We winnen veel met sport! Uw organisatie kan veel bereiken! Wist u dat 90% van de verenigingen een groeiambitie heeft? Maar alleen een ambitie is niet genoeg. Deze checklist neemt u en uw organisatie stap voor stap mee om aan deze ambitie te werken. In de checklist vindt u de belangrijkste ins en outs voor het organiseren van een activiteit. Door bewuste keuzes te maken kan het rendement van de georganiseerde activiteiten in de Nationale Sportweek en daarbuiten (met de inzet van het thema ‘Ik neem je mee!’) omhoog gaan. Ter inspiratie vindt u op de volgende bladzijde een aantal voorbeeldactiviteiten waarna u zelf aan de slag kunt gaan. Succes! Sportservice Doetinchem In samenwerking met NOC*NSF en de GSF (Gelderse Sport Federatie) Geke Schuurman & Madeloes Visser 2 Voorbeeldactiviteiten Maatjes training (‘Ik neem je mee!’) Organiseer een aantal van de bestaande trainingen als introtraining. Alle leden mogen een maatje meenemen naar de bestaande training. Deze training wordt dan voor een keer iets aangepast waardoor iedereen mee kan doen en kennis kan maken met de sport. Familie toernooi Alle sporters van de vereniging nodigen familie uit. Het toernooi richt zich ook op mensen zonder ervaring, de hele familie kan dus meedoen. Spelregels hoeven geen drempel te zijn, eventueel (afhankelijk van de sporttak) aan het begin van de dag kort toelichten. Achteraf een hapje en een drankje (barbecue) om de dag met z’n allen gezellig af te sluiten. Etentje Organiseer een etentje, waarbij iedereen een persoon mag meenemen die nog niet sport bij de club. Tijdens het etentje komen de verhalen vanzelf los. Eventueel kunnen sfeerbeelden getoond worden. Laat zien dat de vereniging veel te bieden heeft, zelfs meer dan trainingen en wedstrijden. Misschien willen mensen na het etentje terug komen om mee te sporten of als vrijwilliger actief te zijn. Ouder-kind toernooi Het is de bedoeling dat kinderen samen, met of tegen hun ouders strijden voor prijzen. Hierbij kun je denken aan de winnende ploeg, beste speler, sportiefste speler etc. Laat ouders ervaren wat de sport van hun kind precies inhoudt, doordat ze het zelf beleven en met andere ouders meemaken Sportheld De ‘Sportheld van (naam van de club/gemeente)’ is een mooi voorbeeld om aandacht te besteden aan vrijwilligers. Bijvoorbeeld, een vrijwilliger die altijd klaar staat, een bestuurder van de club, een super trainer of een aanstormend talent. Bij de actie kunnen inwoners van de gemeente of leden van de club belangrijke personen nomineren. Tijdens de Nationale Sportweek worden de winnaars van deze actie geëerd voor een publiek. Kijkmiddagen Niet bij alle trainingen is het toegestaan om te kijken. Wel kunnen er speciale kijkmiddagen en -avonden georganiseerd worden. Deze kun je leuk aankleden zodat het voor de kijkers meer is dan alleen een training. Hierdoor kan je in het kader van ‘ Ik neem je mee!’, niet sporters interesseren om zelf ook bij de vereniging te komen als sporter of vrijwilliger en/of je vergroot de betrokkenheid. Geke Schuurman & Madeloes Visser 3 Checklist voor het organiseren van een activiteit Stap 1: Wat is het doel en de vervolgactiviteit? ● Behoud van leden en/of vrijwilligers. ● Werven van leden en/of vrijwilligers. ● Trots op de club. ● Leden en/of vrijwilligers in het ‘zonnetje’ zetten. ◌ Het doel van deelname aan de Nationale Sportweek?...………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (Bijv.: Vijf nieuwe ouders die na de Nationale Sportweek actief betrokken zijn bij de vereniging, als lid of vrijwilliger.) ◌ Activiteiten omschrijving:………………………….………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ Doelgroep omschrijving:…………….……………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ De SSMART doelstelling (zie pagina 8) wordt omschreven voor (datum):………………………………. Stap 2: Hoe wordt het (intern) georganiseerd? ◌ Hoe wordt er draagvlak gecreëerd binnen de vereniging? …………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ Wie organiseren de activiteit/zijn er verantwoordelijk? …………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ Welke samenwerkingspartners (sleutelfiguren) zijn er? …………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ Welke vrijwilligers/leden vanuit de eigen organisatie worden ingezet?................................................ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Tip: Zorg voor draagvlak binnen de vereniging, enthousiasmeer trainers, coaches, leden, vrijwilligers, en betrokkenen. Laat het ‘leven’ binnen de vereniging. Geke Schuurman & Madeloes Visser 4 Stap 3: Hoe loopt de communicatie en de PR? Via welke middelen en mensen loopt het contact? ● Mail / telefoon ● Vergaderingen (met of zonder notulen) ◌ Welke afspraken worden er gemaakt ten aan zien van de interne communicatie:………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ Is de rolverdeling ten aan zien van de communicatie (binnen de vereniging) beschreven?......... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hoe is de communicatie richting de bezoekers/deelnemers tijdens de activiteit? ● Inzet contactpersoon ● Eerste indruk ● Leer de bezoeker kennen ◌ Wie is de contactpersoon tijdens de activiteit?………………………………………………………………………… ◌ Hoe is de contactpersoon zichtbaar en wat zijn de taken?.......…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Welke communicatie middelen worden ingezet? ● Poster/flyer ● Facebook/Twitter ● Clubblad/website ● Uitnodiging leden (algemeen of persoonlijk) ● Extern via krant ● Selfie-actie/thema ‘Ik neem je mee!’ ◌ De volgende communicatie middelen worden ingezet: :…………………………………………………………. . ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ De communicatie planning wordt gemaakt door :…………………………………………………………………… ◌ Wie wordt er bij de communicatie vermeld als contactpersoon: …………………………………………….. Tip: Stel een prijs of tegenprestatie samen, om mensen te werven (bijvoorbeeld gratis consumpties voor deelnemers of verloot een shirt van de club).). Tip: Volg, like en tag Sportservice Doetinchem op Facebook en Twitter voor een groter bereik (www.facebook.com/SportserviceDoetinchem & https://twitter.com/SportDchem). Geke Schuurman & Madeloes Visser 5 Stap 4: Hoe wordt het thema ‘Ik neem je mee!’ ingezet? Het thema ‘Ik neem je mee!’ staat ervoor dat zoveel mogelijk sporters een maatje uitnodigen en meenemen, die niet of nauwelijks sport. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je buurman, familie, vriend of vriendin. Op deze manier laat je meer mensen kennis maken met sport. Voor niet-sporters wordt zo de drempel verlaagd om toch een keer de sportclub in te stappen. Diegenen die wel sporten, krijgen een duwtje in de rug om nog vaker te gaan sporten. En hoeveel leuker is het om dat samen te doen? Waarom ‘Ik neem je mee!’ ? ● 'Ik neem je mee!’ draagt bij aan bestaande uitdagingen van verenigingen zoals behoud en werven van leden en vrijwilligers. ● Het sluit aan bij wat mensen interesseert; gezelligheid en met een maatje iets ondernemen. ● Onderzoek laat zien: Mensen die nu niet sporten maar wel zouden willen sporten, zijn diegenen die ‘het dichts bij de huidige sporters’ staan, dus de vrienden, familie en buren van sporters. ● Als thema van de Nationale Sportweek om er de aandacht op de te vestigen, dat dit geen ‘vanzelfsprekendheid’ is. ● Het leent zich goed voor communicatie over jouw club. ◌ Bij welke communicatiemiddelen wordt het thema toegevoegd?……………………………………………. . ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… . ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ Op welke manier wordt het thema toegevoegd aan de activiteit?…………………………………………. . ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… . ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Tip: Vind op www.nationalesportweek.nl de toolkits voor de inzet van ‘Ik neem je mee!’ en de ‘Communicatiematerialen’. Geke Schuurman & Madeloes Visser 6 Stap 5: Registratie, ondersteuning en evaluatie? Hoe ga jij registeren wie er bij de activiteit was? ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Tip: Noteer gegevens van geïnteresseerden zodat er na afloop van de activiteit contact opgenomen kan worden met deze personen. Tip: Houd bij hoeveel mensen iemand meeneemt/deelnemen aan de activiteit. Zo weet je na afloop of de activiteit voor jouw sportclub een positief effect heeft gehad. Welke ondersteuningsmogelijkheden zijn er? ● Bonden ● Lokale bedrijven ● Onderwijs/zorg ● Sportservice/gemeente ● Andere verenigingen ● Eigen invulling ◌ Welke ondersteuning hebben we nodig? ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ We nemen hiervoor contact op met de volgende organisaties/aanbieders: ………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Tip: Meld de activiteiten aan bij Sportservice Doetinchem zodat zij de activiteit kunnen meenemen in de communicatie. Wanneer is de activiteit geslaagd? ◌ Is er een eindevaluatie? Ja / Nee………………………………………………………………………………………………. ◌ Wanneer vindt deze plaats en wie zijn erbij aanwezig? ………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Tip: Plan een evaluatiemoment in met de betrokkenen (organisatie/trainers/leden/etc.), om te horen hoe het is verlopen en de feedback mee te nemen bij een volgende activiteit. Aandachtspunten voor de nazorgfase ● Bedanken ● PR bericht ● Contact opnemen met geïnteresseerden ● Eigen invulling ◌ In de nazorgfase gaan we aan de slag met:…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ Dit wordt gedaan door:………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ◌ Hoe wordt het succes gevierd (met vrijwilligers/de club)?…………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Geke Schuurman & Madeloes Visser 7 SSMART-formulier Door de vijf onderdelen van SSMART te beantwoorden ontstaat er een concreet doel. Het voordeel hiervan is dat het voor iedereen duidelijk is en dat het ingezet kan worden bij de evaluatie. Op deze en de volgende pagina vindt u een voorbeeld van een ingevuld SSMART-formulier. SSMART-formulier Specifieke doelgroep: Welke doelgroep willen we bereiken? Waarom willen we deze doelgroep bereiken? Wat zijn de belangrijkste kenmerk(en)? Wat is het doel? • We willen werknemers van de bedrijven (namen) op het bedrijventerrein in de leeftijdscategorie van 35 tot en met 50 jaar bereiken. • We willen deze doelgroep kennis laten maken met/enthousiast maken voor de sport zodat we in het seizoen van 2014 -2015 met minimaal twee teams kunnen deelnemen aan de 35+ competitie. • Het belangrijkste kenmerk is: de trainingstijd moet aansluiten op de werktijden. • Doel: leden werven in de leeftijdscategorie van 35 tot en met 50 jaar zodat we in het seizoen van 2014-2015 met minimaal twee teams kunnen deelnemen aan de 35+ competitie. Specifieke activiteit: Welke activiteit zetten we in? Wat is het doel van deze activiteit? Wie zijn erbij betrokken? Waar en wanneer vindt het plaats? • Een maand lang, één oefentraining per week op de woensdagmiddag. • Het doel van deze activiteit is om werknemers van de bedrijven (namen) kennis te laten maken met de sport en informatie te geven over de mogelijkheden binnen de club. • Vanuit de twee bedrijven zijn de directeuren (namen) de belangrijkste sleutelfiguren om de werknemers te bereiken en om de trainingstijden van de vier proeftrainingen mee af te stemmen. Vanuit onze eigen organisatie zijn (namen) verantwoordelijk voor de organisatie. • De activiteiten vinden elke woensdagmiddag in de maand maart (5, 12, 19, 26) plaats, van 12.00 uur tot 13:00 uur op ons eigen sportpark. Meetbaar: Hoeveel deelnemers worden er verwacht? Wat zijn de verwachtingen op korte en/of lange termijn? • Op de eerste training worden er 15 deelnemers verwacht waarbij het aantal kan oplopen tot 20 – 25 deelnemers op de laatste training. • De verwachting op het korte termijn is: de we de wensen en behoeften van onze doelgroep inventariseren waarmee een passend aanbod gecreëerd kan worden • De verwachtingen op lange termijn is: dat twee teams deelnemen aan de 35+ competitie en er een eventuele samenwerking met meerdere bedrijven kan ontstaan. Acceptabel: Is er draagvlak voor wat we doen? Is er een overeenstemming met het beleid? Zijn er voldoende mensen, middelen en financiën om het te realiseren? • Ja, er is draagvlak zowel vanuit onze sportvereniging als vanuit de bedrijven die zich gaan inzetten om de medewerkers te motiveren om te sporten in de pauze op de woensdagmiddag. De bedrijven stimuleren een gezonde leefstijl waardoor ze openstaan voor deze samenwerking. • De organisatie bestaat uit (namen van samenwerkingspartners en eigen organisatoren), elke training zullen er twee trainers aanwezig zijn (namen), wij hebben de middelen die nodig zijn voor de trainingen (kleedkamers, ballen, pionnen, doeltjes en het veld). • Ja, want er wordt ingespeeld op de doelstelling om de ledenleegloop te stabiliseren. • Het budget van €75,- is voldoende voor de communicatiemiddelen, vrijwilligersbijdrage en onvoorziene kosten. Geke Schuurman & Madeloes Visser 8 Realistisch: Kan er genoeg inspanning worden geleverd om het te organiseren? Zijn er speciale bevoegdheden nodig? Is er voldoende kennis, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Is er een vervolgactie? • Ja, er is voldoende tijd (vanaf 18 januari tot en met 1 maart) voor de voorbereidingen en vanuit onze vereniging en vanuit de bedrijven zijn er mensen (namen) aangewezen om de werknemers te informeren en te overtuigen om deel te nemen. • Ja, de trainers hebben de bevoegdheden om de training te kunnen verzorgen en de parkbeheerder zal aanwezig zijn om de accommodatie te openen en af te sluiten. • Ja, de activiteitencommissie heeft ervaring met het organiseren van activiteiten. Er hoeven geen extra middelen te worden aangeschaft en er zijn geen specifieke bevoegdheden/vergunningen nodig. • Alle deelnemers krijgen een informatiepakket waarin onder andere informatie over de club staat, contactgegevens en de mogelijkheid om na afloop van deze maand, vijf keer gratis mee te trainen. Daarnaast wordt er in de laatste week een enquête uitgezet onder de werknemers om hun wensen en behoeften te inventariseren. Tot slot is er op 3 april een evaluatiegesprek waar alle betrokken partijen, de organisatoren, trainers en directeuren, aanwezig zullen zijn. De uitkomst van de enquête zal later in de maand april worden besproken met de directeuren. Tijdgebonden: Wanneer begint de organisatie? Wanneer is de uitvoering? Wanneer is het doel bereikt? • Op 18 januari (vandaag) start de organisatie en op 5 maart 2014 is de eerste training. • Het doel is bereikt als er 20 deelnemers of meer hebben deelgenomen aan de trainingen en met de input vanuit deze groep een passend aanbod kan worden gemaakt voor deze doelgroep waardoor het ledenaantal oploopt en er twee teams samengesteld kunnen worden voor de 35+ competitie in het seizoen van 2014-2015. SSMART: In de maand maart wordt er op elke woensdag (5, 12, 19 en 26 maart) van 12:00 uur tot 13:00 uur een training verzorgd op ons sportpark aan de werknemers van twee bedrijven (namen) onder leiding van twee gediplomeerde trainers (namen). Het doel is bereikt als er minimaal 20 deelnemers hebben deelgenomen en de input vanuit deze groep bijdraagt aan het creëren van een passend aanbod voor deze doelgroep. Geke Schuurman & Madeloes Visser 9 Notities ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Geke Schuurman & Madeloes Visser 10
© Copyright 2024 ExpyDoc
