raadsvoorstel knelpunten in de organisatie

Raad:
Beslissing:
accommoiew-
gemeente
Haaren
Haaren
Helvoirt
Esch
Biezenmortel
Voorstel aan de raad
II
II
II II
Raadsvergadering26 maart 2015
PortefeuillehouderEric van den Dungen
Behandeld doorJoan van den Akker
Registratienummer : 806
Onderwerp Knelpunten in de organisatie
Te besluiten om
1. Kennis te nemen van de organisatorische consequenties van het opschorten van de
besluitvorming inzake de ambtelijke fusie;
2. het college opdracht te geven om incidentele maatregelen te treffen om de kwaliteit van de goïng
concernwerkzaamheden te waarborgen en het bestuursakkoord uit te voeren;
de incidentele financiële consequenties te verantwoorden ten laste van het saldo van het
jaarresultaat.
Inleiding
Op 20 november 2014 besloot uw Raad om de besluitvorming over de voorgenomen ambtelijke fusie
op te schorten. Dit besluit heeft consequenties voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie.
In dit voorstel informeren wij u over deze consequenties, en verzoeken wij u om ons opdracht te
verstrekken om de noodzakelijke incidentele maatregelen te nemen om te waarborgen dat de goïng
concernwerkzaamheden op niveau kunnen worden uitgevoerd, en dat het Bestuursakkoord kan
worden gerealiseerd. Daarnaast adviseren wij u op welke wijze met de financiële consequenties
hiervan kan worden omgegaan.
Beoogd effect
De knelpunten en kwetsbare plekken in de organisatie zodanig aanpakken dat de going
concernwerkzaamheden op niveau kunnen worden uitgevoerd, dat het Bestuursakkoord kan worden
gerealiseerd zonder dat dit consequenties heeft voor het structurele saldo van de
meerjarenbegroting.
Argumenten
1.1 In de organisatie zijn knelpunten en kwetsbare plekken ontstaan vanwege de
bezuinigingsopdracht op bedrijfsvoering, en vanwege het rekening houden met de voorgenomen
ambtelijke fusie. Op langere termijn leidt dit tot ongewenste en onverantwoorde consequenties.
Bij de Perspectiefnota 2013 droeg de Raad het college op om met voorstellen te komen om ongeveer
Pagina 1 van 3
€ 800.000,- structureel te bezuinigen op de bedrijfsvoeringkosten. De bezuinigingen moesten uiterlijk
in 2020 zijn gerealiseerd. In de begroting van 2013 is de opdracht vertaald in maatregelen en
randvoorwaarden. Eén belangrijke randvoorwaarde om de forse bezuinigingsopdracht te kunnen
realiseren betrof een verregaande ambtelijke samenwerking (ambtelijke fusie).
Met een mogelijke ambtelijke fusie in het vooruitzicht en een forse bezuinigingsopdracht zijn er in de
bedrijfsvoering de afgelopen jaren bepaalde keuzes gemaakt. Keuzes die nodig waren om de
bezuinigingsopdracht te kunnen realiseren, en om zoveel mogelijk rekening te houden met de
voorgenomen ambtelijke fusie. Hierdoor zijn ontstane vacatures niet meer ingevuld, taken
herverdeeld, of functies in samenwerking met de beoogde partners tijdelijk ingevuld, en dergelijke.
Tijdelijke noodverbanden, in de aanloop naar de voorgenomen ambtelijke fusie per 2016.
Noodverbanden die voor een beperkte periode verantwoord waren, en geen directe consequenties
hadden voor de kwaliteit van de dienstverlening of het ambitieniveau.
Met het opschorten van de besluitvorming over een ambtelijke fusie, en uw besluit inzake een
scenario onderzoek naar de toekomst van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie, is het
aannemelijk dat de bestuurlijke en ambtelijke organisatie nog een aantal jaar in de huidige vorm zal
voortbestaan. Besluitvorming over het scenario onderzoek is voorzien in de zomer. Indien besloten
wordt tot een herindeling of opsplitsing van de gemeente, neemt het wettelijk traject daarvoor vanaf
dat moment nog minimaal 2,5 jaar in beslag.
De eerder genoemde tijdelijke noodverbanden leiden in dat geval tot aantasting van de kwaliteit van
dienstverlening, het niet meer kunnen uitvoeren van onze wettelijke taken, meer en grotere fouten,
langere behandeltijden, verdwijnen van deskundigheid, het niet kunnen realiseren van het
bestuursakkoord, en een te hoge werkdruk met alle gevolgen van dien. Wij vinden dat
onverantwoord.
2.1 De knelpunten kunnen worden verholpen met incidentele maatregelen
De afgelopen jaren is al een groot aantal maatregelen doorgevoerd om de bezuinigingsopdracht te
realiseren. Bij de begrotingsbehandeling voor 2015 is in beeld gebracht dat de bezuinigingen die een
directe samenhang hebben met een verregaande ambtelijke samenwerking (ambtelijke fusie)
ongeveer € 330.000,- bedragen. De bezuiniging van ongeveer € 800.000,- is al structureel in de
meerjarenbegroting verwerkt. Als de bezuiniging (gedeeltelijk) niet wordt gerealiseerd levert dit direct
een structureel gat in de meerjarenbegroting op. Afhankelijk van de besluitvorming van de Raad
inzake het scenario onderzoek kunnen de opgevoerde bezuinigingen nog haalbaar blijken, zij het op
een later moment.
In combinatie met hetgeen onder 1.1 is vermeld, vinden wij het verstandig om incidentele
maatregelen te nemen om zodoende de kwaliteit van de goïng concern werkzaamheden te kunnen
waarborgen, om de ambitie uit het bestuursakkoord te kunnen waarmaken, en om een goed
werkklimaat te kunnen blijven verschaffen.
Hiervoor hebben we de knelpunten en kwetsbare plekken in de organisatie geïnventariseerd. U kunt
daarbij denken aan knelpunten, dan wel kwetsbare plekken op het gebied van verkeerskundig advies
(noodzakelijk in bijna iedere ro-procedure), de wettelijke eisen van de VTH taken en de bodem taken,
milieu, het beheer van basisgegevens, eenpitters op grote projecten met bijbehorend afbreukrisico,
de bezetting aan de balie, de financiële functie, en de juridische advisering mbt de grotere projecten.
Binnen het sociaal domein zijn de kosten van uitvoering en de gevolgen van de vormgeving van de
transformatie nog ongewis. De komende periode moet blijken of en in hoeverre dit organisatorisch tot
knelpunten zal leiden.
Daarnaast blijkt dat de strategische capaciteit die wordt ingezet voor projecten als Haarendael, het
scenario onderzoek en de inhoudelijke regionale agenda ertoe leidt dat de ontwikkeling van enkele
woningbouwlocaties (Hasselbraam., Klimop) vertraging dreigt op te lopen, tenzij aanvullende
maatregelen worden genomen.
Wij verwachten de knelpunten en kwetsbare plekken met tijdelijke maatregelen adequaat te kunnen
oplossen. Deze maatregelen kunnen bestaan uit het tijdelijk in dienst nemen van medewerkers,
specifieke deskundigheid inhuren, dan wel opdrachten buiten de deur te zetten.
2.2 De incidentele maatregelen leiden niet tot een gat in de begroting
Knelpunten in de organisatie (806)
Pagina 2 van 3
Omdat de reeds ingeboekte bezuinigingen op termijn wellicht nog steeds haalbaar kunnen zijn,
stellen wij voor om de al ingeboekte structurele bezuinigingsvoordelen (inclusief het gedeelte van €
330.000,- dat rechtstreeks samenhangt met de ambtelijke fusie) onaangetast te laten.
Het oplossen van de knelpunten heeft uiteraard wel financiële consequenties. Vanwege de
tijdelijkheid van de oplossingen, kunnen de financiële consequenties incidenteel worden verantwoord.
Het heeft met andere woorden geen consequenties voor het structurele saldo uit onze
meerjarenbegroting, alleen voor het jaarresultaat. Gezien de gezonde financiële reservepositie van
de gemeente levert dit geen probleem op.
3./ De incidentele kosten van de maatregelen brengen we ten laste van het saldo van het
jaarresultaat.
Om adequaat in te kunnen spelen op de knelpunten voor de komende jaren, is enige financiële
flexibiliteit noodzakelijk. Daarnaast willen we voorkomen dat we een onnodig beslag leggen op
financiële middelen. We verzoeken u dan ook om de incidentele financiële consequenties van het
oplossen van de knelpunten in de organisatie jaarlijks te verwerken in het saldo van het jaarresultaat.
Wij spannen ons maximaal in om de kosten van de incidentele maatregelen niet meer te laten
bedragen dan de bezuinigingen die rechtstreeks samenhingen met de voorgenomen ambtelijke fusie
(€ 330.000,-). Uiteraard houden wij u in de reguliere P&C documenten op de hoogte van de
ontwikkelingen.
Financiën
Wij verwijzen hiervoor naar argument 2.2 en 3.1.
Communicatie
Bij de P&C documenten informeren wij u over de uitputting van de extra middelen.
Uitvoering
Indien uw Raad instemt met voorliggend voorstel worden de incidentele maatregelen uitgevoerd.
Bijlagen
Geen.
Haaren,
Burgemeesièr én Wethouders van Haaren,
'
n v n den Akker
secretaris
Knelpunten in de organisatie (806)
Jeannett
burgeme
wijnenburg — van der Vliet
er
Pagina 3 van 3

Download Report