Wijkraadpleging 2009

Wijkraad Overvecht ● p/a Zamenhofdreef 17 ● postbus 8395 ● 3503 RJ Utrecht ● [email protected]
CONCEPT
Leidraad opzetten Wijkraadpleging
Werkwijze:
In principe willen we en moeten we vanuit de gemeente opgelegd) een wijkraadpleging houden. Dit is
een van onze middelen om meningen te toetsen in de wijk en bewoners ed te raadplegen.
In grote stappen werkt dit als volgt:
1. Ideeën uitvragen bij wijkraadsleden voor een wijkraadpleging dit of komend jaar (afhankelijk van
tijdstip uitvraag). ACTIE: DB;
2. ideeën moeten kort globaal door de initiatiefnemers uitgewerkt worden, zodat de discussie in de
wijkraadsvergadering (febr/maart/april?) kan worden gevoerd en het meest geschikte onderwerp kan
worden gekozen. ACTIE: indiener(s) van een idee voor wijkraadpleging;
3. Keuze van wijkraadpleging onderwerp en vaststellen trekker en werkgroepleden. ACTIE: allen, deels
tijdens wijkraadsvergadering (anders binnen een maand na) punt 2;
4. De werkgroep zal de onderstaande mijlpalen afwerken maar eerst de doelen, werkwijze en probleemvraagstelling concretiseren tot een voorstel;
5. Voorstel afstemmen met het DB en daarna met de wijkraad in een wijkraadsvergadering, zodat er een
GO komt vanuit de wijkraad. ACTIE: werkgroep;
6. Een offerte uitvragen bij meerdere bureaus, indien dit volgens het voorstel via een onderzoeksbureau
loopt. ACTIE: werkgroep;
7. Beoordelen offertes en plan van aanpak. ACTIE: werkgroep, samen met penningmeester en DB;
8. Iom wijkbureau opdracht verstrekken aan een van de bureaus. ACTIE: penningmeester;
9. Betalingen goed bewaken (let op het aflopen van een kalenderjaar en de budgetten!) ACTIE: trekker
en penningmeester samen;
10. Bewaken dat regelmatig teruggekoppeld wordt van de voortgang (ook aan wijkraad). ACTIE allen
11. Tussentijds terugkoppeling resultaten aan wijkraad en zonodig aanpassen. ACTIE werkgroep;
12. Bewaken dat er opgeleverd wordt was is overeengekomen. ACTIE: werkgroep:
13. Presentatie en overhandiging rapport organiseren. ACTIE: werkgroep;
14. Een advies aan BenW verzorgen. ACTIE: werkgroep;
Diverse verschillende onderzoeksbureaus zullen worden gevraagd offerte uit te brengen om dit onderzoek
verder uit te werken tot een verantwoord onderzoek en uit te voeren t/m de presentatie en rapportage.
Het onderzoek verloopt in grote lijnen als volgt:


Het onderzoeksbureau scherpt dit plan van aanpak aan en concretiseert het verder. Dit kan
leiden tot wijzigingen in de aanpak die dan worden gecommuniceerd met de wijkraad, maar dit
kan ook leiden andere dan beoogde aanpak of op een andere wijze vraagstelling.
Het onderzoeksbureau voert het onderzoek uit en koppelt regelmatig terug met de werkgroep.
1
Wijkraad Overvecht ● p/a Zamenhofdreef 17 ● postbus 8395 ● 3503 RJ Utrecht ● [email protected]





Halverwege het onderzoek vindt een voorlopige terugkoppeling (presentatie) naar de wijkraad
plaats door het onderzoeksbureau, tijdens een reguliere wijkraadsvergadering. Dit kan leiden tot
enige bijstelling.
Het onderzoeksbureau presenteert haar bevindingen en aanbevelingen aan de wijkraad.
Het onderzoeksbureau werkt, na de presentatie in de wijkraad, alles verder uit in een
onderzoeksrapport (een ‘wetenschappelijke’ versie). Tevens maakt zij een zg. ‘populaire
samengevatte’ versie en een voorstel tot een formeel advies van de Wijkraad aan Burgmeester
en Wethouders. Voorbeelden van zo’n advies zijn te vinden op de website onder tabblad
‘adviezen en onderzoeken’ op www.wijkraadovervecht.nl.
Het onderzoeksbureau organiseert één aansprekende presentatie richting politiek, bewoners en
gemeentelijk bestuur. Alles wat nodig is om dit goed te presenteren, zoals ruimte, middelen,
uitnodigingen ed. maken deel uit van de aanbieding. De vorm is in principe vrij, maar een
voorstel dient in het plan van aanpak te zijn verwerkt.
Het onderzoeksbureau stelt een conceptadvies op (t.a.v. B&W) dat ter goedkeuring aan de
wijkraad wordt voorgelegd. Na goedkeuring zal de wijkraad dit advies aan B&W zenden.
Voorlopige planning














Ideeeën verzamelen
Uit de globaal uitgewerkte iedeen kiezen
Werkgroep en trekker vaststellen
Opzet wijkraadpleging uitwerken
Informatie over te benaderen groepen verkrijgen
Goedkeuring opzet in wijkraadsvergadering
Informatie over mogelijke geschikte onderzoeksbureaus
Offerte vragen onderzoeksbureaus
Opdracht aan onderzoeksbureau
Het onderzoek
Eerste presentatie onderzoeksbureau aan wijkraad
Uitwerking door onderzoeksbureau
Presentatie aan politiek, bewoners en gemeentelijk bestuur
Uitbrengen en voorbereiden advies
status
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
2
Wijkraad Overvecht ● p/a Zamenhofdreef 17 ● postbus 8395 ● 3503 RJ Utrecht ● [email protected]
Verzoek tot het maken van een aanbieding voor de
Wijkraadpleging …… wijkraad Overvecht (te Utrecht)
Context
Wijkraad Overvecht adviseert het college van Burgemeester en Wethouders van Utrecht over zaken die
spelen in de wijk Overvecht. Doordat wij bewoners of ondernemers zijn in deze wijk weten wij aardig wat
er speelt in de wijk en hebben wij ook wel een beeld wat de bewoners van deze wijk belangrijk vinden.
Toch is dat onvoldoende, vinden wij (en met ons de gemeente), om de gemeente goed te kunnen
adviseren. Daarom verrichten wij ook regelmatig onderzoek. Dat noemen wij wijkraadplegingen en wij
hebben (en voelen) ons verplicht ca. eenmaal per jaar een wijkraadpleging te houden. Door zo'n
wijkraadpleging is het niet 'die paar vrijwilligers v/d wijkraad' die iets uit de losse pols adviseren, maar is
het advies wat we daarna uitbrengen een gedegen resultaat, waar de gemeente iets mee kan en mee
moet.
Om een beeld te krijgen van de onderzoeken die wij tot nog toe hebben laten uitvoeren, kunt u onder het
tabblad “Adviezen en Onderzoeken” op onze website www.wijkraadovervecht.nl alle rapporten
terugvinden. De site is niet geheel bij maar geeft een goed beeld van wat er zoal is gepresteerd en ook
nu wordt verwacht.
Het onderzoek dat wij nu willen opstarten heeft als thema: ………………………………
Vanuit de wijkraad zijn er de volgende trekkers benoemd, ……………om dit onderzoek tot uitvoering te
brengen.
Wat vragen wij aan uw bureau?
Wij hebben een xxxtal onderzoeksbureaus geselecteerd die wij in staat achten om onze voorgenomen
wijkraadpleging uit te voeren. U bent daar één van. Verderop zal meer inhoudelijk worden aangegeven
wat het onderwerp voor de wijkraadpleging is en hoe wij nu denken met het uiteindelijk geselecteerde
onderzoeksbureau uit te kunnen voeren.
Wij vragen u aan de hand van dit document om ons een aanbieding te doen voor het uitvoeren van de
wijkraadpleging xxxx. Als onderdeel van de aanbieding verwachten wij een plan van aanpak hoe u denkt
dit onderzoek het beste uit te kunnen voeren.
Wens is om de aanbieding, inclusief plan van aanpak, uiterlijk xxxx te hebben ontvangen.
Dit document wellicht niet voldoende om een juiste aanbieding te kunnen maken. Heeft u vragen of
wenst u gewoon nader kennis te maken met de trekkers uit de wijkraad?
3
Wijkraad Overvecht ● p/a Zamenhofdreef 17 ● postbus 8395 ● 3503 RJ Utrecht ● [email protected]
U kunt contact met hen opnemen op de volgende wijze:
1e contactpersoon: Xxxxxxxxxxxxxxxxxx
2e contactpersoon: Xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Voor alle duidelijkheid: Wij zijn geen professionele organisatie en verwachten de regie volledig uit handen
te kunnen geven aan het uiteindelijk geselecteerde onderzoeksbureau.
Selectiecriteria
Om te komen tot een verantwoorde keuze van het onderzoeksbureau, wordt uw aanbieding en plan van
aanpak op, met name, de volgende onderdelen beoordeeld door de beide trekkers:
-
Het
o
o
o
o
o
plan van aanpak wordt beoordeeld op:
Hoe u een maximaal bereik van de bewoners behaalt.
De mate waarin u blijk geeft van ‘mee te denken’ in de opzet van dit onderzoek.
De inhoudelijkheid waarop u de openstaande vragen/risico’s beantwoordt.
De volledigheid op inzet van rescources en inzet wijkraad
De planning, met als doelstelling om binnen het betreffende jaar de onderzoeksresultaten te
presenteren.
2. De hoogte van uw aanbieding in relatie tot het plan van aanpak, waarbij een gemaximaliseerd budget
van globaal € 15.000,- door de gemeente is opgelegd.
4

Download Report