Verslag: VAC Hasselt: Stuurgroep

Agentschap voor Facilitair Management (AFM)
Boudewijngebouw
Boudewijnlaan 30 bus 60
1000 Brussel
Verslag:
VAC Hasselt: Stuurgroep
datum
27 mei 2014
voorzitter
Nathalie Vandebrouck
verslaggever
Marie-France Monseur
AANWEZIGEN:
1
Aanwezig of Verontschuldigd
A/
V1
Naam
Telefoon
A
Vandebrouck Nathalie
[email protected]
AFM
A
Noelmans Cindy
[email protected]
AFM
A
Herwegh Nancy
[email protected]
AFM
V
Geysels Jos
[email protected]
ALBON
V
Vandecasteele Tine
[email protected]
ALBON
A
Pairoux Dirk
[email protected]
WONEN
A
Das Erwin
[email protected]
ABB
A
Verbert Els
[email protected]
OE
A
Forier. A
[email protected]
TOVO
A
Ruyssevelt Geert
[email protected]
RWO inspectie
A
Coopmans Andrea
[email protected]
RWO
A
Hensen Luc
[email protected]
LNE
A
Noels Freddy
[email protected]
LNE
A
Leenders Eddy
[email protected]
LNE
A
Vandebroeck Lieve
[email protected]
ALV
A
Buteneers Inge
[email protected]
ANB
A
Put Lieve
[email protected]
ALV
A
Messiaen Stijn
e-mail
Agentschap
VLM
Opmerkingen op het verslag dienen tegen de volgende stuurgroepvergadering overgemaakt te
worden.
Vorig verslag:
goedgekeurd
Stuugroepvergadering Optimalisatie VAC Hasselt
AFM
Page 1 of 3
Agenda punten
1.Werkgroep facilities
2. Werkgroep P&O
3Werkgroep informatiebeheer
4Varia
1. Werkgroep facilities
Werken lot 1 – verwijderen trappen
De afbraak van de trappen starten in de week na Pinksteren, Cindy zal laten weten d.m.v. een
nieuwsbrief in welke week welke zone gedaan wordt.
Nieuwsbrief van 03/06/14:
Donderdag 12/6 – Vrijdag 13/6: trap 1A3
Donderdag 19/6 – Vrijdag 20/6: trap 1B5
Donderdag 26/6 – Vrijdag 27/6: trap 3A3
Donderdag 3/7 – Vrijdag 4/7: trap 3B5
Opmerking : De plannen met fasering van de verhuis van archief in kelder en de rolarchieven
op de verdiepingen en de verhuisplanning met 5 fases zorgt voor verwarring.
AFM licht toe dat voor de verhuis van de archieven in de kelder moet rekening gehouden
worden met de data vermeld op de plannen. Op die manier is tegen 21 juli de verhuis van de
kelderarchieven gerealiseerd (dus vóór de werken op de verdiepingen aangevat worden).
De verhuis van de rolarchieven op de verdiepingen hangt samen met de verhuisplanning van
de werken lot 2 (met 5 fases). Als er op deze plannen wordt verwezen naar fases, worden
hiermee de 5 fases van de werken lot 2 bedoeld. De exacte data van deze verhuis zullen
gespecifieerd worden zodra de aannemer gekend is. Momenteel wordt er nog steeds van
uitgegaan dat er gestart wordt met de werken vlak na het bouwverlof met fase 1; 4 weken later
fase 2, enz. (Fase 1 zal dus plaatsvinden in augustus, fase 2 in september, fase 3 in
oktober,...) Als er op de plannen van de verhuis rolarchieven op de verdiepingen vermeld staat
‘Leegmaken en in dozen stoppen voor einde fase 2’ wil dit zeggen voor eind september. Zodra
de aannemer voor lot 2 gekend is, kunnen deze data gespecifieerd worden.
Opmerking : Bij de aangepaste plannen werden alle bureaus op een zekere afstand van de
muur geplaatst terwijl voorheen bij bepaalde diensten de bureaus tegen de muur stonden, bij
andere een zekere afstand van de muur werd behouden. AFM gaat na of overal voldoende
doorgang is (meer bepaald voor sommige kleinere diensten zullen owv plaatsgebrek de
burelen beter tegen de muur staan). Bij de inplanting van de kniezuilen zullen we trachten
beide situaties mogelijk te maken (burelen tegen de muur of burelen op +/- 40cm van de
muur).
.
Werken lot 2 – vernieuwen tapijt / bekabeling / verhuis
Het dossier wordt geopend op 10 juni, dan wordt het gunningsverslag opgemaakt en zodra de
aannemer gekend is wordt de planning van de verhuis gespecifieerd. Momenteel wordt er nog
steeds van uit gegaan van start der werken vlak na het bouwverlof met fase 1; 4 weken later
fase 2 enz.
Andrea ziet het niet zitten om in vergaderzalen tijdelijk te moeten werken. Die vergaderzalen
worden ingericht als werkplekken. AFM bekijkt samen met RO hoe deze tijdelijke werkplekken
zo optimaal mogelijk worden ingericht.
Werken lot 3 – herinrichting gelijkvloers
Het voorstel van de herinrichting gelijkvloers wordt momenteel verder uitgewerkt.
Stuugroepvergadering Optimalisatie VAC Hasselt
AFM
Page 2 of 3
De werken voor de loketten op het gelijkvloers zullen starten tegen maart 2015 en zullen pas
klaar zijn tegen midden 2015, er zullen in tussentijd tijdelijke loketten geïnstalleerd worden.
2. Werkgroep P&O
Het verslag van de laatste werkgroep P&O was nog niet beschikbaar op het moment van de
stuurgroep.
3. Werkgroep informatiebeheer
We merken dat de informatie doorstroming binnen de entiteiten niet steeds optimaal verloopt,
doordat er steeds andere mensen naar de werkgroep gestuurd worden en de informatie van de
voorgaande werkgroepen niet wordt doorgegeven.
Nathalie gaat nog doorgeven wanneer er verhuisdozen ter beschikking staan.
4. Varia
Lieve Put stelde de vraag of het toch niet mogelijk is om de glazen wand op het gelijkvloers in
kern 5 te vervangen door een doorgang. Deze mogelijkheid werd onderzocht maar omwille van
compartimentering en brandveiligheid is dit niet mogelijk.
Parking :
Het verslag van de stuurgroep van maart vermelde foutief dat dienstwagens voorbehouden
plaatsen krijgen. Cindy zei dat dat materie is van de Werkgroep Welzijn en dat ze dat laat
agenderen vanuit de stuurgroep.
Volgende stuurgroepvergadering: donderdag 26 juni om 10.00u in de Herckenrodezaal.
Stuugroepvergadering Optimalisatie VAC Hasselt
AFM
Page 3 of 3