Download notulen ALV 2014

Notulen Algemene Ledenvergadering SV Hagendoorn
Sportboerderij ‘De Beukhoeve’
24 mei 2014 -11.00 uur
1. Opening en welkom
Erna opent als voorzitter de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De
opkomst is weer groter dan vorige vergadering, waaruit afgeleid wordt dat de
mailactie zinvol was.
2. Ontwikkelingen binnen de vereniging
-
Vacature voorzitter
Erna heeft een fulltime baan en kan dit niet langer naar (haar) wens combineren
met de taak van voorzitter. Na de bestuursvergadering van 11 juni 2014 is derhalve
de functie van voorzitter vacant. Erna blijft actief binnen de vereniging, maar niet
langer in een formele functie. Ze geeft aan de functie met veel plezier te hebben
vervuld.
-
Vacature secretaris
Erna heeft voorheen zowel de vergaderingen voorgezeten als genotuleerd en dit is
niet te combineren. Linda heeft zich daarnaast ingezet om deze functie aan te vullen.
Mariëlle heeft aangegeven te willen helpen met het maken van de notulen.
Omdat er een structurele oplossing nodig is, blijft de functie van secretaris vacant.
-
Activiteitencommissie
Natascha geeft (vanuit het bestuur, als coördinator van de activiteitencommissie)
een overzicht van de activiteiten vanuit deze commissie:
overzicht huidig seizoen:
 eieren zoeken
 kerstbrunch
 strandtraining (helaas afgelast, wegens te weinig animo - wordt
doorgeschoven (*)
 sponsorworpen
nog te doen huidig seizoen:
 sleep-over (met leuke verrassingsactiviteit op zaterdag)
 open Charloisse Judokampioenschap (OCJK).
overzicht nieuw seizoen:
 Strandtraining
 Halloween (nu al bezig met werven van vrijwilligers)
 overige seizoensgebonden activiteiten als sinterklaas, kerst en paaseieren
zoeken.
(*) Mogelijke oorzaken gebrek aan animo strandtraining:
a) timing (gespreide schoolvakantie in Rotterdam)
b) mogelijk niet breed genoeg verspreid
1
Er is een grote groep vaste vrijwilligers waar de vereniging dankbaar voor is. Er is
altijd extra hulp nodig, dus als aanwezigen interesse hebben, meldt dit dan s.v.p. bij
leiding of bestuur.
Linda voegt toe dat er een wens is om activiteiten tijdig en ook beneden aan te
kondigen, meer ‘reclame’ te maken en de boodschap vaak te herhalen. Als er tips
zijn vanuit de aanwezigen voor promotie van de activiteiten, dan hoort het bestuur
dit graag.
Vanuit de activiteitencommissie is er een ‘belrondje’ gemaakt om contactgegevens
van de leden te controleren en dat heeft bijv. mailadressen opgeleverd waardoor er
een groter publiek bereikt kan worden via de mail. Het digitaal bereik van de
vereniging is mede hierdoor enorm gegroeid de afgelopen periode, maar ook door
o.a. actiever te zijn op Facebook.
Tegenwoordig staat de planning van activiteiten op de website. Een nieuwe tip van
de aanwezigen: ook een jaarplanning in de gang beneden ophangen.
Daarnaast wordt er meer aan promotie gedaan door borden buiten te zetten en
worden hier bewuste stappen voorwaarts in gezet.
Het blijft echter belangrijk om het persoonlijk contact hiernaast ook te behouden.
De aanwezigen geven aan dat de activiteiten van de activiteitencommissie goed
lopen en leuk gevonden worden. Door contact met lokale ondernemers is er een
mogelijkheid om flyers te verspreiden en posters op te hangen.
Natascha geeft aan dat de activiteiten commissie er niet alleen is voor de jeugd,
maar ook bezig is geweest (en blijft) met de verbetering van het gebouw en de
omgeving. De ‘look & feel’ van de omgeving wordt daarmee aangepakt.
Vraag vanuit leden: zijn er ook (nieuwe) activiteiten voor de groep van 12-16 jaar?
Deze groep valt er nu buiten en de ervaring is dat ze ‘weglopen’.
Zij kunnen bijv. ingezet worden als begeleider, of een ‘eigen’ strandtraining krijgen.
De activiteitencommissie is zich hier van bewust en beraadt zich hierop. Alle input
hierover wordt op prijs gesteld, graag een email sturen naar:
[email protected]
3. Financiële verantwoording door penningmeester
Elise overhandigt de begroting van het boekjaar 2013.
Het resultaat was negatief door terugloop van het aantal leden en niet begrote
kosten (reparatie telefoonlijn, rekening vuilverwijdering –helaas is het
bezwaarschrift hieromtrent afgewezen-).
Er wordt vanuit gegaan dat de begroting 2014 niet negatief uitkomt. Hiervoor
zijn echter wel nieuwe leden nodig en evt. sponsoring.
2
Conclusie: er moet actief geworven worden voor leden (o.a. op scholen).
Ideeën:
 Ook voor de langere termijn sponsoring zoeken
 afzetgebied groter maken (bijv. Barendrecht, Kop van Zuid, Katendrecht)
 onderscheidend vermogen uitdragen van deze vereniging op zich uitdragen
(bijv. voor activiteiten)
 onderscheidend vermogen van de sport judo ten opzichte van andere sporten
 onderzoeken of een samenwerkingsverband mogelijk is met andere
verenigingen
 posters maken en achter ramen hangen bij leden/bestuur
 Aanhaken bij aandacht voor pesten
 doelgroepen benoemen en benaderen (ook huisartsen, coaches,
gezondheidscentra, weerbaarheidstrainers etc.)
 evt. acties voor de fitness invoeren (bijv. ‘eerste drie maanden voor
gereduceerd tarief’ –doel: binnenhalen en als ze binnen zijn blijven ze - of
‘combinatie: kind op judo, moeder fitnessen)
Kanttekeningen:
a. de posters en flyers wel verspreid moeten worden en daar zijn vrijwilligers voor
nodig
b. er moet geen concurrentiestrijd komen tussen verenigingen onderling, ook niet
met andere takken van sport)
c. het bestuur zal moeten onderzoeken of er samenwerkingsverbanden mogelijk
zijn en of er contact gelegd kan worden met instellingen (de huisartsen etc.)
d. er is geen concurrentie meer mogelijk op prijs, wel op kwaliteit
OPROEP: IEDEREEN DIE EEN IDEE HEEFT; DIT GAARNE UITGEWERKT INDIENEN. ER
ZIJN GENOEG IDEEËN, MAAR OP DIT MOMENT TE WEINIG BESCHIKBARE MENSEN
OM ZE UIT TE VOEREN
Gaarne via mail naar [email protected])
WVTTK
Vanuit de vereniging is dit seizoen via ‘life safers’ een aantal bestuursleden en
vrijwilligers opgeleid om eerste hulp te verlenen.
Een lid van ‘De club van 50’ (mensen die eens per jaar 50 euro doneren aan de
vereniging) heeft lid benaderd en ziet (in de media) niets terug van de donatie.
Tijdens de vergadering wordt besloten dit z.s.m. op de site te zetten.
André geeft aan dat er aan de website wordt gewerkt en de inrichting anders wordt.
De opname van de ‘club van 50’ wordt hierin meegenomen.
4. Rondvraag
Verdere ideeën voor promotie en oproep van het bestuur en meester Aad voor hulp
(allen verwerkt in punten hierboven).
Linda bedankt Erna voor haar inzet als voorzitter met een cadeau.
3
5. Sluiting
Erna sluit de vergadering om 12.15 uur en dankt alle aanwezigen hartelijk voor hun
komst.
Aldus opgemaakt d.d. 24 mei 2014
Voorzitter
E. Vogelzang
Penningmeester
E. Verbaas
4

Download Report