Nieuwsbrief Versturen opt-out brieven voor vangnet

AHOVOS - Afdeling Studietoelagen
19 december 2013
Nieuwsbrief
Versturen opt-out brieven voor vangnet studietoelagen
Beste allemaal,
De Afdeling Studietoelagen staat aan de vooravond van een zichtbare stap naar automatische
toekenning van school- en studietoelagen : het “vangnet” voor de hernieuwers.
Hernieuwers zijn alle (ouders van) leerlingen of studenten die in 2012-2013 een toelage
hebben aangevraagd én ook gekregen hebben.
Er zal worden nagegaan wie van deze hernieuwers nog geen aanvraag indiende voor 20132014. Zij zullen door de Afdeling Studietoelagen worden aangeschreven. Niet meer zoals
vroeger met een herinneringsbrief en een leeg aanvraagformulier. De Afdeling Studietoelagen
zal voorstellen om zelf de aanvraag op te starten.
Een eerste kleine groep wordt bij wijze van proef half december al aangeschreven.
De volledige verzending is voorzien in januari.
Dit proces zal in twee stappen verlopen
1. De opt-out brief (dit is nog geen automatisch gestarte aanvraag)
2. Het automatisch gestart dossier
De opt-out brief (waarmee aan de burger de mogelijkheid wordt geboden om GEEN
gebruik te maken van een automatisch gestart dossier)
Vanaf half december 2013 verstuurt de afdeling Studietoelagen een brief, de zogenaamde optout brief, naar de burger die tijdens schooljaar 2012-2013 een toelage aanvroeg en effectief
ook kreeg én op dat moment nog geen aanvraag voor 2013-2014 indiende.
In die brief stelt de Afdeling Studietoelagen voor om zelf een aanvraag voor 2013-2014 op te
starten.
Wie wil dat de Afdeling Studietoelagen effectief een aanvraag, hoeft niet te reageren op deze
brief. De Afdeling Studietoelagen zal het onderzoek starten en de nodige gegevens ophalen
bij andere overheidsdiensten (bv informatie over uw inkomen, de gezinssamenstelling, de
gevolgde studies, …)
1
Jaargang 5– 19 december 2013
AHOVOS - Afdeling Studietoelagen
Wie niet akkoord gaat, moet wél schriftelijk reageren. Deze burger moet een brief opstellen
waarin hij of zij laat weten niet akkoord te gaan met een automatisch gestart onderzoek. Deze
brief moet ondertekend zijn en de rijksregisternummers van zowel de onderhoudsverstrekker
als de kinderen bevatten.
Testrun deze week-verzending in januari
We plannen een eerste testrun in de nacht van 17 op 18 december. Hierbij zullen een kleine
100 brieven vertrekken. Als dit goed verloopt, dan volgt de rest van de opt-outbrieven in
januari.
Het automatisch gestart dossier
Een tweetal maanden na de verzending van de opt-outbrief krijgt de burger die niet koos voor
de opt-out een automatisch gestart dossier toegestuurd. Dit moet hij dan nalezen, eventueel
verder aanvullen en terugbezorgen aan de Afdeling Studietoelagen. Voor de 100 kandidaten
uit de testrun zal dit rond half februari 2014 zijn. Voor wie een opt-outbrief ontvangt in
januari, volgt het automatisch gestart dossier in maart.
Wat als iemand een opt-outbrief ontvangt, maar intussen toch net een aanvraag voor
2013-2014 indiende?
Het is mogelijk dat de opt-outbrief en de aanvraag elkaar kruisten. In dat geval moet de burger
verder niets doen. Zodra de aanvraag geregistreerd is, zal een ontvangstmelding verstuurd
worden. Het dossier zal verder behandeld worden op basis van de ingediende aanvraag.
Wat doen bij bezoekers?
Bij bezoekers wordt best benadrukt dat de burger geen actie moet ondernemen en dat hij/zij
van de afdeling een automatisch gestart dossier ontvangt binnen 2 maanden.
Marleen
2
Jaargang 5– 19 december 2013

Download Report