HANDLEIDING - Pensioen123

HANDLEIDING
© Pensioenfederatie en Verbond van Verzekeraars 2014
oktober 2014
1
INHOUD
Inleiding
Logo en header
Iconen
Laag 1
Laag 2
Laag 3
Voorbeelden
pagina 3
pagina 5
pagina 6
pagina 7
pagina 9
pagina 10
pagina 11
©2014 Pensioen 1-2-3 Handleiding, Pensioenfederatie en Verbond van Verzekeraars, Den Haag
Hoewel aan de totstandkoming van deze handleiding de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de
Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten
en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.
2
Inleiding
In deze handleiding leest u hoe u volgens de richtlijnen een Pensioen 1-2-3 ontwikkelt. De informatie
staat ook op de website www.pensioen123.nl.
De spelregels die betrekking hebben op de stijl van Pensioen 1-2-3 staan in de stijlgids. Veel
onderwerpen worden bovendien nader toegelicht in de rubriek Vraag en antwoord op de website.
Deze handleiding is bedoeld voor pensioenuitvoerders. Leden kunnen met vragen over
Pensioen 1-2-3 contact opnemen met de koepel waarbij zij zijn aangesloten: de Pensioenfederatie of
het Verbond van Verzekeraars.
Het format, de iconen en de voorbeeldteksten van Pensioen 1-2-3 zijn ontwikkeld in opdracht van en
eigendom van de Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars. Al het materiaal mag vrij van
rechten worden overgenomen door pensioenuitvoerders, mits het gebruikt wordt voor
communicatie over het tweedepijlerpensioen.
Wat is Pensioen 1-2-3?
Pensioen 1-2-3 is een gelaagd communicatiemiddel, bestemd voor nieuwe, bestaande en potentiële
deelnemers van een pensioenregeling. Pensioen 1-2-3 wordt verstrekt door de uitvoerder van de
pensioenregeling of door de werkgever.
Pensioen 1-2-3 geeft de deelnemer informatie over de belangrijkste onderdelen van de
pensioenregeling. De deelnemer krijgt antwoord op de volgende belangrijke vragen:







Wat biedt mijn pensioenregeling wel?
Wat biedt mijn pensioenregeling niet?
Hoe bouw ik pensioen op?
Welke keuzes heb ik?
Hoe zeker is mijn pensioen?
Welke kosten maakt mijn pensioenuitvoerder?
Wanneer moet ik in actie komen?
De pensioenregeling in 3 lagen
Pensioen 1-2-3 bestaat uit drie lagen. Deze gelaagde opzet komt het best tot zijn recht in digitale
vorm.
Na het lezen van laag 1 kent de deelnemer de belangrijkste elementen van zijn pensioenregeling. De
deelnemer kan vervolgens zelf bepalen of hij meer wil weten. Tijdens of na het lezen van laag 1 kan
hij via elke kop en icoon voor meer details doorklikken naar laag 2 en/of 3.
Laag 1:


De pensioenregeling “in 5 minuten”.
In deze eerste laag worden alle belangrijke onderdelen genoemd.
Laag 2:


De pensioenregeling “in 30 minuten”.
Deze tweede laag gaat dieper in op alle informatie uit laag 1.
Laag 3:


De pensioenregeling “in detail”.
Deze derde laag bevat documenten, zoals het pensioenreglement, het jaarverslag en de
statuten. Alle informatie uit laag 1 en 2 komt ook in laag 3 terug.
3
De totstandkoming van Pensioen 1-2-3
Evaluatie pensioencommunicatie
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) evalueert periodiek de wettelijk
verplichte communicatie over pensioenen. De startbrief blijkt onvoldoende bij te dragen aan het
pensioenbewustzijn van de Nederlander. Samen met de pensioensector zoekt het ministerie naar
nieuwe communicatiemiddelen, die beter aansluiten op de informatiebehoefte en belevingswereld
van de deelnemer.
Initiatief van de pensioensector
Pensioen 1-2-3 is een gezamenlijk initiatief van de Pensioenfederatie en het Verbond van
Verzekeraars. Onderzoeken van zowel de sector zelf, als van het ministerie van SZW, tonen aan dat
Pensioen 1-2-3 een begrijpelijk, volledig en aantrekkelijk alternatief is voor de startbrief.
Wettelijk kader en status
In het wetsvoorstel Pensioencommunicatie is opgenomen dat Pensioen 1-2-3 de startbrief vervangt.
Een nieuwe deelnemer moet binnen drie maanden na indiensttreding zijn Pensioen 1-2-3 ontvangen
hebben.
Naar verwachting treedt de wet Pensioencommunicatie op 1 januari 2015 in werking. Om de
pensioensector de gelegenheid te geven om Pensioen 1-2-3 te implementeren, pleiten het Verbond
van Verzekeraars en de Pensioenfederatie voor een overgangstermijn van minimaal een jaar.
4
Logo en header
Het logo (of beeldmerk) van Pensioen 1-2-3 staat altijd in de header op laag 1, laag 2 en laag 3 van
Pensioen 1-2-3, samen met het logo van de pensioenuitvoerder. De header onderscheidt zich van de
rest van de inhoud door het gebruik van een kader of ander grafisch element.
Het logo is beschikbaar in drie kleuren: groen, blauw en grijs.
Voor laag 1, laag 2 en laag 3 zijn aparte versies ontwikkeld, waarbij steeds een ander cijfer is
uitgelicht.
Het staat pensioenuitvoerders vrij de kleuren van het logo aan te passen aan de huisstijl. Aan de
vorm mag echter niets gewijzigd worden.
5
Iconen
In laag 1 en laag 2 van Pensioen 1-2-3 staan iconen, die aan een specifiek element of onderwerp zijn
gekoppeld. Deze maken de informatie visueel aantrekkelijk en eenvoudiger te begrijpen. Welke
iconen een Pensioen 1-2-3- bevat, is afhankelijk van de pensioenregeling. De iconen mogen ook in
laag 3 gebruikt worden.
De iconen gaan altijd (ook in andere uitingen dan Pensioen 1-2-3) vergezeld van een toelichtende
tekst op het element of onderwerp waarop ze betrekking hebben. Voorbeeldteksten staan op
www.pensioen123.nl.
In sommige iconen staat een leeftijd voor pensionering; deze iconen zijn beschikbaar in varianten van
56 tot en met 70 jaar. Alle iconen zijn beschikbaar in de kleuren groen, blauw en grijs.
Iconen mogen niet veranderd worden, met uitzondering van de kleuren: die mogen worden
aangepast aan de huisstijl van de pensioenuitvoerder.
Onder de kop ‘Wat krijgt u in onze pensioenregeling niet?’ wordt overlappend over het hele icoon
het icoon met het rode kruis geplaatst.
Iconen hebben op gedrukte uitingen en in printversies een grootte van minimaal 12×12 millimeter.
Andere iconen nodig?
Voor de eenduidigheid en herkenbaarheid is het niet wenselijk dat onbeperkt en zonder overleg
nieuwe iconen worden ontwikkeld. In het belang van de deelnemer willen de koepels voorkomen dat
voor hetzelfde onderwerp verschillende iconen in omloop komen. Het is belangrijk dat de deelnemer
bekend raakt met de begrippen die de iconen representeren; derhalve is het noodzakelijk dat er
slechts een beperkt aantal iconen gebruikt wordt.
Mist u toch een belangrijk icoon voor Pensioen 1-2-3? Dan kunt u een verzoek voor een nieuw icoon
indienen bij de Pensioenfederatie of het Verbond van Verzekeraars. De werkgroep Pensioen 1-2-3 zal
het verzoek beoordelen. Als het verzoek wordt goedgekeurd, zal het icoon worden ontwikkeld op
kosten van de Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars. Nieuwe iconen en bijbehorende
voorbeeldteksten worden op de website gepubliceerd ten behoeve van communicatie over het
tweedepijlerpensioen.
Voor u een verzoek indient, is het raadzaam eerst de Pensioen 1-2-3-website te raadplegen. Wellicht
bestaat het icoon inmiddels al.
6
Laag 1
Laag 1 van Pensioen 1-2-3 geeft de (potentiële) deelnemer in enkele minuten een globaal inzicht in
zijn of haar pensioenregeling. Pensioen 1-2-3 wordt bij voorkeur digitaal verstrekt.
Format
Laag 1 van Pensioen 1-2-3 heeft een vast format. De voorwaarden waaraan de opmaak van laag 1
moet voldoen, staan beschreven in de stijlgids. Pensioenuitvoerders mogen laag 1 aan de eigen
huisstijl aanpassen, maar moeten daarbij rekening houden met een aantal vaste elementen.
Header en introductietekst
Laag 1 opent met een header waarin het logo van de pensioenuitvoerder en het logo van Pensioen
1-2-3 (met de 1 uitgelicht) staan. Hierna volgt een aanhef en een introductietekst. In de voorbeelden
is voor het gebruik van ‘u’ als aanspreekvorm gekozen. Dit mag worden gewijzigd in ‘ik’ of ‘je’.
Koppen
De inhoud van de koppen mag in verband met de herkenbaarheid niet gewijzigd worden. Ook de
volgorde van de koppen staat vast:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Wat krijgt u in onze pensioenregeling?
Wat krijgt u in onze pensioenregeling niet?
Hoe bouwt u pensioen op?
Welke keuzes heeft u zelf?
Hoe zeker is uw pensioen?
Welke kosten maken wij?
Wanneer moet u in actie komen?
N.B. in de koppen mag alleen de aanspreekvorm ‘u’ worden gewijzigd in ‘ik’ of ‘je’.
Iconen
Onder de koppen wordt ingegaan op verschillende aspecten van de pensioenregeling. Dit gebeurt
aan de hand van iconen in combinatie met een tekst. Via elke kop en icoon kan de deelnemer voor
meer details doorklikken naar laag 2 en/of 3.
Voorbeeldteksten
Bij alle iconen van Pensioen 1-2-3 zijn - zowel voor laag 1 als laag 2 en voor verschillende soorten
pensioenregelingen - voorbeeldteksten beschikbaar via www.pensioen123.nl. Als de tekst van een
ander soort regeling beter aansluit bij uw pensioenregeling dan mag u die uiteraard gebruiken. De
teksten mogen bovendien redactioneel op de eigen doelgroep en inhoudelijk op de eigen regeling
worden aangepast. Dit geldt ook voor de aanspreekvorm. Verder moeten de contactgegevens van de
pensioenuitvoerder eenvoudig te vinden zijn.
Laag 1 op papier
Indien laag 1 op papier wordt verstrekt, worden de koppen 1 t/m 3 op de voorzijde van het A4
gedrukt en de koppen 4 t/m 7 op de achterzijde.
7
In een papieren versie staat onderaan op beide zijden een voettekst: op de voorzijde wordt hierin
verwezen naar www.mijnpensioenoverzicht.nl, op de achterzijde wordt verwezen naar laag 2 en laag
3 van Pensioen 1-2-3 en staan ook de contactgegevens.
8
Laag 2
Laag 2 van Pensioen 1-2-3 is een verdieping van laag 1 en geeft de (potentiële) deelnemer in dertig
minuten meer inzicht in zijn pensioenregeling.
Laag 2 wordt bij voorkeur digitaal verstrekt.
Format
Laag 2 van Pensioen 1-2-3 heeft, net als laag 1, een vast format. De voorwaarden waaraan de
opmaak van laag 2 moet voldoen, staan beschreven in de stijlgids. Pensioenuitvoerders mogen laag 2
aan de eigen huisstijl aanpassen, maar moeten daarbij rekening houden met een aantal vaste
elementen.
Laag 2 bevat dezelfde header (met als enige verschil het logo voor laag 2), koppen en iconen als laag
1, maar de teksten gaan dieper in op elk onderwerp. De volgorde en de inhoud van de koppen staan
wederom vast en zijn gelijk aan laag 1. Via elke icoon kan de deelnemer voor meer details
doorklikken naar laag 3.
In laag 2 moet, net als in laag 1, een duidelijke verwijzing naar www.mijnpensioenoverzicht.nl
opgenomen worden. Ook moeten de contactgegevens van de pensioenuitvoerder eenvoudig te
vinden zijn.
Voorbeeldteksten
Ook voor laag 2 zijn bij alle iconen voorbeeldteksten beschikbaar. Deze teksten mogen redactioneel
aangepast worden op de eigen doelgroep en inhoudelijk op de eigen pensioenregeling. Dit geldt ook
voor de aanspreekvorm.
Laag 2 op papier
In een papieren versie staat onderaan op alle zijden een voettekst: hierin wordt verwezen naar
www.mijnpensioenoverzicht.nl. Op de laatste bladzijde wordt verwezen naar de website van de
pensioenuitvoerder en/of het pensioenreglement.
9
Laag 3
Laag 3 van Pensioen 1-2-3 heeft, anders dan laag 1 en laag 2, geen vast format. Laag 3 bestaat uit
documenten (zie de tabel hieronder) die de deelnemer gedetailleerde informatie geven over de
pensioenregeling en de pensioenuitvoerder. Laag 3 is bovendien een overzichtspagina op de website
van de pensioenuitvoerder met linkjes naar alle betreffende documenten. Op die pagina plaats u de
laag 3-versie van het logo van Pensioen 1-2-3.
De deelnemer bereikt de documenten in laag 3 via linkjes of doorverwijzingen in laag 2. Het
pensioenreglement en de pensioenvergelijker dienen ook vanuit laag 1 direct benaderd te kunnen
worden. Alle informatie uit laag 1 en 2 komt terug in laag 3.
De documenten in laag 3 worden in ieder geval digitaal aangeboden. De pensioenuitvoerder mag de
documenten uiteraard ook in hard copy beschikbaar stellen.
Verplichte en optionele documenten
Enkele documenten in laag 3 zijn verplicht voor iedere pensioenuitvoerder. Door het aanbieden van
deze juridische en beleidsmatige documenten beantwoordt Pensioen 1-2-3 aan de wettelijke eisen.
De andere documenten zijn optioneel.
Verplichte documenten in laag 3
Pensioenreglement
Uitvoeringsreglement of uitvoeringsovereenkomst
Jaarverslag (= voor pensioenfondsen verplicht)
Herstelplan (indien van toepassing)
Optionele documenten in laag 3
Brochure(s)
Statuten
Jaarverslag (= voor verzekeraars optioneel)
ABTN
PFG-document
Verklaring beleggingsbeginselen
Cao
Etc.
N.B. Om de toegankelijkheid voor de deelnemer te bevorderen, raden wij aan om bij het doorklikken
vanuit laag 2 naar een document in laag 3, direct te linken naar de betreffende passage. Wanneer
iemand bijvoorbeeld in laag 2 klikt op het ‘nabestaandenpensioen', dan moet de deelnemer direct in
de betreffende tekstpassage in een document terecht komen. Zodoende hoeft de deelnemer niet
zelf op zoek te gaan naar de betreffende passage.
10
Voorbeelden
Het digitale voorbeeld op de website www.pensioen123.nl laat zien hoe de verschillende lagen van
Pensioen 1-2-3 technisch vormgegeven en met elkaar verbonden kunnen worden.
Ook zijn er voorbeelden beschikbaar van een papieren Pensioen 1-2-3 voor een DB-, DC- en
kapitaalregeling. Op de website zullen in de loop van de tijd ook praktijkvoorbeelden van
Pensioen 1-2-3 van verschillende pensioenuitvoerders worden geplaatst.
Wilt u uw Pensioen 1-2-3 delen? Stuur het dan op naar de koepel waarbij uw organisatie is
aangesloten. De Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars beoordelen of het voorbeeld
volledig aan de wet voldoet en plaatsen hem in overleg met u op de website van Pensioen 1-2-3.
11

Download Report