Hoofdstuk 12: Printen en andere - Office

Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere
output
12.0 Inleiding
PowerPoint presentaties worden meestal niet ontworpen met als belangrijkste doel een
uitgeprinte versie van de presentatie. Meestal worden er diavoorstellingen gemaakt die
vervolgens gepresenteerd worden met behulp van een diaprojector of een groot scherm als
een ‘live’ voorstelling, of als een interactieve of automatisch draaiende presentatie. Als
gevolg hiervan is het vaakst voorkomende doel van uitgeprinte output het bieden van een
referentiepunt aan de presentator zodat hij/zij iets heeft om zich op te baseren tijdens de
presentatie, ofwel wordt er een uitgeprinte versie uitgedeeld aan het publiek, als hand-out.
Mocht je toch een presentatie creëren die enkel en alleen bedoeld is om uit te printen, dan
is het een goed idee van pagina-instellingen te gebruiken om de grootte van een dia ‘pagina’
in te stellen zodat je het formaat verkrijgt dat je wilde. In het onderstaande voorbeeld zie je
dat het dialoogvenster pagina-instellingen op A4 formaat is ingesteld – Dit dialoogvenster
kan je verkrijgen via het lint Ontwerpen waarna je op de opdrachtknop Pagina-instellingen
klikt:
12.1 Afdrukken
Tussen het venster ‘afdrukken’ in PowerPoint 2010 en de 2007 versie van het programma is
er een wezenlijk verschil.
In PowerPoint 2007 zal je, wanneer je op de Office knop klikt en vervolgens op Afdrukken,
meteen naar een Office Afdrukken dialoogvenster geleid worden, waar je dan de printer die
je wil gebruiken kan selecteren en waar je verschillende andere printeropties kan instellen,
die we spoedig hier kort zullen overlopen. In plaats van meteen op de opdrachtknop
© 2012 Excel with Business
1 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output
Afdrukken te klikken, kan je ook het menu aan de rechterkant van de knop gebruiken om de
volgende mogelijkheden te selecteren:



Afdrukken – opent het dialoogvenster Afdrukken
Snel afdrukken – drukt meteen de presentatie af en maakt gebruik van de
standaardinstellingen
Afdrukvoorbeeld – toont een afdrukvoorbeeld van de meest voorkomende
afdrukmogelijkheden die beschikbaar zijn via het lint Afdrukvoorbeeld.
PowerPoint 2010 combineert al deze afdrukmogelijkheden in een venster, dat je kan
bereiken via Bestand, Afdrukken:
De knop Afdrukken zendt de presentatie meteen naar de Printer en de rechterkant van het
venster toont een Afdrukvoorbeeld met opties waarmee je bepaalde dia’s kan selecteren
die je op voorhand wil bekijken en waarmee je de juiste grootte kan kiezen door gebruik te
maken van de zoomregelaar.
De rest van het venster toont je de verschillende afdrukopties, gaande van het selecteren
van de printer die je wil gebruiken tot het aanduiden van de dia’s die je wil afdrukken. In
PowerPoint 2010 zullen de beschikbare instellingen variëren afhankelijk van de
mogelijkheden die jouw printer bezit. Zo zullen bijvoorbeeld de mogelijkheden om enkel –of
dubbelzijdig af te drukken alleen verschijnen wanneer PowerPoint herkent dat je printer de
mogelijkheid bezit om dubbelzijdig af te drukken.
Laten we eens een kijkje nemen naar de mogelijkheden van Instellingen:
© 2012 Excel with Business
2 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output
Dia selectie/Afdrukbereik
Je kan kiezen welke dia’s je wil afdrukken. De meeste alternatieven zijn erg voor de hand
liggend, maar merk op dat wanneer je de optie ‘Aangepast bereik’ aanklikt, dat je dan
afzonderlijke dia’s of diagroepen kan aanduiden die je wenst te gebruiken. Scheidt
afzonderlijke dia’s van elkaar door gebruik te maken van komma’s en maak diagroepen met
een koppelteken. Bijvoorbeeld: 1,3,4,7-9:
De resterende opties bieden je de mogelijkheid een aangepaste presentatie te kiezen – een
selectie van dia’s uit je diavoorstelling die je op voorhand hebt uitgekozen – je kan ook
kiezen of je wel of niet de verborgen dia’s af wil drukken.
Wat afdrukken
Deze volgende optie bied je de mogelijkheid om te kiezen tussen de volgende drie
verschillende afdrukweergaves voor het afdrukken van je presentatie:



Dia’s op een volledige pagina
Notitiepagina’s - één enkele dia en de bijhorende notities op elke pagina
Overzicht - de tekst van je presentatie zoals die wordt getoond in het navigatievenster,
tabblad overzicht
Als alternatief hiervoor bestaat er nog een reeks andere weergaves die bedoeld zijn als
hand-outs voor het publiek:
© 2012 Excel with Business
3 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output
Deze leggen zich het meest van de tijd gewoon zelf uit, ze drukken gewoon een verschillend
aantal dia’s af per pagina, behalve de ‘3 dia’s’ optie – deze drukt drie dia’s per pagina af met
plaats over voor de gedelegeerde om eigen notities toe te voegen aan de rechterkant van
de dia’s:
© 2012 Excel with Business
4 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output
Als jouw printer dubbelzijdig af kan drukken, dan zal je kunnen kiezen tussen enkel – en
dubbelzijdig afdrukken en ook de afdrukstand kunnen kiezen. Normaalgezien is dit staande
afdrukstand voor portret en liggende afdrukstand voor landschap.
Als je verschillende kopieën gaat afdrukken, verzeker jezelf er dan van dat je de sorteeroptie
correct hebt ingesteld. Als je PowerPoint de pagina’s in jouw plaats laat sorteren, dan zal
het afdrukken gewoonlijke langer duren, maar het zal je tegelijkertijd de moeite besparen
die het kost om alle pagina’s manueel in de correcte volgorde te rangschikken.
Het hangt eveneens van de mogelijkheden van je printer af of je wel of niet kan kiezen om in
kleur af te drukken, grijswaarden te gebruiken of gewoon in zwart-wit af te drukken. Het
afdrukvoorbeeld zal je tonen wat het effect zal zijn van het toepassen van elke optie.
12.2 Bewaren als PDF
Hoewel je het niet echt kan beschouwen als ‘afdrukken’ is het ook mogelijk om je
presentatie meteen op te slaan als een PDF bestand. Adobe’s PDF bestandsindeling stelt het
uitgeprinte ( of uit te printen) resultaat waarheidsgetrouw voor en het is een ‘open’
bestandsindeling, d.w.z. het is door iedereen te bekijken die de gratis down te loaden Adobe
Reader gebruikt. Om een PDF te maken van je presentatie, moet je Opslaan en verzenden
kiezen ( of in PowerPoint 2007: Opslaan als, PDF of XPS) eerder dan Afdrukken te kiezen uit
het tabblad Bestand, om daarna PDF – of XPS – document maken aan te klikken ( XPS is het,
veel minder gebruikte, antwoord van Microsoft op PDF). Het dialoogvenster Publiceren als
PDF of XPS zal verschijnen en bevat nog een Opties knop. De Opties knop biedt je
gelijkaardige opties als het gaat over de afdrukmogelijkheden, zoals wat je exact wil
afdrukken, maar bevat ook meer specifiekere PDF opties, zoals de keuze om
documenteigenschappen toe te voegen ( zoals de naam van de auteur,…) en of het PDF
bestand moet voldoen aan de internationale archiefstandaard: ISO 19005-1.
Als je eenmaal je opties hebt ingesteld, je PDF een naam hebt gegeven en hebt uitgekozen
waar het moet opgeslagen worden, dan zal met een klik op de knop Publiceren de PDF
gecreëerd worden en het resulterend bestand openen in Adobe Reader, als dit programma
tenminste op je computer geïnstalleerd is.
© 2012 Excel with Business
5 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output

Download Report