FUNCTIEOMSCHRIJVING Techniek Organisatie klant

FUNCTIEOMSCHRIJVING
Functie benaming
Aanwijzing
verantwoording
Doel van de functie
Algemeen
Service Coordinator
De servicecoördinator neemt storingsmeldingen
in behandeling en verwerkt deze tot een opdracht
voor de service monteur. Hij is verantwoordelijk voor
het inplannen en voorbereiden van de service- en
onderhoudswerkzaamheden, zodanig dat sprake is van
een zo efficiënt en effectief mogelijke inzet van de service monteurs.
•
•
•
Taken en
verantwoordelijkheden
Onderstaande beschrijving is een uiteenzetting van de
verantwoordelijkheidsgebieden en geen uitputtende opsomming van
de werkzaamheden
De vervuller van deze functie is dan ook gehouden alle
voorkomende en in redelijkheid opgedragen werkzaamheden uit te
voeren
De vervuller van deze functie leeft richtlijnen, werkinstructies en
procedures na die betrekking hebben op BRL, het ISO
kwaliteitszorgsysteem, VCA en het bedrijfsreglement
Techniek
•
•
•
Verzorgt telefonisch technische ondersteuning
Zorgdragen voor het gewenste kwaliteitsniveau van de geleverde
diensten
Zorgdragen voor klachtafhandeling
Organisatie
•
•
•
Deelname aan werkoverleg en toolboxmeetings
Plant de service- en onderhoudswerkzaamheden in en maakt
afspraken met klanten aangaande deze werkzaamheden
Zorgt voor een efficiënt verlopend bedrijfsproces
klant
•
•
•
•
Signaleren van meerwerk en het aanbieden van oplossingen aan de
klant
Stemt met de klant af of gewenste dienstverlening geleverd is
Telefonisch aannemen van storingen en deze verwerken tot
opdrachten
Relatiebeheer en het afsluiten van service- en onderhoudscontracten
Administratie
•
•
•
•
Aanmaken van opdracht-/werkbonnen voor service- en
onderhoudswerkzaamheden
Besteld materialen voor servicemonteurs
Inboeken juiste materialen en werkzaamheden in het systeem
Draagt zorg voor de financiële afhandeling van werkbonnen tot
factuur
•
Bijhouden van onderhoudsadministraties
Veiligheid en materiaal
•
Signaleren en melden van onveilige werksituaties
Optioneel
•
•
Functiekarakteristieken
Functioneel leidinggeven aan minder ervaren monteurs,
hulpmonteurs, onderaannemers en inleenkrachten
Aanleveren van gegevens voor revisietekeningen
Complexiteit
Heterogeniteit:
•
•
•
•
De functie van Servicecoördinator is gericht op het ontvangen en
afhandelen van storingsmeldingen en het aansturen van alle serviceen onderhoudsactiviteiten.
Commerciële elementen en administratieve zaken spelen een rol.
Het werk bevat een groot aantal deeltaken, de aandacht dient
voortdurend verlegd te worden, ook door de veelvuldige telefonische
onderbrekingen.
Werkt vaak onder tijdsdruk.
Kennis:
•
De kennis dient naar inhoud en niveau minimaal gelijkwaardig te
zijn aan MTS-diploma, gevolgd door een reeks functiegerichte
cursussen.
Zelfstandigheid
•
•
•
•
•
De Servicecoördinator maakt een eigen planning en werkindeling
voor de gehele afdeling service & onderhoud.
Geeft functioneel leiding aan de servicemonteurs.
Bereidt, binnen de vastgestelde richtlijnen, zelfstandig de opdrachten
voor, voert berekeningen uit, completeert bestanden, geeft prijzen af,
stelt tijdnormen vast.
De directe controle op het werk is gering.
Het probleemniveau stemt overeen met het opleidingsniveau en de
ruime ervaring (4-5 jaar).
Afbreuk risico
•
•
•
•
Fouten in voorbereiding, berekeningen, normen, prijzen, adviezen of
informatie kunnen leiden tot capaciteits- en materiaalverlies. Dit kan
financiële schade tot gevolg hebben en in bepaalde gevallen ook
aantasting van het imago.
Zelfcontrole is belangrijk, schade wordt veelal pas achteraf
geconstateerd.
Accuratesse is vereist.
Regelmatige contacten met klanten, leveranciers, andere bedrijven
en monteurs zijn gericht op snelle en concrete overdracht van
•
informatie voor een juiste en tijdige uitvoering.
Normale discretie vereist inzake gegevens.
Fysieke aspecten
•
•
Competenties
De Servicecoördinator werkt onder kantooromstandigheden.
Veel (druk) telefoonverkeer, soms ook veel beeldschermwerk
Coachen
Ondersteunt en instrueert een ander om tot een verbetering
te komen in zijn / haar functioneren.
Communiceren
Kan complexe informatie duidelijk weergeven en een
boodschap duidelijk overbrengen.
Flexibiliteit
Is continu bezig zijn / haar aanpak tijdens het proces af te
stemmen op de gemaakte afspraken.
Klantgerichtheid
Komt op efficiënte en effectieve wijze met de juiste
oplossingen voor de klant.
Organiserend vermogen
Organiseert en regelt zaken op korte termijn.
Planmatig werken
Structureert werkprocessen (van anderen) en zoekt tijdig
naar een oplossing voor verstoringen in de voortgang.
Financieel bewustzijn
Zoekt naar mogelijkheden om financiële kosten en baten
van de operatie te verbeteren.
Analytisch vermogen
Ziet verbanden in een complex probleemgebied of situatie.
Stresstolerantie
Blijft onder druk efficiënt en effectief handelen.
Besluitvaardigheid
Neemt besluiten die voor de persoon zelf of de directe
werkomgeving gevolgen kunnen hebben.

Download Report