notulen ledenvergadering 5 april

Notulen ledenvergadering Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse 5 april 2014
Er zijn bij de vergadering 43 leden aanwezig, waaronder erelid Bert van der Lans en het voltallige
bestuur.
1. Opening
Om 11.30 uur opent de voorzitter de vergadering met een speciaal woord van welkom voor de leden
die voor het eerst de vergadering bezoeken en voor ons erelid. Ze stelt de bestuursleden voor aan de
aanwezigen en vertelt dat oud bestuurslid Ab Schreurs recent een hersenbloeding heeft gehad en
dat hij is opgenomen in het ziekenhuis.
Bij punt 9, de voorstellen van het bestuur, wil ze graag het concept beleidsplan voor de komende
jaren goedkeuren en bij punt 10 zal een voorstel van Gerard Aarts over de lustrumbeloningen
behandeld worden. Agendapunt 11 zal zowel over de reünie van 2014 als over de reünie van 2015
gaan.
Het gaat goed met de vereniging. We kunnen terugkijken op een drukbezochte ledenvergadering
voorafgaand aan de Vierdaagse en op een leuke reünie in het gevangenismuseum in Veenhuizen.
Ook is de vereniging vorig jaar gegroeid van 2689 naar 2880 leden. We zijn aan het werk gegaan met
de uitkomsten van de ledenenquête en hebben die verwerkt in een concept beleidsplan. Eén van de
plannen was de transformatie van onze circulaire naar het magazine GOUD!. Het magazine werd zeer
positief ontvangen, ook al wisten diverse leden ons op een aantal beginnersfoutjes te wijzen.
Afgelopen woensdag zijn enkele bestuursleden en vrijwilligers dan ook bij uitgever Editoo geweest
voor een training, zodat de volgende editie nog mooier wordt.
Een ander plan dat reeds in gang is gezet is het aanstellen van ambassadeurs om zo de
betrokkenheid van onze buitenlandse leden te vergroten. De voorzitter stelt daarop diverse
ambassadeurs voor aan de leden: Tue Henriksen-Delaney voor Scandinavië, Katrien Delanote voor
België, David Brooks voor Groot-Brittannië, Susanne Keller en Jürg Tschabold voor Zwitserland en ten
slotte Michael Goedeke voor Duitsland. Veel van onze ambassadeurs zullen zich in de julivergadering
aan de leden komen voorstellen.
Een eigen wandeltocht voor de Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse bleek in de enquête ook
een gewild initiatief. In het verleden organiseerde onze vereniging al eens zo’n tocht, maar de
belangstelling vanuit de leden woog niet op tegen de tijd en inzet die onze vrijwilligers er in moesten
steken. Daarom zal de vereniging regelmatig bestaande wandeltochten adopteren en onder de
slogan ‘powered by GKD’ promoten. De eerste tocht is de St. Maartentocht van w.s.v. De Zwervers in
Beverwijk op 8 en 9 november 2014.
In het jaarlijkse informele overleg met het bestuur van Stichting DE 4DAAGSE kwam de overlast van
harde muziek langs de parcoursen, door onze leden vaak als ergernis aangemerkt, aan de orde. De
Stichting heeft dit met de doortochtgemeenten besproken. Verder waren er afgelopen jaar
toiletvoorzieningen op de meeting points: die zullen er ook in 2014 zijn.
De voorzitter spreekt haar dank uit aan alle vrijwilligers, betrokken leden en bestuursleden die ieder
jaar de activiteiten van onze vereniging organiseren. Met hen staat of valt onze vereniging.
1
Over honderd dagen gaat de 98e Vierdaagse van Nijmegen van start. Bij sluiting van de inschrijving
hadden zich 56.000 mensen aangemeld. Er waren veel groepen, die buiten de loting zullen vallen.
Dat betekent helaas wel dat de kansen voor debutanten om deel te nemen kleiner worden. En nu de
Waalkade gerepareerd is, kan de geplande openingsceremonie eindelijk doorgang vinden. De
ceremonie vindt plaats op maandagavond, omdat zondagavond de finale van het
wereldkampioenschap voetbal wordt gespeeld. De Duitse militaire delegatie merkte daarbij onlangs
droogjes op dat dat eigenlijk alleen een probleem van de Duitsers zal zijn.
Rond de Vierdaagse zijn ook nieuwe ontwikkelingen. Zo is er vanaf 1 juli 2014 een Vierdaagse app
beschikbaar, waarmee deelnemers kunnen zien hoe ver zij al hebben gelopen, wat de
weersverwachting is en wat te doen in geval van een calamiteit. Ook heeft de Vierdaagse een plek
bemachtigd op de Nationale Inventaris Immaterieel Cultureel Erfgoed van Nederland en probeert
men ook op de werelderfgoedlijst van UNESCO te komen. Er wordt in aanloop naar de honderdste
Vierdaagse een Vierdaagsebos geplant en de jubileumslogan voor de honderdste Vierdaagse werd
bekend gemaakt: Wie wandelt, wordt honderd! Natuurlijk is uw bestuur aan het nadenken hoe wij
als vereniging ons tijdens die jubileumeditie kunnen profileren: onze vereniging zal dat jaar haar 65jarig bestaan vieren.
De voorzitter vraagt een moment stilte om de 21 leden die ons het afgelopen jaar ontvielen te
herdenken. Ze staat wat langer stil bij het recente overlijden van Koos van de Maden, lid van de
kascommissie.
2. Ingekomen stukken
Diverse leden hebben zich afgemeld voor deze vergadering: Eduard van Rijn en Cobie van Rijn-Visser,
Ruurd en Margje van Slageren, Elly Borst, Gerard Aarts en Arie Versteeg. Ruurd van Slageren en
Marcel Claassen wezen ons op diverse fouten in de decembereditie van GOUD! en de heer Harry
Kwant stuurde ons een vraag over de Vierdaagse in 2016. Aangezien het nu al bijzonder druk is op de
parcoursen, maakt hij zich zorgen over de vergunning voor 2016. Er zullen dat jaar veel ervaren
deelnemers zijn (die dus niet uit zullen vallen) en er mogen éénmalig 50.000 wandelaars deelnemen:
dat moet natuurlijk wel binnen de vergunning passen. De voorzitter licht toe dat daar inderdaad
goed over na is gedacht en een vergunning voor is.
3. Notulen algemene vergadering 15 juli 2013
Er zijn geen wijzigingen op de notulen van deze vergadering en daarmee zijn de notulen vastgesteld,
met dankzegging aan de secretaris.
4a. Jaarverslag van het bestuur over 2013: verslag van de secretaris
Ook over het jaarverslag van de secretaris zijn geen opmerkingen. Bert van der Lans merkt op dat het
verslag er uitstekend uit ziet: dat mag ook wel een keer gezegd worden.
4b. Jaarverslag van het bestuur over 2013: verslag van de penningmeester
De penningmeester licht de jaarrekening toe en legt uit dat we meer leden en minder bestuurskosten
hebben. Het magazine is tegenwoordig volledig in kleur en bedient meer leden, dus die kosten vallen
wel hoger uit. De kosten van de meeting points zijn gedaald, omdat we gezocht hebben naar
2
goedkopere leveranciers. En voor 2016 is er reeds een bedrag opzij gezet voor de lustrumvieringen.
De penningmeester stelt voor het positieve saldo over 2013 toe te voegen aan het eigen vermogen.
5. Verslag van de kascommissie
Theo Vermeer neemt daarop het woord namens de kascommissie. Ook hij geeft aan geschokt te zijn
door het overlijden van Koos van de Made: hij was altijd een nauwgezet en betrokken lid van de
commissie. Dan leest hij de verklaring van de kascommissie voor en voegt er het advies aan toe om
de pot met geld voor de komende lustrumvieringen op een alternatieve manier te gaan beheren. Dat
gaat de komende jaren namelijk om een flink geldbedrag. De kascommissie stelt voor het bestuur
decharge te verlenen over het gevoerde beleid in 2013 en de leden stemmen door middel van
applaus hiermee in.
6. Benoeming kascommissie 2014
Michiel Boot stelt zich kandidaat als reservelid van de kascommissie: de vergadering stemt daarop
met applaus in met zijn benoeming. Ook de overige leden van de kascommissie worden door middel
van applaus herkozen.
7. Begroting 2015 en vaststelling contributie
Voor de toekomst verwachten we dat de portokosten voor de vereniging zullen stijgen en ook in het
aantal leden dat de contributie niet betaalt zit een stijgende lijn. Dat zijn zorgelijke ontwikkelingen.
Tot nu toe waren mensen die zich direct na de Vierdaagse als lid meldden gratis lid tot het eind van
het jaar: voor 2015 willen we nieuwe leden zeven euro vragen voor het lidmaatschap voor de tweede
helft van het jaar.
Voor de nieuw opgerichte of op te richten werkgroepen is vijfhonderd euro gereserveerd om
eventuele reiskosten te vergoeden: we zullen dan ook zoveel mogelijk aansturen op digitaal overleg.
Eén van de leden in de zaal oppert dat we overstappen op digitale verjaardagskaarten, maar de
voorzitter merkt op dat onze leden al jaren de papieren verjaardagskaart waarderen en dat eerdere
voorstellen om dit te wijzigen ook niet doorgevoerd zijn. Ook stellen de leden voor om een beamer
aan te schaffen, maar dit is onpraktisch (met het oog op verzekeringen en opslag).
Er zijn geen aanvullende vragen of opmerkingen voor de penningmeester. Daarop stellen de leden
door middel van applaus de begroting en het bijbehorende contributievoorstel vast. De voorzitter
merkt terloops op dat de vergadering tot nu toe wel heel vlot verloopt en dat is natuurlijk prima.
8. Bestuursverkiezing
Er hebben zich geen tegenkandidaten bij het bestuur gemeld en dat betekent dat Vicky HenriksenDelaney en Martin Pegels herkiesbaar zijn. Beide bestuursleden worden met applaus herkozen.
9. (overige) Voorstellen van het bestuur
In het beleidsplan heeft het bestuur voor de komende jaren een visie geformuleerd aan de hand van
de resultaten uit de enquête: zo streeft de vereniging naar een ledental van 3000 tot 3500. Marcel
Claassen heeft daarbij een korte vraag, want in de versie van het plan op het internet staat een
3
doelstelling die 500 leden lager ligt. De voorzitter legt uit dat we recent (alleen) die wijziging hebben
doorgevoerd met het oog op de stijging van ons ledental.
De voorzitter licht enkele ambities toe. Zo zouden we graag jongere leden vaker bij vergaderingen
verwelkomen. Het overleg met Stichting DE 4DAAGSE willen we graag in stand houden: we merken
dat onze opmerkingen serieus genomen worden. Ook willen we de externe communicatie
verbeteren en uitbreiden. Hier bedoelen we onder andere de nationale media mee. En bij de
doelstelling om tochten te adopteren kan worden opgemerkt dat ook voor 2015 al contacten zijn
gelegd met diverse verenigingen.
Het bestuur merkt ook dat er nog altijd veel gedoe blijft rond de aanvragen voor lustrumbeloningen.
Onze leden weten vaak niet dat ze deze aan kunnen vragen en hoe zij dat moeten doen. Er is dan ook
recent een voorstel gedaan om iedereen automatisch zo’n beloning te bezorgen, maar dat wordt bij
het volgende agendapunt behandeld. Marcel Claassen heeft op pagina 2 nog de term circulaire
aangetroffen, maar de voorzitter merkt op dat dat over de situatie in 2012 gaat (toen heette ons
magazine nog circulaire). Dènis Timmerman vraagt enige toelichting bij aantallen te werven lopers:
wij willen actief gaan werven onder lopers die geen lid zijn van een wandelbond, maar wel reeds tien
keer de Vierdaagse liepen.
Na deze toelichtingen wordt het Beleidsplan 2013-2018 (versie 0.3) door de leden goed gekeurd. De
voorzitter belooft dat dit plan niet in een lade zal verdwijnen: het bestuur zal het plan tweemaal per
jaar toetsen in de bestuursvergaderingen en resultaten terugkoppelen naar de leden.
10. Voorstellen van de leden
Gerard Aarts heeft het bestuur een brief gestuurd met het voorstel om leden die een
lustrumbeloning verdienen automatisch een beloning toe te sturen: dit kan dan in de vorm van een
badge (met het getal 15, 20, 25 etc. er op) in plaats van een speld. De voorzitter vraagt daarop een
eerste reactie van de aanwezigen. Ton Swart vindt de herkenbaarheid van een badge prima, maar
twijfelt aan de meerwaarde van het lustrumaantal op de badge. Ook vindt hij dat leden wel enige
moeite mogen doen voor de badge door deze tijdig aan te vragen.
Bert van der Lans voegt zich daarbij met de opmerking dat in het verleden altijd goed in de circulaires
verwoord was hoe men de beloning aan kon vragen: leden die die instructies niet volgen, hebben dus
blijkbaar geen behoefte aan een lustrumbeloning. John Kouters wijst er op dat het wel eens
onduidelijk is dat leden zich separaat aan moeten melden voor een lustrumbeloning en voor de
reünie. Theo Vermeer blijkt ook voorstander van het huidige beleid en Marcel Claassen vertelt dat hij
niet voor het idee is: hij hoeft niet te koop te lopen met een badge. De speld vindt hij leuker en die
draagt hij dan ook op zijn doordeweekse das.
Er blijken ruwweg twee leden voor dit idee en zo’n twintig leden tegen. Het bestuur zal zich op het
voorstel beraden en komt hier nog op terug.
11. Reünies 2014 en 2015
John en Tiny Kouters krijgen als eerste de gelegenheid om de leden bij te praten over de reünie van
2014 in Roosendaal en de vijf omliggende dorpen. Allereerst laten zij een filmpje zien over
Roosendaal en vervolgens lichten zij diverse elementen van het programma toe. De zaal waar we
4
ontvangen worden, ligt een kilometer van het station en aan de rand van een gebied met betaald
parkeren: er wordt nog gezocht naar aanvullende parkeerplaatsen. Bert van der Lans vraagt hoeveel
mensen er in de zaal passen: er kunnen 225 mensen in. De voorzitter merkt op dat we de laatste
jaren nooit een deelnemertal hoger dan 200 hebben ontvangen. Mocht dat wel gebeuren, dan geldt
‘wie het eerst komt, die het eerst maalt’. Bert van der Lans vraagt ook of het mogelijk is busvervoer
van een parkeerlocatie naar de zaal in te zetten. Daar wordt inderdaad over na gedacht. Iedereen is
in ieder geval van harte welkom in september in Roosendaal.
In 2015 hopen Ton Swart en Margriet Sponselee hun 25e Vierdaagse te lopen en dat vinden zij een
mooie gelegenheid om dat jaar de reünie in De Zaan te organiseren. De locatie zal waarschijnlijk nabij
het station liggen en ruimte bieden aan 240 personen. Er is dus plaats genoeg. Verder hoopt Ton
Swart dat in 2016 de reünie ter ere van dat lustrumjaar in Nijmegen zal worden georganiseerd.
12. Rondvraag
Marcel Claassen wil namens Stichting de Honderdste Vierdaagse in oprichting een verzoek doen aan
onze leden. Rond Nijmegen wordt vaak tijdens verjaardagen een tekst gezongen op de melodie van
het Vierdaagselied. De stichting in oprichting verzamelt deze teksten. Dit verzoek zal door het
bestuur ook via de internetsite worden gepubliceerd.
Mariet Wouters vraagt of het klopt dat de Vierdaagse niet langer op de vierde dag langs het
Heumense Bos komt. De penningmeester bevestigt dit: de routes staan al online op de site van
Stichting DE 4DAAGSE. Ook wil Mariet weten of het nog uitmaakt in welke jaren je de Vierdaagse liep
als je voor de honderdste Vierdaagse tenminste vier keer moet hebben deelgenomen. De voorzitter
licht toe dat de exacte jaartallen niet uitmaken. Als men in de jaren 2010 tot en met 2015 vier keer
deel nam, is men in 2016 verzekerd van een startbewijs.
Jan Hulsegge stelt voor om, nu we zoveel ambassadeurs hebben, de vertalingen van het magazine
ook ter controle langs de ambassadeurs te sturen. Martin Pegels legt uit dat er al twee buitenlandse
leden zijn die iedere vertaling redigeren: dat kost al de nodige tijd.
Dènis Timmerman vraag of de Vierdaagse app gratis is. De voorzitter vertelt dat de app voor
deelnemers gratis zal zijn en voor anderen 1,99 euro kost in de Appstore. Volgers kunnen de
wandelaars gratis volgen via het internet. De app is nog in ontwikkeling, maar zal 1 juni gereed zijn.
Dènis merkt ook op dat jongere leden wellicht niet bij vergaderingen aanwezig zijn omdat voor hen
vergaderingen midden op de dag niet goed in de agenda passen. Ten slotte vraagt hij of hij het goed
begreep dat groepen niet hoeven te loten en dat is inderdaad het geval. Stichting DE 4DAAGSE is
overigens nog druk bezig de volledige regelgeving voor 2016 af te ronden. Wellicht is er in 2016 ook
een maximum aan het aantal wandelaars dat in een groep deel neemt. Marcel Claassen voegt hier
aan toe dat het aantal groepen niet explosief toe lijkt te nemen.
Constant Dedel wil graag weten of er al een naam is voor de wandelbond die ontstaat na de fusie van
de K.N.B.L.O.-wandelsportorganisatie Nederland en de Nederlandse Wandelsport Bond. De
penningmeester antwoordt dat op de site van ‘De pas er in’ leden een idee voor de nieuwe naam in
mogen dienen. Er leven volgens Ton Swart nog enkele vragen bij de regionale N.W.B.-bond in NoordHolland: deze regio heeft een groot eigen vermogen en heeft nog niet gereageerd op het verzoek tot
een due dilligence onderzoek.
5
Ton Swart wil nog een laatste opmerking in deze vergadering plaatsen. Hij bedankt het huidige
bestuur: al het werk dat zij doen is vrijwilligerswerk en daar wil hij hen graag een pluim voor geven.
Hij hoopt dat de bestuursleden vooral zo door zullen gaan en dat wordt met applaus vanuit de
vergadering bekrachtigd.
13. Sluiting
De voorzitter besluit de vergadering door de complimenten van Ton Swart terug te geven aan de
aanwezigen, die de moeite namen om de vergadering bij te wonen. Ook bedankt ze de leden en al
onze vrijwilligers voor alle hulp en suggesties. Ook zij maken deze vereniging tot wat zij is. Daarop
sluit de voorzitter de vergadering.
6

Download Report