BRING YOUR OWN DEVICE We kunnen hem nauwelijks nog missen: onze laptop, notebook of tablet. De meeste personeelsleden van Thomas More hanteren dagelijks een of meer “mobile devices”, zowel voor het werk als voor privégebruik. Mobiele apparatuur wordt een noodzakelijke persoonlijke digitale “boekentas” en een verlengstuk van of alternatief voor een vaste werkruimte. Sommige personeelsleden hebben een laptop van de hogeschool, anderen hebben al hun werkgegevens op hun privé-laptop staan. Thomas More kiest nu voor een politiek van “Bring your own device” (BYOD). De hogeschool stelt zelf geen laptop of tablet meer ter beschikking. De personeelsleden worden aangemoedigd om de apparatuur, die ze willen gebruiken zelf te kopen en krijgen een deel (tot 70%) van de aankoopprijs terugbetaald. Dat is in een notendop de essentie van BYOD. Het volledige verhaal is natuurlijk iets ingewikkelder. Een voordeel van alle aard Op de nieuwe generatie laptops en tablets smelten werk- en privé-gegevens nauw samen: accounts van linked-in, facebook, sharepoint, ms, google, itunes, foto’s, video’s, etc.. zijn dikwijls diep in de werking van de toestellen verweven. Werken met een laptop van het werk en met een eigen laptop wordt dikwijls als hinderlijk ervaren. En er zijn allicht ook veel personeelsleden, die het nu hinderlijk vinden dat al hun werkgegevens op hun privé-laptop staan. Als een werkgever een laptop ter beschikking stelt van een personeelslid moet duidelijk zijn of het personeelslid ja dan neen die laptop ook privé mag gebruiken. Als privégebruik toegelaten is, komt de fiscus om de hoek kijken. Een laptop van de werkgever ook privé gebruiken wordt in het - fiscaal jargon een “voordeel van alle aard” voor de werknemer genoemd. De werknemer wordt daarop belast. Om dit te vermijden mag een laptop van Thomas More uitsluitend voor professionele doeleinden gebruikt worden. Dan is er geen voordeel van alle aard en wordt het personeelslid er niet op belast. 70/30 Eén laptop voor werk en privé is ongetwijfeld het gemakkelijkste. Thomas More wil daarom het aantal mobile devices, dat ter beschikking gesteld worden van personeelsleden zoveel mogelijk beperken. De hogeschool kiest ervoor om personeelsleden die zelf een laptop, notebook of tablet kopen een deel van de aankoopprijs terug te betalen op voorwaarde dat het toestel ook voor het werk gebruikt wordt. Het percentage van de aankoopprijs dat terugbetaald wordt (70%), stemt overeen met het geschatte professioneel gebruik. De belastingsadministratie aanvaardt dat percentage. De terugbetaling beperkt zich tot een maximaal bedrag van 700 euro en wordt gespreid over vier jaar. Smartphones en andere telefoontoestellen komen niet in aanmerking voor terugbetaling. De keuze voor Bring Your Own Device betekent niet dat geen enkel personeelslid nog een laptop, notebook of tablet ter beschikking krijgt. Er is duidelijk bepaald voor welke personeelsleden het BYOD-principe niet geldt. Bovendien blijven er een aantal laptops ter beschikking van de andere personeelsleden. Men kan deze toestellen lenen in de bibliotheken, maar telkens slechts voor één dag. Policy Wie nog wel een mobile device ter beschikking krijgt, welke overgangsmaatregelen er gelden, wat in aanmerking komt voor terugbetaling, volgens welke procedure en modaliteiten de terugbetaling gebeurt,… lees je in de “Policy terugbetaling mobile devices”. Dit document vind je in bijlage. Er is ook een formulier voor het aanvragen van de terugbetaling ter beschikking. Je vindt dat ook bij de documenten van de Financiële dienst via het luik personeel van de website van Thomas More. Lees de Policy eens grondig. We kunnen je al wel meegeven dat het BYOD-principe ingaat vanaf 01 januari 2014. Je kan dus vanaf nu terugbetaling aanvragen van mobile devices gekocht vanaf 01 oktober 2013. Werk aan de winkel De policy kadert in een breder plan om het gebruik van eigen IT-apparatuur in onze hogeschool te faciliteren en aan te moedigen, zowel bij docenten als bij studenten. Om dat optimaal te laten verlopen en bijvoorbeeld iedereen toegang te geven tot de netwerkschijven of vanop een privé-laptop te laten printen, moeten er nog verschillende faciliteiten worden uitgebouwd. Wie nu reeds met een eigen laptop op de hogeschool wenst te printen en via een netwerkkabel toegang wil hebben tot de netwerkschijven, vraagt aan de dienst ICTS om op zijn laptop een “image” te plaatsen. Om technische redenen kan dat voorlopig alleen maar bij één type laptop, namelijk een Toshiba L50-A-16HBE met 15,6" scherm, i7 processor en 8G ram geheugen. Dit toestel is voor personeel en studenten tegen gunstige voorwaarden te koop bij www.campusshop.be Een aanvraag voor een image op deze laptop kan je vanaf 1 maart 2014 indienen via http://servicedesk.thomasmore.be Bij “Ik heb een vraag over” kies je voor “Bring your own device” Als personeelslid van Thomas More kan je gratis software krijgen voor je privé-laptop. Het gaat om licenties van antivirus, Microsoft Office en een update voor Windows. Alle informatie hierover vind je via http://servicedesk.thomasmore.be/byod. Op deze webpagina wordt de volgende weken en maanden alle informatie met betrekking tot de BYOD samengebracht en aangevuld. Meer informatie? • • • Voor juridische vragen contacteer je Wouter Van Hoe, hoofd van de juridische dienst van Thomas More: [email protected] Voor vragen over de details van de policy, gebruik je het webformulier http://servicedesk.thomasmore.be Bij “Ik heb een vraag over” kies je voor “Bring your own device”. Of je zoekt op http://servicedesk.thomasmore.be/byod Voor vragen over het terugbetalingsformulier contacteer je de Financiële dienst van je campus.
© Copyright 2024 ExpyDoc
