Accountantsverslag 2013 SVHW Aan het bestuur Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffingen en Waardebepaling (SVHW) t.a.v. de heer K. van Eldik, algemeen directeur a.i. Postbus 7059 3286 ZH KLAASWAAL 31 maart 2014 H.E. de Winter 5501-3113649720 Accountantsverslag van het SVHW voor het boekjaar eindigend op 31 december 2013 Geachte bestuur, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2013. Daarin zijn onze belangrijkste controlebevindingen samengevat. Voorts treft u een analyse aan van de ontwikkelingen in uw vermogen en resultaat. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van het SVHW. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij hebben de jaarrekening 2013 gecontroleerd. Bij deze jaarrekening hebben wij op 6 juni 2013 een goedkeurende controleverklaring verstrekt. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Het is zonder voorafgaande toestemming niet toegestaan om dit accountantsverslag te publiceren. Dit geldt ook voor de publicatie op uw website. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA Partner 3 31 maart 2014 5501-3113649720 Inhoud Managementsamenvatting 4 1 Uw vermogen en resultaat 8 1.1 1.2 8 9 2 Algemeen Goedkeurende controleverklaring Controle rechtmatigheid 9 2.1 9 Begrotingsrechtmatigheid 3 Interne beheersing 2013 11 4 De kwaliteit van de accountantscontrole 13 5 Overige onderwerpen 13 6 Frauderisico 14 Bijlage A1: Niet gecorrigeerde fouten 16 Bijlage B: Onafhankelijkheid 17 Bijlage C: Reikwijdte van de controle 2012 18 Bijlage D: Frauderisico-analyse 20 Bijlage E: Disclaimer en beperking in gebruik 22 4 31 maart 2014 5501-3113649720 Managementsamenvatting Betreft: Bevinding Verwijzing naar pag. Status van de controle Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met de vooraf afgesproken planning, zoals overeengekomen in de opdrachtbevestiging van 10 januari 2014 en het auditplan. De uitgevoerde werkzaamheden hebben geresulteerd in een goedkeurende controleverklaring. De controleverklaring bij de jaarrekening 2013 hebben wij u op 6 juni 2013 separaat toegezonden N.v.t. Reikwijdte van de controle Met de opdrachtbevestiging van 10 januari 2014 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2013. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging en het audit plan. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. N.v.t. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2013 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Een samenvatting van de reikwijdte van de controle voor 2013 is opgenomen in bijlage C. Belangrijke bevindingen ten aanzien van significante risico’s 5 31 maart 2014 5501-3113649720 Managementsamenvatting Betreft: Bevinding 17 Belangrijke bevindingen ten aanzien van overige significante risico’s Significante verslaggevingsgrondslagen Verwijzing naar pag. Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van het SVHW. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van het SVHW zijn uiteengezet in de toelichting bij de balans op pag. 40 e.v. bij de jaarrekening 2013. In 2013 hebben zich ten opzichte van 2012 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van het SVHW. Wij hebben het door het dagelijks bestuur toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt. N.v.t. 6 31 maart 2014 5501-3113649720 Managementsamenvatting Betreft: Bevinding Verwijzing naar pag. Analyse vermogen en resultaat Per 31 december 2013 is het eigen vermogen van het SVHW met circa € 248.000 afgenomen. 14 Geïdentificeerde fouten en tekortkomingen in de toelichtingen De materialiteit bij de planning en uitvoering van onze controle was € 122.500 (2012: € 119.500), zoals uiteengezet in onze controleplanning. Deze goedkeuringstolerantie sluit aan op het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol. Goedkeuringstoleranties Fouten 1% van het totaal van de lasten € 122.500 Onzekerheden 3% van het totaal van de lasten € 367.500 Rapporteringstoleranties Fouten € 20.000 Onzekerheden € 20.000 De jaarrekening 2013 bevat geen niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden. 7 31 maart 2014 5501-3113649720 Managementsamenvatting Betreft: Bevinding Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van het SVHW en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid. Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectieve dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bijlage B bevat een nadere uiteenzetting van onze onafhankelijkheid. Belangrijke knelpunten tijdens de controle n.v.t. Verwijzing naar pag. 8 31 maart 2014 5501-3113649720 1 Uw vermogen en resultaat In de volgende paragrafen geven wij een analyse van het resultaat en het vermogen van de gemeente. 1.1 Algemeen In het BBV, de verslaggevingsregels van gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt € 248.000 nadelig. Per saldo zijn er tussentijds geen mutaties in de reserves gedaan, zodat het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat € 248.000 nadelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hierna volgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (x € 1.000): Ontwikkeling Eigen Vermogen Stand van de reserves per 1 januari 2011 2012 600 Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening Totaal (=resultaat vóór bestemming) Stand per 31 december 2013 600 671 71 -/- 248 5 600 66 -/- 248 5.797 671 423 De reserves van het SVHW zijn in 2013 met een bedrag van € 248.000 afgenomen. Dit komt overeen met het resultaat voor bestemming van € 248.000 nadelig. De omvang van uw reserves bedraagt ultimo 2013 5,5 % van het balanstotaal (2012: 11,2 % van het balanstotaal). In de paragraaf weerstandsvermogen is een opsomming vermeld van de mogelijke risico’s voor SVHW. In de vergadering van het algemeen bestuur van 5 december 2013 is bepaald dat de minimale omvang van de gewenste financiële buffer € 400.000 en maximaal € 700.000 moet zijn. Het positieve exploitatieresultaat 2013 is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Het “genormaliseerde” exploitatieresultaat 2013 (resultaat exclusief incidentele baten en lasten) hebben wij Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 9 31 maart 2014 5501-3113649720 hierna op hoofdlijnen berekend. Voor een meer uitgebreide analyse van het resultaat verwijzen wij naar de toelichting op de programmarekening en het, overeenkomstig de notitie incidentele baten en lasten van de commissie BBV opgenomen, overzicht van incidentele baten en lasten dat is opgenomen in deze toelichting. Positief exploitatieresultaat 2013 (x € 1.000) Nadelig effectief diverse incidentele lasten Voordelig effect diverse incidentele baten -/- 248 322 -/- 391 Genormaliseerd exploitatieresultaat 2013 nadelig -/- 317 1.2 Goedkeurende controleverklaring Bij de jaarrekening 2013 van het SVHW hebben wij op 31 maart 2014 een goedkeurende controleverklaring verstrekt. Bij aanvang van de balanscontrole was de kwaliteit van de ter controle aangeboden conceptjaarrekening ruim voldoende om onze controle te starten en af te ronden. De dossiervorming was voldoende en tevens hebben wij volledige medewerking van uw medewerkers gehad bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden. In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2013. Een overzicht van alle geconstateerde niet-gecorrigeerde controleverschillen hebben wij in appendix A opgenomen. De posten beneden de rapporteringstolerantie hebben wij niet afzonderlijk maar als totaal opgenomen. 2 Controle rechtmatigheid 2.1 Begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 10 31 maart 2014 5501-3113649720 Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2013 van het Platform Rechtmatigheid. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten, en waarbij de raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In totaal heeft het SVHW € 11,9 miljoen aan lasten begroot (na wijziging), tegenover € 12,1 miljoen werkelijke lasten. Dit is in totaal een overrealisatie van € 0,2 miljoen (2%). Aan baten had het SVHW een bedrag van € 11,8 miljoen begroot, tegenover € 11,8 miljoen werkelijke baten. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van deze overschrijdingen naar de toelichting op de programmarekening, waarin een analyse van begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid 2013 is opgenomen. Binnen het SVHW is sprake van afwijkingen van de begroting op zowel baten als op lasten. Per saldo heeft dit echter geleid tot een negatief exploitatieresultaat. De analyse hiervan is opgenomen in de jaarrekening in Paragraaf 3.4 Rechtmatigheid. Van de afwijkingen op de lasten is melding gemaakt in de najaarsnota 2013. De najaarsnota is vastgesteld tijdens de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 5 december 2013. Geconcludeerd kan worden dat het SVHW heeft voldaan aan de eisen van begrotingsrechtmatigheid. 2.2 Inhuur personeel derden Over het boekjaar 2013 heeft het SVHW gebruik gemaakt van personeel van derden. In totaal waren de kosten € 1,2 miljoen. Voor enkele functies die waargenomen zijn waren de kosten hoger dan € 200.000 gedurende de afgelopen vier jaren. Ingevolge de EU-aanbestedingswet hadden deze onderdelen gemeld moeten worden aan de Europese Commissie. Deze melding(en) hebben echter niet plaats gevonden. Deze omissies worden aangemerkt als formele rechtmatigheidsfouten, maar worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 11 31 maart 2014 5501-3113649720 3 Interne beheersing 2013 3.1 Algemeen Wat zijn de recente huidige ontwikkelingen? Het ‘Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)’ heeft onlangs een geactualiseerde versie van het Internal Control Framework uitgebracht. De belangrijkste doelstelling voor het COSO bij de actualisatie van dit framework was het aanpakken van de belangrijke veranderingen die zich de afgelopen 20 jaar hebben voorgedaan in het bedrijfsleven en bij overheidsinstellingen. Zo bevat het framework nu expliciet het concept van frauderisico’s in relatie tot het bereiken van strategische doelstellingen. Wat zijn goede criteria voor interne beheersing? Het geactualiseerde Internal Control Framework biedt een structuur voor de opzet en evaluatie van de effectiviteit van de interne beheersing door gebruik te maken van principes om de componenten van de interne beheersing te beschrijven. Met deze principes wil het COSO ondernemingen en instellingen helpen efficiënte systemen van interne beheersing op te zetten en de doelmatigheid daarvan te evalueren. De in het framework behandelde 17 principes zijn relevant voor alle entiteiten. Als een principe niet adequaat is opgepakt, werkt de betreffende component van interne beheersing doorgaans niet optimaal. Het management is verantwoordelijk voor de opzet van het systeem van interne beheersing en heeft in dit opzicht een belangrijke voorbeeldfunctie en bepalende rol in het uitdragen van de bedrijfscultuur. Duidelijke, logische en herhaalde signalen vanuit het management kunnen een collectieve cultuur bevorderen waarin integriteit en ethisch gedrag centraal staan en worden beloond. Voorbeelden van dergelijke signalen zijn interne trainingsprogramma’s, vergaderingen, formele en informele gesprekken met medewerkers, nieuwsbrieven en werkinstructies. Wat is een effectief systeem van interne beheersing? In een effectief systeem van interne beheersing zijn alle vijf componenten beheersingsomgeving, risicoanalyse, beheersactiviteiten, informatie & communicatie en toezichthoudende activiteiten en de bijbehorende principes aanwezig en werken deze op een geïntegreerde manier op elkaar in. Het Updated Framework gebruikt de termen ‘tekortkoming in de interne beheersing’ en ‘belangrijke tekortkoming’ om diverse gradaties in de ernst van tekortkomingen in de interne beheersing te beschrijven. Een tekortkoming in de interne beheersing verwijst naar een ‘tekortkoming in één of meerdere componenten en bijbehorend(e) principe(s) die de waarschijnlijkheid dat de entiteit zijn doelen zal bereiken verkleint’. Een belangrijke tekortkoming verwijst naar een ‘tekortkoming in de interne beheersing of een combinatie van tekortkomingen die de waarschijnlijkheid dat de entiteit zijn doelen zal bereiken in ernstige mate verkleint’. Indien sprake is van een belangrijke tekortkoming zal de organisatie niet tot Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 12 31 maart 2014 5501-3113649720 de conclusie kunnen komen dat voldaan is aan de vereisten van een effectief systeem van interne beheersing. In het kader van een effectief systeem van interne beheersing is het van belang dat het management voor de belangrijkste beheersmaatregelen duidelijk in kaart brengt ‘wie wat doet’ en wat daarbij de onderliggende bewijsvoering, timing, gebruikte informatie en resultaten zijn. Wat is van toepassing op kleine en middelgrote organisaties? Het opstellen van risicoanalyses is ook van belang voor het management van kleine en middelgrote organisaties. Hoewel een kleine of middelgrote entiteit wellicht geen volledig uitgewerkt internal control framework heeft, is zeer wel mogelijk dat andere relevante vormen van interne beheersing zijn ontwikkeld. Enkele voorbeelden hiervan zijn een cultuur waarbinnen het belang van integriteit en ethisch gedrag wordt benadrukt in mondelinge communicatie en door voorbeeldgedrag van het management. Als onderdeel van onze risicoanalyse hebben wij het bestuur verzocht inzicht te geven in de belangrijkste maatregelen van interne beheersing. Tijdens deze gesprekken heeft het college aangegeven zich bewust te zijn van het belang van een adequate interne beheersing en voorbeelden gegeven van interne procedures. Tegelijkertijd stellen wij vast dat de eigen interne vastleggingen van deze procedures (te) beperkt zijn qua aard, reikwijdte en/of diepgang. Zo is voor de belangrijkste maatregelen van interne beheersing geen documentatie voorhanden die illustreert wie wat doet, waarom, wanneer, waarmee en met welke uitkomst. Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die voor u en het bestuur onopgemerkt blijven. Wij menen dat het op effectieve en efficiënte wijze bereiken van uw doelstellingen gebaat is bij een goed inzicht in de interne beheersing en een periodieke (her)evaluatie van het functioneren daarvan. Gelet op het belang van een interne risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en een actuele interne beheersing benadrukken wij het belang van periodieke risicoanalyses als vast onderdeel van het interne controlesysteem dat erop is gericht risico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten inschatten en het daarop toespitsen van de interne beheersing. Wij attenderen u graag op de folder ‘Interne beheersing in de praktijk; are you in control?’ waarin wij dit nader uitwerken. 3.2 Interne beheersing SVHW 2013 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij vooraf een tussentijdse controle uitgevoerd. Deze interimcontrole is primair gericht op de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interimcontrole, zijn vastgelegd in een gedetailleerde managementletter. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 13 31 maart 2014 5501-3113649720 4 De kwaliteit van de accountantscontrole Ons voortdurende streven naar een kwalitatief hoogwaardige accountantscontrole omvat het hele spectrum van die kwaliteit: de beleidsprincipes en gedragslijnen; hoe wij onze rol en de kwaliteit van onze accountantscontroles definiëren; de filosofie en de doelstelling van de accountant; de specifieke capaciteiten, de tools, methodes, en de normen die wij toepassen bij de uitvoering van accountantscontroles; en het beheren van onze praktijk. Dit komt ook duidelijk naar voren in alle fasen van de uitvoering van onze controleopdrachten, van cliëntacceptatie, het verrichten van de accountantscontrole, tot aan de communicatie met het auditcommittee c.q. toezichthoudend orgaan. Continue verbetering, zo erkennen wij, vergt een continu leerproces - een erkenning die blijkt uit ons vaktechnische ontwikkelingsprogramma. Wij verzorgen trainingen en opleidingen op het gebied van vaktechniek, regelgeving, beroepsethiek en onafhankelijkheid. Wij hebben dit jaar het initiatief genomen om een constructieve dialoog met onze stakeholders aan te gaan over hun verwachtingen ten aanzien van onze openbare rol en de kwaliteit van de accountantscontrole, met inbegrip van de communicatie over onze controle. Dit heeft geleid tot inspirerende en constructieve inzichten van investeerders, leden van auditcommittees, regelgevers en politici. Ons jaarlijkse transparantierapport, in te zien via www.deloitte.nl, biedt meer uiteenzettingen over de belangrijkste aspecten van onze benadering ten aanzien van de kwaliteit van de accountantscontrole op basis van de uitkomst van deze dialoog. Ons transparantierapport gaat in op onze kwaliteitsbewakingsprogramma's, de ontwikkeling van onze mensen, externe onderzoeken van toezichthouders, ethiek en naleving van wet en regelgeving, en het monitoren van de prestaties van onze partners. Daarnaast omvat dit verslag ook gedetailleerde financiële en andere informatie. 5 5.1. Overige onderwerpen Bevestigingen van het dagelijks bestuur Wij hebben van het dagelijks bestuur een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. 5.2. Meningsverschil met management of beperking in de reikwijdte van de controle Er zijn geen meningsverschillen met het dagelijks bestuur geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controle-opdracht door het dagelijks bestuur en de medewerkers van het SVHW de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad 5.3. Naleving van wet- en regelgeving overig Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 14 31 maart 2014 5501-3113649720 5.4. Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen.. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen. 5.5. Wet Normering Topinkomens De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013 en vervangt de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt). De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van € 228.599 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2013 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen 6 Frauderisico Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneelkritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen, en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het dagelijks bestuur en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, het algemeen bestuur. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met de controller van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Van het college hebben wij de van belang zijnde informatie ontvangen. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 15 31 maart 2014 5501-3113649720 Bovendien hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het “omzeilen” van de interne beheersingsmaatregelen door het dagelijks bestuur te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Als onderdeel van onze controle en de gevoerde fraudediscussie hebben wij het college verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het college daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het management, het personeel en met de gemeenteraad. Wij hebben vastgesteld dat het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses geen zichtbaar onderdeel vormt van de interne beheersingsomgeving en dat uit de administratie (notulen van het college bijvoorbeeld geen vastleggingen blijken die het belang illustreren dat u hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude. Het SVHW loopt hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven. De huidige economische ontwikkelingen kunnen voor gemeenten en hun werknemers leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot het doen van of meewerken aan fraude. Gelet op het belang van een risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en actuele interne beheersing, adviseren wij het proces van periodieke frauderisicoanalyses een vast onderdeel te laten uitmaken van het interne controlesysteem dat erop is gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten inschatten en het daarop toespitsen van de interne beheersing.” Hoewel wij een professioneel-kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2013 hebben wij van het dagelijks bestuur de van belang zijnde informatie verkregen. In bijlage D is een nadere toelichting opgenomen over het uitvoeren van een fraude analyse. Wij verwijzen voor nadere details naar deze bijlage. Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA Partner Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 16 31 maart 2014 5501-3113649720 Bijlage A1: Niet gecorrigeerde fouten Impact van controleverschillen op de jaarrekeningrubrieken: Aard van de fouten Rechtmatigheid Effect niet gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode N.V.T. Getrouwheid Effect niet gecorrigeerde controleverschillen huidige periode: Rechtmatigheidsfout is tevens getrouwheidsfout Rechtmatigheidsfout is per saldo ook een getrouwheidsfout (Sub)Totaal getrouwheidsfouten Subtotaal Extra absolute waarde rechtmatigheidsfouten Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding / fido) Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit interne regels (gedoog beleid) Overige rechtmatigheidsfouten Totaal rechtmatigheidsfouten Totaal € Aard van de onzekerheden Rechtmatigheid Getrouwheid Subtotaal Totaal Onzekerheid rechtmatigheid betreft tevens getrouwheid Onzekerheid rechtmatigheid is per saldo ook een onzekerheid inzake getrouwheid (Sub)Totaal onzekerheden in de controle getrouwheid Extra absolute waarde onzekerheden rechtmatigheid Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit externe regels (EU-staatssteun) Extra financiële beheershandelingen een onzeker direct financieel effect vanuit interne regels (gedoog beleid) Overige onzekerheden inzake de rechtmatigheid Totaal onzekerheden in de controle rechtmatigheid Totaal Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur bevestigt dat de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Het dagelijks bestuur heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde fouten. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 17 31 maart 2014 5501-3113649720 Bijlage B: Onafhankelijkheid Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant’ (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij het SVHW in 2013 voldoende is gewaarborgd. Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienstverlening Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 18 31 maart 2014 5501-3113649720 Bijlage C: Reikwijdte van de controle 2013 De opdracht die u ons heeft verstrekt Binnen het kader van de meerjarige overeenkomst tussen het SVHW en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening worden elk jaar de onderlinge afspraken formeel bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 10 januari 2014 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2013. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van het SVHW. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle aanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als gemeente mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van het SVHW en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten. Interim-controle Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controle aanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat er betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing (zie paragraaf Interne beheersing). Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in het controleprotocol 2013. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 19 31 maart 2014 5501-3113649720 onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het controleprotocol 2013 Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de vastgestelde rapportagetolerantie (€ 20.000) overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening aan uw gemeenteraad gerapporteerd (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaten en de kwaliteit van de interne beheersing). Scope van de opdracht Onze controleverklaring is gebaseerd op onze controlewerkzaamheden als accountant van het SVHW. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 20 31 maart 2014 5501-3113649720 Bijlage D: Frauderisico-analyse De huidige economische ontwikkelingen kunnen voor gemeenten en hun werknemers leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot het doen van of meewerken aan fraude. Als bestuurder en toezichthoudend orgaan bent u primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en het voldoen aan wet- en regelgeving. De maatschappij spreekt bestuurders en toezichthouders daar ook in toenemende mate op aan. Hoe staat het met de kwaliteit van de frauderisicoanalyse binnen het SVHW? Wat zijn de aandachtspunten en hoe zou u daar invulling aan kunnen geven? Rol van het dagelijks bestuur Hoe vaak, op welke manier en met welke diepgang voert u een frauderisicoanalyse uit? Het dagelijks bestuur is het primaire aanspreekpunt voor de interne beheersing, waaronder het vermijden en ontdekken van fraude. Door het maken van een frauderisicoanalyse kan het dagelijks bestuur illustreren welk belang zij hecht aan deze verantwoordelijkheid en op welke manier zij daar een invulling aan geeft. Brainstormsessies (in wisselende samenstellingen) kunnen waardevolle inzichten geven in kwetsbare plekken bij het SVHW. Hoe schat u het risico van fraude in en wat ligt daarvan vast? Bij het maken van een risico-inschatting is het van belang aandacht te besteden aan de begrippen ‘gelegenheid, druk en rationalisatie’. Het vastleggen van de frauderisicoanalyse ondersteunt het dagelijks bestuur bij het aansturen van de interne beheersing, het uitoefenen van toezicht daarop en bij het kwijten van hun verantwoordelijkheid. Ook is het een nuttig instrument voor het dagelijks bestuur om aan derden te kunnen laten zien hoe het dagelijks bestuur is omgegaan met initiatieven gericht op het vermijden en ontdekken van fraude. Op welke manier heeft u grip op de frauderisico’s die u identificeert? Het dagelijks bestuur meet en beoordeelt frauderisicofactoren, bijvoorbeeld door autorisaties, prestatiebeoordelingen, informatieverwerking, fysieke beveiliging, functiescheiding, etc. Elk van deze componenten helpen ervoor te zorgen dat werknemers instructies uitvoeren. Om inzichtelijk te maken hoe de gemeente frauderisico’s beheerst zou uw gemeente de uitkomst uit de brainstormsessie kunnen koppelen aan specifieke maatregelen van interne beheersing om te zien of u volledig bent. Hoe weten uw personeelsleden wat uw visie is op zakelijk handelen en ethisch gedrag? Het dagelijks bestuur vervult een voorbeeldfunctie die in belangrijke mate van invloed is op de interne bedrijfscultuur binnen uw gemeente. Duidelijke, logische en regelmatig terugkerende signalen vanuit het college kunnen een bedrijfscultuur bevorderen die eerlijk en integer gedrag waardeert en beloont. Voorbeelden om deze signalen vanuit het dagelijks bestuur af te geven zijn interne cursussen, vergaderingen, formele en informele gesprekken, nieuwsbrieven of werkinstructies. Rol van algemeen bestuur Hoe vaak, op welke manier en met welke diepgang neemt u kennis van de door het dagelijks bestuur uitgevoerde frauderisicoanalyse? Als algemeen bestuur heeft u een focus op het monitoren van de processen die het dagelijks bestuur volgt om de risico’s van fraude binnen het SVHW in kaart te brengen en te beheersen. Door het voeren van periodiek overleg met het dagelijks bestuur over hun eigen frauderisicoanalyse kunt u illustreren welk belang u hecht aan deze verantwoordelijkheid en op welke manier u daar een invulling aan geeft. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 21 31 maart 2014 5501-3113649720 Hoe houdt u grip op het risico van fraude door het dagelijks bestuur? Als algemeen bestuur bent u er verantwoordelijk voor de vatbaarheid van het SVHW voor fraude door het dagelijks bestuur te monitoren, te bepalen of u de interne beheersingsmaatregelen om dit fenomeen tegen te gaan toereikend vindt, alsook voor het evalueren van de bekwaamheid en de integriteit van het dagelijks bestuur. Concept Accountantsverslag 2013 SVHW 22 31 maart 2014 5501-3113649720 Bijlage E: Disclaimer en beperking in gebruik Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van het SVHW en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt op ons. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking Concept Accountantsverslag 2013 SVHW
© Copyright 2024 ExpyDoc
