College voorstel - Gemeente Krimpen aan den IJssel

COLLEGEVOORSTEL
Onderwerp
Technische ondersteuning voor de gemeenteraad en het college in de aanstaande raads- en
collegeperiode.
Te besluiten om
1.
2.
3.
4.
5.
De tablets voor de gemeenteraad en het college te vervangen door nieuwe.
Wederom te kiezen voor de iPad als tablet.
De tablets binnen de werkkostenregeling (WKR) te verstrekken.
De afschrijvingstermijn voor deze tablets op 4 jaar te stellen.
De oude tablets ter overname aan de huidige gebruiker aan te bieden. Het
overnamebedrag te berekenen conform de berekening voor het vroegtijdig vertrek
zoals opgenomen in de bruikleenoverkomst voor iPads.
6. De leden van de gemeenteraad te voorzien van een e-mailadres eindigend op
@krimpenaandenijssel.nl.
7. Aan de griffie de mogelijkheid te bieden om bestanden middels het gemeentelijk
netwerk met raadsleden te delen.
Inleiding
In 2011 zijn we, in het verlengde van de invoering van ons documentmanagementsysteem,
begonnen met het papierloos vergaderen. Na het managementteam volgde spoedig het
college en kort daarna de gemeenteraad. Hiertoe zijn tablets (iPads) verstrekt. Met de
installatie van de ‘nieuwe’ raad later dit jaar start een nieuwe periode van 4 jaar. De
verwachting is dat er dan nieuwe raads- en collegeleden zullen zijn die ook ondersteund
dienen te worden bij het papierloos vergaderen middels een tablet.
Beoogd effect
Dit voorstel beoogt de volgende effecten:
- Voortzetten van het papierloos vergaderen door het college en de gemeenteraad.
- Ondersteuning van de gemeenteraad en griffie verbeteren.
Argumenten
1.1 Vanuit het oogpunt van beheer is het wenselijk om alle raads- en collegeleden van
hetzelfde type tablet te voorzien. Hiermee is er slechts één type om te beheren.
2.1 Onderzoek heeft uitgewezen dat de iPad nog altijd de meest geschikte tablet is. Ten
eerste vanwege de eenvoud van de gebruikersinterface en daarmee het gebruiksgemak,
ten tweede vanwege de degelijkheid van de bouwkwaliteit. In dit onderzoek is de iPad
vergeleken met dure en goedkope alternatieven gebaseerd op Android en Windows met
als gebruiker een digibeet in het achterhoofd.
3.1 Momenteel is het privégebruik (zijnde meer dan 10%) van de tablets fiscaal belast.
Omdat raadsleden als fictieve werknemers worden gezien en er voldoende ruimte
beschikbaar is in de vrij besteedbare ruimte binnen de WKR is het mogelijk om de
nieuwe tablets te verstrekken binnen de WKR waardoor er over het privégebruik niet
langer belasting dient te worden geheven.
3.2 Het binnen de WKR verstrekken van de tablets voor de raad en het college is in
overeenstemming met de manier waarop tablets en laptops aan het ambtenarenapparaat
worden verstrekt en zorgt daarmee voor eenduidigheid.
4.1 Voor tablets in bruikleen bij het ambtenarenapparaat geldt dezelfde afschrijvingstermijn.
5.1 Doordat we de tablets iets eerder vervangen dan normaal het geval zou zijn bieden we
de huidige gebruikers de mogelijk deze tablet over te nemen tegen de restwaarde
conform de berekening in de bruikleenovereenkomst.
Berekening:
aanschafwaarde x 90%
-------------------------------- X het aantal resterende maanden indien nog geen 3 jaar is versteken
36 maanden
Dit komt neer op € 109 exclusief BTW.
De belastingheffing op privégebruik vindt plaats met ingang van 1-1-2012 en wordt voor
deze berekening gezien als startdatum van de bruikleen. Dit betekent dat van de 36
maanden ingaande 1-1-2012 er per 1 april 2014 nog 9 maanden resteren. De
aanschafwaarde bedraagt € 486.56 exclusief BTW.
5.2 De opbrengst van overgenomen tablets komt ten goede aan de aanschaf van de nieuwe
tablets.
5.3 Indien een gebruiker besluit zijn of haar tablet niet over te nemen dan wordt deze aan het
ambtenarenapparaat ter beschikking gesteld voor hetzelfde bedrag. Indien er dan tablets
over blijven kunnen we deze aan de markt verkopen of aan een goed doel schenken.
6.1 In de praktijk blijkt het gebruik van privée-mailadressen van raadsleden regelmatig niet
goed te werken omdat de grootte van de privépostbussen te klein is om alles naartoe te
sturen waardoor niet alle raadsleden tijdig van dezelfde informatie worden voorzien.
Voorstel is om alle raadsleden van een e-mailadres te voorzien dat eindigt op
@krimpenaandenijssel.nl. Dit levert als voordeel op dat er door de griffie veel grotere
bestanden kunnen worden ge-e-maild omdat bij interne e-mail er geen limieten zijn
anders dan de grootte van de postbus (750MB) en de kans dat deze volloopt beperkt is.
Deze e-mailboxen zijn ook makkelijk op de tablet te raadplegen.
7.1 De huidige oplossing om grote bestanden op een besloten deel van de website te
plaatsen blijkt niet praktisch omdat alle bestanden in dezelfde directory terecht komen en
de griffie niet geautoriseerd kan worden om mappen aan te maken en dit na verloop van
tijd bijzonder onoverzichtelijk is geworden.
2
Voorstel is om een gedeelte van het netwerk op een beveiligde en geautoriseerde manier
aan de raadsleden ter beschikking te stellen op de tablet. De griffie en de raad zijn de
enige met toegang tot dit deel van het netwerk.
Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de raadsleden de beschikking krijgen over een
werkplek.
Er zijn wel kosten verbonden aan deze oplossingen. Voor elk raadslid dienen eenmalig
licenties te worden aangeschaft voor toegang tot netwerk, e-mail en opslag. Daarnaast dient
er voor een aantal licenties jaarlijks onderhoud te worden betaald.
Kanttekeningen
Geen.
Financiën
De volgende middelen zijn benodigd:
- €28.800 voor de aanschaf van 60 tablets (35 voor de raad, 2 voor de griffie, 4 voor
het college, 5 voor het MT, 10 voor ambtenaren die vanuit hun rol als voorloper
gebruikmaken van een tablet en 5 als reserve).
- €4.200 voor de aanschaf van de licenties voor het gebruik van e-mail, de oplossing
om bestanden te delen en voor de toegang tot de omgeving voor bestanden voor 35
(burger)raadsleden.
Afhankelijk van de opbrengst van de ter overname aangeboden tablets is een totaalbedrag
benodigd dat ligt tussen de €27.000 en €33.000. Dit bedrag komt ten laste van de
investeringen ICT (433346/7960022). Ook de opbrengst van de ter overname aangeboden
tablets komt ten goede van deze post.
Communicatie
N.v.t.
Uitvoering
Afdeling Informatievoorziening en Vastgoed, team Informatievoorziening.
3

Download Report