Beste collega, Onlangs heeft het College van Bestuur een

Beste collega,
Onlangs heeft het College van Bestuur een besluit genomen t.a.v. vervanging van alle sloten
binnen onze gebouwen. Deuren worden nu nog geopend met sleutels (zgn. mechanische
sluitsystemen). Naar verwachting zullen alle sloten binnen nu en drie jaar zijn vervangen door
elektronische sluitsystemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van de Mifare Desfire technologie.
Deze wordt binnen de Universiteit nu al toegepast in bijvoorbeeld koffiekaarten, printpassen en
parkeerpassen P&R.
De introductie van de nieuwe technologie heeft een heel groot voordeel: beheer van sloten en
ruimtes is veel eenvoudiger dan nu het geval is te organiseren. De hierboven genoemde
voorbeelden kunnen ook multifunctioneel ingezet worden; één pas voor meerdere faciliteiten.
Momenteel zitten we in een overgangsfase. De vertrouwde XS pas zal verdwijnen, de op de XS pas
aanwezige functies worden overgenomen door de nieuwe kaart, die technologisch gezien veel
meer functionaliteiten biedt.
Zo kan de nieuwe kaart ons inzicht verschaffen in het gebruik van ruimtes en ons daarbij helpen
om het ruimtegebruik waar mogelijk efficiënt te benutten. Eén van de mogelijkheden die we
binnen het FSC op pilotbasis willen gaan testen is een gedigitaliseerde vorm van
aanwezigheidsregistratie. Het MIFARE systeem verzamelt namelijk automatisch gegevens over de
aanwezigheid van medewerkers. Dat uit zich nu al in registraties bij het aanmelden bij
multifunctionals, koffieautomaten, etc. Het FSC zal als proeftuin dienen voor een universiteitsbrede
uitrol. De data die we binnen de binnenkort te starten pilot verzamelen, gaan ons inzicht
verschaffen in de nut en noodzaak van dergelijke registraties. De registraties zeggen namelijk iets
over start- en eindtijden van de werkzaamheden van onze medewerkers. Hieruit kunnen dan weer
allerlei analyses worden gemaakt op het niveau van de organisatie als geheel, de afdeling en
eventueel zelfs op medewerkerniveau.
We willen de pilot met ingang van het tweede kwartaal starten. Het enige dat je als medewerker
moet doen is vanaf volgende week, de eerste dag van het nieuwe kwartaal, dagelijks bij aankomst
en vertrek even je pas aan te bieden bij de kaartlezer. Hierbij gaan we overigens uit van aankomst
en vertrek van het werk. Vooralsnog is het niet de bedoeling dat ook tussentijdse bewegingen
(bijv. van het ene naar het andere gebouw) worden geregistreerd. Wellicht is dit na analyse van
de eerste resultaten toch gewenst. Insteek is om het voor nu zo laagdrempelig te houden als
mogelijk is.
In de FSC regio’s zijn voldoende kaartlezers in de gebouwen aanwezig om aankomst en vertrek te
kunnen registeren. Specifiek voor de backoffice van het FSC in het Bestuursgebouw zal in het
kader van de pilot een tijdelijke kaartlezer worden geplaatst. Aanmelding kan in de pilotfase zowel
met XS pas, maar ook met bijv. printpas, koffiekaart of P&R pas. Uitzondering is het
bestuursgebouw, hier gaat gewerkt worden met de nieuwste soort kaartlezer en moet de
koffiekaart, printpas of de pas van de parkeergarage worden aangeboden.
De data die met behulp van de pilot wordt verzameld zal gaandeweg het tweede kwartaal worden
geanalyseerd. De vermoedelijke einddatum van de pilot is dan ook einde tweede kwartaal. Om een
zo goed mogelijk beeld te krijgen vraag ik jullie om zo veel mogelijk mee te werken aan deze pilot.
De al aanwezige kaartgegevens van de FSC medewerkers zijn overigens in een speciaal voor deze
pilot ontworpen database geplaatst, waardoor er vrij snel zichtbaar is in hoeverre er wordt
meegewerkt aan de pilot.
Gaandeweg het tweede kwartaal zullen jullie nader worden geïnformeerd over het verdere verloop
van deze pilot. Voor nu dank ik jullie alvast hartelijk voor jullie medewerking.

Download Report