Assistent-manager internationale handel binnendienst

Beroepscompetentieprofiel
Assistent-manager internationale
handel binnendienst
1
Beroepscompetentieprofiel
Algemene informatie
datum: januari 2012
versie: definitief
Onder regie van
kenniscentrum
beroepsonderwijs bedrijfsleven
Ontwikkeld door:
Kenniscentrum Handel, afdeling Educatieve Dienstverlening, in
opdracht van Stichting Opleidingsfonds Groothandel (SOG).
Brondocument(en)
-
Legitimering
beroepscompetentieprofiel
door:
Mogelijke functiebenamingen






Beroepscompetentieprofiel Exportmedewerker binnendienst (23
december 2004).
- Interviews met bedrijven (zomer 2011).
- Analyse functieprofielen en vacatures (zomer 2011)
Het beroepscompetentieprofiel is gelegitimeerd door het bestuur van
Stichting Opleidingsfonds Groothandel (SOG) , d.d. 17-02-2012.
Exportmedewerker
Commercieel medewerker export
Medewerker Import/Export
Logistiek administratief medewerker (export)
Customer Service Medewerker Import/Export
Exportmedewerker binnendienst
Beroepsbeschrijving
Beroepscontext/
werkzaamheden
De assistent-manager internationale handel binnendienst werkt in alle
branches van de internationale handel: groothandel,
productiebedrijven en dienstverlening. Hij werkt bij een internationaal
opererend handels- of productie- of dienstverlenend bedrijf, op de
afdeling Export of een logistieke divisie van een organisatie.
De assistent-manager internationale handel binnendienst voert
commerciële activiteiten uit. Hij informeert de klant over
producten/diensten en voert verkoopgesprekken met klanten. Hij
werkt offertes uit, verzorgt de intake van orders, stelt de
exportdocumentatie op en handelt documentatieaanvragen af. Hij
begeleidt de order en bewaakt de logistieke voortgang van de order.
Hij is verantwoordelijk voor de verzending en de administratieve
afhandeling van orders. Hij denkt mee over mogelijkheden om de
logistieke en administratieve processen en de levering naar de klant te
kunnen verbeteren. Na oplevering van het product/dienst
inventariseert hij de tevredenheid van de klant over product en
dienstverlening. In zijn werk signaleert hij klant- product- en
prijsontwikkelingen, controleert deze regelmatig en legt deze vast.
De assistent-manager internationale handel binnendienst opereert
hoofdzakelijk vanuit het eigen kantoor. En heeft voornamelijk op
afstand (telefonisch, fax, ICT toepassingen, e.d.) contact met
internationale klanten. De telefonische en schriftelijke contacten met
2
buitenlandse klanten worden meestal gevoerd in andere taal dan het
Nederlands. Ook heeft hij contact met interne klanten (andere
afdelingen in de organisatie), vervoerders en andere betrokkenen. Hij
is een belangrijke schakel en spin in het web tussen afdeling, (interne)
klant, collega’s en vervoerder.
Rol en verantwoordelijkheden
De assistent-manager internationale handel binnendienst heeft een
uitvoerende, coördinerende en controlerende rol in het export- en
importproces. Hij is verantwoordelijk voor zijn eigen takenpakket en
voert zijn opdrachten zelfstandig uit. Hij legt verantwoording aan zijn
leidinggevende af over de uitvoering van zijn taken.
Of het importproces ook de verantwoordelijkheid is van de assistentmanager internationale handel binnendienst hangt sterk af van de
organisatie.
Complexiteit
De assistent-manager internationale handel binnendienst combineert
organisatieafhankelijke standaardprocedures. Bij afwijkingen op het
gebied van middelen, werkprocessen en omgeving is hij in staat
passende oplossingen te bedenken. Voor een groot aantal taken
gelden standaardwerkwijzen, die door het specifieke product en
situatie naar eigen inzicht worden opgevolgd. Hiervoor is
specialistische kennis van en vaardigheden voor uitoefening van het
beroep en theoretische kennis van het werkveld van het beroep nodig.
Veel gevraagde kennis en ervaring voor de assistent-manager
internationale handel binnendienst zijn:
 Goede kennis van geautomatiseerde systemen en
softwarepakketten (MS Office, Excel, Databases, SAP)
 Algemene kennis van en ervaring met export,
exportdocumenten, exportzendingen en logistiek/logistieke
dienstverlening
 Ervaring op het gebied van customer service/Export (buiten
EU)
 Administratieve ervaring
Beheersing van talen is voor de Assistent-manager internationale
handel binnendienst ook erg belangrijk. Naast een goede beheersing
van het Nederlands in woord en geschrift, is de beheersing van één of
twee (andere) moderne vreemde talen een pré of vaak ook een must.
Typerende beroepshouding
De assistent-manager internationale handel binnendienst is op de
hoogte van de taal en cultuur van het exportland, zodat hij in de
benadering en advisering goed aansluit bij de buitenlandse klant. Hij is
zich bewust van zijn eigen cultuur op zijn doen en laten en staat open
voor cultuurverschillen.
Hij is flexibel, klantgericht/klantvriendelijk, servicegericht,
communicatief vaardig en commercieel ingesteld in contacten met
relaties/klanten.
Hij zorgt dat hij zijn administratieve zaken goed op orde heeft en is
hierin accuraat. En hij heeft een kwaliteitsbewuste en planmatige
instelling.
Hij functioneert zowel zelfstandig als in teamverband. In de
3
samenwerking met collega’s en betrokkenen stelt hij zich collegiaal
op, is hij communicatief vaardig en heeft hij een pro-actieve houding.
Trends/innovaties
Marktontwikkelingen
Door duurdere grondstoffen en hogere lonen stijgen inkoopprijzen,
waardoor de marges steeds kleiner worden. Verder kan door
koersschommelingen en economische stabiliteit de situatie op
(specifieke) afzetmarkten snel veranderen. Import- en
exportorganisaties evenals groothandels zullen steeds gerichtere
keuzes maken in segment, geografische markt en binnen het eigen
productportfolio om zich als individuele organisatie te blijven
onderscheiden.
De eindgebruiker blijft kritisch op prijs en kwaliteit, ondersteund door
de informatie die E-businesstoepassingen beschikbaar stellen. De
eindgebruiker gebruikt deze informatie om verschillende aanbieders te
vergelijken en in te zetten. Import- en exportorganisaties evenals
groothandels gaan ook steeds meer direct verkopen en leveren aan
de klant (voorwaartse integratie door o.a. gebruik van
(internet)winkels, waardoor het directe contact met de klant ook weer
extra mogelijkheden voor verkoop oplevert en zicht geeft op de
veranderende klant(behoeften).
Voor exporterende en importerende organisaties is het belangrijk dat
de organisaties en medewerkers snel kunnen inspringen op
veranderingen en steeds weer (nieuwe) toegevoegde waarde kunnen
bieden aan eindgebruikers, waarbij schaalvergroting (co-makership,
one-stop-shopping, voorwaartse en achterwaartse integratie), het
vinden van nieuwe afzetmarkten, relatiebeheer en after sales steeds
belangrijker troeven worden. Een goede prijs-kwaliteitverhouding,
goede contacten in het import- exportland en just-in-time levering
blijven ook belangrijke ‘unique selling points’. Wel maken organisaties
duidelijke keuzes op welke punten zij zich willen onderscheiden in de
markt.
Wetgeving/
overheidsregulering
Voor exporterende en importerende organisaties is (inter)nationale
regelgeving leidend bij het vormgeving van de bedrijfsprocessen.
Verandering in de wetgeving kan zorgen voor aanpassing van
bedrijfsprocessen: het volgen van de ontwikkelingen zijn van vitaal
belang voor deze organisaties.
Technologische
ontwikkelingen
Supply Chain Management (ketenbeheer) geeft steeds meer
informatie en kansen om kosten te reduceren op het gebied van
efficiencyverbetering, voorraadoptimalisatie en controleerbaarheid.
Social media en e-businesstoepassingen bieden mogelijkheden om
gerichte marketing uit te voeren naar klanten, informatie te geven en
te verzamelen over de klanten/markt en om continu in interactie te zijn
met de klant. Deze mogelijkheden vragen van de beroepsbeoefenaar
alertheid op toepassingsmogelijkheden, kansen en bedreigingen van
deze ontwikkelingen.
4
Bedrijfsorganisatorische
Ontwikkelingen
Internationale
Ontwikkelingen
-
Loopbaanmogelijkheden
De assistent-manager binneendienst heeft als directe
doorgroeimogelijkheden een leidinggevende, commerciële functie
binnen de internationale handel.
Een brede internationale oriëntatie van veel bedrijven geeft een goede
uitgangspositie bij de toenemende internationalisering en loskoppeling
van productie- en consumptielocatie. De groeimarkten bevinden zich
buiten en binnen Europa. Binnen Europa blijft Duitsland de
belangrijkste exportmarkt: kennis van de Duitse taal is daardoor
veelgevraagd. Ook de productie vindt steeds vaker plaats in het
buitenland. Dit vraagt van medewerkers een groter bewustzijn van
culturele verschillen en talenkennis.
5
Overzicht van het beroepscompetentieprofiel
Kerntaak
Werkproces
1. Verkoopt aan bestaande klanten
in het buitenland (exporteren)
1.1 Onderhoudt contact met klanten
1.2.Voert verkoopgesprekken
1.3 Werkt offertes uit en volgt deze op
1.4 Evalueert verkoop- en offertetrajecten
1.5 Signaleert klant-, prijs- en productontwikkelingen en legt
ze vast
2. Koopt in bij leveranciers in het
buitenland (importeren)
2.1 Selecteert potentiële leveranciers in het buitenland
2.2 Verzamelt informatie in het aanbestedingstraject
2.3 Handelt de aanbesteding administratief af
2.4 Evalueert het aanbestedingstraject
3. Behandelt exportaanvragen
3.1 Zorgt voor de administratieve afhandeling en facturatie
van orders
3.2. Stelt exportdocumenten op en beheert ze
3.3. Begeleidt exportorders en coördineert de verzending/het
transport
3.4. Onderhoudt contact met klanten over de
zending/levering
3.5 Neemt klachten van klanten in behandeling
3.6. Draagt bij aan het optimaliseren van
(leverings)processen aan klanten
6
Beschrijving van de kerntaken
Kerntaak 1 Verkoopt aan bestaande klanten in het buitenland (exporteren)
Kerntaak 1 Verkoopt aan bestaande klanten in het buitenland (exporteren)
Werkprocessen bij kerntaak 1
Beschrijving kerntaak:
De assistent-manager internationale handel binnendienst onderhoudt dagelijks
contact met klanten. Dit doet hij door ‘outbound’ klanten te benaderen en ‘inbound’
klanten goed en professioneel te helpen en te woord te staan. Zijn contacten met de
internationale klant zijn schriftelijk (ook e-mail) of telefonisch. Hij belt bijvoorbeeld
klanten na naar aanleiding van een actie om te vragen of de klant geïnteresseerd is
in de actie. Maar hij beantwoordt ook alle binnenkomende vragen (binnenkomend
telefoonverkeer en e-mailverkeer) van klanten over producten/diensten.
De assistent-manager internationale handel binnendienst verkoopt
producten/diensten aan gedefinieerde klanten of klantsegmenten of aan bestaande
klanten. Hij achterhaalt in een verkoopgesprek de specifieke behoeften en wensen
van de klant. En bepaalt op basis van die behoefte en wensen, de mogelijkheden
van het assortiment/dienstenpakket en exportgerelateerde zaken een aanbod aan
de klant. Hij informeert en adviseert de klant over de toepassingsmogelijkheden,
eigenschappen en verwerking van het product of dienst. Hij weegt alternatieven af
voor de klant en speelt in op koop- en weerstandsignalen van de klant. Verder
informeert hij de klant over de bijzonderheden in het kader van betaling- en
leveringscondities met betrekking tot de export. Hij vraagt de klant om het aanbod in
een offerte te verwerken en/of vraagt direct naar de order/de bestelling.
De assistent-manager internationale handel binnendienst maakt op basis van de
mondelinge afspraken met de klant een offerte. Hierin neemt hij de gemaakte
afspraken en noodzakelijke gegevens en berekeningen op. Hij neemt contact met de
klant op om de offerte te bespreken. Hij bewaakt de aangegeven termijn in de offerte
en belt bij overschrijding van het offertetermijn de klant na.
De assistent-manager internationale handel binnendienst controleert na oplevering
van de dienst of product bij de klant of het kwaliteitsniveau van de
7
1.1 Onderhoudt contact met klanten
1.2.Voert verkoopgesprekken
1.3 Werkt offertes uit en volgt deze op
dienstverlening naar wens is geweest. Ook gaat hij in dit aftersalestraject na of de
klant tevreden is over het product/dienst en of dit volgens de klant naar behoren
functioneert. Hij grijpt in wanneer klanten ontevreden zijn of verbeteringen mogelijk
zijn.
De assistent-manager internationale handel legt wat hij van klanten terughoort en
wat er besproken is in het aftersalestraject vast in het informatiesysteem/
relatiebeheersysteem. Dit doet hij ook met in het verkoop- en offertetraject en in het
contact met de klant gesignaleerde (koop)signalen, klantbehoeften en
omzetontwikkelingen bij klanten. Ook controleert hij regelmatig de klantgegevens,
producten en prijzen en zorgt dat de gegevens in het informatiesysteem/
relatiebeheersysteem en prijs- en productlijsten up-to-date zijn.
Toelichting:
De assistent-manager internationale handel binnendienst voert deze activiteiten uit
binnen de gestelde kaders en op basis van het exportbeleid(splan) en/of het
exportplan. Hij zorgt dat hij voldoende informatie heeft over de klanten, de
(inter)nationale wet- en regelgeving en de mogelijke cultuurverschillen. In de
contacten met klanten is hij bewust van zijn eigen cultuur en die van anderen. Bij het
verkopen is het belangrijk dat hij interesse en inzicht toont in de andere cultuur,
waardoor hij met deze kennis in het contact beter op de klant kan aansluiten en de
klant voor zich kan winnen.
De volgorde van de werkprocessen is afhankelijk van de organisatie en branche,
waar de assistent-manager internationale handel binnendienst werkzaam is. In
enkele gevallen worden offertes vooraf aan het verkoopgesprek gemaakt.
In het verkooptraject is het belangrijk dat hij informatie over de klant correct vastlegt
in verband met gemaakte afspraken en overdracht door collega's en/of
leidinggevende. De informatie die hij vastlegt heeft betrekking op contactpersonen,
DMU en/of portfolio van het bedrijf van de klant.
In sommige organisaties heeft de assistent-manager internationale handel
binnendienst een meer ondersteunende taak bij de verkoop. Hij ondersteunt dan zijn
collega in de buitendienst bij zijn verkoopactiviteiten.
8
1.4 Evalueert verkoop- en offertetrajecten
1.5 Signaleert klant-, prijs- en
productontwikkelingen en legt ze vast
Het onderhouden van contact met de klant is gericht op directe verkoop, maar ook
op het onderhouden van relatie op de langere termijn. Als de klant in het contact
altijd goed en professioneel geholpen wordt en correct te woord wordt gestaan, zal
dit vaker uitmonden in een verkoopgesprek en uiteindelijk in een ondertekende
offerte/bestelling/order.
9
Kerntaak 2 Koopt in bij leveranciers in het buitenland (importeren)
Kerntaak 2 Koopt in bij leveranciers in het buitenland (importeren)
Werkprocessen bij kerntaak 2
Beschrijving kerntaak:
De assistent-manager internationale handel binnendienst analyseert, beoordeelt en
selecteert potentiële leveranciers van het product en/of de dienst, die aan de vraag
van de exportorganisatie kunnen voldoen. Hij onderzoekt hiervoor de
oorsprongscriteria van het product en/of de leveranciersbetrouwbaarheid. Door
verschillende bronnen te raadplegen, zoals het handelsregister, het internet of zijn
eigen netwerk van relaties, beschrijft hij per leverancier ondermeer de kwaliteit, de
prijs, de leveringsvoorwaarden en de betrouwbaarheid van de leverancier. Wanneer
hij nieuwe informatie gevonden heeft over een bepaalde leverancier, werkt hij de
leverancierslijst bij. Uit de leverancierslijst selecteert hij de meest geschikte
leveranciers voor een aankooporder en stuurt deze een offerteverzoek .
2.1 Selecteert potentiële leveranciers in het
buitenland
De assistent-manager internationale handel binnendienst verzamelt en analyseert
verschillende offertes van leveranciers ten behoeve van het aanbestedingstraject.
Op basis van deze offertes maakt hij in opdracht en/of overleg van zijn
leidinggevende een selectie van leveranciers. Hij organiseert
(onderhandelings)gesprekken tussen de leveranciers en zijn leidinggevende.
Voorafgaand aan het gesprek, bepaalt hij met zijn leidinggevende de doelstelling van
het gesprek, welke informatie moet worden achterhaald en welke
onderhandelingstrategie passend is. Op basis van de offerte en het resultaat van het
gesprek adviseert hij zijn leidinggevende op welk aanbod in te gaan.
2.2 Verzamelt informatie in het
aanbestedingstraject
De assistent-manager internationale handel binnendienst doet op basis van de
leverancierskeuze en gemaakte afspraken een bestelling aan de leverancier. Hij
bewaakt, aan de hand van het contract, de voortgang van de order en communiceert
daarover met de leverancier, collega's/dienstverleners en andere betrokkenen. Bij
knelpunten grijpt hij in. Hij zorgt dat facturen betaald worden en handelt de import
administratief af in het informatiesysteem.
2.3 Handelt de aanbesteding administratief
af
De assistent-manager internationale handel binnendienst evalueert na afloop het
2.4 Evalueert het aanbestedingstraject
10
aanbestedingsproces. Hij legt vast hoe het aanbestedingsproces is verlopen. Hij
analyseert wat de verbeterpunten kunnen zijn in de aanbesteding en werkt de
leverancierslijst bij met relevante gegevens.
Toelichting:
Of de inkooptaak een taak is van de assistent-manager internationale handel
binnendienst hangt sterk af van de organisatie. In een enkel geval hoort dit tot de
werkzaamheden van de assistent-manager internationale handel binnendienst, maar
in veel organisaties houdt hij zich alleen bezig met het exporteren van
producten/diensten en het behandelen van deze exportaanvragen.
De assistent-manager internationale handel binnendienst neemt bij de
werkzaamheden de opdracht uit de organisatie en/of van zijn leidinggevende als
uitgangspunt. Het juist documenteren van de werkzaamheden is belangrijk voor het
aanbestedingstraject: op basis van de gemaakte afspraken kan worden ingegrepen
bij afwijkingen en kan het traject worden geëvalueerd.
Net als bij klanten in het buitenland, geldt bij leveranciers in het
buitenland ook dat het belangrijk is om de relatie goed te onderhouden. Ook hierbij is
hij bewust van zijn eigen cultuur en die van anderen. Bij de leveranciers in het
buitenland is het met name belangrijk dat hij zich aanpast in de gesprekken met
leveranciers, informatie over de leveranciers interpreteert vanuit verschillende
invalshoeken en rekening houdt met cultuurverschillen bij het maken van afspraken.
11
Kerntaak 3 Behandelt exportaanvragen
Kerntaak 3 Behandelt exportaanvragen
Werkprocessen bij kerntaak 3
Beschrijving kerntaak:
De assistent-manager internationale handel binnendienst verzorgt de administratie
rondom de exportaanvragen. Hij zet ondertekende offertes om in orders, neemt de
orderstroom aan en verwerkt deze. Hij voert de exportorders in het
informatiesysteem en maakt een dossier aan. Hij neemt contact op met klanten over
orders en complementeert waar nodig de orders. Hij voert controles uit op de
bestelling. Hij controleert ondermeer gegevens van de klant, de prijzen en producten
en de uitvoerbaarheid van de order. Wanneer de gegevens niet correct en/of
onuitvoerbaar zijn, neemt hij contact op met de klant en zoekt samen naar een
oplossing. Hij maakt en verstuurt een verkoopcontract of orderbevestiging. Ook
verzorgt hij de financiële afhandeling van orders en draagt zorg voor een tijdige
betaling door de klant. Hij factureert zendingen en bewaakt de betalingstermijnen
van orders van zijn klanten. Hij onderneemt actie wanneer deze verstreken zijn. Ook
beantwoordt hij alle voorkomende vragen van klanten rondom de order/facturatie.
3.1 Zorgt voor de administratieve
afhandeling en facturatie van orders
De assistent-manager internationale handel binnendienst verzorgt de
exportdocumentatie. Hij stelt alle (wettelijk) benodigde exportdocumenten
beschikbaar. Hij maakt de papieren in orde die nodig zijn voor de export en zending
van de goederen (factuur, paklijst en andere vereiste certificaten of documentatie
zoals transport- en douanedocumenten). Hij verzamelt alle benodigde documenten,
stelt en maakt de documenten op of laat deze opmaken, controleert de correctheid
van documenten, laat documenten eventueel verbeteren, en maakt de documenten
gereed voor verzending naar de klant. Hij archiveert alle documenten digitaal.
3.2. Stelt exportdocumenten op en beheert
ze
De assistent-manager internationale handel binnendienst begeleidt de uitvoering van
de orders zowel intern als extern richting de vervoerders en andere partijen als
banken en verzekeraars. Hij draagt zorg voor een tijdige verzending en correcte
uitlevering naar de klanten. Hij benadert interne
klanten/collega's/dienstverleners/vervoerders voor het uitvoeren van het contract. Hij
communiceert over de planning, aflevertijden en prioriteiten van de orders. Hij regelt
het transport/vervoer van de goederen. Hij onderzoekt de voorwaarden waar het
3.3. Begeleidt exportorders en coördineert
de verzending/het transport
12
transport en de verpakking aan moeten voldoen. Hij bereidt douaneaangiftes en/of
de verzekeringen van het transport voor en verstuurt deze. Hij beheert
douanevergunningen en zorgt ook voor de aanvraag van nieuwe
vergunningen/douane. Hij maakt afspraken met vervoerders en boekt zendingen en
legt ze vast in het systeem. Hij volgt de openstaande order en bewaakt, aan de hand
van het contract, de voortgang van de order. Hij controleert de uitvoering van de
werkzaamheden door de dienstverlener/vervoerder en collega's op basis van de
gemaakte afspraken en kwaliteitsstandaarden. En communiceert met interne
klanten/dienstverleners/vervoerders. Bij knelpunten grijpt hij in.
De assistent-manager internationale handel binnendienst volgt de openstaande
orders. Hij onderhoudt contact met de klant over de voortgang van zijn order en
zorgt ervoor dat de klant op de hoogte is en geïnformeerd blijft over ontwikkelingen
omtrent zijn zending. Zeker in het geval van afwijkingen neemt hij contact op met de
klant. Ook behandelt hij alle binnenkomende vragen rondom de order en levering
van de producten/diensten.
De assistent-manager internationale handel binnendienst verzorgt de met de
orderstroom samenhangende klachtafhandeling. Hij krijgt van klanten een klacht
binnen. Op basis van zijn inschatting over de ernst en de inhoud van de klacht gaat
hij na door wie en op welke manier de klacht kan worden behandeld. Als voorwerk
voor zijn leidinggevende of juridische afdeling onderzoekt hij de oorzaak van de
klacht en de gevolgen van de klacht voor de organisatie en adviseert hij
oplossingsmogelijkheden. Hij bespreekt en bepaalt met zijn leidinggevende het
voorstel dat aan de klant wordt gedaan en neemt daarna de nodige acties om de
klacht af te handelen en/of het voorstel te bespreken met de klant. Hij registreert de
klacht en de afhandeling daarvan in het informatiesysteem van het bedrijf.
De assistent-manager internationale handel binnendienst signaleert tijdens zijn werk
mogelijkheden om intern de leveringen aan klanten te optimaliseren of te verbeteren.
Hij signaleert verbeteringsmogelijkheden voor het optimaliseren, structureren en
organiseren van logistieke processen/processen op de afdeling. Deze signalen geeft
hij door aan zijn leidinggevende of legt hij vast in het informatiesysteem.
Toelichting:
13
3.4. Onderhoudt contact met klanten over de
zending/levering
3.5 Neemt klachten van klanten in
behandeling
3.6. Draagt bij aan het optimaliseren van
(leverings)processen aan klanten
De assistent-manager internationale handel binnendienst verleent service aan
klanten rondom de uitvoering van de exportaanvraag. Hij behandelt alle
binnenkomende vragen rondom de facturatie, order en levering en transport van de
producten/diensten.
De assistent-manager internationale handel hanteert de betalings- en
leveringscondities, exportlicenties en internationale wet- en regelgeving bij het
uitvoeren van deze werkzaamheden.
De assistent-manager internationale handel besteedt in voorkomende
gevallen het regelen van transport uit aan een afdeling Logistiek/Expeditie of een
extern bedrijf, maar hij moet wel volledig op de hoogte van het transport zijn,
aangezien hij verantwoordelijk is voor de uitvoering van het traject.
14
Proces-competentie-matrix Verkoopt aan bestaande klanten in het buitenland (exporteren)
U
V
W
X
Y
Creëren en innoveren
Leren
Plannen en organiseren
Op de behoeften en
verwachtingen van de ‘klant’
richten
Kwaliteit leveren
Instructies en procedures
opvolgen
Omgaan met verandering en
aanpassen
Met druk en tegenslag omgaan
Gedrevenheid en ambitie
tonen
Bedrijfsmatig handelen
T
Analyseren
Ondernemend en commercieel
handelen
S
F
G
H
I
J
K
L
Aansturen
Begeleiden
Aandacht en begrip tonen
Samenwerken en overleggen
Ethisch en integer handelen
Relaties bouwen en netwerken
Overtuigen en beïnvloeden
Presenteren
Formuleren en rapporteren
Vakdeskundigheid toepassen
Materialen en middelen
inzetten
Onderzoeken
R
E
Beslissen en activiteiten
initiëren
15
x
Q
D
x
x
x
x
x
P
C
x
x
x
x
O
B
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
M N
A
Werkprocessen
1.1 Onderhoudt contact met
klanten
1.2 Voert
verkoopgesprekken
1.3 Werkt offertes uit en
volgt deze op
1.4 Evalueert verkoop- en
offertetrajecten
1.5 Signaleert klant-, prijsen productontwikkelingen
en legt ze vast
Competenties
Kerntaak 1 Verkoopt aan
bestaande klanten in het
buitenland (exporteren)
Proces-competentie-matrix Koopt in bij leveranciers in het buitenland (importeren)
R
S
T
U
V
W
X
Y
Analyseren
Creëren en innoveren
Leren
Plannen en organiseren
Op de behoeften en
verwachtingen van de ‘klant’
richten
Kwaliteit leveren
Instructies en procedures
opvolgen
Omgaan met verandering en
aanpassen
Met druk en tegenslag omgaan
Gedrevenheid en ambitie
tonen
Ondernemend en commercieel
handelen
Bedrijfsmatig handelen
x
x
E
F
G
H
I
J
K
L
Aansturen
Begeleiden
Aandacht en begrip tonen
Samenwerken en overleggen
Ethisch en integer handelen
Relaties bouwen en netwerken
Overtuigen en beïnvloeden
Presenteren
Formuleren en rapporteren
Vakdeskundigheid toepassen
Materialen en middelen
inzetten
Onderzoeken
Q
D
Beslissen en activiteiten
initiëren
16
P
C
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
O
B
x
x
x
M N
A
Werkprocessen
2.1 Selecteert potentiële
leveranciers in het
buitenland
2.2 Verzamelt informatie in
het aanbestedingstraject
2.3 Handelt de
aanbesteding
administratief af
2.4 Evalueert het
aanbestedingstraject
Competenties
Kerntaak 2 Koopt in bij
leveranciers in het
buitenland (importeren)
Proces-competentie-matrix Behandelt exportaanvragen
U
V
W
X
Y
Analyseren
Creëren en innoveren
Leren
Instructies en procedures
opvolgen
Omgaan met verandering en
aanpassen
Met druk en tegenslag omgaan
Gedrevenheid en ambitie
tonen
Ondernemend en commercieel
handelen
Bedrijfsmatig handelen
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
Aansturen
Begeleiden
Aandacht en begrip tonen
Samenwerken en overleggen
Ethisch en integer handelen
Relaties bouwen en netwerken
Overtuigen en beïnvloeden
Presenteren
Materialen en middelen
inzetten
x
Onderzoeken
x
x
x
x
x
x
x
x
Kwaliteit leveren
T
Op de behoeften en
verwachtingen van de ‘klant’
richten
S
Plannen en organiseren
R
Vakdeskundigheid toepassen
Q
Formuleren en rapporteren
P
B
Beslissen en activiteiten
initiëren
17
O
x
x
x
x
M N
A
Werkprocessen
3.1 Zorgt voor de
administratieve
afhandeling en facturatie
van orders
3.2 Stelt exportdocumenten
op en beheert ze
3.3 Begeleidt exportorders
en coördineert de
verzending/het transport
3.4 Onderhoudt contact met
klanten over de
zending/levering
3.5 Neemt klachten van
klanten in behandeling
Competenties
Kerntaak 3 Behandelt
exportaanvragen
Competenties
Samenwerken en
overleggen
Gedragsvoorbeelden
De assistent-manager binnendienst overlegt met collega’s, klanten en andere betrokkenen om af te stemmen, informatie uit te
wisselen en ideeën te bespreken. Hij zorgt er uit zichzelf voor dat anderen goed geïnformeerd zijn en deelt kennis, hij zet zich
in voor een goede werkrelatie met collega’s, bekijkt zaken vanuit groepsbelang en draagt op een positieve wijze bij aan de
teamgeest.
Relaties bouwen en
netwerken
De assistent-manager binnendienst legt actief en makkelijk contacten met mensen, investeert in relaties, weet telkens mensen
te binden en te boeien en past zich aan het verwachtingspatroon van de ander aan.
Overtuigen en
beïnvloeden
De assistent-manager binnendienst maakt een positieve indruk in diverse contacten, geeft richting aan gesprekken en
onderbouwt voorstellen met verschillende, steekhoudende argumenten. Hij weet de belangen van de organisatie goed te
behartigen en probeert eruit te halen wat realistisch gezien mogelijk is: hij streeft overeenstemming na door te zoeken naar
win-win situaties voor zichzelf en de ander.
Presenteren
De assistent-manager binnendienst legt zaken duidelijk uit, communiceert kernachtig en presenteert zichzelf ter zake kundig.
Hij speelt in op zijn toehoorders, straalt enthousiasme uit en stelt zich onderhoudend op in gesprekken (voor zover mogelijk in
de taal van de klant).
Formuleren en
rapporteren
Vakdeskundigheid
toepassen
De assistent-manager binnendienst verwerkt en registreert benodigde gegevens accuraat en zorgt voor volledige en
nauwkeurige documentatie.
De assistent-manager binnendienst toont de voor het vak essentiële specifieke mentale vermogens zoals snel informatie in
zich opnemen, zaken onthouden, inzicht in het assortiment tonen en vlot schakelen bij werkzaamheden. Hij heeft kennis van
het verloop van exporttransacties en kan deze kennis in verschillende situaties toepassen.
Onderzoeken
De assistent-manager binnendienst houdt ogen en oren open om nieuwe informatie op te vangen, stelt de juiste vragen om de
informatie te verkrijgen en vertaalt ontwikkelingen in de markt naar de eigen situatie/organisatie.
Plannen en
organiseren
De assistent-manager binnendienst bepaalt de juiste prioriteiten in zijn eigen werkzaamheden, plant zijn eigen activiteiten om
doelstellingen te behalen, deelt eigen tijd in en houdt vinger aan de pols over de voortgang van de werkzaamheden. Hij is zich
bewust van het feit dat het niet halen van de deadlines grote financiële gevolgen kan hebben voor de organisatie. Afstemming
met collega’s en externen is hierbij cruciaal.
Op de behoeften en
verwachtingen van
de ‘klant’ richten
De assistent-manager binnendienst inventariseert actief de wensen en behoeften van de klant, relateert deze aan de
mogelijkheden en richt zich op het zoveel mogelijk voldoen aan de verwachtingen. Hij controleert of er aan de verwachtingen
en wensen van de klant wordt voldaan en neemt de klant met opmerkingen en klachten serieus.
18
Kwaliteit leveren
De assistent-manager binnendienst pakt het werk op een ordelijke en systematische manier aan en levert werk van hoge
kwaliteit af. Hij werkt zoveel mogelijk volgens beproefde methoden en procedures van de organisatie.
Instructies en
procedures
opvolgen
Omgaan met
verandering en
aanpassen
Ondernemend en
commercieel
handelen
De assistent-manager binnendienst werkt conform de richtlijnen voor het exporteren en importeren, toont zich punctueel en
werkt binnen gestelde tijdslimieten.
Bedrijfsmatig
handelen
De assistent-manager binnendienst kent de financiële zaken die invloed hebben op de organisatie en is continu op zoek naar
mogelijkheden om kosten te besparen of opbrengsten te verhogen.
De assistent-manager binnendienst past gedrag en stijl van omgaan aan op mensen die wat betreft achtergrond verschillen, is
zich bewust van zijn eigen achtergrond en de invloed daarvan op zijn eigen gedrag en inzichten. Hij kan zich goed bewegen in
voor hem onbekende situaties.
De assistent-manager binnendienst kent de markt en de spelers daarin, volgt deze op de voet en ziet kansen om nieuwe
initiatieven op te starten. Hij anticipeert op veranderingen en grijpt kansen om de commerciële positie van de organisatie uit te
bouwen.
19

Download Report