Praktische informatie voor de secretaris

Praktische info voor de secretaris
In dit document worden de belangrijkste werkzaamheden van de secretaris beschreven. Bedoeld als
handreiking voor de (nieuwe) secretaris ten aanzien van voorkomende werkzaamheden, bestelprocedures en de vindplaatsen van handige formats.
De secretaris wordt gekozen door het afdelingsbestuur en benoemd door de directeur/bestuurder van
Alzheimer Nederland voor een periode van maximaal twee maal vier jaar. Tegelijkertijd met de
benoemingsbrief ontvangt de secretaris een machtiging voor een bedrag tot vijfduizend euro. Per mail
sturen we inloggegevens voor de webmail van de afdeling en inlogcodes voor de twee webwinkels (de
webwinkel materialen en de webwinkel drukwerk). Onderstaand de belangrijkste zaken voor de
secretaris op een rijtje.
Het Vrijwilligersplein
Via de website van Alzheimer Nederland is een speciaal gedeelte voor vrijwilligers van Alzheimer
Nederland te bereiken, het zogenaamde Vrijwilligersplein, door op de homepagina rechtsboven te
klikken op vrijwilligers. Daar is ook deze praktische info terug te lezen die u nu leest. Het advies is om
tijd te nemen om te gaan ‘zwerven’ op het Vrijwilligersplein en het u eigen te maken. De directe link is:
www.alzeimer-nederland.nl/vrijwilligersplein. Zo ziet u in de menubalk de knop Dossiers. Hieronder
volgt een overzicht van de belangrijkste dossiers die u als secretaris nodig heeft.
Dossier Afdelingsbestuur
Een van de items in dit dossier is praktische informatie voor afdelingsbestuurders. De link naar dit
dossier is: www.alzheimervrijwilligers.nl/dossiers/afdelingsbestuur.
Dossier Organisatie
In dit dossier vindt u algemene informatie en informatie over het vrijwilligersbeleid van Alzheimer
Nederland. Als u op dossier vrijwilligersbeleid klikt ziet u daaronder drie gerelateerde materialen die
voor u belangrijk zijn:
- Nota vrijwilligersbeleid
- Handboek vrijwilligers
- Functieboek vrijwilligers
De link naar dit dossier is: www.alzheimervrijwilligers.nl/dossiers/organisatie.
Dossier Communicatie
Hier vindt u o.a. informatie over de huisstijl van Alzheimer Nederland en een instructie met betrekking
tot het gebruik van de sociale media. Het is belangrijk dat de secretaris er op te let dat de huisstijl
binnen de afdeling zoveel mogelijk gebruikt wordt. Dit zorgt voor herkenbaarheid van Alzheimer
Nederland. De link naar dit dossier is: www.alzheimervrijwilligers.nl/dossiers/communicatie
Dossier Alzheimer Café
De link naar het dossier is: www.alzheimervrijwilligers.nl/dossiers/alzheimer-cafe
Dossier Voorlichting
De link naar dit dossier is www.alzheimervrijwilligers.nl/dossiers/voorlichting
Materialen voor de secretaris
Klik in de menubalk bovenin op materialen. Bij materialen klikt u links op afdelingsbestuur. Vervolgens
kunt u daar allerhande sjablonen in huisstijl downloaden, nodig voor het maken van een
(vergader)agenda, notulen, brieven, flyers, naambadges, postlijst, etc. Ook vindt u hier het format van
het activiteitenplan.
1
Links in het menu ziet u ook materialen voor bijvoorbeeld voor het maken van flyers voor het
Alzheimer Café en materialen voor communicatie, voorlichting en Wereld Alzheimer Dag.
Webmail
Alzheimer Nederland heeft voor elke afdeling een webmailadres beschikbaar (bijvoorbeeld:
[email protected]). Bij het aantreden van een nieuwe secretaris worden de
inloggegevens per mail verstrekt. Alle communicatie vanuit Alzheimer Nederland verloopt via e-mail
naar dit adres. Aan de secretaris de taak om berichten te verspreiden naar de juiste personen, waar
nodig te agenderen voor de bestuursvergadering en te archiveren.
De link voor webmail is: https://webmail.alzheimer-nederland.nl. Meer informatie over het gebruik van
webmail vindt u via de hulpfunctie of via: http://help.outlook.com/nl.
Webwinkels
Als een secretaris benoemd is worden per mail de inloggegevevens van de twee webwinkels
(materialen en drukwerk) verstrekt.
Webwinkel materialen
De secretaris bestelt in deze webwinkel voor het bestuur materialen zoals briefpapier,
informatiefolders, brochures en pr-materialen. De link naar de webwinkel materialen is:
http://www.impress.nl/klanten/alzheimer/default.asp
Inloggen in de webwinkel materialen
Hiervoor heeft u uw toegangsnaam en wachtwoord nodig die per mail heeft ontvangen. De webwinkel
materialen wijst u vanzelf door de bestelprocedure. Bestellingen heeft u binnen vijf werkdagen op het
besteladres binnen.
Briefpapier en enveloppen kunt u ieder kwartaal voor de deadline bestellen. Waar het voorraden van
dit soort artikelen betreft adviseren we voldoende te bestellen waarbij u rekening houdt met mailingen
e.d., die op stapel staan.
Naambadges
In de webwinkel kunt u naambadges en de bijbehorende stickervellen bestellen. Voor het maken van
de badges vindt u een stramien op het Vrijwilligersplein bij materialen, Communicatie, badge.
Brochures
Voor geïnteresseerden zijn er drie mogelijkheden om aan brochures te komen:
 Als gratis download via de website;
 Via het Alzheimer Café en bijeenkomsten van afdelingen (inclusief brief met vraag om een
vrijwillige bijdrage);
 Door ze te bestellen via de webwinkel. Een brochure kost vier euro, exclusief verzendkosten.
Voor vragen over de webwinkel materialen neemt u contact op met Nelly van Schaik van de
Publieksservice via [email protected] of via 033 – 303 25 14.
Er zijn afdelingen waarbij de afspraak is dat de secretaris ook de materialen voor het Alzheimer Café
maakt en bestelt. Deze materialen zijn eveneens te bestellen in de webwinkel waarvan u
bestelgemachtigde bent. We vragen u in dat geval de toegangsnaam en het wachtwoord te gebruiken
dat speciaal voor het desbetreffende café afgegeven is.
2
Webwinkel drukwerk
De directe link naar deze webwinkel is: http://www.alzheimer.grafiportal.nl/Webshop/. Log vervolgens
in met uw e-mail en wachtwoord die u per e-mail heeft ontvangen. NB: deze inloggegevens zijn niet
hetzelfde als die van de webwinkel materialen. Als u uw wachtwoord vergeten of kwijt bent klikt u op
Wachtwoord vergeten en krijgt u uw wachtwoord naar uw inlog e-mail adres toegestuurd.
Er is een instructie webwinkel drukwerk om het drukwerk te maken met daarin tevens de
bestelprocedure en deadlines. Deze vindt u bij materialen, afdelingsbestuur, handleiding.
Afdelingsbrochure
De secretaris draagt zorg voor het maken en bestellen van de afdelingsbrochure. Deze is informatief
en in huisstijl, beschrijft de activiteiten van uw afdeling en geeft informatie over dementie en Alzheimer
Nederland.
Er zijn jaarlijks twee momenten waarop u de afdelingsbrochure kunt maken en bestellen: 1 februari en
1 augustus.
Het programma en de instructie leiden u per pagina door het proces heen en u kunt uw teksten en
wijzigingen invoeren. Tip: sla na elke pagina u wijzigingen op. Na het doorlopen van alle stappen
wordt uw bestelling klaargezet. Na de deadline controleren we de folder op inhoud. Daarna worden de
folders in combinatie gedrukt, dat bespaart enorm veel kosten.
Voor vragen over de afdelingsbrochure neemt u contact op met Ron Wiebolt, secretariaat afdelingen,
via [email protected] of 033 - 303 25 41 (ma., di. en donderdag).
Visitekaartjes
Voor bestuursleden die veel externe contacten hebben is het mogelijk om visitekaartjes op naam te
bestellen in de webwinkel drukwerk. Voor de andere bestuursleden kunnen algemene visitekaartjes
besteld worden met de gegevens van de afdeling. Meer informatie en de deadlines leest u in de
instructie.
(Half)-jaarprogramma Alzheimer Café
Dit is een mooi boekje waarin u alle Alzheimer Cafés van uw afdeling vermeldt. Handig voor promotie
van de cafébijeenkomsten bij bijvoorbeeld zorginstellingen, voor bezoekers en andere
geïnteresseerden en mantelzorgers. Belangrijk is dat u de informatie van alle bijeenkomsten heeft
verzameld. In de webwinkel kunt u vervolgens dit overzichtelijke boekje maken. U vult de locaties,
data en onderwerpen in. U heeft de keuze uit een boekje met een jaar- of halfjaaroverzicht. Meer
informatie en de deadlines leest u in de instructie.
Nieuwsbrief
Veel afdelingen geven een nieuwsbrief uit. Goed om de achterban, mantelzorgers en andere
geïnteresseerden op de hoogte te houden van de afdelingsactiviteiten. In de nieuwsbrief is ruimte om
een aantal artikelen met foto’s op te nemen. Hoe u de nieuwsbrief maakt leest u in de instructie
evenals de deadlines. De nieuwsbrief wordt gedrukt geleverd. Wat u ook kunt doen is deze alleen
digitaal maken en verspreiden per e-mail (pfd-bestand). Wij hopen dat ook uw afdeling de uitdaging
aangaat om dit mooie product te maken en te gebruiken binnen haar netwerk.
Registratie afdelingsvrijwilligers
Een actueel gegevensbestand is voor de afdelingen maar ook voor Alzheimer Nederland van groot
belang. Alzheimer Nederland registreert sinds 2012 de gegevens van vrijwilligers in haar database
Plexus. Wij vragen de secretarissen om nieuwe vrijwilligers en mutaties per mail door te geven.
3
Om zorg te dragen voor een correcte registratie van vrijwilligers is het van belang gebruik te maken
van het inschrijfformulier nieuwe vrijwilliger dat u op het Vrijwilligersplein vindt bij materialen,
afdelingsbestuur, handleiding.
De vrijwilliger kan dit formulier zelf invullen en aan u terug sturen. Vervolgens mailt u het door naar
Nelly van Schaik van de Publieksservice: [email protected].
De nieuwe vrijwilliger wordt na inschrijving verwelkomd met een brief namens de directeur/bestuurder,
waarbij hij/zij informatie ontvangt. Het Vrijwilligers handboek en informatie over het Vrijwilligersplein,
e-learning en we melden de datum van introductietraining nieuwe vrijwilligers (die we twee keer per
jaar organiseren in Amersfoort). Vanaf het moment van inschrijving ontvangt de vrijwilliger ook het
magazine Alz…, maandelijks het digitale Vrijwilligersnieuws, uitnodigingen voor trainingen en een
uitnodiging voor de Vrijwilligersdag. De laatste jaren gaat dit steeds vaker per e-mail.
Archivering van afdelingsstukken
De secretaris beheert het afdelingsarchief. Enkel stukken/documenten van de afdeling worden
(digitaal) gearchiveerd. Verslagen, vergaderstukken, het activiteitenplan, de begroting en andere
financiële stukken op jaartal en datum. Ingekomen stukken kunt u een postnummer geven en onder
het overzicht van ingekomen post archiveren. Een voorbeeld van een postlijst vindt u op het
Vrijwilligersplein bij materialen. Klik vervolgens op afdelingsbestuur.
Stukken die u ontvangt van Alzheimer Nederland hebben een nummer en worden op het landelijk
bureau gearchiveerd. Belangrijke brieven zijn de kaderbrief en de brief met het toegekende
jaarbedrag.
Stukken van de afdelingen dienen zeven jaar bewaard te worden.
Tip.: Maak minimaal maandelijks een back-up van het digitale archief.
4

Download Report