Jaarplan interne controle 2014 Deelpan IC subsidies

Deelplan IC
Verstrekte
Subsidies 2014
Gemeente Lingewaard
Pagina 1 van 10
Inhoudsopgave
1. Aanleiding
3
2. Structureel / incidenteel
3
3. Opdrachtgever
3
4. Opdrachtnemer
3
5. Relevante wet- en regelgeving
3
6. Rapportage
4
7. Frequentie
4
8. Omvang van de controle
4
9. Werkwijze
4
10. Tijdsplanning
5
11. Waarom (risico’s)
5
Bijlage: Checklist Verstrekte Subsidies
7
Bijlage: Controlepunten o.b.v. subsidieverordening 2010
8
Pagina 2 van 10
1. Aanleiding
Aanleiding van de interne controle op het proces Subsidies ligt in het Jaarplan IC 2014. In paragraaf
3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Verstrekte subsidies.
Actualiteiten in het proces
In 2014 wordt bekeken of de huidige algemene subsidieverordening 2010 moet worden
geactualiseerd als gevolg van de decentralisaties. Uit de IC 2013 is gebleken dat er fouten zijn
geconstateerd op autorisatie-niveau. Er is op 2 april 2014 een nieuwe mandaatregeling in werking
getreden. Bij de uitvoering van de IC 2014 zal er een toetsing op autorisatie plaatsvinden.
IC insteek
Afgelopen jaren heeft een aantal malen controle plaatsgevonden op subsidieverstrekkingen.
De controle vindt plaats op het definitief vaststellen van de subsidies over het jaar 2013. Daarnaast zal
er controle zijn op het voorlopig vaststellen van de subsidies 2014 en het uitbetalen van het voorschot
hiervan. Controle zal plaatsvinden aan de hand van de algemene subsidieverordening. De tien
grootste subsidie-verstrekkingen (inclusief exploitatiebijdragen) worden gecontroleerd.
Risico´s
Niet naleving van de Algemene subsidieverordening. De aanvraag van subsidies vindt te laat of
onvolledig plaats en de subsidie wordt niet tot de juiste bedragen vastgesteld, eventuele voorschotten
worden niet verrekend met de definitieve subsidie (foutief toepassen subsidieverordening).
2. Structureel / incidenteel
Een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever
Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle
e
deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het
Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer
De subsidies worden vanuit verschillende teams en afdelingen van de gemeente verstrekt. Uit
praktisch oogpunt is daarom de medewerker AO/IC, onder verantwoordelijkheid van de
Concerncontroller, de opdrachtnemer.
5. Relevante wet- en regelgeving
In het Normenkader 2014 (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per
proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Subsidies beperkt zich echter tot de
volgende relevante wet- en regelgeving:
Algemene Wet Bestuursrecht
Algemene subsidieverordening gemeente Lingewaard
Overige beleidskaders met betrekking tot verstrekte subsidies
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (02-04-2014)
Pagina 3 van 10
6. Rapportage
De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de medewerker en teamleider
(procesverantwoordelijke) van de teams waarvan verstrekte subsidies onderdeel uitmaken van de
interne controle. De uitkomsten worden eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de
uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën.
De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een algemene
samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT.
7. Frequentie
De onderstaande activiteiten binnen het proces Subsidies zijn relevant voor de interne controle.
 Beoordelen subsidieaanvraag
 Uitkeren subsidie
 Bewaken en controleren naleven subsidievoorwaarden
Alle bovenstaande activiteiten vinden over het gehele jaar plaats, in een wekelijkse hooguit
maandelijkse frequentie. Idealiter zou de interne controle daarom over 2 tot 5 momenten in het jaar
verspreid moeten worden. In 2014 wordt conform het IC Jaarplan gekozen voor één moment in het
jaar.
8. Omvang van de controle
Voor 2014 is gekozen om de 10 grootste subsidieverstrekkingen te controleren. Van de 10 grootste
worden in ieder geval de activiteiten ‘uitkeren subsidie’ en ‘bewaken en controleren naleven
subsidievoorwaarden’ gecontroleerd. De activiteit ‘beoordelen subsidieaanvraag’ wordt alleen
gecontroleerd als dit onderdeel (aanvraag en toekenning) van de subsidie in 2014 heeft
plaatsgevonden. Indien de aanvraag en toekenning in 2013 of eerder heeft plaatsgevonden, dan vindt
geen uitgebreide cq. inhoudelijke controle plaats. Wel wordt gecontroleerd of de aanvraag in het
dossier aanwezig is.
Indien als gevolg hiervan minder dan 3 nieuwe aanvragen inhoudelijk gecontroleerd, dan wordt de
steekproef uitgebreid met nieuwe subsidieaanvragen om alsnog aan dit aantal te voldoen.
9. Werkwijze
1. Uitvoeren lijncontrole (a.d.h.v. CAL door de accountant verstrekt)
2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor
iedereen beschikbaar zijn.
3. Meelopen met de medewerkers en/of subsidieverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat
de medewerkers conform de procedures en externe en interne regelgeving werken. Tevens een
eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s
in het proces. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan de functiescheiding binnen het proces. Dit
alles vastleggen in een gespreksverslag.
4. Vaststellen welke afdelingscontroles op de bewaking van subsidievoorwaarden (incl. tijdigheid),
zoals jaarrekeningen, hebben plaatsgevonden en de vastlegging hiervan beoordelen. Is dit
geautomatiseerd?
5. Uitvoeren van de deelwaarnemingen. De subsidieaanvragen (aanvraag en toekenning die in 2014
hebben plaatsgevonden) controleren op de aspecten:
 Is de aanvraag tijdig (indien van toepassing) ontvangen?
 Zit de aanvraag in het dossier en is deze volledig conform de subsidievoorwaarden?
 Is de subsidie conform de subsidievoorwaarden rechtmatig toegekend?
 Is de aanvraag tijdig afgehandeld?
Pagina 4 van 10



Is de toekenning door de bevoegde functionaris geautoriseerd?
Is het juiste besluitvormingstraject gevolgd?
Zit de toekenningsbeschikking in het dossier en is deze door de bevoegde functionaris
ondertekend?
De uitkering van de subsidies controleren op de aspecten:
 Is aan de subsidievoorwaarden voldaan die als eis gelden voor uitbetaling?
 Is de uitbetaling door de bevoegde functionaris(sen) geautoriseerd?
 Is de subsidie betaald aan de juiste ontvangen?
 Is de uitgekeerde subsidie administratief juist verwerkt?
Het bewaken van de subsidievoorwaarden controleren op de aspecten:
 Zitten alle benodigde en juiste documenten in het dossier?
 Zijn deze documenten tijdig door de subsidieontvanger aangeleverd?
 Is correspondentie m.b.t. subsidievoorwaarden van de gemeente aan de subsidieontvanger
juist, volledig en tijdig verstuurd? (Denk aan herinneringen, waarschuwingen, sancties, etc.)
6. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met de verantwoordelijke medewerker van
de betreffende subsidie en eventueel leidinggevende (Inclusief follow up eerdere bevindingen).
7. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden.
8. Rapporteren aan betreffende leidinggevenden en teamleider Financiën.
10. Tijdsplanning
De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in december 2014 uitgevoerd en afgerond worden.
De verwachting is dat de controle 10 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van
3 weken. De 10 dagen zijn als volgt onderverdeeld:
- 1 dag om de voorbereidingen te treffen;
- 4 dagen om de gegevens te verzamelen (inclusief 2 dagen meelopen in het proces en/of interview
met de subsidie verantwoordelijke);
- 2 dagen om de controlewerkzaamheden op de deelwaarneming uit te voeren;
- 1 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven;
- 1 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen;
- 1 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
11. Waarom (risico’s)
Risico's
Onrechtmatige
toekenning van
subsidie
Interne controle
doelstelling
Vaststellen dat
subsidies rechtmatig,
op grond van
subsidieverordeningen
en –voorwaarden,
worden toegekend
Interne controle
maatregel
Afhankelijk en
verschillend per
subsidie(verordening),
afdeling en/of team.
Vooraf per subsidie niet
te bepalen.
Pagina 5 van 10
Interne controle
werkzaamheden
Dossiercontrole van de
nieuwe aanvragen
onder de 10 grootste
subsidies (zie
checklist)
Onrechtmatige
uitkering van subsidie
Vaststellen dat de
daadwerkelijke
subsidies worden
uitgekeerd aan de
juiste ontvanger en na
het voldoen aan de
gestelde voorwaarden
Afhankelijk en
verschillend per
subsidie(verordening),
afdeling en/of team.
Vooraf per subsidie niet
te bepalen.
Pagina 6 van 10
Dossiercontrole van de
10 grootste subsidies
met een procescontrole
vanaf aanvraag (bij
nieuwe subsidies) tot
en met journalisering
van de uitbetaling,
inclusief controle op de
subsidievoorwaarden
en correspondentie (zie
checklist).
Bijlage: Checklist Verstrekte Subsidies (inclusief exploitatiebijdragen)
Controlevragen IC Subsidies
Omschrijving subsidie:
Gecontroleerd bedrag in 2014:
Kostenplaats:
Naam subsidie-ontvanger:
Welk beleidskader (verordeningen/beleidsregels) is van toepassing:
Type subsidie:
Nr.
Controlevraag
Verordening/afspraak
Werkelijk
Akkoord?
De subsidieaanvragen controleren op de aspecten:
1 Is de aanvraag tijdig (indien van toepassing) ontvangen volgens het door
het college opgestelde formulier?
2 Is de aanvraag tijdig afgehandeld?
3 Is de toekenning door de bevoegde functionaris geautoriseerd?
4 Is het juiste besluitvormingstraject gevolgd?
De uitkering van de subsidies controleren op de aspecten:
5 Is aan de subsidievoorwaarden voldaan die als eis gelden voor
uitbetaling?
6 Is het juiste bedrag uitbetaald?
7 Is de subsidie betaald aan de juiste ontvangen?
8 Is de uitbetaling door de bevoegde functionaris(sen) geautoriseerd?
9 Is de uitgekeerde subsidie administratief juist verwerkt?
De subsidievaststelling controleren op de aspecten:
10 Is de aanvraag tijdig (indien van toepassing) ontvangen volgens het door
het college opgestelde formulier?
11 Is de aanvraag tijdig afgehandeld?
12 Is de toekenning door de bevoegde functionaris geautoriseerd?
13 Is het juiste besluitvormingstraject gevolgd?
Het bewaken van de subsidievoorwaarden controleren op de aspecten:
14 Zitten alle benodigde en juiste documenten in het dossier voor aanvraag
verlening?
15 Zijn alle documenten voor aanvraag van verlening tijdig door de
subsidieontvanger aangeleverd?
16 Zijn de documenten voor aanvraag voorzien van een handtekening van
de bevoegde functionaris(sen)?
17 Zitten alle benodigde en juiste documenten in het dossier voor
vaststelling van de subsidie? Let op: alleen bij prestatiesubsidies
18 Zijn de documenten voor vaststelling subsidie tijdig door de
subsidieontvanger aangeleverd? Let op: alleen bij prestatiesubsidies
19 Hebben de documenten voor aanvraag voor vaststelling subsidies
voozien van een handtekening van de bevoegde functionaris(sen)? Let
op: alleen bij prestatiesubsidies
Pagina 7 van 10
Documentatie
Opmerking
Bijlage: Controlepunten o.b.v. subsidieverordening 2010
Prestatiesubsidie
Indienen:
vóór 1 oktober voorafgaand aan het jaar van subsidieverstrekking
- Door college opgeseld formulier
- Activiteitenprogramma
- Opgave van de bestuurssamenstelling
Benodigde documenten
- Begroting van baten en lasten met toelichting
bij aanvraag:
- Afschift van de oprichtinsakte van de instelling
- Afschrift van de statuten van de instelling
- Vermelding van de omvang van egalisatie/ of bestemmingsreserve
- Door college opgesteld formulier
- Acivieitenverslag verrichte werkzaamheden en activiteiten met inzicht in
hoevere de te verrichten activiteiten en prestaties zijn gehaald en of in het
Benodigde documenten werkprogramma gestelde doelstellingen zijn gerealiseerd
bij vaststelling:
- Door bestuur gewaarmerkte balans en rekening van baten en lasten en
toelichting op stukken
- Verklaring van een kascommissie (niet-bestuursleden of
accounantsverklaring)
Betaling en
Zonder voorafgaande verlening: per jaar, eerste kwartaal van subsidiejaar
Met vooafgaande verlening: 100% bevoorschot
bevoorschotting:
Tot verlening of vaststelling zonder voorafgaande verlening: uiterlijk 31
Beslistermijn:
december op jaar van indiening
Aanvraag tot vaststelling: binnen 13 weken na ontvangst aanvraag
Pagina 8 van 10
Altijd, tenzij college bepaalt af te wijken
Eerste aanvraag om prestatiesubsidie
Eerste aanvraag om prestatiesubsidie
Indien aanwezig
Indien college niet heeft vastgesteld, is
de aanvrager verpcht na afloop van de
subsidieperiode een aanvraag tot
vaststelling van de subsidie in te dienen
College mag lager vaststellen
Eenmalige subsidie
Uiterlijk 8 weken voor tijdstip waarop aanvang wordt gemaakt met de
realisering van voorgenomen activiteit
Indienen:
- Door college opgeseld formulier
Benodigde documenten - Activiteitenprogramma
bij aanvraag:
- Opgave van de bestuurssamenstelling of gegevens van de aanvrager(s)
- Begroting van baten en lasten met toelichting
Betaling en
bevoorschotting:
Binnen dertig dagen na datum van verzending beschikking
Beslistermijn:
Aanvraag tot vaststelling: binnen 13 weken na ontvangst aanvraag
Altijd, tenzij college bepaalt af te wijken
Altijd
Investeringssubsidie
Indienen:
Uiterlijk 16 weken voor tijdstip van koop/bouw/verbouwing accommodatie
Instelling moet rechtspersoonlijkheid hebben
Eisen:
Aanvullend karakter; niet meer dan 50% van totale investering als subsidie
- Door college opgeseld formulier
- Opgave van bestuursamenstelling
Benodigde documenten - Financieringsplan voor beoogde investering
Altijd, tenzij college bepaalt af te wijken
bij aanvraag:
Opgave vermoenspositie met specificatie egalisatie- en
bestemmingsreserve en overige vermogensvoorzieningen
- Begroting van baten en lasten met toelichting
Betaling en
bevoorschotting:
Binnen dertig dagen na datum van verzending beschikking
Altijd
Beslistermijn:
Aanvraag tot vaststelling: binnen 13 weken na ontvangst aanvraag
Pagina 9 van 10
Toestemming college:
- Aangaan overeenkomsten bij verbinding op zekerheidsstelling
(zekerheidsstelling voor schulden van derden, borg ohf oodelijk
medeschuldenaar verbindt, voor een derde sterk maakt)
- Onbinden van de rechtspersoon
- Doen van aangifte van failssement/surseance van betaling
- Opdrichen of deelnemen in rechtspersoon
- Verwerven/vervreemden/bezwaren van registergoederen bekostigd uit
subsidiegelden
- Aangaan/beëindigen overeenkomsten ot verkrijging/vervreemding of
bezwaring registergoederen of tot huur, verhuur of pacht bekostigd uit
subsidiegelden
- Aangaan kredietovereenkomsten en overeenkomsten van geldlening
Pagina 10 van 10
Mits college bepaalt af te wijken

Download Report