21 bijlage 1 notitie Regionale Inkoop Jeugdhulp pdf PDF

Regionale Inkoop Jeugdhulp
De Samenwerkende Gemeenten Jeugdhulp Rijnmond hebben aan de gemeente Rotterdam gevraagd
om de regionale jeugdhulp voor hen in te kopen en om met een concreet voorstel te komen hoe de
gemeente Rotterdam deze extra taak voor hen gaat uitvoeren.
Naar aanleiding van dit verzoek is de werkgroep Regionale Inkoop in het leven geroepen om deze
regionale inkoopfunctie uit te schrijven. Hieronder staan een aantal aspecten van de regionale inkoop
die nader uitgewerkt moeten worden. Per onderwerp staan een aantal uitgangspunten. Deze vormen
de basis van de regionale inkoopfunctie die de gemeente Rotterdam feitelijk al heeft vanaf 1 januari
2014 omdat per deze datum het inkoopproces voor 2015 moet starten.
1. Organisatie binnen de gemeente Rotterdam
• Binnen de gemeente Rotterdam is het team Gezondheid & Hulp van de afdeling Jeugd
verantwoordelijk voor de inkoop van de Jeugdhulp. De regionale uitvoeringsorganisatie zal
wat betreft inkoop onderdeel uit gaan maken van dit team.
• Binnen het team Gezondheid & Hulp zijn de accounts verdeeld over de verschillende
beleidsmedewerkers/contractmanagers. De medewerker die voor Rotterdam een account
managet doet dat ook voor de regio, omdat dit het aantal accountmanagers per instelling
beperkt en efficiënter werkt.
• De verdeling van de verschillende accounts is eind 2013 bekend. De namen per account
worden vervolgens gemeld aan de samenwerkende gemeenten jeugdhulp rijnmond.
• Het team Gezondheid & Hulp stelt per gemeente één contactpersoon aan. Deze
contactpersoon is de persoon die één gemeente informeert over de stand van zaken rond de
contracten en subsidies. De contactpersoon heeft derhalve de taak om binnen het team
Gezondheid & Hulp de informatie op te halen over de verschillende contracten en subsidies.
Tot de werkzaamheden van de contactpersonen hoort ook het terugkoppelen van informatie
uit zijn gemeente naar de contractmanagers.
• De uitgangspunten die vermeld staan in de Rotterdamse Inkoopstrategie Jeugdhulp gelden
ook voor de regionale inkoop. De belangrijkste uitgangspunten die hierbij gelden zijn de wijze
van financieren (subsidiëren of contracteren) en de wijze van bekostiging.
2. Financiën
Budgetverdeling regionale inkoop
Sector
Budget
Rotterdam
JB-JR/AMHK
€ 22.800.000
Jeugd & Opvoedhulp € 25.370.364
J-GGZ
€ 20.073.328
Jeugd met een
€ 5.479.584
beperking
TOTAAL
€ 73.723.276
1
Budget overige
regiogemeenten
€ 12.600.000
€ 17.710.708
€ 30.185.911
€ 2.509.681
Aantal
aanbieders
2 (subsidie)
9 (subsidie)
2
20 (contract)
8 (contract)
TOTAAL
€ 63.006.300
39
€ 136.729.576
€ 35.400.000
1
€ 43.081.072
€ 50.259.239
€ 7.989.265
Op het PHO van 13 februari ligt een voorstel om meer jeugdhulp regionaal in te kopen. Indien akkoord dan wordt het bedrag
verhoogd.
2
De GGZ kent in de regio ongeveer 20 zorgaanbieders waar een contract mee afgesloten dient te worden. Daarnaast moeten
ook de vrijgevestigden gecontracteerd worden
•
•
•
In het Regionaal Transitiearrangement en in de Rotterdamse Inkoopstrategie staat vermeld
dat het gewenst is om de budget per aanbieder bekend te maken per 1 januari 2014. Met de
huidige gegevens van Vektis is het mogelijk om op regionaal niveau het budget per aanbieder
(uiteraard onder enkele voorbehouden) te berekenen. Deze totalen kunnen op
aanbiedersniveau echter niet onderverdeelt worden op lokaal/regionaal.
Op basis van de budgetten die met de inkoop van de regionale jeugdhulpvoorzieningen zijn
gemoeid wordt bepaald hoeveel formatie er noodzakelijk is om het contractmanagement goed
uit te voeren. Naast het contractmanagement moeten ook een aantal administratieve en
juridische taken worden uitgevoerd. De gemeente Rotterdam denkt voor deze uitvoering 9 fte
extra nodig te hebben (6 contractmanagers, 1 juridisch adviseur, 1 subsidiemedewerker, 1
inkoper). Aanvullend aan bovenstaande formatie is naast bovenstaande formatie voor
contractmanagement aanvullende formatie nodig voor de ondersteuning van de GR. In lijn
met de ondersteuning voor de GR GGD RR wordt dit geraamd op 1,12 fte.
In onderstaande tabel is een conceptberekening van de te verwachten kosten voor de
gemeente Rotterdam. De inschaling per functie is toegelicht.
Tarieven conform GGD regeling 2015
schaal Integraal uurtarief
7
€ 64,86
10
€ 92,45
11
€ 100,25
12
€ 119,69
13
€ 131,77
1.350 uur per fte
€
87.561
€
124.808
€
135.338
€
161.946
€
177.889
fte
0,4
1
3
5
0,72
€
35.024
€ 124.808
€ 406.013
€ 807.908
€ 128.080
€ 1.501.833
(zie bijlage 1 voor verdeling over de
gemeenten)
Inschaling
functies
7
10
11
12
12
12
13
•
•
0,4 secretaresse
1 subsidiemedewerker
3 contr manager
3 contr manager
1 jur adviseur
1 inkoper
0,72 accountmanager GR
Fte-inzet contractmanagers gebaseerd op de uitvoering van de huidige WMO (Individuele
Voorzieningen). Uitgangspunt is op dit werkveld 1fte contractmanagement op 3 contracten.
Dit betekent bij een huidig aantal van 19 aanbieders (excl. J-GGZ) 6 contractmanagers.
Verschil met uitvoering Jeugdhulp is wel dat bij het team G & H de medewerkers niet alleen
contractmanager zijn maar ook contactpersoon van de gemeenten.
De samenwerkende gemeenten Jeugdhulp Rijnmond zien er op toe dat, op basis van de
Vektis-cijfers, de verschillende gemeenten een financieel overzicht krijgen met daarin het
benodigde bedrag dat vereist voor de inkoop van jeugdhulp gespecificeerd naar soort hulp en
instelling. Dit bedrag wordt gebaseerd op de beschikbare cijfers en gevalideerd in overleg met
de individuele gemeenten.
3. Het inkoopproces
In bovenstaand schema staat het inkoopproces beschreven.
• Stap 2: Selecteren; Het selecteren van een aanbieder is voor een periode van twee jaar
niet meer nodig. Het selecteren van een aanbieder is niet aan de orde aangezien hierover
afspraken zijn gemaakt in het regionaal transitiearrangement.
• De samenwerkende gemeenten maken in lijn met het RTA per 1-1-2014 bekend (zie
paragraaf 2).
• Stap 1: Specificeren: De gemeente Rotterdam gaat vanaf 1 januari 2014 aan de slag om
per 1 april 2014 de opdrachtformuleringen bekend te maken aan de aanbieders. Om tot
een goede regionale inkoop te komen moeten de volgende stappen doorlopen worden:
in samenspraak met de aanbieders vaststellen welk deel van het budget regionaal
dan wel lokaal ingezet gaat worden;
in samenspraak met de samenwerkende gemeenten de producten bepalen die
regionaal moeten worden ingekocht. Gemeenten geven voor 1 februari 2014 aan
welk beleid zij voeren op de verschillende onderdelen van de regionale jeugdhulp.
Aan de hand van de beleidsinput van de gemeenten stelt de gemeente Rotterdam
een concept-opdrachtformulering op die vervolgens op 1 maart 2014 aan de
gemeenten wordt gepresenteerd.
Op 1 april 2014 worden vervolgens de opdrachtformuleringen bekend gemaakt aan
de aanbieders.
Op 1 juni 2014 wordt van aanbieders verwacht dat zij de subsidieaanvraag/offerte
overhandigen aan de gemeente.
Vanaf 1 juni 2014 gaat de gemeente Rotterdam met de regiogemeenten in gesprek
om te bepalen of de subsidieaanvraag/offerte in overeenstemming is met de wensen
van de gemeenten. Indien noodzakelijk vinden er gesprekken plaats met aanbieders
om wijzigingen aan te brengen.
De wens is om voor 1 oktober 2014 te subsidies en opdrachten te verlenen.
Nadat de opdrachten zijn verleend kunnen stuurt de gemeente Rotterdam aan de
regiogemeenten een totaaloverzicht met daarin de aanbieders die gesubsidieerd dan
wel gecontracteerd. Tevens per gemeente een totaalbedrag uitgespitst per aanbieder.
Indien individuele gemeenten ook lokale jeugdhulp willen inkopen via de regionale
uitvoeringsorganisatie dient dit per 1 december 2013 aan de gemeente Rotterdam te
worden doorgegeven zodat dit budget kan worden meegenomen bij het bekend
maken van de budgetten.
4. Uitvoering Contractmanagement
In bovenstaand schema staan de verschillende fasen van het contractmanagement beschreven.
Het komt overeen met stappen 4 en 5 uit het vorige schema.
Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en
wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; teneinde volledige benutting
van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren
•
•
•
•
De Fases A & B zijn vooral administratief. De afgesloten contracten en subsidies worden
verwerkt in de systemen van de gemeente Rotterdam (Oracle) zodat er een goed
bestelproces kan worden ingericht.
Fase C: In deze fase komt het doel van de contractmanager naar boven namelijk het volledig
benutten van de subsidie of contract. De contractmanager voert de volgende taken uit:
- informeren van gemeenten over de kwartaalrapportages
- het doorvoeren van wijzigingen in de prestaties indien deze gewenst zijn vanuit
opdrachtgever (gemeenten) dan wel aanbieder.
In deze fase kan het voorkomen dat er wensen zijn vanuit gemeenten om de
uitvoeringsovereenkomst/contract te wijzigen. Dit kan in sommige gevallen consequenties
hebben voor alle gemeenten. Indien één of meerdere gemeenten niet akkoord gaan met een
wijziging en dit tot problemen in de uitvoering bij de leverancier leidt kan er opgeschaald
worden naar de kerngroep (ambtelijk) en uiteindelijk bij het bestuur van de GR. Deze moet
dan uiteindelijk besluiten over een eventuele wijziging in het contract of beschikking.
Fase D: In deze fase moet bepaald worden of er in een volgend jaar weer met dezelfde
aanbieder en dezelfde prestaties afgesproken moeten worden. Van groot belang in hierbij de
methodiek van de Vlaktax. Is er sprake van onder- of overbesteding en wat zijn daarvan de
gevolgen voor budget en prestaties voor het volgende jaar.
Na Fase D zal er weer een proces worden opgestart zoals dat beschreven is in onderdeel 3.
5. Transformatie in de regionale inkoop
Zoals bekend zijn er in het Regionale Transitiearrangement afspraken gemaakt omtrent de budgetten
van aanbieders voor twee jaar met een optie tot verlenging van één jaar. Ook is er, inzake de
transformatie van producten, een afspraak gemaakt met de jeugdhulpaanbieders dat zij binnen het
budget gaan transformeren. Gemeenten moeten daarvoor input leveren aan de instellingen voor 1
januari 2014 voor wat betreft het lokale deel en voor 1 februari 2014 aan de gemeente Rotterdam wat
betreft het regionale deel (hierboven eerder beschreven).
Tevens is er de mogelijkheid om transformatie door te voeren op basis van input van de lokale teams.
De lokale teams die in de gemeenten actief zijn verwijzen immers door naar jeugdhulp. Indien blijkt
dat er van één van de soorten jeugdhulp weinig gebruik wordt gemaakt of dat de lokale teams niet
tevreden zijn over deze vorm van jeugdhulp, dan is het mogelijk om, als gemeente Rotterdam, met de
jeugdhulpaanbieder in gesprek te gaan en deze te verzoeken om een ander product daarvoor in de
plaats te leveren.
Ook is het mogelijk dat er in de regio een groot aantal mensen een persoonsgebonden budget
(pgb’s) ontvangt omdat deze hulp tot dusver niet werd aangeboden door de jeugdhulpaanbieders.
Indien mogelijk kunnen deze pgb’s omgezet worden in zorg in natura (zin) en dus ingekocht worden
bij bestaande aanbieders ter vervanging van de producten die weinig afgenomen worden.
Bijlagen:
1. verdeling kosten uitvoering regionale inkoop
2. inkoopprocessen regionale inkoop
3. contractmanagement regionale inkoop
1. Verdeling kosten uitvoering regionale inkoop
0 tot en met 18 jaar [aantal], 2012 Gemeenten
Albrandswaard
Barendrecht
Bernisse
Brielle
Capelle aan den IJssel
Goeree Overflakkee
Hellevoetsluis
Krimpen aan den IJssel
Lansingerland
Maassluis
Ridderkerk
Rotterdam
Schiedam
Spijkenisse
Vlaardingen
Westvoorne
Totaal
0 t/m 18 jaar
6.000
12.416
2.568
3.331
14.462
11.080
8.330
6.662
15.316
6.676
8.762
127.959
16.175
15.056
14.393
2.765
271.951
2,21%
4,57%
0,94%
1,22%
5,32%
4,07%
3,06%
2,45%
5,63%
2,45%
3,22%
47,05%
5,95%
5,54%
5,29%
1,02%
100,00%
€ 33.134,64
€ 68.566,61
€ 14.181,63
€ 18.395,25
€ 79.865,52
€ 61.188,63
€ 46.001,92
€ 36.790,49
€ 84.581,69
€ 36.867,81
€ 48.387,62
€ 706.645,86
€ 89.325,46
€ 83.145,85
€ 79.484,47
€ 15.269,55
€ 1.501.833
Inkooporganisatie 3D: werkwijze nieuwe behoefte
Gemeente
Opstellen input
behoefte richting
contactpersoon
Contactpersoon
Contractmanager
cluster MO
DC Inkoop / RSO
Leverancier
Verzamelen
inkoopbehoefte
gemeenten
Opstelen concept
opdrachtstelling
Afstemmen
opdrachtstelling met
de verschillende
gemeenten
Zie proces
escalatie
voor evt.
vervolgen
Inschakelen
demandmanager
capaciteitsclaim RSO
Inregelen
capaciteit
uitvoeren E.A.
Opstellen definitieve
opdrachtstelling
Contactpersoon
organiseert
inhoudelijke
deelnemers
gemeenten
Benoemen interne
Proceseigenaar
Samenstellen
werkgroep Inkoop
Opstellen
beschrijvend
document
Aanvraag
plaatsen op
Tendernet
Opvragen
beschrijvend
document evt
stellen van vragen
Gezamenlijk
beantwoorden
vragen
werkgroep
Inkoop
Plaatsen Nota van
Inlichtingen op
Tendernet
Opstellen en
indienen offerte
Zie proces
escalatie
voor evt.
vervolgen
Inrichten interne
organisatie nav
afgesloten
overeenkomst
Afroepen
ingekochte
diensten
Gezamenlijke
beoordeling
werkgroep
Inkoop
Opstellen
factsheet
overeenkomst
voor de gemeente
Organiseren
gezamenlijk
tekenmoment
overeenkomst
Communiceren
uitslag met de
inschrijvers en
publiceren uitslag
aanbesteding op
Tendernet
Opstellen contract
met
contractmanager
en leverancier
Invoeren
overeenkomst in
Oracle
Inkooporganisatie 3D: Contractmanagement
Gemeente
Contactpersoon
Opstellen
factsheet voor de
contactgemeente
Inrichten interne
organisatie nav de
gezamenlijke
opdrachtstelling
Afroepen
producten vanuit
het contract
Contractmanager
RSO DC Inkoop
Cluster MO
Maken
werkafspraken
met de leverancier
Contract
registreren in
Oracle, hierna
overdragen aan
contractmanager
cluster MO
Maken werkafspraken
Inboeken
prestatieverklaring
Verzamelen input
contractmanagers
Bespreken
performance
contracten en
leveranciers
Inrichten
organisatie nav
werkafspraken
Uitvoeren
werkzaamheden
Opdrachtverstrekking
Monitoren
performance
Leverancier
Aanleveren
Cognosrapportage
Factureren incl.
verwijzing
inkooporder
Input gemeenten
Regelmatige
toetsing
aansluiting
inhoud contract
Periodiek overleg
contactpersoon en
gemeente
Voorstellen
nieuwe
opdrachtstelling
Opstellen nieuwe
behoefte
Vastellen
nieuwe
opdracht
Zie proces
escalatie
voor evt.
vervolgen
Benodigde
aanpassing
Kleinere
aanpassing:
Zelf afspraken
vernieuwen met
de aanbieder
Inrichten interne
organisatie nav de
gezamenlijke
opdrachtstelling
Opstellen
vernieuwde
factsheet
Afroepen
producten vanuit
het contract
Opstellen
addendum
contract
Grote
aanpassing:
Mogelijk
organiseren
nieuw
inkooptraject
Betrokken
documenten
vastleggen in
Oracle
Maken werkafspraken
Einde
contractperiode
Inboeken
prestatieverklaring
Informeren
demandmanager
Organiseren
verzamelen behoefte
gemeenten
Opstellen nieuwe
behoefte ivm nieuw
inkooptraject
Inrichten
organisatie nav
werkafspraken
Uitvoeren
werkzaamheden
Inplannen
capaciteit E.A.
Werkproces
Nieuwe
behoefte

Download Report