Whitepaper Nieuw denken over de werkplek

Nieuw denken
over de werkplek
Digital Workspace: schaalbaar,
gedifferentieerd en veilig
Whitepaper
Inhoudsopgave
Met digital workspace meer wendbaarheid
3
Definitie
4
3 belangrijke thema’s
5
ICT en HR: samen kansen realiseren
7
In 5 stappen naar een digital workspace
8
Het resultaat: klaar voor de toekomst
9
KPN Consulting en de werkplek
10
De essentie
11
2
Met digital workspace
meer wendbaarheid
Veel organisaties zien zich continu uitgedaagd in te spelen op snelle
ontwikkelingen in de markt of samenleving. Dat vraagt om een grote
mate van wendbaarheid en innovatief vermogen. Met productieve en
gemotiveerde medewerkers die bijdragen aan de organisatiedoelen.
Een goede fysieke en virtuele werkplek – waar medewerkers werken en
communiceren – maakt dit mogelijk.
In hun streven naar wendbaarheid opereren organisaties
steeds meer in wisselend verband, als project- of zelfs
volledige netwerkorganisatie. Die trend zal steeds meer
doorzetten. Daarnaast wordt van medewerkers in
toenemende mate zelfredzaamheid, eigen initiatief en
ondernemerschap gevraagd, ook bij grote organisaties
en overheden. Dat kan als de werkplek dit faciliteert (en
zeker niet afremt). Daarbij zien we een groeiende groep
medewerkers die vanuit hun privé-ervaring meer eisen
stelt aan de faciliteiten op de werkplek. Zeker
kenniswerkers verwachten op kantoor vaak net zo’n
laagdrempelige en snel aanpasbare werkplek als thuis,
inclusief nieuwe apps of andere toepassingen.
Traditionele ICT volstaat niet meer nu we moeten
anticiperen op de hierboven beschreven ontwikkelingen.
Het is tijd om afscheid te nemen van oud denken over de
werkplek, en gebruik te maken van de nieuwste inzichten
en mogelijkheden. Wat werkt wel?
In deze whitepaper beschrijven we de belangrijkste
aspecten die spelen rondom de flexibele, virtuele
werkplek en de stappen die een organisatie kan zetten
naar deze zogeheten digital workspace.
3
Definitie
Digital workspace is een term die gehanteerd wordt voor de flexibele,
virtuele werkplek, die plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maakt
en beschikbaar is via elk device. Het fundament hiervan bestaat uit
ICT-faciliteiten (zoals devices, apps en services) die het medewerkers
mogelijk maken optimaal – in lijn met de organisatiedoelstellingen – te
functioneren.
De digital workspace van een organisatie kan uit
verschillende typen werkplekken bestaan, met elk een
specifiek samengestelde set ICT-faciliteiten. Deze
differentiatie kan onder meer zijn gebaseerd op de rollen
en werkstijlen (met elk hun eigen kenmerken) van en de
persoonlijke behoeften binnen groepen medewerkers.
Essentieel in deze benadering van de digital workspace
is dat de organisatie met haar doelstellingen en
karakteristieken als uitgangspunt wordt genomen.
Daarnaast zijn ook de wensen van de individuele
medewerker van invloed. Die heeft immers vanuit het
inzicht in zijn werk én vanuit zijn privé-ervaring ook
eigen verwachtingen met betrekking tot de
ICT-faciliteiten. Bovendien is zijn kennis en mondigheid
op dit vlak sterk toegenomen. Hier moet de organisatie
naar luisteren en gehoor aan geven. Uiteindelijk is het
omarmen door de individuele medewerker van nieuwe
ICT-functionaliteiten (adaptatie) ook de sleutel tot een
succesvol gebruik.
4
In de ideale situatie staat de individuele medewerker
centraal bij het aanbieden van een digital workspace.
Niet meer één werkplek voor iedereen, maar iedereen –
in elk geval elke groep medewerkers met dezelfde
werkstijl – een eigen werkplek, die aansluit bij de eigen
profiel, behoefte en taak. Binnen de kaders die de
organisatie op basis van haar doelstellingen stelt. 3 belangrijke thema’s
Bij veel organisaties bestaat de behoefte anders om te gaan met
de werkplek, zodat deze meer bijdraagt aan het realiseren van
organisatiedoelstellingen. Doelstellingen als bijvoorbeeld grotere
wendbaarheid, hogere effectiviteit van de medewerkers en kostenreductie.
Deze doelstellingen hangen direct samen met 3 belangrijke thema’s.
1. Schaalbaarheid
2. Differentiatie
De wendbare organisatie groeit en krimpt met de markt
mee, wat nodig is om te overleven op de korte én lange
termijn. Organisaties moeten zich continu aanpassen,
het liefst tegen geringe investeringen. Zij zoeken
flexibele oplossingen die zowel qua technologie als
financieel mee kunnen ademen met de conjunctuur van
de organisatie. Voor de ICT-afdeling betekent dit onder
meer slim voorzieningen inkopen of deze vanuit een
shared service center afnemen. De traditionele ICT met
vaste, langlopende contracten en omvangrijke licenties
is voor een belangrijk deel verleden tijd.
Binnen een organisatie zijn verschillende groepen
medewerkers te onderscheiden met elk een specifiek
profiel op basis van het soort werk en de manier van
werken. Op hoofdlijnen is bijvoorbeeld een indeling te
maken in taak- en kenniswerkers die mobiel of
locatiegebonden en taak- of resultaatgericht werken.
De opzet van een goede digital workspace vraagt om een
differentiatie naar de verschillende profielen.
Nieuwe technologieën sluiten aan bij de huidige wensen
voor flexibele, schaalbare werkplekken en gaan uit van
een pay-per-use-model. De inzet van clouddiensten is
hiervan een goed voorbeeld, waarbij organisaties
ICT-voorzieningen flexibel, op basis van gebruik, kunnen
afnemen.
Ook de inzet van mobiele apps kan zorgen voor
besparingen. Zo is het mogelijk om heel gericht apps
voor bepaalde werkprocessen in te kopen of te
ontwikkelen, bijvoorbeeld voor het registeren van
meetgegevens of het bijhouden van planningen door
mobiele taakwerkers. Belangrijk daarbij is de koppeling
met de eigen (informatie)systemen.
5
Voor taakwerkers staat in belangrijke mate vast wat ze
moeten doen, in welke volgorde en met welke middelen.
Ze kunnen locatiegebonden werken (een receptionist),
of mobiel (een monteur). Kenniswerkers kunnen ook
locatiegebonden of mobiel werken, maar bij hen gaat
het primair om de resultaten. Ze zijn vrij in de manier
waarop ze die bereiken – met welke middelen en in
welke volgorde maakt niet uit. Er moet zeker ook
geanticipeerd worden op de opkomst van nieuwe
profielen, zoals bijvoorbeeld die van de netwerkers.
Zij vormen de schil om de kernorganisatie, zijn niet
honkvast en zien een baan meer als een project dat
bijdraagt aan de eigen persoonlijke ontwikkeling.
De verschillen tussen medewerkers hebben
consequenties voor het soort werkplekken binnen een
organisatie. Organisaties moeten hiervoor een centraal
beleid formuleren, om goed voorbereid te zijn en blijven
op nieuwe ontwikkelingen. Zo’n beleid kan niet aan de
lijn- of projectorganisatie overgelaten worden, want dat
betekent al snel fragmentatie met veel maatwerk – en
hogere kosten – als gevolg. Wel moet het beleid nog
voldoende ruimte bieden voor afdelingen en teams om
werkplekken te kunnen afstemmen op eigen
werkprocessen. Ook moet op centraal niveau nagedacht
5
Resultaatgericht
Werkt 24/7
Vaak onderweg
Informatie-afhankelijk
Veel klantcontact
Zoekt expertise
Locatiegebonden
kenniswerker
Mobiele
kenniswerker
Locatiegebonden
taakwerker
Mobiele
taakwerker
Vaste werktijden
Meestal online
Fysiek aanwezig
Veel klantcontact
Receptionist
Onregelmatige tijden
On- én offline
Werkt volgens rooster
Fysieke afstemming
met collega’s
Salesmanager
Hoge mobiliteit
Lage mobiliteit
Analist
9 tot 5
E-mailt ook vanaf huis
100% kennisgericht
Werkt vaak samen in
teams
Monteur
Taakgericht
Figuur 1: vier werkstijlen op basis van mobiel of locatiegebonden en taak- of resultaatgericht werken
worden over bijvoorbeeld de keuze voor goede, veilige
en betrouwbare clouddiensten en centrale
gegevensopslag. ICT kan daarbij adviseren en
ondersteunen. Ook als het gaat om de keuze voor
professionele leveranciers, integraal supportbeleid en
eventuele aanpassingen aan de ICT-infrastructuur en aan
devices.
ICT kan het aanbod aan functionaliteiten en services in
de digital workspace differentiëren naar drie typen
voorzieningen. In de eerste plaats biedt ICT generieke
standaardvoorzieningen, zoals e-mail en Word. Deze
zijn voor iedereen beschikbaar, als water uit de kraan.
Als tweede is er een groep standaardvoorzieningen die
in principe door iedereen kan worden gebruikt, maar
meer begeleiding vraagt bij het gebruik. Denk aan Lync
voor het ondersteunen van communicatie en
samenwerking. Soms zullen organisaties dit tamelijk
standaard willen inzetten en gebruiken. In andere
gevallen bieden dit soort voorzieningen mogelijkheden
om sterk in te grijpen op het primaire proces. Zoals bij
het ondersteunen met Lync van digitale leervormen die
in het onderwijs worden aangeboden. Deze categorie
vraagt om gezamenlijke aandacht vanuit organisatie,
medewerker en ICT.
Dat laatste geldt nog meer voor de derde categorie,
de maatwerkvoorzieningen. Die worden ontwikkeld
voor en beschikbaar gesteld aan specifieke groepen
medewerkers. Bijvoorbeeld mobiele taakwerkers, die
een maatwerkapp krijgen waarmee zij overal toegang
hebben tot werk- of opdrachtgerelateerde gegevens en
deze kunnen aanvullen.
6
Bij differentiatie op basis van profielen past het ook om
te kijken naar de behoeften van medewerkers zelf. En de
mate waarin de organisatie daaraan tegemoet wil
komen. Het bieden van keuzes verhoogt immers de
aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever.
HR kan heldere kaders en spelregels definiëren voor de
inrichting van de werkplekken, waarbij ICT de rol van
serviceprovider vervult.
3. Veiligheid
Organisaties hebben baat bij een snelle, soepele
inrichting van de werkplek. Dit moet echter niet ten
koste gaan van de veiligheid, in tegendeel: het liefst
willen we de veiligheid vergroten in de digital
workspace. Dat kan door via centraal beleid heldere
keuzes voor de werkplek te bieden. Goede authenticatieen identificatie-mogelijkheden zijn daarbij cruciaal.
Als dit goed geregeld is, is de nieuwe werkplek snel én
veilig(er) in te richten.
ICT en HR:
samen kansen realiseren
De doelstellingen van de organisatie staan centraal bij de ontwikkeling
van een digital workspace. Ook medewerkers spelen een essentiële
rol. Dat begint al bij de keuzes die gemaakt moeten worden. Daarvoor
kijkt de organisatie naar de verschillende werkstijlen en behoeften
van medewerkers. Maar ook in het adaptatieproces van nieuwe
ICT-voorzieningen draait het om de medewerkers en hoe zij deze
voorzieningen gaan gebruiken.
Met deze uitgangspunten in het achterhoofd, is het
logisch dat naast ICT vooral ook een hoogwaardige
HR-afdeling – die de lijnorganisatie ondersteunt én
adviseert – een belangrijke partij is bij de ontwikkeling
van een digital workspace. ICT moet dan ook vroegtijdig
sturen op een intensieve betrokkenheid van en
samenwerking met de lijnorganisatie en HR.
Wanneer ICT en HR tijdig en goed met de lijnorganisatie
samenwerken, ontstaan kansen. Samen laten ze zien wat
de toegevoegde waarde is van de gedifferentieerde
digital workspace, hoe talent sneller binnenkomt en
binnenboord blijft. En vervolgens loyaler én productiever
is. Samen laten ze ook zien dat het organisaties in staat
stelt de ICT-voorzieningen gemakkelijk aan te passen op
krimp of groei, zonder security- of continuïteitsrisico’s.
En dat met een slimme digital workspace medewerkers
effectiever kunnen werken en een kostenreductie
mogelijk is. Dit zijn de kansen die op directieniveau
(h)erkend worden. Het maakt de organisatie namelijk
financieel en organisatorisch wendbaar. En dat is precies
waar het om gaat: zorgen voor een wendbare, flexibele
organisatie, die snel in kan springen op ontwikkelingen
en kansen in de markt.
7
7
In 5 stappen naar een
digital workspace
Het opzetten van een digital workspace vraagt om een gestructureerde
en breed – door alle stakeholders – gedragen aanpak. De top van de
organisatie voorop, want de contouren van de digital workspace worden
immers bepaald door de ambities en doelstellingen van de organisatie.
De afdelingen ICT en HR hebben allebei een belangrijke
rol: de ambitie en visie doorvertalen en concretiseren om
vervolgens daadwerkelijk een nieuwe werkplek te
realiseren. De 5 onderstaande stappen zijn gefundeerd
op een gestructureerde en bewezen aanpak: de
zogeheten transformative roadmap. Met deze roadmap
komt u – in samenwerking met HR en de lijnorganisatie
– tot een digital workspace die aansluit bij uw organisatie
én medewerkers.
Stap 1: ambitie en visie bepalen
De implementatie van een digital workspace is alleen
succesvol als die is gebaseerd op een duidelijke visie –
niet alleen van ICT. Om dat te bereiken is de eerste stap
die naar het hoogste managementniveau. Inventariseer
de ambities en doelstellingen van de organisatie en
bespreek wat dit betekent voor medewerkers en hun
werkomgeving. Op basis hiervan worden de visie en
ambitie voor de digital workspace ontwikkeld.
Dit gebeurt in interactie tussen het lijnmanagement,
de HR- en de ICT-afdeling. Binnen de organisatie ontstaat
zo draagvlak voor komende veranderingen.
Stap 2: inventariseren en analyseren wensen
Nu de visie en ambitie helder zijn, is het tijd om te kijken
naar de bestaande situatie en wensen. Met een goede
inventarisatie en analyse van onder meer de
verschillende rollen en werkstijlen van mensen, vanuit
het principe One size fits nobody. Het gebruik van
persona’s helpt hier goed bij. Betrek ook de
lijnorganisatie en de medewerkers zelf, niet als
eindgebruiker maar als professional met specifieke
kennis van en inzicht in het eigen werk(proces) en het
gebruik van ICT daarbij. Ook wensen van medewerkers,
zoals de behoefte aan individuele keuzevrijheid, kunnen
in deze inventarisatie meegenomen worden.
Stap 3: scenario’s uitwerken
Op basis van de inventarisatie kunnen alternatieven
worden onderzocht in de vorm van scenario’s.
8
Een scenario bestaat uit een beschrijving van de
gewenste manier van werken, de te bereiken doelen en
dit vertaald naar middelen, kennis en vaardigheden.
Een scenario kan voor mobiele kenniswerkers
bijvoorbeeld zijn opgebouwd rond overal en altijd
kunnen e-mailen via diverse devices en op afstand
vergaderen en samenwerken aan documenten. Ter
inspiratie kan gebruik worden gemaakt van tal van
demo-scenario’s. Of volg de lijn om samen met
stakeholders uit de organisatie alternatieven uit te
werken.
Stap 4: invullen digital workspace
De scenario’s zijn de basis voor het ontwerp van de
nieuwe werkplek. Per scenario wordt vastgelegd wat de
noodzakelijke werkprocessen, technologie,
infrastructuur en connectiviteit zijn. Bij de concrete
invulling ervan is het belangrijk om gemeenschappelijk
het doel voor ogen te houden dat moet worden bereikt
en uit te gaan van wat er technisch én facilitair mogelijk
is. Houd daarbij rekening met wat medewerkers
aankunnen. Dat is niet alleen een vraag van bereidheid
tot verandering (houding) en kennis en vaardigheden
(competentie en vaardigheden), maar ook – en misschien
vooral – een kwestie van gezamenlijk nieuwe
werkafspraken maken.
Stap 5: implementeren en evalueren
Voor een succesvolle implementatie van de nieuwe
werkplek is het van belang een gestructureerde aanpak
te volgen. Een roadmap met heldere vervolgstappen
biedt alle betrokkenen binnen de organisatie houvast.
Daarbij hoort ook adaptatie, waarbij medewerkers de
nieuwe werkplek leren kennen en weten wat er van hen
verwacht wordt. Dat kan via trainingen, workshops en
andere leerinterventies. Tot slot is het nuttig regelmatig
te evalueren of de werkplek nog voldoet aan de
behoeften van medewerkers en de werkstijlen, en waar
nodig verbeteringen door te voeren.
Het resultaat:
klaar voor de toekomst
Een wendbare organisatie
Het misschien wel belangrijkste resultaat van een nieuwe
digital workspace is de vergrote wendbaarheid van de
organisatie. Die is in deze tijd van snelle
marktveranderingen essentieel. Deze wendbaarheid
hangt enerzijds samen met schaalbaarheid (zie ook
volgend resultaat) en anderzijds met innovatief
vermogen. Dit laatste wordt bijvoorbeeld gestimuleerd
door nieuwe mogelijkheden voor samenwerking.
Case: met één muisklik
Verschillende bedrijven werken samen in één nieuw
opgezette organisatie voor een groot project in de
energiesector. Voor de betrokken medewerkers is een
speciale werkplek ontwikkeld, die onafhankelijk is van
de fysieke werklocatie. Zo kan iedereen elkaar via één
applicatie voor samenwerken en communicatie
(Microsoft Lync) altijd binnen één muisklik bereiken.
Dit bevordert sterk de onderlinge contacten en
samenwerking.
Een schaalbare organisatie
Nieuwe technologieën toegepast in de digital workspace
sluiten aan bij de wens om een organisatie of onderdelen
ervan snel uit te kunnen breiden of juist inkrimpen.
Hierbij horen nieuwe afrekenmodellen, zoals
pay-per-use. De inzet van clouddiensten past goed in dit
beeld. Daarmee biedt een digital workspace organisaties
ook perspectief op kostenvoordelen.
Meer efficiency en effectiviteit
Differentiatie is een essentieel onderdeel van het denken
over de digital workspace. Werkplekken die op maat
gemaakt zijn voor specifieke groepen medewerkers
verhogen de efficiency en effectiviteit van deze
medewerkers. Zij krijgen (continu) oplossingen
aangereikt die direct aansluiten bij hun dagelijkse
praktijk.
9
Case: alles op 1 device
Bij een groot installatiebedrijf kregen alle monteurs een
mobiele werkplek. Zij kunnen daarmee in het veld
zelfstandiger en eenvoudiger alle werkzaamheden
uitvoeren. Alle voor hen relevante applicaties worden
ontsloten via één device: een tablet, gekoppeld aan het
ERP-systeem. Dat scheelt veel extra handelingen én
maakt de systemen minder complex.
Een veiliger organisatie
De nieuwe werkplek kan ook een veiliger werkplek zijn.
Dankzij nieuwe mogelijkheden op het gebied van
bijvoorbeeld authenticatie en identificatie, in combinatie
met schaalbare (cloud)oplossingen. Een organisatie die
dit gelijk meeneemt in de transitie naar een nieuwe
digital workspace, werkt ook toe naar een veiliger
organisatie.
Een aantrekkelijker werkgever
(Potentiële) medewerkers kijken meer en meer met een
kritisch oog naar de werkplek. Zij verwachten dat de
faciliteiten die ze krijgen minimaal op hetzelfde niveau
liggen zoals ze privé gewend zijn. En dat zij de ruimte
krijgen om op een voor hen zo efficiënt en prettig
mogelijke wijze te werken. Werkgevers die hieraan
voldoen staan sterker op de arbeidsmarkt.
Case: Bring Your Own
Op een universiteit gebruikten steeds meer medewerkers
(en studenten) eigen devices. Dit was de aanleiding te
kijken naar een nieuw beleid dat veiliger was én tegelijk
ook aantrekkelijk voor medewerkers en studenten. Het
beleid gaat nu uit van Bring Your Own (BYO), waarbij
duidelijk wordt aangegeven wat wel en niet wordt
ondersteund. Hierbij is ook – met name samen met HR –
goed gekeken naar juridische en arbeidsvoorwaardelijke
aspecten.
9
KPN Consulting
en de werkplek
We adviseren en begeleiden organisaties al jarenlang op
het gebied van flexibele werkplekken – al dan niet in de
cloud. Zo versterken we de wendbaarheid en het
innovatief vermogen van deze organisaties. De basis
hiervoor is onze heldere visie, waarin
organisatiedoelstellingen centraal staan.
Dankzij onze schaalgrootte en ervaring kunnen we
continu innoveren en onze expertise steeds verder
uitbreiden. Expertise die we graag delen en omzetten in
oplossingen die werken in de dagelijkse praktijk en
bijdragen aan het succes van onze klanten. Daarbij hoort
ook het implementeren van moderne en betrouwbare
oplossingen op het gebied van samenwerking. Concrete
voorbeelden van oplossingen zijn werkplekontwerp en
-migratie, BYO, New Technology Adaptation (NTA),
Transformatieve Roadmapping, Unified Communications
(UC), Mobiele apps en portals.
KPN Consulting: gids in de nieuwe wereld
KPN Consulting is het ICT-adviesbedrijf van KPN. Als gids
in de nieuwe wereld verbinden wij de mogelijkheden van
ICT met de mensen, doelen en drijfveren van organisaties. Zodat zij vandaag én morgen succesvol zijn. Wij
helpen bedrijven, instellingen en overheden het
maximale uit ICT te halen. Zo functioneren zij soepel,
veilig en zeker en kunnen ze blijven vernieuwen. ICT gaat
niet alleen over bits en bytes, maar vooral om mensen.
Onze ruim 1000 professionals weten dat. Soms een tikje
eigenwijs, met de nieuwste inzichten en altijd mensgericht. Wij zorgen dat organisaties klaar zijn voor de
toekomst.
Meer informatie
Benno Zelders
Technology Consultant
06-29 52 76 36
[email protected]
Frans Coenders
Principal Consultant
06-13 00 27 76
[email protected]
010
1
De essentie
De werkplek anno nu:
one size fits nobody
Nieuwe technologie maakt nieuw denken over de werkplek van
medewerkers mogelijk. Het maakt flexibele, virtuele werkplekken haalbaar,
die plaats- en tijdonafhankelijk en via elk device beschikbaar zijn: de
digital workspace. Organisaties die een effectieve digital workspace willen
implementeren moeten hun organisatiedoelstellingen als leidraad nemen,
en daarbij afstemmen op de behoefte van medewerkers.
Hoewel ICT een digital workspace mogelijk maakt,
zijn medewerkers essentieel voor het succes ervan.
Zo bepalen de verschillende werkstijlen van groepen
medewerkers de typen werkplekken die er moeten
komen. En is een goed adaptatieproces nodig om de
medewerkers ook daadwerkelijk effectief met de nieuwe
werkplek te laten werken. In de ontwikkeling van een
digital workspace is HR daarom een onmisbare partner
voor ICT. Als zij goed samenwerken met de lijn ontstaan
mooie kansen voor de organisatie.
Organisaties die dit succesvol doen, hebben het wenkend
perspectief van mooie resultaten:
• een wendbare organisatie
• een schaalbare organisatie
• meer efficiency en effectiviteit
• een veiliger organisatie
• een aantrekkelijker werkgever
Het opzetten van een digital workspace vraagt om een
gestructureerde en breed gedragen aanpak. ICT en HR
kunnen hierbij samen de regie pakken en in 5 stappen
tot een digital workspace komen:
1.ambitie en visie bepalen
2.inventariseren en analyseren wensen
3.scenario’s uitwerken
4.invullen digital workspace
5.implementeren en evalueren
1
11
kpnconsulting.nl

Download Report