Projectcontract Hellas Utrecht en GWR Creations GWR Creations Gerrit van Oene, Wessel Hogenboom Rik van Toorn Inhoudsopgave Blz. Projectdefinitie - Uitdaging - Aanleiding - Doelstelling - Projectresultaat - Afbakening - Gebruikers - Effecten - Randvoorwaarden 3 3 3 3 3 3 4 4 Activiteitenplan - Organisatie - Analyse/advies - Ontwerpen - Realisatie - Work Breakdown Structure 5 5 5 5 6 Beheersplan - Tijd - Geld - Kwaliteit - Informatie - Organisatie - Communicatie 7 7 7 7 8 9 Risicoanalyse - Risico’s - Voorkomen van risico’s - Issues - Risk Breakdown Structure 10 10 11 11 Ondertekening 12 2 Projectdefinitie Uitdaging De atletiek vereniging Hellas heeft op het moment van schrijven 5 verschillende websites voor 5 verschillende afdelingen van de sportclub. De uitdaging is van deze 5 websites 1 geheel te maken. Dit moet een geheel nieuwe website zijn. Hierbij is het de bedoeling dat de leden van verschillende afdelingen van de sportclub snel alle informatie die ze zoeken kunnen vinden op 1 website. Ook is het de bedoeling dat de leden van de sportclub trots zijn op de website en andere bezoekers aanspoort ook lid te worden van de sportclub. Aanleiding De aanleiding van de opdracht is voornamelijk een verouderde en verwaarloosde staat (voor het grootste deel) van de websites van de afdelingen van Hellas. Voor een sportclub is het erg lastig om meerdere sites te hebben waarvan de verschillende afdelingen allemaal een eigen beheerder hebben. Om dit te realiseren is ons door de opleiding digitale media en communicatie gevraagd om voor onze eindopdracht in de cursus systeemontwikkeling deze website te realiseren in groepen van 3 waarna het beste resultaat als website gebruikt zal worden. Doelstelling Het maken van een mooie overzichtelijke site waar leden snel de nodige informatie kunnen vinden. Projectresultaat Een goedwerkende overzichtelijke site die alle huidige websites van Hellas combineert. Afbakening Wat wij niet gaan realiseren is meer content. We gaan ons enkel richten op het uiterlijk en de werking van de nieuwe website maar gaan ons niet bezig houden met content en informatie. Ook worden wij niet de beheerder van de website. Dit moet allemaal worden gedaan door Hellas zelf. Ook zijn wij niet verantwoordelijk voor het werven van nieuwe leden of een stijging in het unieke bezoekersaantal van de website. Gebruikers De gebruikers van de website zullen vooral de leden van Hellas zijn. Ze gebruiken de site voor onder andere het aanmelden voor wedstrijden en het opzoeken van informatie over hun sport. Ook het bestuur van Hellas is een gebruiker van de site. Zij zullen de site gebruiken om nieuwsberichten te verspreiden en voor het werven van atleten voor hun club. 3 Effecten: Bedoeld Onbedoeld Positief -Meer bezoekers op de website. -Een groei in het aantal aanmeldingen. Negatief -Bezoekers en beheerders moeten wennen aan de nieuwe website. -Bezoekers kunnen informatie niet vinden op de website Randvoorwaarden: De site moet bij oplevering in de week van 19 juni volledig af zijn met alle juiste content. De site moet er compleet en professioneel uitzien. Ook moet hij volledig werkend zijn en moet na goedkeuring meteen online gezet kunnen worden. Verder moet de site gemaakt zijn naar de huisstijl van de site en zullen de kleuren (rood en wit) en het logo van Hellas erin terug moeten komen. 4 Activiteitenplan 1. Organisatie - Oriëntatie debriefing Verdeling rollen binnen de groep Opstellen plan van aanpak Blog aanmaken Contract opstellen 2. Analyse/advies - Moodboards maken Expert onderzoek huidige site 1ste terugkoppeling naar de klant Persona’s/Scenario’s schrijven Adviesrapport opstellen 3. Ontwerpen - Concept ontwerpen Multicriteria analyse Ontwerpdocument opstellen Prototype opleveren 2de terugkoppeling naar de klant 4. Realisatie - Uitwerken prototype Handleidingen 3de terugkoppeling naar de klant Overdracht 5 Hieronder vind u het Work Breakdown Structure 6 Beheersplan Tijd Voor de activiteiten is er een planning gemaakt en zijn er vaste tijdstippen wanneer er aan het project gewerkt word. Dinsdag 10:30 tot 11:00 vergaderen. Dinsdag 11:00 tot 12:30 werken aan het project. Donderdag 12:30 tot 16:30 werken aan het project. Vrijdag 10:30 tot 11:00 vergaderen. Vrijdag 11:00 tot 12:30 werken aan het project. Ook zal er buiten deze vaste uren veel individueel aan het project gewerkt worden en zullen er indien nodig andere tijden worden afgesproken om samen verder te weken. Geld Aan het project zijn geen kosten verbonden. Kwaliteit Het eindproduct moet volgens de standaarden van de HU minimaal beoordeeld worden met een voldoende. Het eindproduct moet goed genoeg zijn om door Hellas te worden overwogen te gebruiken als website. De website moet volledig werkend zijn en voldoen aan alle eisen die door Hellas zijn opgesteld en doorgegeven zijn voor 5 juni 2014. Informatie Er zijn een tweetal momenten waarbij contact met de opdrachtgever is en informatie wordt verkregen om de website tot stand te laten brengen. Daarnaast kan er tussentijds overleg worden gepleegd met de accountmanager die als tussenpersoon fungeert tussen de opdrachtgever en GWR Creations. Ook dient de opdrachtgever de juiste content voor 5 juni 2014 aan te leveren, zodat er genoeg tijd is om deze op de nieuwe website te kunnen plaatsen. 7 Archiveren van documenten Dagelijks kunnen documenten worden aangepast. Via Dropbox kan een document worden aangepast en dit kan direct worden bekeken door andere groepsleden aangezien de andere groepsleden deze documenten direct op hun computer krijgen. Hierdoor is het risico op het verliezen van documenten zeer beperkt geworden. Ook wordt er een blog opgezet waar extra informatie van het project zullen worden geplaatst. De link naar het blog: http://www.wesselwordpresswerk.nl/hellasutrecht/ Organisatie Verhoudingen Op dit moment zijn de verhoudingen goed. We hebben onze kennis met elkaar gedeeld en hebben zo een beeld gekregen welke onderdelen op de website aanwezig moeten zijn en welke items er aangepast of weggelaten kunnen worden. Belanghebbenden Hellas Utrecht heeft drie verschillende stakeholders. Dit betreft: Hellas Utrecht Hellas leden Overig publiek Elke stakeholder heeft verschillende belangen ten aanzien van de nieuwe website. Het is de bedoeling dat de opdrachtgever voor Hellas Utrecht en haar leden de eisen stelt, zodat hier rekening mee gehouden kan worden. GWR Creations zal zelf de belangen van het overig publiek vaststellen. Functies Wessel Hogenboom: Rik van Toorn: Gerrit van Oene: Projectleider Functioneel ontwerper Grafisch ontwerper Tweede functie: Wessel Hogenboom: Rik van Toorn: Gerrit van Oene: Functioneel ontwerper Grafisch ontwerper Projectleider 8 Verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden projectleider: Contactpersoon voor de opdrachtgever Aanspreekpunt voor de teamleden Maakt de planning en houd de uren bij Bewaakt budget en verantwoord naar opdrachtgever (aantal uren/als we een budget nodig hebben) Communicatieproblemen verhelpen Stimuleren en motiveren van het team Verantwoordelijkheden grafisch ontwerper: Grafisch ontwerp (stijl, kleurgebruik, uitstraling) Creëren van grafische onderdelen (afbeeldingen, achtergronden, etc) Content creëren (vooral tekst) Controleert dat teksten voldoen aan web specifieke eisen Zorgt voor andere vormen van media Verantwoordelijkheden functioneel ontwerper: Stelt op basis van wensen, eisen en de gegeven situatie de gewenste functies vast Ontwerpt navigatiestructuur Realiseert de website (specifieke technische kennis nodig) Gegevens Wessel Hogenboom Rik van Toorn Gerrit van Oene [email protected] 0638511830 [email protected] 0657232909 [email protected] 0623939657 Communicatie Tijdens dit project zal er in de loop van 8 weken 3 contactmomenten zijn met de opdrachtgever. Op het moment van schrijven heeft het 1e contactmoment, de briefing op donderdag 17 april al plaatsgevonden. Het 2e contactmoment zal plaatsvinden op 22 mei om de voortgang te laten zien in een tussenpresentatie. Het laatste contactmoment zal zijn op 19 juni om het eindresultaat te presenteren aan de opdrachtgever. Wanneer nodig kan er met de accountmanager (Tom van Kooten) eventuele vragen worden doorgenomen en worden doorgegeven aan de opdrachtgever. 9 Risicoanalyse In een samenwerking van Wessel Hogenboom, Rik van Toorn en Gerrit van Oene en een tijdspad van negen weken kunnen er heel veel dingen gebeuren. Goede, maar ook slechte dingen. Om deze gebeurtenissen van te voren al te bedenken kunnen wij deze gevolgen zoveel mogelijk inperken en proberen te voorkomen. Hieronder een lijst met risico’s die wij in acht houden bij het project. Deze risico’s vinden wij reëel genoeg om rekening mee te moeten houden. Risico’s - Te weinig kennis HTML en CSS Miscommunicatie opdrachtgever Limitaties van Wordpress Te hoge eisen Voorkomen van risico’s - Door te weinig kennis van HTML en CSS kun je vertraging oplopen gedurende het project. We proberen onze kennis met elkaar te combineren, zodat we met elkaar een uitgebreide kennis hebben en deze kunnen toepassen. - Het kan zijn dat er miscommunicatie ontstaat tussen de opdrachtgever en ons als makers. Door middel van constant vragen te stellen aan de opdrachtgever, de accountmanager en andere begeleiders proberen we zoveel duidelijkheid te krijgen over het gehele project en de daarbij behorende eisen. - Ieder systeem heeft bepaalde limitaties, dus ook Wordpress. Deze limitaties kunnen de functionaliteit of de vormgeving beïnvloeden. Hierdoor kan het zijn dat bepaalde functionaliteiten die de opdrachtgever als eis stelt veranderd zullen worden naar functionaliteiten die daar zo dicht mogelijk tegenaan zitten. - De opdrachtgever kan te hoge eisen hebben door bepaalde functies aan te stellen als eis die de software of onze kennis niet toelaten. 10 Hieronder een lijst met verschillende issues waarvan wij denken dat zij een klein risico vormen voor het project en vooral van toepassing zijn op ons als organisatie. Issues - Onmogelijke samenwerking Verliezen van documenten Geen juiste plugin(s) Missen van deadlines Werkafspraken niet nakomen Ziekte Faillissement Betere opties dan Wordpress Hieronder vind u het Risk Breakdown Structure 11 Ondertekening Door ondertekening van beide organisaties wordt dit contract rechtsgeldig verklaard en dienen beide partijen zich aan de in het contract opgestelde criteria te houden. Handtekening Hellas Utrecht Handtekening GWR Creations ……………………………………………. ……………………………………………. 12
© Copyright 2025 ExpyDoc
