Notulen Algemene Ledenvergadering 2014

VERSLAG JAARVERGADERING 22 FEBRUARI 2014
Aanwezig
-
Zie presentielijst
Opkomst 90 personen
Afwezig met bericht
- Jan van der Linden - Gerard Lemmens - Helma van Poppel - Christ van Geel - Gerard Sebel - Albert
Verstegen - Koos Westbeek
Verslag
 Maarten van der Hulst
1. Opening vergadering
De vergadering neemt een minuut stilte in acht voor in 2013 overleden tuinleden.
2. Agenda
De toegezonden agenda is akkoord.
3. Ingekomen stukken:
geen
4. Notulen
Notulen van de ledenvergadering van 23 februari 2013,
Notulen van de ledenvergadering 7 september 2013.
Geen opmerkingen, beide verslagen zijn akkoord.
5. Mededelingen.
Geen
6. Jaarverslag 2013
Toelichting op jaarverslag 2013 door de voorzitter. Zie bijlage.
7. Financieel jaarverslag 2013
Toelichting op financieel jaarverslag 2013 en begroting voor 2014 door de penningmeester.
8. Kascontrole en verkiezing kascontrolecommissie.
De kaskommissie , bestaande uit Wim van den Dries en Frans Schellen heeft voorafgaande aan de
vergadering de jaarstukken bestudeerd en de vragen zijn door de penningmeester goed beantwoord.
De kascommissie is van mening dat het jaar 2013 financieel correct en duidelijk afgesloten is.
Als nieuw lid voor de kascommissie voor het komend jaar meldt zich Frans Mommers aan.
9.
Bestuursverkiezing
Anton van Duijnhoven treedt af als voorzitter blijft bestuurslid.
Maarten van der Hulst wordt door het bestuur voorgedragen als voorzitter. Mayke Nas wordt door
het bestuur voorgedragen als secretaris. Er zijn geen verdere kandidaten voor het bestuur.
Beide nieuwe bestuursleden stellen zich aan de vergadering voor.
Aan de kandidaat voorzitter, die eerder weigerde deel uit te maken van het huidige bestuur, wordt
gevraagd of zijn gewijzigde standpunt geen nieuwe bron voor conflicten is. Zijn ervaring van de
afgelopen periode geeft hem vertrouwen dat er geen nieuwe conflicten zullen optreden. De vraag
1
van Geert de Kroon wordt afdoende beantwoord met dat het belang van het goed functioneren van
het bestuur en van de vereniging groter zijn.
10. Contributie – Pachtprijzen.
Het pachttarief bedraagt sinds 2010 € 0,40 per m2. Van de pacht wordt een deel aan de gemeente
afgedragen. De pachtprijs zal per 2015 verhoogd worden naar € 0,42 per m2 en daarna jaarlijks met €
0,01 om gelijke tred te houden met de jaarlijkse verhogingen van de gemeente. Zie bijlage.
11. Electra bemetering.
Tot heden worden de verbruikskosten voor elektra doorberekend op basis van tarief per toestel.
Afgelopen jaar is op vrijwillige basis overgegaan tot het in de huisjes plaatsen van een meter voor de
koelkast om de werkelijke kosten van dat stroomverbruik te bepalen. De verbruikstarieven per
toestel blijven gelden. Voor koelboxen zal het koelkastsysteem gehanteerd worden. De vergadering
is met het voorgaande akkoord. Zie bijlage.
Pauze
12. Huishoudelijk reglement deel C.
Voorstel om het huishoudelijk reglement deel C te wijzigen hebben betrekking op kosten van de
elektra en de kosten van de verstrekking van pasjes. Voorts zijn 3 artikelen met bestuursbepalingen
teruggehaald uit het in 2010 vervallen huishoudelijk reglement deel C. De vergadering is met de
wijzigingen akkoord.
De actuele reglementen worden op korte termijn opnieuw bekend gemaakt via post/email en op de
site geplaatst. De leden worden verzocht om hun eigen reglementen op te schonen.
13. Kantineprijzen:
Prijsverhoging wijn en speciaal bier is akkoord. Zie bijlage.
14. Kachels
De info met voorwaarden voor gebruik van houtkachels, veilige schoorstenen en kachelopstellingen,
houtopslag en toegelaten hout is niet door alle belanghebbenden ontvangen. De aankondiging hangt
ook in het publicatiebord. Desondanks zijn de voorwaarden in het algemeen opgevolgd. Hinder door
rook en stank zal ook in de toekomst voorkomen moeten worden, het kweken van eigen schone
groenten is onverenigbaar met neerslag van rook/roetdeeltjes. Het bestuur zal hierop blijven
toezien. De leden brengen het voorstel in om het stoken van kachels alleen toe te staan in de periode
van 1 oktober tot 1 april. Dit voorstel wordt door de vergadering aangenomen.
15. Rondvraag.
Marc van Dongen vraagt om toelichting op de uitbreidingsplannen van crematorium en kerkhof.
Anton van Duijnhoven licht toe dat op korte termijn (5 jaar) geen veranderingen worden verwacht,
maar de druk zal in de toekomst niet minder worden. Voor de veranderingen zal een
bestemmingsplanwijziging door de gemeente nodig zijn. Marjolein van Berlo meldt zich om zich in dit
proces in te spannen voor VTHoflaan.
Wim van den Dries informeert naar het onderhoud van het parkeerterrein. Tuincentrum Wandelbos
en VTHoflaan hebben herhaaldelijk bij de gemeente om beter onderhoud gevraagd zonder veel
resultaat. Tuinleden kunnen helpen door individueel een klacht bij de gemeente in te dienen.
Hr. Verkooijen vraagt waarom er grote verschillen in afronding van de prijzen van de bestellingen zijn
berekend. Dit heeft de penningmeester toegelicht.
16. Sluiting
Sluiting van de vergadering om 12.00u.
2
Bijlagen ledenvergadering 22-2-2014
Agendapunt 6
Jaarverslag 2013
Vereniging
We hebben dit jaar een 12 tal nieuwe leden ingeschreven waarvan de helft inmiddels een tuin
heeft en wij een wachtlijst overhouden die schommelt tussen 6 en 10 aspirant leden. Ook in de
tuin vinden onderlinge verhuizingen plaats.
Voor de aangepaste tuin van Mooizo Goedzo is een nieuwe huurder verwelkomt en gezien de
belangstelling ervoor voorziet deze aangepaste tuin in een reële vraag.
Bestuur
Het bestuur had vrij snel na de algemene ledenvergadering van 2013 last van twee
onverenigbare karakters wat tot terugtreden van een van de leden heeft geleid. Die extra
vergadering die het bestuur nodig achtte, bracht de vereniging geen nieuw bestuur maar heeft
de aandacht gevestigd op de noodzaak van openheid en inzicht in de leiding van de vereniging.
Een overzicht van de bestuurstaken is gepubliceerd.
Plan van aanpak 2012-2015 - tussenstand
Gerealiseerd of op schema, een openstaand punt is de aanschaf van een defibrillator.
Het tuincomplex
Onderhoudswerkzaamheden zijn met name verricht aan de kantine. Het aanpakken van dak van
de werkplaats is een jaar uitgesteld. Er is wat klein onderhoudsmateriaal en gereedschap
aangeschaft. Er is een waterpunt aangelegd bij het eerste pad van Groen waar tot heden een
tappunt ontbrak.
De werkploeg
In goed overleg met het bestuur zorgt de werkploeg, thans bestaande uit 4 personen voor het
algemene onderhoud. De leden van de werkploeg ontvangen hiervoor een geringe, welhaast
symbolische vergoeding. Incidenteel springt de werkploeg bij voor schoonmaakwerkzaamheden
in de kantine en kleine onderhoudsklussen aan de gebouwen. Enige uitbreiding van de
werkploeg is gewenst.
Van leden komen verzoeken tot dienstverlening bij het bestuur voor klusjes of reparaties op hun
tuin. Het bestuur zou deze vorm van service of bemiddeling graag willen invullen maar slaagt
daar niet voldoende in.
Tuinen
Het beleid om tuinleden aan te spreken die hun tuinen onvoldoende bijgehouden heeft
wisselend succes en geeft soms spanningen op de tuin. Het bestuur is van mening dat Enerzijds
dienen tuinders elkaar onderling aan te spreken terwijl het bestuur anderzijds niet wil weglopen
voor deze taak. Enkele huurders hebben naar aanleiding van het beleid hun tuin opgezegd,
anderen hebben hun tuin grondig aangepakt.
Meedoen regeling
Van de gemeentelijke meedoen regeling, die door het bestuur bekend is gemaakt, wordt door
een kleine 15% van onze leden gebruik gemaakt. Dit wijst naar de mening van het bestuur op
een belangrijke sociale functie van onze volkstuinen en van de vereniging.
Elektra
Voor het doorberekenen van werkelijke kosten van stroomverbruik is overgegaan tot het
plaatsen van elektra meters bij het merendeel van de gebruikers van koelkasten. Het bestuur
streeft er door de goede ervaringen hiermee naar om dit te standaardiseren.
3
De recente keuze van de ledenvergadering om met verdeelsleutels stroomverbruik te werken
blijft voorlopig gehandhaafd omdat deze een heldere indicatie geven.
Bebouwingen
We zien de bebouwing op de tuinen geleidelijk toenemen. Het bestuur stelt het tuinkarakter
voorop en handhaaft de grenzen van toelaatbaar. Voor de tuinen wordt de vuistregel van
maximaal 10% bebouwing gehanteerd, die in de toekomst met goedvinden van de
ledenvergadering geformaliseerd moet worden. Een wens is om in de toekomst het
materiaalgebruik voor huisjes en afscheidingen nauwkeuriger vast te leggen om het natuurlijke
karakter van het complex te waarborgen.
Tunnels
Door de tijdige aankondiging van handhaving in 2013 stellen we vast dat het overgrote deel van
de plastic tunnels deze winter opgeruimd is.
Kachels
Ook aan dit onderwerp, wat de gemoederen op het complex deed opladen, is handen en voeten
gegeven door te waarschuwen voor de rookoverlast en veiligheid. Het onderwerp staat in de
ledenvergadering op de agenda.
Kantine
De kantine is dagelijks in de ochtend geopend en dan verzamelt zich de vaste kern van
koffieklanten. Daarnaast repeteert wekelijks en sinds jaar en dag het harmonieorkest in de
kantine. De mogelijkheden tot gebruik van de ruimte aan de bewonersvereniging van de flat
staan open, in het kader van de sociale functie van VTHoflaan naar de wijk.
De bemensing van de bar is af en toe puzzelen omdat we hier als vereniging wel enige eisen
aan moeten stellen. Ans leidt dit in goede banen. We zien uw initiatieven graag tegemoet!
OVAT gebruikt onze kantine als vergaderlocatie. De voorzitter van onze vereniging is in de OVAT
vertegenwoordigd. OVAT organiseert in onze kantine ook de EHBO-cursussen.
OVAT
Een doorzicht op de onderwerpen van OVAT is heel breed, hieronder slechts enkelen:
- De biodiversiteit, de rijkdom van de natuur, een ruim en typerend begrip waar iedere tuin en
tuinder zijn invulling aan geeft is een terugkerend thema in de OVAT bijeenkomsten.
- Het overleg met de gemeente van wie we onze gronden pachten en die de kaders voor de
bouwregels bepaald.
- Een initiatief voor het maken van een boek over de Tilburgse volkstuinen waar iedere
belangstellende zijn bijdrage aan kan leveren.
Activiteiten
De open dag, ook in het kader van biodiversiteit was redelijke belangstelling
De OVAT schrijft de laatste jaren de namens de Volkstuinen van Tilburg een
fotowedstrijd uit. De foto moet iets tonen in de tuin dat de biodiversiteit
uitbeeldt. De ingezonden foto’s worden verzameld door de secretaris van de
volkstuinen, waarna de jury ze beoordeelt. Frans Mommers behaalde de 2e
prijs met deze foto waarbij het jurycommentaar luidde: …. Vooral de hoek
van waaruit de foto genomen is en de verbeelding van biodiversiteit sprak de
jury aan …
Automatisering en website
De ICT, het computersysteem van de vereniging is een onmisbaar hulpmiddel geworden voor
onze administratie, voor het toegangssysteem en voor het camerasysteem. Het is een stabiel en
complex systeem maar we hebben geconstateerd dat er kwetsbare elementen zijn qua beheer
en gebruik die aandacht zullen vragen.
4
Van de website is de indruk dat deze beperkt wordt gebruikt. We constateren een overlap met
de website van de OVAT. Er is geen feedback op het gebruik van de website door de leden of
door anderen. Een nieuwe webmaster treedt aan in de persoon van Martijn Faassen we danken
Reinier van Hofslot voor het bijhouden en verbeteren gedurende de afgelopen jaren.
Agendapunt 10
Contributie
De contributie is voor het laatst in de jaarvergadering van 26 februari 2011 aangepast.
Dus 3 jaar geleden voor het laatst.
De huur die onze vereniging jaarlijks aan de gemeente moet betalen is in deze 3 jaar met
ongeveer 2 eurocent gestegen. Dat betekent dat onze vereniging per saldo jaarlijks minder
overhoudt van de ontvangen pachtprijs van de leden.
Daarom stelt het bestuur voor om de pachtprijs vanaf 2015 met 2 cent per m2 te verhogen tot
42 eurocent per m2.
Omdat de gemeente de huurprijs jaarlijks verhoogd wordt voorgesteld om vanaf 2016 de
pachtprijs jaarlijks met 1 cent per m2 te verhogen.
Dat betekent de volgende prijzen:

Contributie leden € 30 per jaar; (blijft gelijk)

Contributie wachtlijstleden en donateurs € 20 per jaar; (blijft gelijk)

Pachtprijs 2015 € 0,42 cent per meter per jaar;

Pachtprijs 2016 € 0,43 cent per meter per jaar;

Pachtprijs 2017 € 0,44 cent per meter per jaar.
Ook wordt voorgesteld om het inschrijfgeld van € 10 te laten vervallen.
Nieuw ingeschreven leden of wachtlijstleden moeten met ingang van het jaar van inschrijving
de jaarlijkse contributie van € 30 respectievelijk € 20 betalen. Maar dus niet langer het
eenmalige inschrijfgeld.
Agendapunt 11
Elektriciteitskosten
Koelkasten
Vorig jaar heeft de algemene ledenvergadering besloten om voor bepaalde elektrische
apparaten een vergoeding te vragen voor het gebruik van elektriciteit.
Dat heeft dit jaar goed gewerkt. De leden met deze apparaten hebben zich bij het bestuur
gemeld en hebben een nota gekregen.
Voor de koelkast is de jaarlijkse vergoeding vastgesteld op € 45.
In de praktijk blijkt het verbruik sterk te verschillen. Sommigen hebben de koelkast de hele
zomer aanstaan en anderen slechts af en toe.
Daarom heeft het bestuur besloten de leden met een koelkast vooraf de keuze te laten maken
voor de wijze van vergoeding van het gebruik van elektriciteit.
a.
Jaarlijkse vergoeding van € 45 zonder aanschaf meter;
b.
Aansluiten van de koelkast op een door het bestuur (op kosten van de gebruiker) te
leveren meter. Om misbruik te voorkomen wordt deze meter door het bestuur verzegeld
aan de stekker van de koelkast. Op dit moment is de prijs van een meter circa € 20. Aan
het eind van het jaar wordt het verbruik aan KwH aan deze leden in rekening gebracht.
Het voordeel van keuze b is dat gebruikers er belang bij hebben om zo weinig mogelijk
elektriciteit te gebruiker (is goed voor het milieu).
En toch komen de kosten van het gebruik niet voor rekening van de leden zonder koelkast. Het
doel van het invoeren van een vergoeding voor het gebruik van koelkasten blijft dus overeind.
Koelboxen
5
Uit een proef is gebleken dat het verbruik van koelboxen vrijwel gelijk is aan dat van gewone
koelkasten.
Daarom wordt voorgesteld om ook de gebruikers van koelboxen een vergoeding gelijk als voor
koelkasten in rekening te brengen.
Dus ook zij kunnen kiezen voor een jaarlijks vast bedrag of de aanschaf van een meter.
Agendapunt 13
Kantineprijzen
De prijzen zijn sinds lange tijd niet aangepast.
Voor een aantal producten is een prijsverhoging wel noodzakelijk.
Gelijk blijven de prijzen van:
Koffie, thee, chocomel en soep
Pilsbier en gewone frisdranken
€ 0,50
€ 1,--
Omhoog gaan de prijzen van:
Leffe bruin
€ 1,30
Tomaten, appel en sinaasappelsap € 1,30
---
6

Download Report