HLB Van Daal - Konica Minolta

DE TOTALE UITROL
VERLIEP SNEL, SOEPEL EN
PERFECT GECOÖRDINEERD
HLB Van Daal & Partners, één van de grotere accountants- en belastingadvieskantoren in Brabant, werkte al een tijdje
met een minder goed beheerbaar printerpark. Na een tip om onderhoud, beheer en inkoop van supplies uit te besteden
en zo tijd en geld te besparen, vroeg general manager Ton Janssen drie printleveranciers om een passend voorstel te
doen. Konica Minolta kwam met dé oplossing.
HLB is één van de grotere internationale netwerken van
accountantsorganisaties, met 450 autonome kantoren in
meer dan 100 landen. Janssen: “In Nederland hebben we
een netwerk van 20 vestigingen, onder de vlag van vijf HLBkantoren. Drie daarvan zijn aangesloten bij het HLB Shared
Service Center, om optimaal samen te werken en voor
delen te behalen op het gebied van ICT”, legt Janssen uit.
Vanwege de verspreiding was het printerpark moeilijk te
beheren. De diverse HLB-kantoren kochten zelf de supplies
in en het HLB Shared Service Center moest voor elf
locaties de storingen verhelpen. “Daardoor was er weinig
inzicht in wat er waar en met welke volumes werd geprint”,
vult Janssen aan. “Dus toen de tip van een leverancier
kwam om geld en tijd te besparen op onderhoud en
beheer, zijn we dat gaan uitzoeken.”
Een partij met gezond verstand
HLB Van Daal & Partners werkte al jaren samen met
Konica Minolta en Janssen legde zijn wensen voor aan de
Account Manager. Hij kwam in die periode net langs met
een fruitmand en de vraag: hoe gezond zijn uw documentstromen? Het fruit refereerde aan een specifiek onderwerp.
Zo stonden de bananen voor het nooit meer uitglijden over
serviceafspraken van leveranciers en de kiwi’s voor een
vitamineboost. Janssen: “Met deze ludieke actie bood hij
ons zes maanden gratis volledige monitoring aan van onze
documentstromen d.m.v. OPS Monitoring. Daarmee zou
inzichtelijk worden waar wij kosten konden besparen en
hoe we ons printerpark efficiënter konden inrichten.”
Janssen is erg enthousiast over OPS Monitoring en wilde
daarnaast een structurele oplossing voor het printerpark.
Naast Konica Minolta deden ook twee andere leveranciers
hiervoor een voorstel. “De opdracht die we meegaven was
vierledig. Ten eerste wilden we beheer en onderhoud van
de systemen volledig uitbesteden. Daarnaast zochten we
naar een goede kwaliteit printers met professionele en
snelle afdrukmogelijkheden. Ook moest de toe te passen
printerdriver geschikt zijn voor Citrix. Tot slot wilden we de
kosten, inclusief afschrijvingskosten en gewerkte uren,
omlaag brengen.”
Overzichtelijk door slechts twee typen printers
Uiteindelijk viel de keuze op Konica Minolta. Niet alleen
hadden zij als vaste leverancier een streepje voor, ook de
prijs-kwaliteitverhouding was gunstig. “We wisten wat we
in huis haalden. We zijn altijd tevreden geweest over onze
systemen en ook de service is optimaal”, aldus Janssen.
Konica Minolta stelde voor het vervangingstraject een
projectleider aan. Samen met het HLB Shared Service
Center werd vervolgens een plan van aanpak opgesteld.
“We zijn begonnen met een scan van ons hele printerpark”, vertelt Janssen. ”Er bleken zo’n vijftien verschillende
typen printers te staan. Vereiste was dat we dat aantal
sterk gingen beperken.” Konica Minolta stelde voor het
hele printerpark in te richten met bizhubs 20p en - voor
het zwaardere werk - bizhubs 40p. Dit maakte het geheel
overzichtelijk en was bovendien handig omdat maar een
paar printerdrivers hoefden te worden geïnstalleerd.
“Zeker met Citrix is dat ideaal, want dan komt het nogal
nauw”, legt Janssen uit. “Bovendien is het hebben van
maar twee typen printers kostenefficiënter. Ook is onderhoud en beheer met OPS Monitoring en OPS Core
(het automatisch doorgeven van tellerstanden en storingen
en het automatisch uitleveren van toners) vervolgens
makkelijk te sturen.”
HET ONDERHOUD EN BEHEER
IS MET OPS CORE EN OPS MONITORING
GEMAKKELIJKER TE STUREN.
Uitrol in vijf dagen op acht locaties
Van beide typen bizhubs kwamen testmodellen op locatie
te staan. Volgens Janssen waren de gebruikers erg te
spreken over de nieuwe printers. De definitieve uitrol was
volgens Janssen ‘een goed voorbereide actie’. “In een
paar dagen tijd zijn alle acht kantoren van HLB Van Daal &
Partners van nieuwe systemen voorzien. Het logistieke
gedeelte van afleveren, uitpakken en op de juiste plaats
zetten, kostte twee dagen. Daarna konden in slechts drie
dagen alle printers worden geïnstalleerd, mede doordat
HLB Shared Service Center alle IP-adressen en dergelijke
al had doorgegeven. Ook waren de printerdrivers alvast
geïnstalleerd en printernamen aangemaakt.” De servicedesk van het HLB Shared Service Center fungeerde als
aanspreekpunt en coördineerde de uitrol samen met de
projectleider van Konica Minolta.
Goede ‘testcase’
Het is de bedoeling dat op termijn ook de andere HLBkantoren die zijn aangesloten bij het HLB Shared Service
Center -HLB Nannen en HLB Den Hartog- hun printerpark
vervangen. Volgens Janssen is Konica Minolta in ieder
geval geslaagd voor dit eerste traject. “De printers staan
er nog maar kort, maar ik krijg geen klachten en er zijn geen
storingen. OPS Core moet zich nog bewijzen. Vanaf nu
worden de tellerstanden bijgehouden en de bijbehorende
printkosten kunnen we straks verrekenen met de verschillende kantoren. Ook is het een verademing dat we geen
voorraad supplies op kantoor hoeven te hebben, maar dat
alles automatisch wordt aangevuld. En een storing wordt
vanzelf opgelost. We zijn hierdoor echt ontlast en besparen
aanzienlijk op tijd en geld.”

Download Report