Notulen van de Algemene Leden Vergadering van de tennisvereniging Huissen op 28.01.2014 1.Opening Monique opent de vergadering om 19.30 en heet de aanwezigen van harte welkom. Zij richt zich vervolgens tot de vergadering: Op dit moment telt TV Huissen 716 leden, waarvan 382 heren en 334 dames. Aanzienlijk minder dan in voorgaande jaren, maar in vergelijking met andere verenigingen, mogen wij echt niet klagen. Wij zijn ondanks recessie en crisis, in staat om ons hoofd boven water te houden. We zijn voortdurend op zoek naar ideeën om leden te werven en te behouden. De jaarlijkse tennisclinic voor alle basisscholen van Huissen is hiervan een voorbeeld. Gelukkig lijken de preventieve anti inbraak regelingen die we hebben getroffen in de afgelopen jaren, doeltreffend te zijn. We hebben het afgelopen jaar geen inbraken of vernielingen gehad binnen de hekken. Helaas is rond de jaarwisseling wel ons welkomstbord verdwenen, en de brievenbus opgeblazen. Karel heeft een nieuwe “hufterproeve” brievenbus gemaakt, die aan de binnenkant van het hek komt te hangen. Ook wordt er gezocht naar een mogelijkheid om een lamp aan het hek te maken, die aan gaat zodra er iemand in de buurt komt. Ten eerste om beter het cijferslot te kunnen zien, maar het zal ook zeker preventief werken tegen vandalen. Het was voor TV Huissen een bijzonder jaar, want het was een boekjaar van 14 maanden. Wil Mulder zal hier bij de financiële zaken op terug komen. In die 14 maanden zijn er weinig schokkende dingen gebeurd, maar er is wel heel veel gebeurd; in vogelvlucht: - Vrijwilligers dag 100 mensen Uitwisseling vrijwilligers met RKHVV Deelname TV Huissen aan de integrade AED cursus Nieuwe Groundsmen Hennie Rottink World kids on tour Nieuwe Competitie commissie/ VCL Samenwerking T.A. Catering tijdens competitie Tennisclinic voor groepen ¾ alle basisscholen Nieuwsbrief/topspin vervangen Muziekinstallatie/luidsprekers/kassa/pinautomaat. Clubkampioenschappen Tassenkast Nieuwe kassa en mogelijkheid om te pinnen Alles verwezenlijkt door vrijwilligers………………..geweldig toch…………..zo’n vereniging. Pagina 1 van 7 ALV 01.2011 Tennisvereniging Huissen 2.Ingekomen stukken. Er zijn een aantal berichten van verhindering ontvangen. Voor het overige geen ingekomen stukken. 3.Notulen vergadering 18.12.2012 De notulen die op de website gepubliceerd zijn in 2013 worden akkoord bevonden en ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Monique haakt vervolgens in op de vragen gesteld in de Rondvraag van de vorige ALV: Jan Jansen vroeg naar het afgesloten Invalide Toilet. Dat toilet is afgesloten omdat vooraan in die ruimte een invalide douche is, die aangaat door middel van een sensor. Dat gaf regelmatig enorme waterballetten. Daarom is deur van dat toilet de laatste tijd op slot. Voor de aankomende competitie zal de douche worden afgesloten van de waterleiding, zodat het toilet functioneel kan worden gebruikt. Sjon Scholten stelde de vraag waarom wij geen gebruik maken van zonne energie. In het afgelopen jaar hebben we informatie ingewonnen bij verschillende partijen. Er blijken vele voordelen, maar ook nadelen aan te kleven. Energie besparen in en rond kantine indien mogelijk en energiebewustzijn bij leden vergroten. Ook aandacht besteden aan gasverbruik. Wij zullen proberen het energiegebruik te beperken. Minder energie verbruiken levert het meeste op, er hoeft immers niets voor te worden geïnvesteerd. Gedacht moet worden aan het sneller doven van de lichten als er niet meer getennist wordt en kijken of alle koelinstallaties in de kantine altijd aan moeten staan. Bijvoorbeeld uit in de winterperiode. Of wellicht kunnen deze vervangen worden door zuinigere apparaten. Ron Pieters vroeg naar de mogelijkheid om onze banen te huren of te gebruiken voor zakelijke of privé doeleinden. Wij hebben dit besproken en het volgende beleid hierover afgesproken: we huren of lenen onze banen niet uit voor commerciële- of educatieve doeleinden, tenzij hierover in een (sponsor) contract vooraf afspraken zijn opgenomen. 4.Mededelingen van het bestuur Website en communicatie: Hier krijgt Roland Bus het woord. - doel is actuele website. Uiteraard afhankelijk van hoe snel info wordt aangeleverd en verwerkt. Bijvoorbeeld bespeelbaarheid banen is sterk afhankelijk of groundsmen op tijd de webmaster te pakken krijgen. Hier kan dus weleens vertraging in optreden. Hier is Jiba ook een bron van informatie. - maandelijkse digitale nieuwsbrief met belangrijke info over club en activiteiten. Verschijnt niet in de zomer, verder elke eerste helft van de maand - wanneer geen info wordt aangereikt kan geen informatie worden getoond. Dus een verantwoordelijkheid van alle leden. - bezig met uitrol standaard mailadressen voor commissies. Voorbeelden zijn reeds voorzitter, penningmeester, secretaris, activiteitencie, barcie. Deze zijn op de website te vinden. - Het is een moeilijke tijd om sponsoren aan de club te binden. Daarom bezig met sponsoraanpak. Meer lijn in aan willen brengen. De doeken op de banen zijn aan vervanging toe. Hier wordt aan gewerkt. Tot slot, we zoeken nog vrijwilligers die activiteiten willen doen m.b.t. sponsoring en communicatie. Vrijwilligersbeleid; Hier krijgt Janet van der Wel het woord: Pagina 2 van 7 ALV 01.2011 Tennisvereniging Huissen Er wordt een data base gemaakt van de voorkeuren van nieuwe en bestaande leden voor vrijwilligers activiteiten. Als bij de werkgroepen/commissies nood aan de man is dan kan hieruit geput worden. Het plan is om dit jaar het initiatief “NL.Doet” groots aan te pakken. De werkgroepen en commissies wordt naar hun behoefte aan activiteit gevraagd, waarna e.e.a. ingepland kan worden. Tennis Academy Het contract met de Tennis Academy loopt per 10.2014 af en beide partijen spraken , tijdens de diverse evaluatie momenten de wens uit het contract te verlengen. Baanonderhoud: De banen, met name de Tennis Force banen zijn afgelopen jaar een punt van aandacht geweest. We zijn al geruime tijd niet tevreden over de doorlaatbaarheid van de banen. Na een regenbui duurt het veel te lang voordat ze weer bespeelbaar zijn. We hebben contact met andere verenigingen die ook TF hebben, en zijn met elkaar tot de conclusie gekomen dat eigenlijk niemand geheel tevreden is, en dat de voorlichting die we indertijd kregen veel te rooskleurig is geweest. In de afgelopen jaren heeft de firma Oranjewoud voor ons grootonderhoud gedaan; de eerste jaren met behulp van het doorspuiten van de banen, het laatste jaar met extra hoge druk. Dit laatste gaf echter een minder resultaat. We pakken het daarom vanaf nu anders aan: Karel en Henny doen het onderhoud vanaf dit jaar geheel zelf: de hele week is keihard gewerkt om baan 6 volledig te reinigen. Sindsdien is baan 6 aanzienlijk beter bespeelbaar dan de andere banen. Dit onderhoud kost veel tijd, en het zal dus regelmatig voorkomen dat er 1 baan niet bespeelbaar is We zijn erg blij dat onze groundsmen deze taak willen uitvoeren. Het onderhoud van de grasbanen verloopt net als andere jaren. Jeugdbeleid: Martine Vossenberg heeft sinds kort de leiding over de nieuw gevormde jeugdcommissie. Zij wordt hierin bijgestaan door een groep zeer actieve vrijwilligers en er worden weer tal van leuke activiteiten voor onze jeugd georganiseerd. Er is een nieuw initiatief ontwikkeld door de KnltB: Tenniskids World Tour (zie www.tenniskids.nl) , waarbij het de bedoeling is om kinderen van diverse leeftijdscategorieën op hele speelse wijze enthousiast te maken voor de tennissport. TV Huissen blijkt dit geweldig goed op te pakken en wordt door de KNLTB als voorbeeld gezien. Het aantal jeugdleden fluctueert zoals gewoonlijk, maar blijft toch redelijk stabiel. Om nieuwe jeugdleden te werven, worden er door Martine Vosseberg in opdracht van TV Huissen elk voorjaar workshops aangeboden aan alle groepen 3 en 4 van de basisscholen in Huissen. Om de drempel laag te houden, is onze contributie voor jeugdleden zeer aantrekkelijk. Geert Jan van der Heijden vult aan dat het subsidiebeleid van de selectie meer wordt afgestemd op individuele inzet. Behalve aan tennis techniek wordt ook meer aandacht besteed aan mentale weerbaarheid en conditie; een complete aanpak, dus. Het is een aanpak die zijn vruchten afwerpt want het niveau is de laatste jaren gestaag gestegen. Commissie 5.Presentatie van de commissies en werkgroepen Pagina 3 van 7 ALV 01.2011 Tennisvereniging Huissen TV Huissen telt steeds meer werkgroepen, en steeds minder commissies, te weten: Bar/Park, Activiteiten, Communicatie/Redactie Nieuwsbrief ,Jeugd/Clubkampioenschappen,; Voorjaar/Woensdagavond en Onderlinge Competitie, Wintercompetitie, Vrijwilligers, “Groundsmen” , Toernooi, Ledenadministratie, Soos, vrijdag en woensdag ,Catering etc. Pagina 4 van 7 ALV 01.2011 Tennisvereniging Huissen Het bestuur heeft in aanloop naar deze vergadering met al deze commissies en werkgroepen gesproken over hun verwachtingen, realisaties, wensen, en verbeterpunten . Deze gesprekken gaven verhelderende inzichten voor alle partijen. De jaarverslagen en begrotingen voor 2014 zijn besproken en de penningmeester heeft het een en ander verwerkt in de jaarstukken. 7. Contributie Het bestuur stelt voor het huidige contributie niveau ongewijzigd te laten. Dit betekent: -jeugdleden t/m 7 jaar -jeugdleden 8 en 9 jaar -jeugdleden vanaf 10 jaar -senioren leden € € € € 30,60,80,160,- per per per per jaar jaar jaar jaar De genoemde contributies zijn inclusief de afdracht aan de KNLTB van, op dit moment € 15,51 per lid per jaar. Met bovengenoemde voorstel is unaniem door de vergadering ingestemd. 8.Verslag van de penningmeester a. Verslag boekjaar 1 November 2012- 31.12.2013 De penningmeester doet uitgebreid verslag met behulp van gedetailleerde cijfers. Het genoemde boekjaar behelsde bij uitzondering 14 maanden . Het boekjaar is met een kleine winst afgesloten (€ 6.589) en kent toevoegingen aan het onderhouds- en reservefonds. De balans bevestigt de solide financiële staat van onze vereniging. . b. Verslag kascontrole commissie en benoeming commissie voor 2013 De kascontrole commissie bestaande uit Herman Polman en Marlies Vis heeft de controle uitgevoerd en vastgesteld dat de financiële administratie van TV Huissen prima op orde is. De penningmeester wordt vervolgens door de ALV Decharge verleend. Robert Jan Valk wordt reserve lid. Marlies en Herman blijven lid. b. Begroting 2014 Volgens de in detail gepresenteerde begroting is in 2014 een klein verlies te verwachten. Dit wordt veroorzaakt door lagere contributie inkomsten en uitgaven aan noodzakelijk onderhoud. Met betrekking tot het onderhoud banen is er van uitgegaan dat de lijnen op het tennisforce worden vervangen. De begroting zoals die nu voorligt komt op nul uit. Dit komt doordat er € 6.575 is onttrokken aan het onderhoudsfonds. Dit is reëel omdat dit betrekking heeft op de voorgenomen vervanging van de achterlijnen welke gelukkig slechts één keer in de tien jaar hoeft plaats te vinden. De begroting wordt door de ALV goedgekeurd. 9. Bestuurssamenstelling Monique treedt af als voorzitter. Zij doet dit met de volgende woorden: In februari 2013 heb ik binnen ons huidige bestuur te kennen gegeven om te willen stoppen met mijn werkzaamheden voor TV Huissen. Na 13 jaar, met heel veel plezier onderdeel te Pagina 5 van 7 ALV 01.2011 Tennisvereniging Huissen mogen uitmaken van het bestuur, denk ik dat het tijd wordt voor een frisse inbreng. Toen ik in 2009 werd gekozen als voorzitter heb ik voor mijzelf een aantal doelen gesteld. Een van mijn doelen was om onze vereniging toegankelijker te maken, laagdrempelig, en vooral om sfeer op het park en in het clubhuis te optimaliseren. Het samenstellen van een soort welkomstpakket met een warm welkom en informatie over onze vereniging. Maar ook professionalisering van organisatie en beleid, verbetering van communicatielijnen, en invulling van vacatures . Wie had verwacht dat we te maken zouden krijgen met crisis, en alle gevolgen van dien, waardoor een aantal doelen zijn uitgebreid. Het werven van leden, en vooral behouden van leden staat hoog op de “to do lijst”. Maar minstens zo belangrijk, het werven en behouden van sponsoren. De afgelopen jaren hebben we met elkaar, in een bijzonder prettige samenwerking en een prima vertrouwens band aan deze items gewerkt. We hebben binnen ons huidige bestuur vakkundige mensen, met innovatieve ideeën en professionele inzichten. -Wil Mulder, onze penningmeester heeft inmiddels de financiële touwtjes goed in handen, en heeft volledig inzicht in de financiële positie van onze vereniging. Hij is kritisch en heeft al voor vele besparingen kunnen zorgdragen. -Roland Bus, heeft in de afgelopen jaren communicatie voor zijn rekening genomen, en met zijn inzet is er een solide communicatiecommissie ontstaan, waar we al veel van hebben meegekregen, maar ook nog veel van verwachten. -Geert-Jan van der Heijden heeft met nieuwe inzichten naar het selectiebeleid gekeken , en dat is positief voor onze vereniging gebleken. Er is een duidelijk selectiebeleid, en de samenwerking met Tennis Academy is geoptimaliseerd. -Harrie Wickerhoff heeft ons als secretaris de afgelopen jaren geholpen om geen belangrijke afspraken te vergeten, om al onze taken uit te voeren, en om gelijktijdig op de vergaderingen aanwezig te zijn. Hij notuleerde de besprekingen, en is dus zeer goed op de hoogte van alles wat er speelt binnen onze vereniging. Het voltallige bestuur stelt in volledig vertrouwen voor, dat Harrie Wickerhoff verkozen zal worden tot onze nieuwe voorzitter. Aangezien er geen tegenkandidaten zijn, mag ik er vanuit gaan dat de ledenvergadering de verkiezing van Harrie Wickerhoff als voorzitter volledig ondersteund. Graag wil ik jullie als leden, en natuurlijk mijn medebestuurders, bedanken voor het in mij gestelde vertrouwen. Met bijzonder veel plezier was ik in de afgelopen jaren de kapitein van dit prachtige schip Met veel vertrouwen geef ik het roer over aan onze nieuwe voorzitter Bij acclamatie wordt Harrie Wickerhoff door de ALV gekozen tot de nieuwe voorzitter. Hij maakt van de gelegenheid gebruik om Monique oprecht en hartelijk te bedanken voor haar tomeloze inzet voor en betrokkenheid bij TV Huissen. Zij heeft een grote bijdrage geleverd aan een club die ook in moeilijke economische tijden het hoofd boven water houdt en die met talrijke initiatieven bijdraagt aan het tennisplezier van haar leden. Er volgt een welgemeend applaus van dank naar Monique toe vanuit de vergadering. Vervolgens wordt Janet van der Wel geïnstalleerd als bestuurslid. Janet zal zich binnen het bestuur ontfermen over communicatie en sponsoring, zaken waarmee zij zich ook beroepsmatig binnen een grote bancaire organisatie mee bezig houdt. Met het toetreden van Janet na het aftreden van Monique is het bestuur weer voltallig met 5 leden. Pagina 6 van 7 ALV 01.2011 Tennisvereniging Huissen 10.Rondvraag Yolanda Deleij; vraagt of er in de begroting geld gereserveerd is voor Huissen 700. Antwoord; nee; want er zijn voor onze vereniging geen kosten aan verbonden. De gemeente heeft de organisatie van deze viering versoberd en stelt verder geen bijzondere eisen aan TV Huissen. Jose Buil; kan er een föhn komen in de dames kleedkamer Antwoord; er is in het verleden veel rotzooi geweest met föhns in kleedkamers, vandaar dat we huiverig zijn er wederom een ter beschikking te stellen. Anja Holleman; wat is ons beleid ten aanzien van alcohol en jeugd. Antwoord; TV Huissen confirmeert zich geheel aan de vigerende wetgeving, hetgeen betekent dat tijdens jeugd activiteiten absoluut geen alcohol geschonken wordt; ook niet aan volwassenen. De bar medewerkers zijn hiervan op de hoogte. Monique sluit de vergadering om 21.25 en biedt de aanwezigen namens het bestuur een drankje aan. Voorzitter Monique Nijhoff-M. Pagina 7 van 7 Secretaris Harrie Wickerhoff ALV 01.2011 Tennisvereniging Huissen
© Copyright 2024 ExpyDoc
