07.h.2 - Hefpunt

EINDRAPPORTAGE HEFBOOM
December 2014
1.
Managementsamenvatting
1.1
Inleiding
Voor u ligt de laatste voortgangsrapportage van het project Hefboom. In het DB van Hefpunt van 18
oktober 2012 is het verbeterplan Hefboom vastgesteld. De verantwoordelijkheid ten aanzien van de
uitvoering van het verbeterplan is bij de lijnorganisatie neergelegd. Voor een goede, tijdige en volledige
uitvoering van het project is een voortgangsrapportage van belang.
Bij de vorige voortgangsrapportage in juli 2014 is met het DB afgesproken dat de voortgangsrapportage
van december 2014 de laatste is. Het grootste deel van de maatregelen is ingevoerd. Voor een beperkt
deel van de maatregelen bleek het na onderzoek niet mogelijk te zijn om deze in te voeren of brachten de
maatregelen te weinig voordelen met zich mee. Tenslotte is een klein deel van de maatregelen
doorgeschoven naar 2015. Daar worden ze als onderdeel van de reorganisatie of in de reguliere
bedrijfsvoering opgepakt. In de bijlage is dit nader overzichtelijk gemaakt.
Bij het vaststellen van het verbeterplan is al geconstateerd dat het niet mogelijk is op om per
verbetermaatregel het uiteindelijke resultaat of effect vast te stellen. Mede om die reden is afgesproken
om op hoofdlijnen voor Hefpunt een taakstelling van 4 fte over een periode van 4 jaar vast te stellen.
Deze taakstelling wordt ingevuld bij het opstellen van de begrotingen voor de komende jaren.
Per 31-12-2013 is een besparing van 1 fte gerealiseerd bij het team invordering. In de begroting van 2014
is deze besparing ingeboekt. Voor de begroting van 2015 zal een besparing van 0,5 fte bij team
vastgoed, 0,25 fte bij team bedrijven en 0,25 fte bij team diensten worden ingeboekt. Deze besparing zal
voor 31-12-2014 daadwerkelijk worden gerealiseerd. De overige 2 fte’s zullen de komende jaren worden
gerealiseerd.
Hieronder de vastgestelde planning van de taakstelling in fte’s:
Formatie (fte) per:
31-12-2012
31-12-2013
31-12-2014
31-12-2015
31-12-2016
Directie
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
Staf
4,0
4,0
4,0
4,0
3,5
Afdelingshoofd Heffing
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
Team Vastgoed
14,6
14,6
14,1
13,6
13,4
Team Bedrijven
11,0
11,0
10,8
10,5
10,5
26,6
26,6
25,9
25,1
24,9
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
Team Invordering
20,0
19,0
19,0
18,8
18,8
Team Diensten
14,4
14,4
14,2
14,2
13,9
35,5
34,5
34,2
34,0
33,7
67,1
66,1
65,1
64,1
63,1
-1,0
-1,0
-1,0
-1,0
Afdelingshoofd Invordering/Diensten
Totaal
besparing tov voorgaand jaar
1
Per onderwerp wordt hieronder in hoofdlijnen de resultaten van Hefboom gerapporteerd:
Organisatieniveau
De afgelopen periode heeft in het teken gestaan van de reorganisatie. Met het doorvoeren van de
organisatiewijziging wordt invulling gegeven aan de belangrijkste doelstellingen van Hefboom op het
organisatieniveau. Onder begeleiding van MACO, zijn de missie, doelstellingen, strategie en de gewenste
organisatiecultuur opnieuw vastgesteld. Daarnaast is een nieuwe opzet van de organisatie-structuur en
het bijbehorende functieboek vastgesteld. De medewerkers hebben gereflecteerd op de nieuwe functies
en zijn voorlopig geplaatst. Het plaatsingsplan wordt in het DB van 4 december vastgesteld. Per 1 januari
is de nieuwe organisatiestructuur van kracht.
De ontwikkeling van de management informatie is nog volop gaande. Samen met Centric zijn een vijftal
kubussen ontwikkeld waar we de komende periode ervaringen mee gaan opdoen. Begin 2015 zal
aandacht worden besteed opleidingen voor het gebruik van de kubussen. In de loop van 2015 zal een
evaluatie plaatsvinden.
Processen algemeen
De afgelopen periode is er veel geïnvesteerd in het digitale loket. Dit proces gaat de komende jaren door
met onder andere de aansluiting bij “mijn overheid”.
Ten aanzien van het pakket GHS zijn er de afgelopen jaren in samenwerking met Centric continu
verbeteringen doorgevoerd. Ook dit zal de komende jaren continu een onderwerp van aandacht blijven.
Het tijdschrijven is nog in onderzoek en zal worden meegenomen bij de verdere nieuwe inrichting van de
organisatie.
Processen specifiek
Heffing
De volgende belangrijkste verbeteringen zijn de afgelopen jaren in het kader van Hefboom zijn
gerealiseerd:
met betrekking tot de GBA verwerking een onderzoek gestart uitgevoerd (‘onderzoek WRAuitval’). De gedane aanbevelingen zijn uitgevoerd en hebben geleid tot minder uitval en betere
procedures;
verbetering procedure afdoening bezwaarschriften, de nieuwe procedure is korter, efficiënter en
biedt meer rapportage-mogelijkheden;
diverse aanpassingen binnen GHS hebben bijgedragen aan het voorkomen van veel tijdrovend,
handmatig muteerwerk: kadastrale bijwerking, automatisch door muteren heffingscodes en het
verbeteren van het ruilverkavelingsproces, waardoor proces in zijn geheel efficiënter Is
geworden.
Invordering
De volgende belangrijke verbeteringen zijn de afgelopen jaren in het kader van hefboom gerealiseerd:
efficiëntere en eenvoudigere werkwijze kwijtschelding, resultaat: lagere kosten en hogere
kwaliteit;
uitbreiding van het aantal betaaltermijnen van 6 naar 10, resultaat: stijging van het aantal
automatische incasso’s van gemiddeld 43% naar 54%%;
2
-
digitalisering van de overstapservice per 1-1-2015, resultaat: efficiëntere verwerking van de
gewijzigde bankrekeningnummers;
betere afstemming met de externe deurwaarder;
diverse procesverbeteringen;
diverse aanpassingen binnen GHS waardoor het proces efficiënter wordt.
-
ICT en communicatie/overleg
De afdeling ICT heeft de afgelopen periode een vergaande professionalisering doorgemaakt. De ITILmethode is ingevoerd, er is een servicedesk ingericht en de module Topdesk is verder geoptimaliseerd.
Dit alles is uitgewerkt in een ICT beleidsplan wat is vastgesteld in het MT.
Ten aanzien van de overleg structuur zijn afspraken gemaakt en ingevoerd voor afstemming tussen de
teams en voor een intern en extern gebruikersoverleg op het gebied van ICT.
2.
Financieel
Voor de implementatie van het verbeterplan zijn budgetten beschikbaar gesteld. In de onderstaande tabel
worden de gerealiseerde uitgaven en de jaarprognose afgezet tegen de budgetten.
2012
budget
2013
realisatie
Heffingen
- extra capaciteit tijdelijk ivm realisatie
verbeterpunten
budget
2014
realisatie
42.000
budget realisatie
prognose
52.000
22.500
52.000
Invordering en diensten
- extra capaciteit tijdelijk ivm realisatie
verbeterpunten
22.000
22.000
26.000
26.000
- extra capaciteit tijdelijk ivm overbrugging
16.000
16.000
60.000
60.000
30.000
30.000
30.000
25.000
13.000
12.000
12.000
12.000
153.000
99.000
94.000
94.000
94.000
Centric
38.000
38.000
De oorspronkelijke budgetten van 2014 zijn verhoogd met de niet benutte en doorgeschoven bedragen
uit 2013. Er worden voor 2014 geen afwijkingen ten opzichte van het budget voorzien.
3

Download Report