Implementatieplan Facilitering van (mobiele) devices voor medewerkers Colofon Aangepast Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteurs Paul Schoot / Ron Elshout datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 2 van 12 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Uitwerking van het beleid 4 3 Vaste of mobiele devices? 5 4 Choose Your Device: Aanschaf (mobiele) devices 8 5 Inrichting en verstrekking 9 6 Ondersteuning 10 7 Inname 11 8 (Wat als) 12 Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 3 van 12 1 Inleiding Het College van Bestuur heeft op 26 maart 2013 het beleid met betrekking tot de (ICT) facilitering van werkplekken voor de medewerkers van Avans Hogeschool, op basis van zowel vaste als mobiele devices, vastgesteld (zie bijlage 1), onder voorbehoud van een positief advies van PwC over de fiscaliteit ten aanzien van de notebooks. De diensteenheid DIF is gevraagd om vóór de zomer van 2013 een implementatieplan op te stellen, hetgeen deze notitie is. De Avans Medezeggenschaps Raad (AMR) heeft haar instemming aan het beleid verleend. Op 17 april 2013 is van PWC een positief advies ontvangen. PWC heeft het beleid getoetst aan de meest recente fiscale (werkkosten)ontwikkelingen. Op dit moment loopt de voorbereiding voor de aanbesteding van mobiele devices, welke zal resulteren in een beschikbaarheid daarvan per 31-12-2013. Tevens vindt momenteel de aanbesteding van de telefonie-voorziening van Avans Hogeschool plaats, welke zal resulteren in een breder gebruik van smartphones en minder vaste toestellen. Deze beide aanbestedingen zijn van invloed op dit implementatieplan. Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 4 van 12 2 Uitwerking van het beleid Binnen het nieuwe beleid wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten ICT-werkplekken: Avans-vast: een bureau uitgerust met een vaste pc en telefoonvoorziening en de daarbij behorende faciliteiten, zoals meubilair. Avans-mobiel: een bureau uitgerust met beeldscherm, toetsenbord, muis, een antidiefstalkabel en de daarbij behorende faciliteiten zoals meubilair, waar een medewerker die de beschikking heeft over mobiele devices gebruik van kan maken. Onder mobiele devices wordt verstaan: een notebook en een smartphone inclusief spraak- en data-abonnement. Het in bruikleen beschikbaar stellen van mobiele devices aan medewerkers zou fiscale consequenties kunnen hebben. Daarom is besloten om toekenning van “mobiele” werkplekken te koppelen aan een uit de functie van de medewerker af te leiden activiteiten profiel (vast profiel of mobiel profiel): Vast profiel: Medewerkers met een werkplek/plaatsgebonden functie of een functie gebonden werkplek. Dit profiel is bijvoorbeeld van toepassing bij: secretariaten, onderwijsbureaus, administraties, telefonisten/receptionisten, baliemedewerkers, front- en back-office medewerkers. Mobiel profiel: Medewerkers met een niet-werkplek-gebonden-functie of een niet functiegebonden-werkplek. Bijvoorbeeld van toepassing bij: directies, docenten, coördinatoren, decanen, adviseurs, management en staf. (Er bestaat een mengvorm: medewerkers met deels een niet-werkplek-gebonden-functie en deels een functie-gebonden-werkplek bijvoorbeeld helpdeskmedewerkers en conciërges. Zij krijgen een vaste PC op de werkplek en een smartphone). Het toekennen van “mobiele” werkplekken op basis van functie-profielen is door PwC getoetst op de meest recente fiscale werkkostenregeling. Zij hebben daar positief op geadviseerd. Ter zake van mobiele devices hanteert Avans Hogeschool het beleid: ‘choose your device’ (CYD). Dat betekent dat medewerkers zelf binnen kaders (financieel en technisch) de mobiele devices kiezen. Het device wordt vervolgens door DIF aangeschaft en op basis van een bruikleenovereenkomst ter beschikking gesteld aan de medewerker. Daarnaast gedoogt Avans Hogeschool het principe van ‘bring your own device’ (BYOD). Gedogen betekent dat een medewerker wel een device buiten genoemde kaders mag gebruiken (al of niet door Avans Hogeschool ter beschikking gesteld), maar dat deze niet door Avans Hogeschool wordt ondersteund. Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 5 van 12 3 Vaste of mobiele devices? Academies en diensteenheden komen op basis van aantal medewerkers(-fte) en type functies in aanmerking voor een bepaalde verdeling in type devices. De jaarlijkse investeringsbegroting van DIF, met betrekking tot medewerkerswerkplekken, is hierop gebaseerd. Groei wordt door DIF opgevangen in een Avans Hogeschool-brede buffer, waar ook de krimp in wordt geplaatst. DIF is verantwoordelijk om, in overleg met de academies en diensteenheden, in voldoende werkplekken van het gewenste type (binnen kaders) te voorzien. Medewerkers met een “vast” profiel behouden een vaste werkplek, er verandert qua werkplek niets. Wel kunnen zij, als dit gezien hun activiteiten mogelijk is, voorzien worden van een smartphone in plaats van een vast telefoontoestel. Aanvullend worden twee sets mobiele devices per academie/diensteenheid gereserveerd voor opvang van de incidentele activiteiten van medewerkers met een werkplekgebonden functie. Voor medewerkers met een tijdelijke aanstelling of een aanstelling < 0,4 fte, die daarmee ook niet in aanmerking komen voor “mobiele” werkplekken, wordt een aantal vaste werkplekken beschikbaar gesteld. Het aantal daarvan is initieel gebaseerd op 20% van het aantal fte’s met een “mobiel profiel” maar wordt jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld. De medewerkers aan wie een “mobiel profiel” wordt toegekend, krijgen zowel een notebook als een smartphone (geen vast toestel). Bij het toekennen van een “mobiele” werkplek aan een medewerker van Avans Hogeschool worden de volgende criteria gehanteerd: 1. Een “mobiele” werkplek is voor het uitoefenen van de functie c.q. activiteiten noodzakelijk. én 2. de medewerker beschikt over een mobiel functieprofiel én 3. de medewerker heeft een aanstellingsomvang > 0,4 fte én 4. de medewerker heeft (zicht op) een dienstverband van meer dan een half jaar én 5. de betreffende directeur gaat akkoord met het in bruikleen geven van een “mobiele” werkplek aan de medewerker. Uitgangspunten bij de toekenning zijn: Een mobiel device kan de werkzaamheden van een medewerker adequaat ondersteunen. De leidinggevende en medewerker zijn zich bewust van de (on)mogelijkheden van het mobiele device bij gebruik binnen en buiten Avans Hogeschool. Een “mobiele” werkplek heeft niet alleen voordelen voor de mobiele medewerker, maar kent ook beperkingen. Bij de keuze voor een mobiele of vaste werkplek is een goede afweging noodzakelijk. Er is geen sprake van “stapeling” van devices. De volgende punten kunnen als beperkend ervaren worden: Niet alle software is via de werkplek via iavans.nl beschikbaar. Printen kan niet op printers van Avans Hogeschool zonder kaartlezer. Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 6 van 12 Er mag geen data op de lokale schijf worden opgeslagen die gerelateerd is aan het werken binnen Avans Hogeschool. Regelmatig opladen van de notebook is noodzakelijk. De kwaliteit van het Wifi-netwerk garandeert (nog) geen continue verbinding b.v. bij het fysiek verplaatsen van het device met een actieve applicatie. De medewerker moet de werkplek voor een belangrijk gedeelte zelf beheren. De volgende punten kunnen als positief worden ervaren: De medewerker is niet plaatsgebonden voor zijn ICT-werkzaamheden. De medewerker kan wél zelf software installeren. Er kan een vrije partitie ingericht worden b.v. ten behoeve van dual-boot (de situatie waarbij er twee operatingsystemen op een device draaien). De medewerker kan de werkplek in principe zelf beheren. Ter voorbereiding van de beslissing voor het toekennen van de mobiele werkplekken heeft DIF aan de hand van de uitgangspunten de volgende stappen gezet: Stap 1. Aan de hand van de functiebeschrijvingen is een eerste indeling gemaakt naar functies binnen Avans Hogeschool met een “mobiel” en een “vast” profiel. Functies met een Mobiel Profiel Functies met een Vast Profiel Adjunct directeur Administratief medewerker Adviseur Administratief secretarieel medewerker Basisdocent hoger beroepsonderwijs Applicatiespecialist Beleidsadviseur Configuratie beheerder Concerncontroller Functioneel applicatiebeheerder Coördinator dienst Functioneel ontwerper Directeur Informatie assistent Directeur Strategische stafeenheid Informatiemedewerker Docent hoger beroepsonderwijs Informatiespecialist Eindredacteur Instructeur praktijk onderwijs Hogeschooldocent Instructeur technische vaardigheden Hogeschoolhoofddocent Management assistent Hoofdinstructeur praktijkonderwijs Medewerker audio visuele ondersteuning Hoofdredacteur Medewerker bedrijfsproces Interimmanager Medewerker bedrijfsvoering Lector Medewerker beheer Lector kenniskring 15 Medewerker communicatie Lector kenniskring 16 Medewerker frontoffice Leden College van Bestuur Medewerker helpdesk Medewerker marketing en communicatie Practicum onderwijsassistent A Medewerker planning & control Practicum onderwijsassistent B Projectleider Projectmedewerker Projectmanager Sen. medewerker facilitaire ondersteuning Redacteur Senior informatiemedewerker Secretaris College van Bestuur Senior management assistent CvB Sen. juridisch adviseur/sen. advocaat Senior managementassistent Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 7 van 12 Senior beleidsadviseur Senior medewerker bedrijfsproces Senior coördinator dienst Senior medewerker bedrijfsvoering Senior projectmanager Senior medewerker planning & control Service manager Senior studentendecaan Stage consulent Stagiaire(BP) Strategisch beleidsadviseur CvB Student assistent A Studieadviseur Student assistent B Studentendecaan Systeem-/netwerkbeheerder Tutor Webmaster Werkplaats assistent Werkplaatsmeester Stap 2. Er is voor alle academies en diensteenheden (d.d. 01-04-2013) een overzicht opgesteld met de volgende gegevens per medewerker. Naam Functie Aanstellingsomvang Datum einde dienstverband BHV/EHBO activiteiten Stap 3. Op basis van de criteria functieprofiel (mobiel/vast), aanstellingsomvang (> 0,4 fte) en datum einde dienstverband (< 01-04-2014) is een overzicht opgesteld per academie/diensteenheid met daarin: a) Medewerkers die in principe in aanmerking komen voor een mobiele werkplek. b) Medewerkers die in principe in aanmerking komen voor een vaste werkplek. c) Medewerkers die in principe gebruik kunnen maken van een gedeelde vaste werkplek. d) Medewerkers die in het kader van hun BHV/EHBO activiteiten in aanmerking komen voor een mobiele telefoon of extra SIM-kaart. Stap 4. Er zijn gesprekken gevoerd met docenten uit diverse academies die ervaring hebben met het gebruik van notebooks binnen Avans Hogeschool. De inhoud van deze gesprekken, tips en aanbevelingen zijn verwerkt in dit implementatieplan. Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 8 van 12 4 Choose Your Device: Aanschaf (mobiele) devices Avans Hogeschool hanteert het principe van Choose Your Device (CYD). De medewerker kiest daarbij uit een geselecteerd aanbod. Het device: betreft een notebook en/of een smartphone met WIFI functionaliteit; is passend binnen de door Avans Hogeschool gehanteerde standaarden m.b.t. platform: Android, iOs/MacOS of Windows; past binnen de financiële kaders: Notebook tot € 750 inclusief BTW ; Smartphone tot € 350 inclusief BTW; voldoet aan specificaties die 1 maal per 6 maanden opnieuw worden vastgesteld. Voor het presenteren van het aanbod richt Avans Hogeschool een webshop in. In die webshop zullen de devices (notebooks én smartphones) gepresenteerd worden die aan de verschillende specificaties voldoen (zoals formaat (groot/klein), gewicht, processor, geheugen, aansluitmogelijkheden, opslagcapaciteit, beveiligingsoog, etc.). Deze specificaties worden door DIF-ICT halfjaarlijks getoetst bij gebruikers en leveranciers en waar wenselijk aangepast. Om de beste aanbieding voor een configuratie te krijgen worden meerdere (ca. 3) leveranciers gevraagd om middels een veilingprincipe het scherpste aanbod te doen. Dit aanbod wordt in de webshop opgenomen. In de webshop worden slechts die devices aangeboden die voldoen aan de randvoorwaarden die binnen het beleid zijn vastgesteld. De webshop wordt opgenomen in het iAvans portaal waarbinnen de medewerker zijn selectie kan doen en een bestelformulier kan invullen. Dit webformulier wordt verzonden naar DIF inkoop. Deze bestelt de devices na akkoord door de leidinggevende. Tijdens de gespreksronde met de docenten werd de behoefte aan een mate van ontzorging bij storingsproblemen op de mobiele werkplek geconstateerd. Ook bij Fontys Hogescholen, die reeds langer ervaring hebben met mobiele werkplekken, bleek deze behoefte te bestaan. Dit heeft geleid tot het uitbreiden van het aanbod met door Avans ingerichte notebooks, voorzien van een image van Avans Hogeschool (zie 5). Om te voorkomen dat gebruikers twee telefoontoestellen moeten meedragen (BHV én bedrijfstelefonie, privé én Avans Hogeschool) worden in het aanbod ook dual-sim telefoons opgenomen. De webshop omvat daarmee: Door Avans ingerichte notebooks Niet ingerichte (eigen beheer, ofwel: door fabrikant ingerichte) notebooks en Smartphones. De door Avans ingerichte notebooks kunnen bij storingen, op verzoek, door DIF-ICT voorzien worden van een nieuw image. Voor de overige devices geldt dat er uitgegaan wordt van maximale zelfredzaamheid: bij verstrekking krijgt men de media en herstelschijven mee om zelf deze notebook te kunnen beheren. Het aanbod zal 2 * per jaar worden ververst. Bij ontvangst verzorgt DIF de registratie in de Configuration Management Data Base (CMDB). Binnen de webshop kunnen medewerkers ook hun ervaringen/aanbevelingen met devices delen. Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 9 van 12 5 Inrichting en verstrekking DIF levert op aanvraag van een academie- of diensteenheid-directie een vaste of mobiele werkplek. De vaste werkplek: Met betrekking tot de verstrekking en inrichting van vaste werkplekken vindt er geen verandering in beleid plaats. Deze werkplekken behoren tot de beheerde omgeving van Avans Hogeschool. Wel wordt momenteel een nieuwe telefonie omgeving aanbesteed. Hierbij zullen de vaste toestellen vervangen worden door nieuwe toestellen en wordt een applicatie beschikbaar gesteld op de werkplek in het kader van bereikbaarheid. De mobiele devices: In alle gevallen wordt bij de uitlevering een bruikleenovereenkomst ondertekend (zie bijlage 2). Deze overeenkomst bevat informatie over het in bruikleen verstrekte device en het gebruik ervan. De overeenkomst wordt opgeslagen in het P-dossier en door DIF Helpdesk (gekoppeld aan de CMDB). Niet ingerichte (eigen beheer) notebook: de leverancier levert deze werkplek inclusief Operating System en device-drivers. Systeem- en overige software van de leverancier worden meegeleverd, zodat de medewerker zelf in voorkomende gevallen zijn notebook opnieuw kan inrichten. Door Avans ingerichte notebook: de leverancier levert deze werkplek, welke wordt voorzien van een image dat onderhouden wordt door DIF-ICT. Dit image bevat ook een set software (zoals MS Office, Adobe suite, virusscanner, Quest-client, Xythos drive, toegang tot mail, agenda en Eduroam). DIF-ICT kan in geval een herstelinstallatie nodig is met dit image de notebook opnieuw inrichten. Smartphone: de leverancier levert het toestel. DIF-ICT plaatst de SIM-kaart, installeert de noodzakelijke applicaties (bereikbaarheid/presence, device management, beheer etc.), meldt de gebruiker aan in de bedrijfstelefonie omgeving van Avans Hogeschool en configureert het toestel m.b.t. toegang tot Eduroam en synchronisatie van agenda en email. P.S. Voor medewerkers die ook een rol hebben als BHV/EHBO’er wordt een tweede simkaart aangeraden die niet in de bedrijfstelefonie omgeving wordt opgenomen. Dit om de bereikbaarheid optimaal te garanderen. Een dual-sim smartphone is daarbij een vereiste. Overige voorzieningen t.b.v. mobiele devices: Bureaus die ingericht worden voor het gebruik met notebooks worden voorzien van: een beeldscherm, een toetsenbord, een muis die aangesloten kunnen worden op de notebooks (USB, HDMI, VGA) en een anti-diefstal-kabel. Alle gebruikers van notebooks krijgen een eigen slotje met sleutel of cijfercode. 220V spanningsvoorziening óp het bureau. Opberg-kluisjes (locker) vallen buiten de scope van het implementatieplan. Indien er behoefte bestaat aan aanvullende opbergmogelijkheden zal er een over overleg plaatsvinden tussen de betrokken directie en de directie van DIF. Avans Hogeschool biedt web-based opslag- en documentsystemen waarbinnen de werkgerelateerde data en documenten dienen te worden opgeslagen. Avans Hogeschool is Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 10 van 12 alleen verantwoordelijk voor een adequate backup en restore van data en documenten als deze zijn opgeslagen op deze daartoe aangeboden voorzieningen. Naast de plaatsonafhankelijke NIW werkomgeving zal de mogelijkheid worden geboden om zelf die software te installeren, waarvan Avans Hogeschool de benodigde licenties (aantal en vorm) heeft. Hiertoe wordt een omgeving aangeboden waarvandaan deze software van Avans Hogeschool kan worden gedownload, mits de licentie-voorwaarden dit toelaten. 6 Ondersteuning Ondersteuning van vaste werkplekken: Met betrekking tot de ondersteuning van de vaste werkplekken vinden er geen veranderingen plaats wat betreft beheer en ondersteuning. Ondersteuning van “mobiele” werkplekken: De niet-ingerichte (eigen beheer) notebook: de ondersteuning zal gebeuren op basis van “best-effort”. Er wordt uitgegaan van zoveel mogelijk zelfredzaamheid bij de gebruikers van deze mobiele devices. Hiertoe wordt een platform voor het uitwisselen van ervaring ingericht. Systeem- en overige software van de leverancier wordt meegeleverd, zodat de medewerker zelf in voorkomende gevallen zijn notebook opnieuw kan inrichten. Door Avans ingerichte notebook: ook in dit geval wordt uitgegaan van zoveel mogelijk zelfredzaamheid bij de gebruikers. DIF-ICT kan in geval een herstelinstallatie nodig is op basis van een image de notebook opnieuw inrichten. De helpdesk biedt gebruikers ondersteuning bij het instellen van: connectiviteit met het Avans Netwerk; agenda synchronisatie; e-mail synchronisatie. In geval van defect zal in beide gevallen DIF-ICT voorzien in een tijdelijk vervang-exemplaar, dit zal in de regel een door Avans ingerichte notebook zijn. Smartphone: Hardwarematige storingen van de smartphones worden via DIF-ICT verholpen. In die gevallen zal de gebruiker tijdelijk worden voorzien van een vervangend exemplaar. Indien een herstelinstallatie noodzakelijk is zal DIF-ICT de noodzakelijke applicaties (bereikbaarheid/presence, device management, beheer etc.) opnieuw installeren en het toestel configureren m.b.t. toegang tot Eduroam en synchronisatie van agenda en e-mail. Voor reparaties of vragen blijft uiteraard voor alle gebruikers DIF-ICT beschikbaar. Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 11 van 12 7 Inname Mobiele devices komen in principe na maximaal vier jaar in aanmerking voor vervanging. Na deze termijn worden de devices door DIF ingenomen en kan de medewerker een nieuw exemplaar selecteren op basis van de dan geldende afspraken. Er wordt geen data of programmatuur overgezet; daarvoor is de gebruiker zelf verantwoordelijk. De bruikleenovereenkomst wordt vervangen door een nieuw exemplaar. Indien een medewerker momenteel, bijvoorbeeld op basis van een lease overeenkomst van de academie of diensteenheid met DIF, al een mobiel device van Avans Hogeschool in gebruik heeft dat nog niet is afgeschreven, zal voor dit device een bruikleenovereenkomst op naam worden opgesteld, hierop staat ook de datum van aanschaf. Dit device zal dus niet vervroegd worden vervangen. Bij verandering van functie of beëindiging/wijziging van dienstverband, waardoor de medewerker niet meer voldoet aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een mobiel device, dient hij deze direct bij DIF-ICT in te leveren. Na retourontvangst van de mobiele devices zal DIF-ICT diensteenheid P&O informeren, zodat de bruikleenovereenkomst uit het personeeldossier verwijderd wordt of er een aantekening in het dossier wordt gemaakt dat het device is ingeleverd. Geretourneerde mobiele devices die nog niet afgeschreven zijn, worden opnieuw ingezet als tijdelijk vervang exemplaar bij defecten, of om een onvoorziene of tijdelijke vraag op te kunnen vangen. Inname vaste werkplekken: door de directie van de academie c.q. diensteenheid wordt aangegeven welke vaste werkplekken gehandhaafd blijven. Na verstrekken van de mobiele devices zal DIF van de overige werkplekken de PC’s innemen. Indien mogelijk worden deze door DIF elders ingezet . Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices datum 7-2-2014 auteur Paul Schoot Ron Elshout pagina 12 van 12 8 (Wat als) Met de devices die via de webshop worden aangeboden, passend binnen de kaders van het vastgestelde beleid, kan DIF voorzien in een adequate ICT-omgeving voor medewerkers met een mobiel profiel. Getracht is om binnen de kaders zo veel mogelijk keuzevrijheid te bieden. Er is echter nadrukkelijk sprake van een aantal beperkingen: 1) Avans Hogeschool zal de aanvraag voor een notebook die buiten de financiële kaders valt niet honoreren. Dit is momenteel nog van toepassing op Mac OS X notebooks. Indien het aanbod van deze apparatuur binnen de financiële kaders mogelijk is, worden deze in de webshop opgenomen. Specifieke apparatuur gebruikt in het onderwijs valt buiten het beleid met betrekking tot mobiele werkplekken. In dit geval blijft het beleid wat betreft begroten en aanschaf ongewijzigd, dus via de eigen investeringsbegroting. Om stapeling van devices te voorkomen worden deze via de eigen investeringsbegroting aangeschafte devices wél meegeteld bij de vaststelling van het aantal (mobiele) werkplekken. 2) Avans Hogeschool zal een aanvraag voor een smartphone die buiten de financiële kaders valt niet honoreren. Indien een medewerker van oordeel is dat het aanbod niet volstaat dan kan hij/zij privé een smartphone zelf aanschaffen en gebruik maken van de simkaart met abonnement van Avans Hogeschool. Een dergelijke smartphone zal niet (ook niet gedeeltelijk) worden vergoed door Avans Hogeschool (en blijft dus eigendom van de medewerker). Implementatieplan Beleid facilitering (mobiele) devices
© Copyright 2024 ExpyDoc