Handleiding OfficeDrive

Handleiding
Raak vertrouwd met OfficeDrive in 10 stappen
Welkom – en fijn dat u zich aansluit bij de groeiende groep van bedrijven die de zorg om hun
documenten overlaten aan OfficeDrive!
Om snel op weg te gaan met OfficeDrive, volgt nu een korte handleiding met de belangrijkste stappen.
Na het doornemen van deze handleiding bent u met bijna alles van OfficeDrive vertrouwd, zo simpel is
het.
1 Een document in OfficeDrive zetten
Klik op
upload.
Klik op
bestanden en kies een bestand op uw computer.
Meer dan één bestand kiezen? Gebruik Shift of Control bij het selecteren.
Hele map uploaden? Dat kan. Alle bestanden in de map worden in de mappenstructuur op uw computer
geüpload.
Tip: Bij het uploaden wordt automatisch gekeken of een bestand al bestaat op de server en of het
verschilt van de versie op uw computer. Bestanden worden dus nooit onnodig geüpload.
OfficeDrive is getest tot 200.000 bestanden in één keer.
2 Een document bewerken
Klik op
open document.
Het document opent nu vanzelf op uw computer, in het programma waar het mee geassocieerd is.
Klaar met bewerken? Sla het bestand direct op door op bewaar (save) of
te klikken.
OfficeDrive slaat nu automatisch een nieuwe versie op, en werkt de versiegegevens bij.
Nieuwe versienamen of -nummers zijn onnodig, lokaal opslaan en uploaden hoeft niet meer. OfficeDrive
geeft een signaal zodra de nieuwe versie op de server staat.
NB: het is belangrijk om OfficeDrive open te laten staan tijdens het bewerken van documenten.
3 Een nieuw Office-document aanmaken
Klik op
maak document.
Selecteer het type bestand dat u wilt aanmaken. Vul de naam van het bestand in.
Klik op nieuw document.
Staat het document nu niet op de juiste plaats? U kunt het eenvoudig verslepen.
-1-
4 Een nieuwe map maken
Klik op
nieuwe map.
Vul de naam van de map in.
Klik op bewaar.
Wanneer de map aangemaakt is, kunt er documenten in slepen. U kunt subfolders toevoegen.
5 Gebruikers aanmaken
U kunt gebruikers aanmaken of verwijderen bij
gebruikers.
Klik op
nieuwe gebruiker en vul gegevens in.
Klik op
bewaar.
Met één druk op de knop verstuurt OfficeDrive de nieuwe gebruiker een mail met inloggegevens
waarmee hij of zij direct aan het werk kan. De gebruiker hoeft dus niet meer zelf een account aan te
maken.
Het is vaak handig om een groep te definiëren en daar rechten aan toe te kennen. U kunt een gebruiker
dan eenvoudig rechten toekennen door hem aan een of meerdere groepen toe te voegen. Zo krijgt u een
overzichtelijke rechtenboomstructuur waar u gemakkelijk gebruikers aan toe kunt voegen.
6 Groepen aanmaken
U kunt groepen aanmaken of verwijderen bij
gebruikers.
Open het tabblad "groepen".
Klik op
nieuwe groep.
Geef de groep een naam
Klik op
voeg gebruiker toe aan groep om de groep te vullen met gebruikers.
Klik op ok.
7 Rechten toekennen aan gebruikers en groepen
Rechten kent u toe aan gebruikers op mappen of documenten.
Ga naar
documenten.
Kies het bestand of de map waar u rechten op wilt toe kennen.
Klik rechts in het scherm op rechten.
Selecteer stel rechten in voor dit item.
U kunt nu groepen of gebruikers toevoegen. Rechten op mappen worden standaard doorgegeven aan alle
documenten en sub-mappen daaronder.
-2-
8 Per ongeluk verwijderde documenten terughalen
Spijt van een verwijderd document? Ga naar
prullenbak, onderaan de documentenboom.
Kies in de prullenbak het per ongeluk verwijderde document, klik op herstel of sleep het document
terug. U kunt het document daar nog 7 dagen terugvinden.
Om de prullenbak te kunnen gebruiken moet u admin-rechten hebben.
9 Een eigen OfficeDrive-adres kiezen
Ga naar
admin tools.
In de afdeling "domein" kunt u een nieuw domein instellen.
Tip: Kies een makkelijke domeinnaam. Iedereen die met u in OfficeDrive werkt moet deze kunnen
onthouden. Vergeet niet alle gebruikers van de nieuwe naam op de hoogte te stellen (eventueel via de
automatische inlogmail. Zie gebruikers en groepen).
10
OfficeDrive in Windows Verkenner
U kunt OfficeDrive ook direct vanuit de Windows Verkenner bewerken.
Klik File Explorer of Finder (op Mac)
Kies de schijf-letter die u wilt gebruiken.
Klik
maak contact om een externe schijf aan te maken op uw computer.
Met deze functie kunt u bestanden bewerken, kopiëren en verplaatsen, net zoals u dat doet met
bestanden die locaal op uw computer staan!
-3-

Download Report