Functiebeschrijving infobaliemedewerker_Wetteren

Gemeente Wetteren
Functiebeschrijving
Functie
Graadnaam: Administratief medewerker
Functienaam: Medewerker infobalie
Functionele loopbaan: C1-C3
Afdeling: Ondersteunende dienst
Dienst: Communicatie
Code:FB.
Doel van de entiteit
Verzorgen van onze klanten zodat ze een optimale dienstverlening kan worden aangeboden.
Het snel kunnen aanbieden van een basisdienstverlening is het doel van de front-office,
zowel persoonlijk als via mail en telefoon. Hij/zij is het gezicht van de organisatie en het
aanspreekpunt van de gemeente. Het is ook de plaats waar ‘digileken’ (mensen die minder
of niet met de computer kunnen werken) terecht kunnen voor vragen over het
productengamma of waar men ‘digileken’ zal begeleiden in het invullen van de digitale
aanvragen.
Plaats in de organisatie
Werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd Communicatie.
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening
Naam
CC Consult
pagina 1 van 4
Gemeente Wetteren
Functiebeschrijving
Kerntaken
Telefonisch onthaal
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
 burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie
verschaffen;
 geven van basisinformatie over die producten uit de
productencatalogus waarvan de diensten aangeven dat men info
kan verstrekken en doorverwijzen klanten naar themabalies bij
diepgaande vragen;
 bijhouden van inschrijvingen voor gemeentelijke activiteiten;
 maken van afspraken voor klanten met de diverse diensten;
 andere telefonische taken verrichten;
 registratie klachten en meldingen.
Onthaal aan infobalie
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
 ontvangen van alle bezoekers aan het gemeentehuis;
 burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie
verschaffen;
 geven van basisinformatie over die producten uit de
productencatalogus waarvan de diensten aangeven dat men info
kan verstrekken;
 maken van afspraken voor klanten met diverse diensten;
 afleveren en ontvangst van documenten en aanvragen;
 leveren van allerlei informatie tickets, folders, kaartjes, producten
 doorverwijzen klanten naar themabalies;
 bijhouden van inschrijvingen voor gemeentelijke activiteiten;
 verkoop stickers voor groenafval, vuilniszakken, etc.;
 leveren van allerlei informatie, tickets, folders, kaartjes, producten.
 Coördinatie openbare onderzoeken. De documenten zullen aldaar
kunnen worden ingekeken;
 ontvangst van kleine betalingen.
Beheer centrale mailbox
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
 inkomende mails via de algemene mailbox ([email protected]
en [email protected]) beantwoorden met basisinformatie over die
producten uit de productencatalogus waarvan de diensten
aangeven dat men info kan verstrekken, en doorsturen van de
mails naar de diensten bij diepgaande vragen;
 bijhouden van inschrijvingen voor gemeentelijke activiteiten;
 maken van afspraken voor klanten met de diverse diensten
 registratie klachten en meldingen
Administratieve ondersteuning
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
 beheer van het systeem van inkomende briefwisseling (in
ontvangstname, registratie, verdelen en ronddelen);
 registreren en frankeren uitgaande briefwisseling;
 registratie van klachten en meldingen;
 verwerken van allerlei elektronische aanvragen;
 coördinatie openbare onderzoeken;
CC Consult
pagina 2 van 4
Gemeente Wetteren
Functiebeschrijving



ophalen van documenten;
administratieve ondersteuning van de eigen dienst;
algemene ondersteuning diensten gemeentehuis
archiveren,…).
(scannen,
Dagontvangsten
Is overeenkomstig art. 162, §2 van het gemeentedecreet belast met de ontvangst
van geringe dagontvangsten ingevolge ontvangst gemeentebelastingen en
verkoop van onderstaande producten.
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer
ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
CC Consult
pagina 3 van 4
Gemeente Wetteren
Functiebeschrijving
Functieprofiel
De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking
gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een
hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties
Niveau
grondig
Wetgeving
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
voldoende
Werking en werkmiddelen
Competentie
Databanken
Presentaties
Rekenbladen
Software eigen aan de functie
Tekstverwerking
Procedures en procesbeheer
Werking van de gemeentelijke organisatie
Werkmiddelen
Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie
Kennis van de wetgeving m.b.t. de gemeente
elementair
Cluster
PC-Vaardigheden
X
X
X
X
X
X
Gedragscompetenties
Niveau
Probleemoplossend
gedrag
CC Consult
Flexibiliteit
X
X
Kwaliteit en accuraatheid
Mondelinge communicatie
Schriftelijke communicatie
Teamwerk en samenwerken
Informatie zoeken (leervermogen)
X
X
X
X
X
X
X
X
Integriteit
Resultaatgerichtheid
Initiatief
X
X
X
X
Klantgerichtheid
Organisatiebewustzijn
X
X
X
X
Competentie
grondig
Persoonsgebonden
gedrag
voldoende
Interactief gedrag
elementair
Cluster
Informatieverwerkend
gedrag
X
X
X
pagina 4 van 4

Download Report