Protocol bij overlijden in Nederland

Protocol bij het overlijden van een internationale student (regulier en
uitwisseling) van de UvT in Nederland
A
1
2
1
2
B
1
2
3
4
5
6
7
Algemeen
Bereikbaarheid: actuele (!) adreslijst en
aan/afwezigheid (ook tijdens vakantie)
Instellen van "crisisteam" (directeur, hoofd
International Office, coordinator internationalisering
faculteit,VEB)
Afhankelijk van de omstandigheden is het ook van
belang Juridisch Zaken van de UvT te informeren
Belangrijk
Uitgangspunten
- handel altijd
- licht direct betrokkenen zo snel mogelijk in
- communiceer met de familie
- neem contact op met thuisinstelling (in geval
van een uitwisselingsstudent)
Overlijdensbericht kan binnenkomen bij
- telefoniste / VEB
- onderwijsbureau of –balie/secretariaat
- studieadviseur / studentenzaken
- docent
- studentenadministratie/centrale studenten
balie
Eerste actie
Trachten uit te vinden wat er precies is gebeurd, waar,
wanneer, hoe. Het is van belang op de hoogte te zijn
van alle omstandigheden. Deelneming betuigen
namens de universiteit
Naam, adres en telefoonnummer noteren en
informeren dat wordt teruggebeld
Bij twijfel het bericht verifiëren
Bericht van overlijden intern doorgeven met
vermelding van omstandigheden. Probeer zo volledig
mogelijk te zijn in de berichtgeving
Secretariaat, studie-adviseur, VEB, CvB via de
secretaris, decaan faculteit inlichten
Hoof IO zorgt dat er contact wordt opgenomen met de
coördinator van de thuisuniversiteit van de
uitwisselingsstudent.
Eerste contact:
- informatie doorgeven, wees zo accuraat
mogelijk
- geef ze tijd om het bericht te verwerken en
maak de afspraak dat er na twee uur weer
contact wordt opgenomen
- doorgeven van telefoonnummer waar men het
crisisteam kan bereiken.
- geef indien nodig een tweede nummer voor
24-uurs paraatheid
Tweede contact met de coordinator van de
thuisuniversiteit, al naargelang de afspraken die
gemaakt zijn bij het eerste contact. Ze hebben nu de
tijd gehad het bericht tot zich door te laten dringen.
-
informeren wat de thuisuniversiteit wil dat er
Afhandelaar
Afgewerkt d.d.
gedaan wordt
check op de verzekering van de student
overleg over het vervolgtraject.
Betrek de thuisuniversiteit bij alles wat er
gedaan wordt
Neem contact op met de Ambassade of Consulaat in
Nederland en overleg over eventuele ondersteuning
Afhankelijk van de omstandigheden van overlijden
moet er 1 persoon worden aangewezen voor het
contact met de autoriteiten in Nederland. Dit zou bij
voorkeur de voorlichter UvT of het hoofd van het
crisisteam moeten zijn
Alle geledingen informeren dat alle communicatie met
de media wordt verzorgd door VEB. Druk eenieder op
het hart dat er geen mededelingen worden gedaan
door individuele medewerkers UvT
-
8
9
10
C
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Communicatie met familie in het buitenland
Houd rekening met verschillen in cultuur, religie, taal !
Ter overweging: betrek een medewerker uit het land
van herkomst van de student indien mogelijk
Eén aangewezen persoon: voorzitter van het
crisisteam / medewerker faculteit
Met de familie afstemming van behoefte aan
ondersteuning vanuit de UvT.
- Indien gewenst contact met de
verzekeringsmaatschappij opnemen.
Contact met de thuisuniversiteit (uitwisselingsstudent)
in het buitenland voor afstemming en het maken van
afspraken
Deelneming betuigen en luisteren wat de familie wil
Samen met de familie, thuisinstelling en verzekering
bekijken of er een mogelijkheid is voor de familie om
naar Nederland te komen
In geval van overkomen van de familiie:
- hotel boeken
- afhalen van vliegveld/station
- ontvangst regelen International Office/faculteit
- mogelijkheid ontmoeten studiegenoten
- tolk
Vragen welke informatie over het overlijden naar
buiten gebracht mag worden
Zorgen dat informatie volledig is bij verspreiden van
het bericht
Afspraken maken over plaatsen overlijdensadvertentie
en bijdrage aan uitvaart (voordracht, bloemen, tekst,
in memoriam: stelt de familie daar prijs op?) Pas op
culturele en religieuze verschillen
In nauw overleg met de verzekeringsmaatschappij
van de student moeten de volgende zaken worden
geregeld:
- repatriëring bagage
- repatriëring van het lichaam in overleg met
een uitvaartverzorger
- mogelijkheid bespreken met de familie tot
nemen van afscheid voordat de kist wordt
gesloten
- boeken van terugreis
- begeleiden naar vliegveld
11
D
1
2
3
4
E
1
2
3
4
5
- eventueel begeleiden naar het buitenland
Bespreken of en zo ja welke vertegenwoordiging er
vanuit Tilburg naar het buitenland gaat voor de
begrafenis. Hulp bij het boeken van de reis
Direct betrokkenen
Nagaan wie er het meeste contact hadden met
overledene: medestudenten, docenten, werkgroepen,
begeleiders, medezeggenschapsorganen,
studie/studentenvereniging, sportclub
Gezamenlijke bijeenkomst om bovengenoemde groep
in te lichten:
- zorg voor koffie/thee
- vertel het samen met een collega
- bereid je voor in overleg met de familie
- geef in eerste instantie niet te veel informatie
- geef ruimte voor emoties
- voeg zonodig informatie toe, maar alleen
feiten
- hoe verloopt het contact met de familie
- afspraken over de uitvaart
- verwijzen naar studentenpsycholoog/
decaan/pastoraat voor verdere begeleiding
Condoleanceboek/register openstellen indien de
familie daar prijs op stelt
Tijdens vakantie/tentamenperiode
docenten/medestudenten rechtstreeks inlichten:
telefonisch/e-mail met verwijzing naar plaats en
tijdstip informatiebijeenkomst
Administratieve procedures
Decaan beslist of er een advertentie wordt geplaatst
namens de faculteit.
Nagaan welke afdelingen/diensten ingelicht moeten
worden:
- Studentenadministratie
- Docenten
- Stage-adres
- datum/plaats/tijdstip van overlijden is vaak
van belang
- restitutie collegegeld
- opzeggen studiefinanciering
- inleveren OV-kaart (indien van toepassing)
- cijferlijsten/diploma
- blokkeren gegevens zodat er geen post meer
uitgaat
- informeren van een eventuele bank in
Nederland voor het afsluiten van de rekening
na verloop van tijd
- bankgegevens van de familie/erfgenamen in
het buitenland voor eventuele afwikkeling
van financiën
Indien de student een beurs ontvangt, informeren van
de beursverstrekker
Overleg met de verhuurder over het opzeggen van
het huurcontract
Informeren van de gemeente waar student
woonachtig is
F
1
2
G
1
2
3
4
Nazorg
- Beschikbaarheid
studentendecaan/psycholoog/pastoraat voor
begeleding/rouwverwerking
- mogelijkheid bieden om na te praten als er
veel studenten/personeelsleden behoefte
aan hebben
- bericht / In Memoriam in Univers en op
www.uvt.nl
- foto bij overlijdensbericht (veel mensen
kennen wel naam maar niet bijbehorend
gezicht)
- tijdens officiële gelegenheden in het
collegejaar de overledene in herinnering
brengen, als dit zinvol is
- familie: enkele dagen na de uitvaart
informeren naar wensen van de familie t.o.v.
de universiteit
- napraten over uitvaart/verloop van gemaakte
afspraken
- reacties op universiteit bespreken
- meedelen hoe administratieve en financiele
afronding op de universiteit zal verlopen
Geef de leden van het crisisteam de mogelijkheid tot
nazorg aan. Het kan moeilijk zijn om na afloop weer
gewoon aan het werk te gaan. Geef mensen de tijd!
Evaluatie
Is alles goed geregeld / verlopen?
Wat zou er beter moeten?
Hoofden van betrokken afdelingen vragen naar de
bevindingen
Contact opnemen met de thuisinstelling/ om ze te
betrekken bij de evaluatie
Het schrijven van een verslag
Het verdient aanbeveling om na verloop van tijd contact op te nemen met de familie en de
thuisinstelling om te informeren hoe het er mee gaat.

Download Report