Klik hier voor de volledige vacature ().

Het nieuwe cultuurcentrum De Grote Post is het kloppende hart van de Stad aan
Zee. Het cultuurcentrum wordt gerund door De Grote Post vzw, een extern
verzelfstandigd agentschap van de Stad Oostende, onder leiding van een directeur.
Om het team te versterken zoekt De Grote Post gedreven en talentvolle
medewerkers. Zo wordt momenteel uitgekeken naar een:
Onthaalverantwoordelijke – voltijds
(m/v)
Context / Omgeving / Plaats in de organisatie
Je maakt deel uit van de exploitatieploeg van cc De Grote Post vzw. De exploitatieploeg is
onder andere verantwoordelijk voor de uitgebreide vrijwilligerswerking, de zaalverhuur, de
eigen producties, het vlot en klantvriendelijk ontvangen van publiek en gezelschappen, etc.
Onder leiding van de afdelingsverantwoordelijke exploitatie - maar met een hoge graad van
autonomie en initiatief - vertaalt de onthaalverantwoordelijke het artistieke project van cc De
Grote Post conform een klantvriendelijke en veilige werking. Als onthaalverantwoordelijke
van het cultuurcentrum en als medewerker van de exploitatieploeg ben je een belangrijke
schakel in de ontwikkeling en het doen leven van dit huis.
Doel van de Functie
Onder de leiding van de verantwoordelijke exploitatie en op basis van richtlijnen ga je heel
wat activiteiten voorbereiden en verzekeren. Met name alle activiteiten gerelateerd aan het
onthaal van publiek, artiesten, vrijwilligers en derden. Dat doe je zowel voor de eigen als
voor de externe producties. Je verzekert een efficiënt en klantvriendelijk onthaal.
Takenpakket
Je bent het eerste aanspreekpunt voor het publiek, de gezelschappen en klanten van het
cultuurcentrum. Je bent van nature klantvriendelijk ingesteld en kan adequaat blijven
presteren onder druk.
1. Algemene taken


Je maakt volwaardig deel uit van de onthaal-, exploitatie -en planningsvergadering.
Op die manier ben je op de hoogte van het reilen en zeilen van alles wat er zich in cc
De Grote Post afspeelt.
Je past de procedures consequent en in detail toe. Met name de procedures die
uitgewerkt zijn door de verschillende afdelingshoofden rond het gebruik van het
gebouw, de vrijwilligerswerking, het verloop van een avond, …



De inrichting van de inkom en het onthaallokaal stem je af op het gebruik: dit is de
eerste plek waar artiesten / vrijwilligers / derden in contact komen met het
cultuurcentrum.
Bij aanvang van je werkdag maak je een rondgang langs de verschillende ruimtes en
controleer je of alles in orde is voor aankomst van vrijwilligers / klanten / publiek.
Op basis van een door jouw collega’s opgestelde daysheet, werk je tijdig alle
voorbereidingen voor artiesten of zaalhuurders en hun ontvangstpakket (badges,
jetons, parkeerkaarten, bewegwijzering, etc.) uit.
2. Permanentie taken
Je bent het aanspreekpunt voor publiek, vrijwilligers, artiesten en/of organisatoren tijdens de
activiteiten van het cultuurcentrum.









Bij elke activiteit die plaatsvindt in het cultuurcentrum is een onthaalverantwoordelijke
aanwezig.
Je ontvangt, begeleidt, bedient en informeert bezoekers, artiesten, vrijwilligers,
zaalhuurders, klanten, leveranciers en andere derden teneinde deze wegwijs te
maken in het verloop van de voorstelling of activiteit en de werking van het
cultuurcentrum.
Je draagt de eindverantwoordelijkheid voor een goed verloop van de activiteit
volgens de gemaakte afspraken en procedures.
Je controleert of de nodige bewegwijzering in het gebouw voorzien is en indien niet
vul je die aan.
Indien er een probleem is met de netheid of de functionaliteit van het gebouw (bv. lift
of verlichting defect) onderneem je meteen actie om tot een oplossing te komen.
Je stuurt de vrijwilligers aan, motiveert hen en stuurt hen bij waar nodig.
Je bereidt proactief eventuele lastminute vervangingen in het vrijwilligersteam voor
indien nodig (bv. ploeg herschikken of rondbellen bij ziekte van een opgeroepen
vrijwilliger).
Je grijpt in en/of zorgt voor een oplossing in noodgevallen.
Na afloop van de activiteit breng je alles volgens de voorgeschreven procedures en
afspraken in orde en sluit je de ruimten af.
3. Procedures – permanente werking
Als onthaalverantwoordelijke lever je noodzakelijke input om de verschillende procedures uit
te schrijven.



Je houdt de onthaalbrochure voor gezelschappen/artiesten in overleg met de
assistent productie up-to-date.
In overleg met de verantwoordelijken exploitatie en techniek ontwikkel je een
uitgeschreven onthaalprocedure voor artiesten, technici en vrijwilligers.
In overleg met de zakelijk leider, de assistent productie en de verantwoordelijke van
het UiTloket ontwikkel je een uitgeschreven procedure voor de ticketing
(gastenlijsten, wachtlijsten, wat in noodgevallen, samenwerking met UiT, …).


In overleg met de verantwoordelijken techniek en gebouw ontwikkel je een
uitgeschreven procedure ‘verloop van de voorstelling’. Wie doet wat op welk
moment volgens welke standaard.
In overleg met de dienst communicatie ontwikkel je een uitgeschreven procedure
voor het omgaan met eigen en externe fotografen en pers en een procedure voor
schoolvoorstellingen.
In overleg met de assistent exploitatie en vrijwilligerswerking zorg je ervoor dat de
procedures voor de vrijwilligerswerking up-to-date blijven en waar nodig aangevuld
worden.
Profiel
1. Flexibiliteit
Je werkuren zullen in grote mate ’s avonds en tijdens de weekends gepresteerd worden
maar ook indien nodig overdag. De activiteitenkalender van het cultuurcentrum bepaalt de
werkplanning van de onthaalverantwoordelijken.
Je woont in Oostende of in de nabije omgeving van de stad. Indien niet, ben je bereid om er
te komen wonen.
Verantwoordelijke teamspeler
 Je bent gedreven, sterk georganiseerd, proactief, klantgericht en je legt makkelijk
contacten op ieder niveau.
 Je hebt zin voor structuur, orde en detail.
 Je hebt een goed concentratievermogen (ook bij relatief repetitief werk of onder grote
druk).
 Je brengt informatie helder over, zowel mondeling als schriftelijk.
 Je beschikt over voldoende stressbestendigheid om alles in goede banen te leiden
 Je bent in staat een helicopterview te houden.
 Je bent een echte teamspeler, doorzetter.
 Je bent hulpvaardig ingesteld.
 Je kunt de nodige discretie aan de dag leggen bij vertrouwelijke informatie.
 Je kunt de veiligheid van publiek, artiesten, medewerkers, vrijwilligers e.a.
garanderen door procedures nauwgezet toe te passen en bij te sturen volgens
noodzaak.
 Je werkt zelfstandig.
 Je bent assertief en kan optreden en handelen in probleemsituaties.
 Je werkt binnen de geldende instructies en procedures.
Kennis en ervaring
 Culturele interesse maar ook openheid naar alle mogelijke organisaties die gebruik
wensen te maken van ruimtes in het cultuurcentrum voor de organisatie van hun
evenementen is een noodzaak.
 Gespecialiseerde kennis en ervaring binnen het vakdomein onthaal.





Niveau: minimum bachelorniveau of gelijkwaardig door ervaring.
Perfecte kennis van het Nederlands (gesproken en geschreven).
Goede kennis van het Frans en het Engels (gesproken en geschreven)
Je bezit sterke administratieve vaardigheden.
Goede kennis van Office-toepassingen (Word, Excel, Power Point en Outlook) en
databeheer.
Communicatie en overleg




Veelvuldig mondeling en schriftelijke uitwisseling van informatie met interne en
externe diensten.
Intern: met andere afdelingen.
Extern: CultuurCafé, leveranciers, gezelschappen, etc.
Voor je collega's en je team werken je dynamisme en inzet motiverend.
Je bent een teamplayer, een goede netwerker en een bruggenbouwer die verschillende
partners kan aanzetten tot mooie samenwerkingsverbanden.
Aanbod
Je werkt in een prachtig gerenoveerd historisch gebouw met een belangrijke culturele
uitstraling op lokaal en regionaal vlak. Je maakt deel uit van een dynamische, ambitieuze en
gedreven groep en maakt dagdagelijks de diverse artistieke projecten mee mogelijk. Je kunt
op een autonome manier invulling geven aan een veelzijdige en afwisselende functie. Je
krijgt een salarispakket dat in verhouding staat met de opgebouwde ervaring en
competenties binnen het paritair comité 304, looncategorie B.
Reageren
Heb je interesse om dit gloednieuw project verder te ontwikkelen? Aarzel niet en stuur vóór
6 maart 2015 een gemotiveerde brief met je cv naar: Cultuurcentrum De Grote Post vzw,
Hendrik Serruyslaan 18A, 8400 Oostende, ter attentie van Stefan Tanghe, directeur en per
e-mail naar [email protected] met als onderwerp ‘sollicitatie onthaalverantwoordelijke’. Kandidaten die na een selectie door de jury zijn weerhouden, worden
uitgenodigd op 11 en 14 maart 2015. Hou alvast deze data vrij. Er wordt een snelle
indiensttreding voorzien.

Download Report