente potrebbero farlo in qualità di venditori, fornitori
o persino concorrenti, salvo che la partecipazione sia inferiore all’1% delle
azioni di un’azienda pubblica.
I “parenti prossimi” comprendono coniuge o partner, figli, genitori, fratelli,
parenti acquisiti, nonni, nipoti e tutti i coniugi o partner di detti parenti.
Lavoro e attività esterni
• N on intraprendiamo lavori esterni che compromettano la nostra assoluta
lealtà nei confronti di Avon e che interferiscano con la nostra facoltà di
eseguire completamente il nostro lavoro.
• C erchiamo l’approvazione in accordo con la policy sul conflitto di interesse
di Avon prima di prestare servizio come membro direttivo di organizzazioni
senza scopi di lucro o prima di lavorare in qualità di specialista, consulente,
dirigente o funzionario per una società in rapporto d’affari con Avon.
• N on ci avvaliamo delle risorse di Avon - compreso tempo, strutture o
materiali - per lo svolgimento di attività al di fuori di Avon.
Come sottolineato nella documentazione vigente, i membri del Consiglio di
Amministrazione di Avon sono soggetti a restrizioni diverse in materia di lavoro
o di attività esterni.
Regali
• O ffriamo o accettiamo regali solamente di valore nominale e compatibili
con le pratiche commerciali ordinarie e abituali.
• N on offriamo o accettiamo alcun regalo in denaro o equivalente
(ad esempio, azioni, carte regalo, ecc.).
Pasti e intrattenimento
Offriamo e accettiamo unicamente pasti o intrattenimento (ad esempio biglietti
per eventi, ecc.) se:
i
Per ulteriori
informazioni sui
conflitti di interesse
leggere la Policy
globale sul conflitto
di interesse e tutte le
policy locali vigenti.
• s iamo accompagnati da un rappresentante della società ospite od offerente;
• n on è di grande o inconsueto valore (ad esempio, le classiche partite di
tennis e calcio non sarebbero tipicamente considerate di inconsueto valore);
• è coerente con le pratiche lavorative ordinarie e abituali.
Attività politica
• M anteniamo l’attività politica personale separata dal nostro lavoro in Avon.
• S iamo concordi nel non utilizzare le risorse aziendali, compreso tempo,
proprietà, attrezzatura o il nome Avon per le attività policy personali.
• N on concediamo mai contributi politici diretti o indiretti per conto di Avon
senza previa approvazione degli affari generali.
i
Per ulteriori
informazioni sulle
elargizioni nell’ambito
dello svolgimento
dell’attività a favore di
funzionari governativi
vedere “Osservanza
delle leggi—Concussione
e corruzione” della
sezione seguente.
CODICE DI CONDOTTA 21
rispettiamo tutte le
normative dei paesi
in cui Avon svolge la
propria attività
L’obiettivo di Avon è di essere
superiore alla nostra concorrenza
senza ricorrere a mezzi scorretti
o disonesti. Il nostro impegno
continuo nella cultura di integrità
di Avon è indispensabile per
il nostro successo; agiamo
conformemente a tutte le leggi
vigenti nei paesi in cui Avon
svolge l’attività.
L’osservanza di tutte le regole
Concussione e corruzione
Dichiarazioni, libri, documenti e contabilità accurati
Riciclaggio di denaro
Aggiotaggio
Commercio internazionale
Antitrust e concorrenza
Informazioni sulla concorrenza
Rapporti corretti
Indagini e inchieste esterne
CODICE DI CONDOTTA 23
Agiamo conformemente a tutte le leggi vigenti nei
paesi in cui realizziamo affari.
Concussione e corruzione
Non offriamo né accettiamo tangenti, siano esse dirette o indirette. Le tangenti
costituiscono un danno per le nostre comunità, indeboliscono il commercio
equo e sono contrarie ai nostri valori.
• Proibiamo ogni forma di concussione o corruzione.
• R ispettiamo tutte le leggi e i regolamenti anti-concussione e anti-corruzione
a livello mondiale.
• N on diamo mai, promettiamo, offriamo, autorizziamo, richiediamo o
accettiamo qualcosa di valore allo scopo di influenzare una decisione che
coinvolge la nostra attività.
• Q uando richiesto dalle policy di Avon, richiediamo l’approvazione prima di
offrire regali od ospitalità a funzionari governativi (come ispettori doganali,
funzionari per la concessione di licenze e permessi o giornalisti operanti
presso media statali).
• Q uando richiesto dalle policy di Avon, richiediamo l’approvazione prima di
annunciare, promettere o erogare donazioni a enti e comunità al di fuori
degli Stati Uniti.
• Q uando sono coinvolte terze parti, ci avvaliamo della dovuta diligenza o
monitoriamo adeguatamente le loro azioni per garantire che la loro condotta
sia allineata alle policy anti-corruzione di Avon.
Non assumeremo qualcuno per intraprendere azioni che a noi non sono
consentite. Le policy di Avon richiedono un maggiore vaglio in presenza dei
seguenti fattori:
• relazioni con il governo;
• s ubagenti o subappaltatori sconosciuti;
• s egretezza non dovuta o richiesta di “non parlare”;
• fatture gonfiate o sconti inconsueti;
• rendicontazioni spese non giustificate;
• p agamenti insoliti a terze parti; e
• c onti in nero o “fondi neri”.
Dichiarazioni, libri, documenti e
contabilità accurati
Nelle nostre comunicazioni pubbliche non vengono fatte dichiarazioni false
o incomplete.
• Agiamo nel completo rispetto della legge Serbanes-Oxley e di tutte le altre
leggi destinate alla prevenzione delle frodi.
• S eguiamo le disposizioni in materia legale, amministrativa e societaria per il
report delle informazioni finanziarie.
• Registriamo tutte le transazioni in modo accurato, corretto e puntuale.
• G arantiamo che tutte le entrate e le uscite vengono approvate in accordo
alle nostre policy e adeguatamente imputate al periodo contabile di
competenza.
• N on creiamo false o dubbie registrazioni di dati su report o documenti né
chiediamo ad altri di farlo.
• N on costituiamo fondi, capitali o conti che non vengono adeguatamente
registrati in modo trasparente nei libri contabili e nei registri di Avon.
• N on vendiamo, trasferiamo o smaltiamo le attività patrimoniali senza
documentazione e autorizzazione idonee.
• C ooperiamo con i revisori interni ed esterni.
Riciclaggio di denaro
Il riciclaggio di denaro è il processo per il quale gli individui o gli enti tentano
di nascondere o di “riciclare” i fondi ricevuti illegalmente o altrimenti rendere
legittima la fonte di fondi illeciti. Non agevoliamo ovvero non prendiamo parte
al riciclaggio di denaro.
Siamo attenti ai seguenti segnali di allarme che potrebbero indicare il possibile
riciclaggio di denaro:
• o rdini o acquisti che non sono coerenti con la normale attività di una
Presentatrice, fornitore o terza parte;
• r ichieste di pagamento con liquidità ed equivalenti di cassa;
• r ichieste da terze parti di effettuare o di accettare pagamenti,
• r ichieste di spedire prodotti a un terzo paese o a una terza parte, diversi dal
paese in cui acquirente e venditore sono situati.
Aggiotaggio
È possibile che nel corso del rapporto di lavoro con Avon vi imbattiate in
informazioni materiali non di dominio pubblico che un investitore potrebbe
considerare importanti per decidere se acquistare, vendere o tenere titoli.
Esempi possono comprendere:
• p otenziali fusioni, acquisizioni, dismissioni e joint venture;
• ottenere o perdere contratti importanti;
• m odifiche ai dividendi;
i
Per ulteriori
informazioni su
concussione e corruzione
leggere la Policy globale
anti-corruzione e tutte le
policy locali vigenti.
• c ambiamenti significativi nelle performance finanziarie, operative o nelle
proiezioni;
• c ambiamenti significativi del key management;
• c ambiamenti o sviluppi significativi nelle linee di business o di prodotto;
• s ignificative controversie, indagini governative o azioni normative.
La maggior parte dei paesi nega la compravendita di titoli quotati in borsa di
aziende qualora siano in possesso di informazioni sostanziali, non di dominio
pubblico, su dette aziende. Questo significa:
• c he non effettuiamo transazioni di titoli di Avon o di altre aziende se siamo a
conoscenza di informazioni sostanziali che non siano state rese pubbliche.
• N on “consigliamo” mai transazioni ad altri se siamo a conoscenza di
informazioni sostanziali, non di pubblico dominio, su Avon o su un’altra
società con cui Avon intrattiene o può intrattenere rapporti d’affari.
I dirigenti, i membri del consiglio di amministrazione e i dipendenti
specificatamente identificati sono soggetti a ulteriori normative in materia di
compravendita di titoli.
i
Per ulteriori
informazioni sulle
pratiche contabili
corrette leggere la Global
Travel & Entertainment
Umbrella Policy e la
Politica globale per la
delega di autorità e tutte
le policy locali vigenti.
i
Per ulteriori
informazioni sulla
compravendita di titoli,
leggere la Policy sulla
compravendita di
titoli Avon.
CODICE DI CONDOTTA 25
Commercio internazionale
Informazioni sulla concorrenza
Per motivi economici, politici e di sicurezza la maggior parte dei paesi
regolamenta il proprio commercio. Non ha importanza il luogo in cui
siamo situati:
Abbiamo un rispetto totale per tutte le leggi che considerano illecito penale o
civile il furto di segreti industriali.
• r ispettiamo tutte le leggi import ed export che regolano il trasferimento di
prodotti, informazioni, tecnologie e servizi, rispettiamo inoltre i requisiti in
materia di licenze e norme doganali.
• Agiamo in accordo con le sanzioni e gli embarghi economici statunitensi che
vietano o impongono restrizioni alle transazioni commerciali con determinati
paesi, enti e soggetti.
• Aderiamo alle restrizioni statunitensi anti-boicottaggio.
Antitrust e concorrenza
Rispettiamo le leggi antitrust e sulla concorrenza a livello mondiale.
• N on adottiamo una condotta anti-concorrenziale, come gli accordi con la
• R accogliamo informazioni sulla concorrenza solo per mezzo di fonti
pubbliche opportune come quotidiani, internet, indagini di settore e
opportune conversazioni con rappresentanti o venditori.
• N on ci avvaliamo mai di mezzi scorretti (come inganno, corruzione, minacce,
violazione di domicilio, intercettazione intenzionale o utilizzo di tecniche
invasive) per ottenere l’accesso alle informazioni della concorrenza.
• N on richiediamo ai dipendenti informazioni confidenziali che appartengono
al precedente datore di lavoro.
• N on abbiamo mai utilizzato senza permesso le informazioni confidenziali
della concorrenza.
Rapporti corretti
concorrenza su prezzi, altri termini o condizioni di vendita o ripartizione di
mercati e clienti.
Non facciamo affermazioni false e denigratorie ai danni di concorrenza, clienti
o fornitori.
• N on discutiamo o scambiamo con i concorrenti le informazioni sensibili dal
• N on infrangiamo mai né facciamo un uso scorretto di segreti commerciali di
punto di vista della concorrenza.
• Evitiamo i contratti con concorrenti che possano dare l’idea di accordi
scorretti, accordi collaterali o accordi informali.
Ci consultiamo con il legale se pensiamo di:
• aderire a joint venture, fusioni, acquisizioni, dismissioni o
commercializzazione, acquisto o ad altri accordi collaborativi;
• s tabilire accordi esclusivi, compresi i contratti che richiedono che la società
abbia rapporti commerciali unicamente con Avon;
• s cambiare informazioni con la concorrenza (come quando scambiamo
informazioni non sensibili per creare il valore di riferimento del prodotto) o
partecipare alla definizione degli standard di settore.
terzi, diritti di proprietà intellettuale o informazioni confidenziali.
• N on traiamo vantaggio ingiusto mediante manipolazione, occultamento,
abuso di informazioni, false dichiarazioni su fatti materiali od ogni altro
commercio sleale.
Indagini e inchieste esterne
Avon coopera con le agenzie governative che applicano la legge. Chiunque
venga a conoscenza di indagini governative e inchieste nei confronti di Avon
o che riceva un mandato di comparizione o una richiesta di informazioni da
un’agenzia governativa o da altro ente, deve immediatamente avvisare l’ufficio
legale locale o altri membri dell’ufficio legale. Dopo avere informato Avon della
richiesta esterna, il legale eseguirà tutti i controlli necessari.
i
Per ulteriori
informazioni sulle
normative che
regolano il commercio
internazionale leggere
la Policy globale sulla
conformità alle regole
commerciali e tutte le
policy locali vigenti.
i
Per ulteriori
informazioni sui contatti
con la concorrenza
le informazioni sulla
concorrenza o il
commercio leale leggere
la Policy sull’antitrust
e le informazioni sulla
concorrenza e tutte le
policy locali vigenti.
CODICE DI CONDOTTA 27
a tutti i Dipendenti
si richiede di usare
il buon senso e di
proteggere i beni e
le informazioni che
sono loro affidati
Avon cerca di creare un attività
redditizia mediante la protezione
dei nostri ineguagliabili beni le nostre persone, le nostre
informazioni, il nostro marchio e
le nostre risorse. Per poter avere
successo, bisogna che tutti i
dipendenti agiscano con buon
senso e proteggano le risorse e le
informazioni di Avon loro affidate.
Proteggere le nostre
risorse e le informazioni
Protezione delle risorse Avon
Protezione delle informazioni di Avon
Protezione delle informazioni personali
Gestione dei documenti
Parlare per conto di Avon
Impegnarsi per conto di Avon
Social media
CODICE DI CONDOTTA 29
Guadagniamo la fiducia utilizzando e
conservando in modo responsabile le risorse
e le informazioni di Avon.
Protezione delle risorse Avon
• Esercitiamo il buon senso nell’utilizzo da parte nostra delle risorse di Avon,
comprese le risorse fisiche, finanziarie, elettroniche e informatiche.
• N on ci avvaliamo di queste risorse per motivi personali, salvo quanto
permesso da Avon. Prendiamo precauzioni per proteggere le risorse di Avon
da furto, spreco o abuso.
• Proteggiamo l’accesso alle strutture di Avon e impediamo l’ingresso non
autorizzato alle nostre strutture.
• Proteggiamo i computer e i dispositivi di Avon da guasti e furti.
• B locchiamo i nostri computer quando ci allontaniamo dalle nostre scrivanie.
• R estituiamo le informazioni, i dispositivi, i mezzi e le altre proprietà di Avon
prima della risoluzione del rapporto di lavoro con l’azienda.
Protezione delle informazioni di Avon
• Proteggiamo le informazioni confidenziali di Avon, comprese le idee e le
strategie non di dominio pubblico e le altre informazioni inerenti l’attività.
• G arantiamo la sicurezza e la riservatezza dei sistemi di informazione di Avon.
• Proteggiamo i dati identificativi e le password.
• Prendiamo atto che Avon si riserva il diritto di monitorare le registrazioni e i
dati di tutte le strutture della società e su tutti i dispositivi aziendali, eccetto
nei casi non ammessi dalla legge.
i
Per ulteriori
informazioni sulla
protezione delle risorse
e delle informazioni di
Avon leggere la Politica
globale sulla sicurezza
delle informazioni e tutte
le policy locali vigenti.
Protezione delle informazioni personali
• C i assicuriamo che tutte le informazioni personali che deteniamo siano
messe al sicuro e sia consentito l’accesso da parte dei dipendenti
autorizzati.
• N on condividiamo o divulghiamo le informazioni personali in possesso di
Avon a soggetti esterni alla società senza debita autorizzazione e un valido
motivo legato all’attività.
• Q uando sono coinvolte terze parti, ci avvaliamo della dovuta diligenza o
monitoriamo adeguatamente le loro azioni per garantire che la loro condotta
sia allineata alle policy di Avon sulla privacy e la protezione dei dati.
• D enunciamo alla Helpline globale di emergenza tutti gli incidenti in cui le
informazioni personali possono venire compromesse.
Gestione dei documenti
• Usiamo cautela quando creiamo e inviamo documenti di lavoro.
• Aggiorniamo e conserviamo tutti i documenti in coerenza con le policy di
Avon sulla gestione dei documenti.
• Aderiamo alla comunicazione legale di archiviazione per la conservazione di
determinate categorie di documenti.
i
Per ulteriori
informazioni sulla
protezione della privacy
e dei dati leggere la
Policy globale per la
privacy e la tutela dei
dati e tutte le policy
locali vigenti.
i
Per ulteriori
informazioni sulla gestione
dei documenti leggere
la Policy globale per la
gestione dei documenti e
delle informazioni e tutte
le policy locali vigenti.
i
Per ulteriori
informazioni sulla Linea
diretta di emergenza
globale si prega di visitare
il sito sulla sicurezza
globale all’indirizzo
insideavon.com/security.
CODICE DI CONDOTTA 31
Parlare per conto di Avon
• N on parliamo mai per conto di Avon se non autorizzati a farlo.
• C omunichiamo in modo onesto, accurato e rispettoso con le autorità,
gli analisti, gli azionisti e i media.
• Forniamo al pubblico l’accesso equo alle informazioni materiali su Avon.
Gli individui non autorizzati a parlare per la società devono fare inviare tutte le
richieste e i commenti da parte di analisti, investitori e media come segue:
• R elazioni con gli investitori, per analisti e investitori azionari;
• C omunicazioni di gruppo, per i media commerciali (o richieste relative alle
informazioni finanziarie);
• Pubbliche relazioni, per consumatori e media commerciali.
Impegnarsi per conto di Avon
Nel momento in cui stipuliamo contratti formali o informali o firmiamo
documenti per conto di Avon, creiamo obbligazioni legali e rischi legali e
finanziari per la società. Nessun dipendente può approvare impegni legali o di
altro genere senza la debita autorità.
i
Per ulteriori
informazioni su come
ottenere le debite
approvazioni leggere la
Policy per la delega di
autorità e tutte le policy
locali vigenti.
Social media
• Usiamo discrezione e buon senso quando comunichiamo per mezzo
dei social media, agendo sempre in modo professionale e rispettoso nei
confronti degli altri.
• N on stabiliamo mai comunicazioni elettroniche che potrebbero essere
considerate offensive, dispregiative, diffamatorie, molestanti od oscene.
• N on utilizziamo mai i computer, i dispositivi o le reti aziendali per inviare
e-mail o per accedere ai siti internet non adeguati al posto di lavoro.
• Q uando siamo online non divulghiamo mai le informazioni non pubbliche
o confidenziali di Avon o le informazioni non pubbliche o confidenziali di
società con cui intratteniamo rapporti commerciali.
• Q uando ci avvaliamo dei social media, non facciamo pettegolezzi o
speculazioni sul conto di Avon o di altre aziende.
i
Per ulteriori
informazioni sulle
attività dei social media
leggere la Policy sui
social media e tutte le
policy locali vigenti.
CODICE DI CONDOTTA 33
cerchiamo di migliorare
la vita delle parti
interessate e le comunità
in cui operiamo
Da oltre un secolo, la dedizione di Avon
ai principi della responsabilità sociale
dell’azienda è parte della nostra cultura.
L’eredità del nostro fondatore ci permette
di crescere ogni giorno per cercare di
migliorare le vite dei nostri azionisti
e delle comunità che serviamo.
promuovere la
responsabilità sociale dell’azienda
Standard lavorativi etici
Gestione responsabile dell’ambiente
La filantropia di Avon
CODICE DI CONDOTTA 35
Lottiamo per ridurre al minimo il nostro impatto
sull’ambiente e promuovere il benessere e il
miglioramento delle nostre comunità per mezzo
del senso di appartenenza alla cittadinanza a
livello aziendale.
Standard lavorativi etici
• S iamo entusiasti sostenitori dei diritti umani.
•S
osteniamo la libertà di associazione e riconosciamo il diritto alla
contrattazione collettiva.
•S
osteniamo e agiamo nel rispetto delle leggi e delle normative
sull’immigrazione promuovendo stipendi, orari di lavoro, benefici e condizioni
di lavoro ragionevoli e vietando il lavoro forzato, obbligato e dei bambini.
Gestione responsabile dell’ambiente
•C
i adeguiamo o superiamo tutte le leggi e le normative sull’ambiente dei
paesi e delle comunità in cui operiamo e richiediamo che anche i nostri
fornitori si adeguino.
•L
ottiamo per ridurre al minimo l’impatto ambientale. Cerchiamo di impiegare
in modo efficiente le risorse naturali, di ridurre lo spreco e, ove possibile,
riutilizzare o riciclare.
•C
ooperiamo fianco a fianco con partner esterni per promuovere la
sensibilizzazione riguardo all’ambiente e le migliori pratiche da seguire.
• Ci battiamo per proteggere l’ambiente per noi e per la nostra progenie.
La filantropia di Avon
Per mezzo della nostra fondazione con sede negli Stati Uniti, le fondazioni
del mercato locale e la filantropia di Avon, restiamo uniti per avere un impatto
positivo sulle comunità in cui operiamo.
Dal 1955, anno della sua costituzione, la Fondazione Avon per le Donne è
impegnata nella missione di migliorare la vita delle donne e delle loro famiglie.
Le due cause principali per cui la Fondazione opera sono il sostegno alla
prevenzione e alla cura del cancro alla mammella e alla nostra lotta contro la
violenza domestica.
I prodotti speciali di Avon per la raccolta fondi e gli eventi aumentano la
disponibilità economica della fondazione e la consapevolezza nei confronti
delle due cause principali. I fondi ottenuti vengono riconosciuti come
donazioni a organizzazioni e istituzioni che si occupano di questi importanti
problemi.
Quando siamo impegnati nelle attività di beneficenza prima di effettuare
donazioni per conto di Avon seguiamo tutte le procedure interne, compreso
l’ottenimento delle debite approvazioni.
i
Per ulteriori
informazioni sui
risultati globali della
filantropia di Avon,
visitare il sito internet
della Fondazione
Avon all’indirizzo
avonfoundation.org.
CODICE DI CONDOTTA 37
nell’esercizio
dell’attività di
produzione e
commercializzazione,
Avon aderisce ai
più elevati standard
di integrità
Avon aderisce agli alti standard di
integrità all’interno delle strutture
aziendali e di quelle dei nostri
fornitori terzi. Per mantenere la
continua fiducia dei nostri clienti
e delle nostre Presentatrici la
commercializzazione e la pubblicità
devono descrivere i nostri prodotti in
modo fedele, accurato e legale.
Realizzare
e commercializzare
i nostri prodotti in modo responsabile
Qualità del prodotto e integrità della catena di distribuzione
Pubblicità e commercializzazione dei prodotti
CODICE DI CONDOTTA 39
Siamo impegnati in prima persona a produrre
sicurezza ed efficacia e ci consideriamo partner
di quanti condividono l’impegno nei confronti dei
nostri valori.
Qualità del prodotto e integrità della catena
di distribuzione
•C
i battiamo per garantire che tutti i prodotti e le pratiche di produzione Avon
siano conformi ai requisiti normativi vigenti e ai nostri standard qualitativi.
• C reiamo e realizziamo prodotti per un uso sicuro da parte dei nostri clienti.
•C
onfidiamo che le terze parti della nostra catena distributiva aderiscano ai
nostri standard.
Pubblicità e commercializzazione dei prodotti
•P
ubblicizziamo e commercializziamo i nostri prodotti in modo fedele e
accurato.
• In accordo alle leggi e alle normative vigenti, verifichiamo tutti i reclami sui
nostri prodotti.
• Il nostro materiale commerciale o pubblicitario non presenta informazioni in
un contesto che potrebbe essere fuorviante.
• R ispettiamo la proprietà intellettuale altrui.
i
Per ulteriori
informazioni sugli
standard per i fornitori
leggere il Codice di
condotta del fornitore.
PER CONCLUDERE
Avon auspica che i suoi dipendenti si distinguano in tutti gli aspetti del loro lavoro, ma niente è
più importante dell’agire in modo legale e integro. Di conseguenza, nel valutare se i dipendenti
abbiano raggiunto i propri obiettivi lavorativi, Avon considera di grande importanza non solo se
tali obiettivi sono stati raggiunti, bensì come.
È per questo motivo che noi, in qualità di dipendenti, dobbiamo comprendere le leggi e le
normative che sono applicabili ai nostri lavori. Avon riconosce che talvolta leggi e normative
possono essere complesse e di difficile interpretazione. Perciò, oltre alla formazione, chiediamo
di raggiungere e di conservare quella cultura di integrità che è così vitale per la nostra
reputazione; dobbiamo fare nostri i valori chiave aziendali, contare sul nostro buon senso e
razionalità e ritrovare una guida in questo Codice di Condotta.
CODICE DI CONDOTTA 41
Mi chiedete cosa mi
spinge a parlare?
Una strana cosa:
la mia coscienza.
Victor Hugo
altre risorse
Sito intranet sull’etica globale e la compliance
Visitare il sito Global Ethics & Compliance Intranet su insideAvon.com
per accedere alle informazioni su etica e conformità.
Helpline per l’integrità di Avon
È possibile fare una domanda o una denuncia utilizzando la Helpline per
l’integrità di Avon sul sito integrityhelpline.avon.com.
Uffici legali locali
È possibile fare una domanda o sporgere una denuncia all’ufficio legale locale come segue:
APAC: [email protected]
EMEA: [email protected]
LATAM: [email protected]
NA & Corporate: [email protected]
Sito intranet sull’etica globale e la conformità
È possibile sporgere una denuncia al comitato globale per l’etica e la conformità al seguente indirizzo:
Avon Products, Inc.
Attn: Avon Global Ethics & Compliance Committee
777 Third Avenue, New York, New York 10017
[email protected]
Comitato di revisione del Consiglio di Amministrazione
È inoltre possibile fare una segnalazione al comitato di revisione in materia di contabilità,
controlli finanziari interni, revisioni o relativi problemi. L’indirizzo da utilizzare è il seguente:
Chair, Audit Committee of the Board of Directors
c/o Corporate Secretary, Avon Products, Inc.
777 Third Avenue, New York, New York 10017
© 2013, Avon Products, Inc.

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