Het Nieuwe Werken werkt - Capgemini Consulting en

Het Nieuwe Werken werkt
Bestaat er een grotere routine dan de
dagelijkse reis naar kantoor?
Waarschijnlijk niet. Generaties lang
zijn we ermee opgevoed. We beginnen tussen acht en half negen en zo
rond de klok van vijf gaan we weer
met zijn allen naar huis. Je staat er
eenvoudig niet meer bij stil dat het
ook anders zou kunnen. Capgemini
wel. En met ons steeds meer organisaties.
De mogelijkheid om slimmer en efficiënter te werken door gebruik te
maken van innovatieve flexibele werkconcepten wordt al door veel organisaties omarmd. Er wordt steeds kritischer gekeken of in bepaalde situaties
het reizen van A naar B wel echt slimmer is of dat in A blijven gewoon
beter is. Deze gedachte wordt versterkt door ontwikkelingen
in de maat-
schappij zoals de vergrijzing, de huidige economische situatie en natuurlijk de toenemende filedruk.
Organisaties worden daarnaast geconfronteerd met medewerkers van een
andere generatie. Een generatie zonder 9-5 mentaliteit en een nieuwe kijk
op de relatie werkgever-werknemer.
Deze generatie is vooral gericht op
zelfontplooiing, samenwerking en vrijheid en heeft daarmee andere verwachtingen ten aanzien van de faciliteiten die door de werkgever geboden
worden.
Maar hoe anticipeer je als organisatie
het best op deze ontwikkelingen? Welke rol speelt het
management hierin?
Welke
Mobiliteit
Mobiliteit vormt een belangrijk onderdeel van de samenleving en ontwikkelt
zich voortdurend. Zo neemt mobiliteit
toe door individuele behoeftenbevrediging bij consumenten. Een voorbeeld is
de aanschaf van goederen uit andere
landen via internet. Daarnaast heeft de
toename in vervoer te maken met economische welstand (recreatief verkeer
en de tweede auto) en toenemende
concurrentie. Bij laatstgenoemde kan
gedacht worden aan zes meteropnemers die in één straat rondlopen en
aan de diversiteit aan koeriersdiensten.
De toenemende druk op de schaarse
fysieke infrastructuur die hiervan het
gevolg is leidt ertoe dat mobiliteit niet
langer als een grondrecht gezien kan
worden.
Referentie: Trends in Mobiliteit 2009 In de ban van het overleven
ICT-middelen moet je inzetten om het
Nieuwe Werken mogelijk te maken?
Welk hr-beleid hoort daar dan bij? En
hoe ga je om met de mobiliteit van je
medewerkers? Zomaar een aantal
vragen waar wij als Capgemini mee
geconfronteerd zijn tijdens onze eigen
transformatie naar a New Way of
Working.
Voor een succesvolle implementatie
van het Nieuwe Werken bestaat geen
standaardroute. Elke organisatie heeft
andere uitgangspunten, randvoorwaarden en cultuuraspecten.
Capgemini heeft op basis van eigen
ervaringen wel een roadmap ontwikkeld als leidraad voor een succesvolle
implementatie: a New Way of Working.
A New Way of Working
Met de New Way of Working introduceert Capgemini een innovatief en
duurzaam programma, gebaseerd op
tijd- en plaatsonafhankelijk werken en
gericht op een betere balans tussen
werk, privé en mobiliteit voor medewerkers. Het programma omvat een
aantal samenhangende maatregelen en
initiatieven die een andere houding
bewerkstelligen tegenover werken, reizen en de manier van samenwerken.
Met deze nieuwe aanpak laten we zien
dat het Nieuwe Werken werkt. Ook
voor u!
In dit document zetten we uiteen wat
het Nieuwe Werken nu precies inhoudt. Daarna kijken we naar de aanpak die Capgemini hanteert om het
Nieuwe Werken bij organisaties succesvol in te zetten. Tot slot staan we
stil bij de betekenis van het Nieuwe
Werken voor u en uw organisatie.
Wat is het Nieuwe Werken?
Het Nieuwe Werken is een paraplubegrip waaronder veel veranderingen
geschaard worden. Het is veel meer
dan alleen een ICT- of huisvestingsvraagstuk. Het gaat over afzonderlijke
organisatiedomeinen heen en ingrijpen in het ene domein heeft gevolgen
voor een ander. De domeinen die bij
het Nieuwe Werken een rol spelen
zijn in elk geval: de mens, de werk-
2
plek/het kantoor, mobiliteit, ICT en
hr. In essentie gaat het bij het Nieuwe
Werken om de verandering van het
gedrag van individuen. Deze verandering moet bijvoorbeeld kostenbesparing, efficiëntiewinst, aantrekkelijk
werkgeverschap, of een betere klantwaardering opleveren. Om deze verandering optimaal te ondersteunen,
heeft Capgemini een model ontwikkeld waarin de medewerker centraal
staat.
Hij wordt omringd door de vier
domeinen/invloedfactoren die bepalen
hoe hij zijn werk kan indelen en optimaliseren, gecombineerd met een
goede balans met zijn privésituatie.
Deze factoren grijpen in elkaar als
tandwielen: verander je bijvoorbeeld
iets aan de werkplekindeling van de
kantoren, dan heeft dat direct invloed
op reisgedrag en benodigde ICT-ondersteuning. Laten we de verschillende domeinen eens iets nader bekijken.
De mens
Of het nu gaat om de werkplek, de
mobiliteit, de gebruikte IT of de overeengekomen arbeidsvoorwaarden; uiteindelijk gaat het om de mens. De
mens die een bepaalde relatie heeft
met zijn werkgever en die in ruil daarvoor diensten verleent en/of zaken
produceert die bijdragen aan de doelstellingen van de werkgever. In het
denken en doen van deze mens is een
verandering gaande die ingrijpende
gevolgen heeft voor de verhouding
tussen werkgever en werknemer. Door
deze verandering komt er een einde
aan de manier waarop de werknemer
zich gedraagt ten opzichte van zijn
werkgever en vice versa. Een manier
die in feite al sinds de industriële
revolutie niet meer veranderd is: de
werknemer gaat naar de fabriek toe
om daar te produceren en doet dat op
een door de werkgever vastgestelde
tijd en werkwijze. Door de ontwikkeling op het gebied van met name ICT
komt hieraan nu langzamerhand een
einde. We worden ons er hoe langer
hoe meer van bewust dat het niet
meer nodig is om naar ‘de fabriek’ te
gaan om iets te produceren, maar dat
Het New Way of Working-model
Werkplek/kantoor
Business
De mens
Duurzaamheid
Human relations
Mobiliteit
IT
we dit meer en meer op een tijd en
plaats kunnen doen die ons (als werknemer) het beste uitkomt. Zolang we
maar blijven produceren wat we met
onze werkgever hebben afgesproken.
Uiteindelijk komen we tot het besef
dat het niet langer de ‘fabriek’ is die
het centrum is van het universum
maar juist de werknemer. Alles wat
er omheen gebeurt, moet ten dienste
staan van het optimaal laten functioneren van de werknemer.
Kantoor
Om echt invulling te kunnen geven
aan het begrip kantoor, zullen we dit
eerst opnieuw moeten definiëren. Wat
is nu eigenlijk een kantoor? Veelal
roept het woord kantoor associaties
op met een gebouw met receptie,
afgesloten ruimten, bureaus en een
bedrijfrestaurant. Maar is dit nog wel
een adequaat beeld in de tijd van mobiel breedbandinternet, iPad’s, touch
screens en 3D tv’s? Naar ons idee
betekent kantoor het totaal aan faciliteiten dat je nodig hebt om je werk te
kunnen doen. Dit kan dus variëren
van een kladblok in de trein tot een
geavanceerd computersysteem dat via
de cloud aangeboden wordt op een
mobiel apparaat. De nieuwe definitie
van kantoor ligt meer in de lijn van
de werkplek die je altijd bij je hebt
en die zich aanpast aan de taken die
je op dat moment uitvoert. Dit zorgt
ervoor dat de reden om naar kantoor
te gaan, verandert. Het kantoorgebouw krijgt steeds meer de functie
van ontmoetingsplek en steeds minder
de functie van werkplek. Daardoor
kunnen gebouwen efficiënter worden
ingezet en kunnen organisaties met
minder vierkante meters uit de voeten. Dit kan besparingen opleveren
van vele honderdduizenden tot zelfs
miljoenen euro’s, afhankelijk van aard
en omvang van de organisatie.
Mobiliteit
Ook naar het begrip mobiliteit moet
op een andere manier worden gekeken. Het klassieke reispatroon van
’s morgens naar kantoor gaan en
’s avonds weer naar huis wordt eindelijk doorbroken. En dat zou wel eens
de belangrijkste bijdrage kunnen worden aan de oplossing van de fileproblemen in ons land (zie ook kadertekst).
Aan het werk en niet naar het werk!
Als we deze uitspraak als vertrekpunt
nemen, dan zal de behoefte aan mobiliteit verminderen. En als er dan al
sprake is van mobiliteit (een verplaatsing van A naar B) hoeft dit niet meer
als vanzelf de auto te zijn. Er moet
een mogelijkheid gecreëerd worden
om een bewuste keuze te maken tussen fiets, auto, openbaar vervoer of
een combinatie hiervan. Door mobiliteit op die manier in te richten, zal het
aantal autokilometers afnemen, wat
3
Public
een gunstige uitwerking heeft op de
bedrijfskosten, het milieu en de filedruk in Nederland. Een financiële
prikkel is daarbij een belangrijk middel om de gewenste verandering van
het mobiliteitsgedrag te stimuleren.
Dit laatste is gebleken uit de diverse
proeven met spitsmijden.
Human relations
Met het Nieuwe Werken verandert
ook de manier waarop de relatie tussen werkgever en werknemer wordt
vormgegeven. Er moeten andere afspraken gemaakt worden, met name
gericht op resultaat in plaats van
inspanning. Deze afspraken moeten
gebaseerd zijn op vertrouwen. Het
beleid ten aanzien van werktijden,
beloning en arbo moet toegesneden
worden op het gewenste gedrag van
de werknemer. Steeds meer zullen
medewerkers vragen om flexibele contractvormen, terwijl ook de rol van de
zzp’er steeds groter wordt. Voor organisaties wordt het steeds belangrijker
om zich op deze punten te onderscheiden om zo hun slag te kunnen
slaan op de krappe arbeidsmarkt. De
focus verschuift van het binden van
mensen aan de organisatie naar het
binden en kunnen vinden van kennis.
Dit vergt hele andere contractvormen
en arbeidsrelaties. Een complex en
zeer belangrijk domein. De life balance van de medewerker is hierbij een
belangrijke graadmeter. Om met deze
nieuwe en flexibele arbeidsrelatie om
te kunnen gaan, is ook een vernieuwing van managementstijlen nodig.
Immers, de prikklok moet vervangen
worden door een resultaatklok, aanwezigheid moet vervangen worden
door bereikbaarheid en kwantiteit
moet vervangen worden door kwaliteit. Cruciaal voor het welslagen van
deze verandering is dat managers
goed worden ondersteund en voorzien
van de juiste middelen.
Informatietechnologie
Informatietechnologie speelt een
belangrijke rol bij het mogelijk maken
van de verandering naar het Nieuwe
Werken. Onmiskenbaar spelen mid4
delen als laptops, smartphones en
online vergaderen hierbij een belangrijke rol. Capgemini gaat zelfs nog een
stap verder met de mogelijkheden die
IT biedt. Hoe kun je IT bijvoorbeeld
inzetten om kennisdeling binnen uw
organisatie echt succesvol te laten
zijn? Welke hulpmiddelen hebben uw
managers nodig om sturen op resultaat overzichtelijk te implementeren?
Hoe combineer je kennis van mensen
met aanwezigheidsinformatie? En hoe
faciliteer je de verandering, discussieer
je met de medewerkers en creëer je
gezamenlijk de optimale werkomgeving? Dit zijn de vragen waarop we
heldere antwoorden hebben geformuleerd: oplossingen op het gebied van
kennisontsluiting, groene IT, training
en social media.
De New Way of Working-aanpak
van Capgemini
De unieke New Way of Workingaanpak van Capgemini bestaat uit een
aantal bouwstenen die gezamenlijk
het gehele hiervoor beschreven
domein omvatten. De aanpak rust op
twee pijlers: de businesscase-methodologie en het op een bijzondere
manier creëren van een gezamenlijke
visie op het Nieuwe Werken.
Businesscase-methodologie
De businesscase-methodologie van
Capgemini maakt een belangrijk
onderdeel uit van de New Way of
Working-aanpak. Een gedegen kosten-batenanalyse biedt immers ondersteuning in het besluitvormingsproces
door het bieden van inzicht in de
(financiële) impact van het Nieuwe
Werken op de organisatie. De businesscase-methodologie van Capgemini
gaat nog een stap verder, door ook
expliciet aandacht te schenken aan de
organisatiecontext, waarin de te bereiken doelen (waardecreatie) centraal
staan. Hierbij worden alle domeinen
uit ons model meegenomen: facilitair,
mobiliteit, ICT, hr en de mens.
Met de businesscase-methodologie
van Capgemini wordt inzicht verkregen in de kwalitatieve en kwantitatieve gevolgen van het Nieuwe Werken.
the way we do it
Capgemini en het Nieuwe Werken
Capgemini, aanbieder van consulting-,
technology- en beheerdiensten, was er
al vroeg bij met het Nieuwe Werken.
Met 6.000 - meest ambulante - medewerkers werd er al vroeg geëxperimenteerd met alternatieve reis- en werkmethodes. Inmiddels is de New Way of
Working (NWW) een doorslaand succes.
Naar verwachting zal de vloeroppervlakte uiteindelijk met 20% verminderen wat
op jaarbasis een besparing oplevert van
enkele miljoenen. En ook het aantal
gereden kilometers woon-werkverkeer
zal met 20-25% afnemen. Daarnaast
profiteren ook de klanten. Zij hoeven
minder te investeren in de huisvesting
van ingehuurde professionals van
Capgemini. En natuurlijk is dit initiatief
ook nog eens maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo). Voor de
samenleving betekent het immers minder brandstofgebruik, een verminderde
filedruk in de spitsuren en minder CO2uitstoot.
In 2008 won Capgemini de Green Fleet
Award, een erkenningsprijs van ALD
Automotive voor milieuvriendelijk
wagenparkbeheer. Capgemini kreeg de
prijs voor het zeer brede pakket aan
mvo-maatregelen, waaronder de
NS-Business Card voor leaserijders,
korting op de leaseprijs op basis van
zuinige energielabels en diverse interne
campagnes zoals ‘hybride proefritdagen’ en ‘slimmer reizendagen’. Voor ons
een duidelijk teken dat we met onze
New Way of Working op de goede weg
zijn.
Het maakt bovendien duidelijk waar,
wanneer en in welke mate voordelen
binnen de organisatie zijn te realiseren. Onze aanpak is gericht op het in
kaart brengen van de waardecreatie
van de verandering voor uw organisatie of belanghebbenden. Alleen als een
verandering genoeg toegevoegde
waarde oplevert, is het een goede
investering.
Een belangrijk onderdeel van de
Businesscase is de Benefits Logic®.
De Benefits Logic is een oorzaak- en
gevolgschema dat wordt opgesteld tijdens een of meerdere werksessies met
sleutelpersonen van het voorziene traject. Op overzichtelijke wijze worden
de maatregelen gekoppeld aan de
doelstellingen van uw organisatie en
wordt in één oogopslag duidelijk op
welke vlakken waarde wordt gecreëerd. Samen met relevante personen
uit uw organisatie worden deze verbetergebieden uitgediept en waar mogelijk gekwantificeerd. Sommige baten
zijn niet in geld uit te drukken, maar
maken wel deel uit van de businesscase. Nadat alle noodzakelijke (eenmalige en terugkerende) kosten zijn
geïdentificeerd, wordt de informatie
verwerkt in een financieel model.
Hierin zijn rendementsberekeningen
en scenario- en gevoeligheidsanalyses
opgenomen. De businesscase biedt
meer dan alleen ondersteuning bij de
besluitvorming rondom een investering en het financieringsmodel; hij
biedt ook een door de organisatie
gedragen onderbouwing en is een
opmaat voor de geplande veranderingen. Een businesscase is daarmee veel
meer dan een technische exercitie
waarbij het bedrijfseconomische
aspect van een investering inzichtelijk
wordt gemaakt. Het businesscase-proces vereist ook een door de organisatie
gedragen visie ten aanzien van de
voorgestelde investeringen in het
Nieuwe Werken, kwalitatieve verbeteringen en een gezamenlijke inschatting van risico’s. Maar bovenal gaat
het om het nemen van verantwoordelijkheid voor de gestelde doelen en
beoogde resultaten.
Gezamenlijke visie is cruciaal voor
succesvolle implementatie
Naast het opstellen van de businesscase voor het Nieuwe Werken in uw
organisatie, staat het gezamenlijk vormen van een visie op het Nieuwe
Werken centraal. Het is voor elke
organisatie van groot belang om duidelijk te hebben wanneer de implementatie een succes is. Zijn dit financiële succesfactoren of gaat het veel
meer om bijvoorbeeld flexibiliteit,
klantvriendelijkheid en duurzaamheid? Of misschien het verlagen van
ziekteverzuim, een aantrekkelijke
werkgever zijn of het verbeteren van
de samenwerking binnen de organisatie. De combinatie van verschillende
doelen vraagt om een integrale aanpak. In alle gevallen geldt dat de doelen gedragen moeten worden door het
hoogste niveau binnen een organisatie.
In een tweedaags ‘Innovate’-evenement nemen we u en de overige sleutelpersonen binnen uw organisatie mee
om antwoord te geven op vragen als:
wat betekent het Nieuwe Werken
voor mijn organisatie? Wat voor beelden leven er bij dit begrip? Wat voor
uitgangspunten zijn er nodig? Welke
randvoorwaarden gelden er? Welke
cultuuraspecten moeten in ogenschouw genomen worden? En wanneer is de implementatie een succes?
De uitkomsten van deze workshop
zijn een gedragen visie op het Nieuwe
Werken en hoe dat te bereiken, verwoord in een pragmatische transformatieroadmap en bijbehorende cartoons die het communiceren van de
visie binnen uw organisatie vergemakkelijken. De transformatieroadmap
geeft een helder beeld van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd, de
momenten waarop, hoe de relatie tussen deze activiteiten is en tot welk
gemeenschappelijk doel ze leiden.
Een grootschalig veranderingstraject
zal pas slagen als de sleutelpersonen
in de organisatie een gezamenlijke
visie hebben en staan voor de te
behalen resultaten. De aanpak van
Capgemini is erop gericht om de juiste personen in uw organisatie in het
Slim Werken Slim Reizen
De Taskforce Mobiliteitsmanagement
(TFMM) onder leiding van Lodewijk de
Waal heeft de afgelopen jaren hard
gewerkt om Mobiliteitsmanagement in
Nederland op de kaart te zetten. Mede
dankzij de inspanningen van de TFMM
zijn steeds meer organisaties zich
bewust geworden van het belang van
Mobiliteitsmanagement (Slim Reizen)
met positieve gevolgen voor het aantal
auto’s op de weg. Daarnaast heeft het
een belangrijke impuls gegeven aan de
discussie omtrent anders werken (Slim
Werken). Om de impuls, die de TFMM
heeft gegeven in Nederland, verder te
versterken zal de TFMM overgaan in
het platform Slim Werken Slim Reizen
(SWSR). Binnen dit platform zijn vijftig
grote werkgevers met elkaar verbonden
om elkaar te helpen bij het invoeren van
slim werken en slim reizen binnen de
eigen organisatie door het delen van
kennis en ervaring. Daarnaast treden
deze vijftig grote werkgevers op als
ambassadeurs naar de rest van
Nederland om ook daar nut en noodzaak van SWSR onder de aandacht te
brengen. Capgemini speelt een belangrijke rol bij het opzetten en uitbouwen
van dit initiatief. Wij geloven in deze
beweging en helpen deze waar mogelijk
een duw in de goede richting te geven.
Lodewijk de Waal: “Twee dagen telewerken past bij modern hrm-beleid.”
(Bron: fnvprofessionals.nl)
5
www.nl.capgemini.com
People, planet en profit
Wat levert dat Nieuwe Werken nu
uiteindelijk op? De verschillende
voordelen zijn te herleiden naar drie
kernwoorden: people, planet en profit.
Om met dat laatste te beginnen: met
het Nieuwe Werken kunt u besparen
op werkplek-/facilitaire kosten, kosten
van mobiliteit, ICT en personeel. Dat
zal uw profit direct gunstig beïnvloeden. Het Nieuwe Werken is ook goed
voor people, omdat het uw werknemers in staat stelt om een veel betere
balans aan te brengen in werk en
privé. Dat zet uw organisatie weer op
de kaart als aantrekkelijk werkgever
wat weer een positief effect zal hebben
op de medewerkerstevredenheid en
het verloop van personeel.
En uiteindelijk is ook de planeet erbij
gebaat als uw organisatie het Nieuwe
Werken omarmt. Want alleen al door
het feit dat met het Nieuwe Werken
de noodzaak van verplaatsen veel
minder wordt, zullen er minder kilometers gereisd worden. Minder kilometers reizen betekent ook direct
minder uitstoot van CO2. In het geval
van de auto betekent het ook nog
eens minder files op de weg en dat is
goed voor de doorstroming in ons
land.
Informatie
Wilt u meer informatie over de integrale New Way of Working-aanpak,
of wilt u een keer komen kijken hoe
wij het doen, bezoek dan onze website
www.nl.capgemini.com/
hetnieuwewerken. Daar kunt u ook
een afspraak met ons maken voor een
bezoek.
Capgemini werkt bij zijn aanpak
samen met verschillende partijen,
zowel IT-organisaties als bijvoorbeeld
leveranciers van kantoorinrichting. In
de afgelopen periode heeft Capgemini
uiteenlopende profit- en non-profitorganisaties ondersteund bij de invoering van het Nieuwe Werken. En ook
de eigen organisatie is succesvol
getransformeerd. Al deze ervaringen
tonen aan dat het Nieuwe Werken een
manier van werken is waar iedereen
baat bij heeft. De vraag is: wanneer
begint u ermee?
Over Capgemini
Capgemini, wereldwijd
een toonaangevende aanbieder van consulting-, technology- en
outsourcingdiensten, stelt zijn klanten in
staat te transformeren en betere prestaties
te realiseren door middel van technologie.
Capgemini verschaft nieuwe inzichten en
mogelijkheden, waardoor klanten meer
vrijheid krijgen om optimale resultaten
te realiseren. Hierbij werkt Capgemini op
een onderscheidende manier samen met
zijn klanten: the Collaborative Business
Experience™. Bovendien wordt gebruikgemaakt van het eigen wereldwijde leve-
ringsmodel Rightshore®, dat op een evenwichtige manier getalenteerde professionals uit verschillende locaties samenbrengt
in één team dat de best mogelijke oplossingen voor klanten creëert en levert.
Capgemini heeft vestigingen in meer dan
35 landen en heeft wereldwijd ruim
100.000 medewerkers in dienst.
De organisatie realiseerde in 2009 een
omzet van 8,4 miljard euro.
Meer informatie:
www.nl.capgemini.com
Rightshore® is een handelsmerk van Capgemini
Capgemini Nederland B.V.
Papendorpseweg 100
Postbus 2575 - 3500 GN Utrecht
Tel. 030 689 00 00
Fax 030 689 99 99
Copyright © 2010 Capgemini. Alle rechten voorbehouden.
IN/3D-042.10/400 © shutterstock.com / Vallog (cover)
Met de producten die bij deze beide
pijlers horen, zoals een businesscase
en een visieplaat met transformatieroadmap, heeft u een gedegen basis
voor de uitvoering van het programma in handen die zal leiden naar een
nieuwe manier van (samen)werken.
En ook in de uitvoeringsfase heeft
Capgemini de nodige producten en
diensten voor u beschikbaar om u
daarin te begeleiden.
Ervaring
Het succes van een implementatie van
het Nieuwe Werken staat of valt bij
een goede basis. Onze businesscasemethodiek en het opstellen van een
gezamenlijke visie bieden zo’n basis.
Capgemini heeft er meer dan twintig
jaar ervaring mee. Ook op het gebied
van de andere bouwstenen in de New
Way of Working-aanpak hebben wij in
het verleden goede resultaten behaald.
®
proces te betrekken, zodat het een
gezamenlijk traject wordt waaruit een
gedragen visie voortkomt en waarbij
validatie en mobilisatie centraal staan.

Download Report