Nieuw reglement van inwendige orde nationaal 22

SOCIÉTÉ ROYALE
DES OFFICIERS RETRAITÉS
KONINKLIJKE VERENIGING DER
OPRUSTGESTELDE OFFICIEREN
ASSOCIATION SANS BUT LUCRATIF
VERENIGING ZONDER WINSTOOGMERK
Sous le Haut Patronage de S.M. le Roi
____
Onder de Hoge bescherming van Z.M. de Koning
___
Campus Renaissance
Avenue de la Renaissance 30
1000 Bruxelles
Campus Renaissance
Renaissancelaan 30
1000 Brussel
Ondernemingsnummer- Numéro d’entreprise : 410.604.463
REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE
INHOUD
Nr
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Onderwerpen
Doel van het Reglement van Inwendige Orde
Geschiedenis van de vereniging
Organisatie van de vereniging
De Leden
De Algemene Vergadering
Administratie van de vereniging
De comités
De publicaties
Het financieel beheer van de KVOO v.z.w.
De jaarlijkse bijdragen
Tussenkomst in de administratieve en
functioneringskosten van de Kringen (al dan niet vzw)
Verzekeringen
Aansluiting bij verenigingen
Blz
3
3
3
4
6
6
8
9
9
10
10
11
11
De conventie tussen KVOO v.z.w. en de kringen die
vzw zijn
Tussenkomst bij het ontslag van een lid van de RvB
11
11
B
C
D
Tussenkomst bij een overlijden
Bijlagen
Jaarlijkse aangifte van het patrimonium van de kringen
die geen vzw zijn
Toetredingsformulier
Volmacht
Onderrichtingen voor het beheer van de fondsen
13
14
15
E
F
Nota voor terugbetaling onkosten
Terugbetaling vervoerkosten
16
17
G
Conventie tussen KVOO v.z.w. en de kringen die vzw
zijn
18
15
16
A
11
12
AFKORTINGEN
Art
AV
b.d.
DB
IB
KVOO
KVVOO
NP
NS
NV
NVV
RG
RIO
RvB
SROR
VOAD
vzw
WM
Artikel
Algemene Vergadering
Buiten Dienst
Database manager
Informatiebulletin
Koninklijke Vereniging der Oprustgestelde Officieren
Koninklijke en Vaderlandslievende Vereniging van Oprustgestelde Officieren
Nationaal Penningmeester
Nationaal Secretaris
Nationaal Voorzitter
Nationaal Vice-Voorzitter
Recruteringsgelastigde
Reglement van inwendige orde
Raad van Bestuur
Société Royale des Officiers Retraités
Vereniging van Officieren in Actieve Dienst
Vereniging zonder winstoogmerk
Webmaster
Akten
Oprichtingsakte van de vzw
Statutaire wijzigingen
statutaire wijziging
statutaire wijziging
statutaire wijziging
statutaire wijziging
statutaire wijziging
statutaire wijziging
Datum
Opmerkingen
1871
21/06/04
06/01/05
15/07/13
Wijziging van de wet van 1921
0090577 N
0002283 et 84
0109264 et 85
1. Doel van het Reglement van Inwendige Orde
Dit reglement heeft tot doel:
a. de voorschriften te verstrekken over de organisatie en de werking van de KVOO v.z.w. hierna genoemd
Vereniging;
b. het verduidelijken van enkele voorschriften uit de wet en de statuten;
c. de procedures van de Vereniging vast te leggen.
2. Geschiedenis van de Vereniging
De Vereniging dankt haar ontstaan als enige vereniging aan het affiliatie akkoord tussen:
a. De “Koninklijke Vereniging van Gepensioneerde Officieren en Oud-officieren van het Actief Kader”
gesticht in 1857, vzw sedert 15 maart 1927.
b. De “Koninklijke en Vaderlandsminnende Vereniging van Oprustgestelde Officieren v.z.w.” (KVVOO),
gesticht in 1887, die sedert 01 januari 2000 “Koninklijke en Vaderlandslievende Vereniging der
Oprustgestelde Officieren v.z.w.” (KVVOO) wordt genoemd.
c. De “Vereniging der Gepensioneerde Officieren der beide Vlaanderen v.z.w.”, gesticht op 16 november
1922, die sedert 1 oktober 1986 de naam “Koninklijke Vereniging van Oprustgestelde Officieren OostVlaanderen v.z.w.” (KVOO Oost-Vlaanderen v.z.w.) draagt.
3. Organisatie van de vereniging
a. De Vereniging omvat :
(1) een centraal bestuur;
(2) Kringen al dan niet vzw;
(3) leden.
b. Het centraal bestuur is samengesteld uit :
(1) de raad van Bestuur (RvB);
(2) het Bureau voor het dagelijks bestuur.
c. De Kringen
Functioneel is de Vereniging onderverdeeld in “Kringen”.
Het aantal kan aangepast worden aan de lokale behoeften.
(1) De Kringen niet vzw
(a) De Kringen, die geen vzw zijn, genieten van ruime vrijheid inzake het uitwerken van hun
organieke structuur en voor het organiseren van hun activiteiten.
(b) Al de Kringen, die geen vzw zijn, moeten de statuten en het RIO van de Vereniging naleven.
(c) Organisatorisch dient elke Kring, die geen vzw is, te streven naar het invullen van de volgende
functies:
(d)
(e)
(f)
(g)
i
ii
iii
iv
een Voorzitter;
i
Deze elementen worden in rekening gebracht in de centrale boekhouding van de
Vereniging.
ii
Jaarlijks stuurt de Kring, die geen vzw is, de toestand van zijn patrimonium (zie Bijlage
A) naar de Nationaal Penningmeester.
een Vice-Voorzitter;
een Secretaris;
een Penningmeester.
De drie laatste functies mogen, eventueel, waargenomen worden door twee (2) leden.
De Kringen, die geen vzw zijn, leggen geen andere voorwaarden op voor de toetreding van
leden dan deze aangegeven in de statuten en het RIO van de Vereniging, behalve een eventuele
financiële bijdrage.
De oprichting en de ontbinding van een Kring, die geen vzw is, is onderworpen aan de
voorafgaande goedkeuring van de RvB van de Vereniging.
Alle activiteiten van een Kring, die geen vzw is, zijn zelfbedruipend en zijn onderworpen aan
de inschrijving van het dossier door de RvB om de dekking van de activiteiten te bekomen
door de verzekering van de Vereniging.
Elke Kring, die geen vzw is, houdt een eigen boekhouding bij teneinde de regels van een
minimum boekhouding te eerbiedigen, zoals in de wet voorzien.
iii De boekhouding van de Kring, die geen vzw is, blijft gedurende ZEVEN jaar voor
eventuele controle ter beschikking van de Administratie van de Belastingen. Het opslaan
van de archieven kan toevertrouwd worden aan de Nationaal Penningmeester.
iv Iedere Kring, die geen vzw is, beschikt over een rekening bij een financiële instelling op
eigen naam. Deze rekening wordt geopend door de KVOO op naam van de Kring, die
geen vzw is.
(2) De Kringen die vzw zijn
(a) Ze moeten een bilaterale conventie met Vereniging ondertekenen. (Bijlage G)
(b) Ze stellen hun eigen statuten/reglement van inwendige orde op; deze worden ter informatie
naar de RvB gestuurd.
(3) Lijst van de Kringen :
(a) Nationale Kring
(b) Brabant wallon :
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
(h)
(i)
(j)
(k)
i
ii
Kring vzw van Braine l’Alleud - Waterloo
i
ii
Kring (niet vzw) van Leuven
Kring (niet vzw) van Wavre
Kring (niet vzw) van Bruxelles - Brussel
Kring (niet vzw) van Tournai-Mons
Kring (niet vzw) van Charleroi
Kring (niet vzw) van Liège
Kring (niet vzw) van Limburg
Kring (niet vzw) van Luxembourg
Kring vzw van Namur
Kring vzw van Oost-Vlaanderen
Vlaams-Brabant :
Kring vzw van West-Brabant
(l) Kring (niet vzw) van West-Vlaanderen
4. De Leden
a. Toetreding van een lid
(1) Effectieve leden: een kandidaat lid dat voldoet aan de voorwaarden vermeld in artikel 6 van de
statuten wordt, op zijn vraag, beschouwd als effectief lid. Deze toetreding, al dan niet op voorstel
van een Kring, al dan niet vzw, moet onderschreven worden door de RvB die de naam en het adres
van het nieuwe lid publiceert in het Informatiebulletin, hierna genoemd IB.
(2) Toegetreden leden:
Kandidaten, al dan niet voorgedragen door de Kringen, al dan niet vzw, die het wensen en aan de
voorwaarden voldoen, ontvangen een uitnodiging van het Bureau om aan te sluiten. De RvB beslist
over de aanvaarding van de kandidatuur en het Bureau publiceert zijn beslissing, de naam en het
adres van het nieuw lid in het IB.
Geassocieerde leden: de weduwe, weduwnaar of samenwonende partners worden bij het overlijden
van het effectief lid beschouwd als toegetreden lid voor het resterend deel van het jaar en blijven
naderhand toegetreden lid, indien zij het wensen, na het betalen van het voorziene lidgeld.
(3) Eretitels
Ereleden en leden weldoeners: de toekenning gebeurt, op voorstel van de RvB, door de AV.
Ereleden betalen geen bijdrage.
“Leden voor het Leven” zijn leden die een eenmalige bijdrage betaald hebben ; zij betalen geen
jaarlijkse bijdrage. Deze categorie wordt niet meer gerecruteerd.
(4) Het kandidaat-lid kan tegen een gemotiveerde beslissing van weigering, aangetekend verstuurd
door het Bureau, in beroep gaan bij de RvB per aangetekend schrijven dat verstuurd moet worden
naar de zetel van de Vereniging binnen de acht dagen na de kennisgeving van de weigering aan de
kandidaat.
b. Administratie
Een kandidaat lid kan voorgesteld worden door een Kring of door de RvB voor zover hij voldoet aan de
voorwaarden en of hij een meerwaarde betekent voor de Kring of voor de Vereniging.
Elke kandidaat moet een toetredingsfiche (Bijlage B) invullen. De kandidaat effectief lid dient er een
foto aan toevoegen indien hij/zij een lidkaart van officier buiten dienst wenst.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Deze kaarten moeten teruggestuurd worden naar de vzw bij verlies van de hoedanigheid van effectief
lid (overlijden, ontslag, …).
Bij hun aansluiting bij Vereniging hebben de leden de vrije keuze om :
(1) deel uit te maken van een Kring, al dan niet vzw, in functie van de regio;
(2) deel uit te maken van één Kring of van meerdere Kringen;
(3) deel uit te maken van de Nationale Kring.
Ontslag van een lid
Elk effectief of toegetreden lid kan vrij uit de Vereniging treden door het schriftelijk indienen van zijn
ontslag bij de RvB. Effectieve of toegetreden leden die hun lidmaatschapsbijdrage voor het lopende
jaar, per 31 december niet betaald hebben en binnen de termijn van veertien (14) dagen na ontvangst
van een aanmaning niet gereageerd hebben worden ambtshalve ontslagen.
Schorsing van een lid
Een effectief of toegetreden lid van de Vereniging kan door de RvB van de Vereniging, door het
Comité of de RvB van een Kring of op verzoek van ten minste één vijfde (1/5) van de effectieve leden
van deze Kring disciplinair geschorst worden wanneer hij/zij :
(1) weigert de statuten van de Vereniging na te leven, toe te passen of ze overtreedt,
(2) en/of gerechtelijk vervolgd wordt of veroordeeld is voor wanbedrijven of misdaden,
(3) en/of zich met woorden, geschriften of daden beledigend uitlaat of zich vijandig gedraagt tegen de
Koning of leden van de Koninklijke Familie,
(4) de werking van de Vereniging of de Kring waartoe hij/zij behoort verstoort.
Het lid wordt per aangetekend schrijven uitgenodigd om te worden gehoord in de RvB. De RvB neemt
een beslissing over de eventuele disciplinaire schorsing binnen de twee (2) maanden na verzending van
het aangetekend schrijven. De beslissing van de RvB wordt onmiddellijk per aangetekend schrijven ter
kennis gebracht van het betrokken lid.
Uitsluiting van een lid
Elk lid dat overtredingen naar de letter en de geest van de statuten vaststelt kan dit schriftelijk en
vertrouwelijk rechtstreeks melden hetzij aan de NV die de Kring inlicht, ofwel via de voorzitter van de
Kring. Het betreffend lid wordt door de NV per aangetekend schrijven verwittigd van de overtreding en
de mogelijke gevolgen ervan. De RvB wordt op de hoogte gebracht van de feiten. Na het inwinnen van
de nodige informatie kan de RvB op de volgende AV voorstellen al dan niet over te gaan tot de
uitsluiting van het lid dat recht heeft op zijn verdediging. De beslissing, genomen door twee derde (2/3)
meerderheid van de aanwezige en geldig vertegenwoordigde effectieve leden, voor zover het punt op de
agenda staat, en waartegen geen beroep mogelijk is, wordt medegedeeld aan het betrokken lid en
gepubliceerd in het IB.
Een disciplinair geschorst effectief of toegetreden lid kan worden uitgesloten door een bijzonder besluit
van de eerstvolgende AV, waarbij voor de beslissing een twee derde (2/3) meerderheid van de stemmen
van de aanwezige of geldig vertegenwoordigde effectieve leden vereist is, maar heeft het recht gehoord
te worden door de AV.
Elke uitsluiting uit de Vereniging is definitief.
Beëindiging van lidmaatschap :
(1) bij overlijden;
(2) bij ontslag door het lid;
(3) bij uitsluiting door de AV.
De bijdrage
(1) Het bedrag van het lidgeld wordt jaarlijks door de RvB voorgesteld en door de AV goedgekeurd.
Dit bedrag is uniek per categorie (effectieve en toegetreden) leden.
(2) De bijdrage voor de Vereniging wordt jaarlijks, vóór 1 januari, gestort op het rekeningnummer
vermeld in het IB. De leden die deel uitmaken van een Kring, al dan niet vzw, storten op rekening
van hun Kring die een bedrag per lid zal storten op rekening van de Vereniging bepaald door de
RvB en goedgekeurd door de AV en die ook de ledenlijst opstuurt.
(3) De bijdrage blijft eigendom van de Vereniging.
Bescherming van de persoonlijke levenssfeer
De lijst met de leden van de Vereniging mag niet openbaar verspreid worden en is beperkt tot inzage
door de effectieve en toegetreden leden met geheimhoudingsplicht (beperkte verspreiding KVOO
v.z.w.).
5. De Algemene Vergadering
a. De Algemene Vergadering komt vóór 30 juni ten minste éémaal per jaar samen, op uitnodiging van de
NV in naam van de RvB.
Buitengewone AG mogen gehouden worden om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen
(wijziginge van de statuten, …).
b. Bevoegdheden
(1) uitsluiting van een lid;
(2) over een statutenwijziging kan de AV alleen op geldige wijze beraadslagen en beslissen wanneer
de wijzigingen uitdrukkelijk zijn vermeld in de oproeping en wanneer ten minste twee derde (2/3)
van de effectieve leden op de vergadering aanwezig of geldig vertegenwoordigd zijn. Een
wijziging kan enkel worden aangenomen met een meerderheid van twee derde (2/3) van de
stemmen van de aanwezige en geldig vertegenwoordigde effectieve leden.
Wanneer de wijziging betrekking heeft op het doel of de doeleinden waarvoor de vereniging is
opgericht kan zij alleen worden aangenomen met een meerderheid van vier vijfde (4/5) van de
stemmen van de aanwezige en geldig vertegenwoordigde effectieve leden.
Mocht er voor de wijziging van de statuten op de eerste AV minder dan twee derden (2/3) van de
effectieve leden aanwezig of geldig vertegenwoordigd zijn, mag een tweede AV (BAV)
bijeengeroepen worden die geldig kan beraadslagen, beslissingen nemen en eveneens de
wijzigingen aanvaarden met een meerderheid van twee derden (2/3) (in het geval van wijzigingen
van de statuten) en vier vijfde (4/5) (in het geval van wijziging van de doeleinden), ongeacht het
aantal aanwezige of geldig vertegenwoordigde effectieve leden. Deze BAV mag niet binnen
vijftien (15) kalenderdagen na de eerste AV worden gehouden.
c. Effectieve leden die een welbepaald punt wensen toe te voegen aan de agenda melden dit individueel en
schriftelijk aan de NS en aan de Voorzitter van de Kring ten laatste vijftien (15) dagen na verspreiding
van de agenda.
Indien ten minste 5% van de aanwezige of geldig vertegenwoordigde leden in het begin van de AV
akkoord gaan met de agendawijziging, zal dit automatisch ingewilligd worden.
d. De NV zit de AV voor. Bij ontstentenis van de NV zal de NVV hem vervangen. Indien beiden afwezig
zijn wordt de vergadering geleid door de bestuurder met de hoogste bestuursanciënniteit.
e. De vermeldingen “aanwezige leden” in de wet moet geïnterpreteerd worden als “fysisch aanwezige
effectieve leden, plus de geldig vertegenwoordigde effectieve leden”.
Het aantal volmachthouders en volmachtgevers wordt bij het begin van de AV bekend gemaakt door de
NS
f. Het model van toekenning van volmacht is hernomen in bijlage C van huidig reglement. Het zal
toegevoegd worden aan de oproep voor de AV.
Het formulier wordt ingevuld teruggestuurd naar de NS, of uitzonderlijk uiterlijk een half uur voor de
aanvang van de vergadering ter plaatse overhandigd en geacteerd. Het is slechts geldig voor de
vermelde vergadering.
g. De notulen van de AV zullen binnen de twee maanden na de AV in het IB gepubliceerd worden. De
eventuele opmerkingen van de deelnemers moeten uiterlijk één maand na het verschijnen in het IB
schriftelijk aan de NV gericht worden. Eventuele wijzigingen van de notulen zullen tijdens de volgende
AV medegedeeld worden en verschijnen in het IB. De door de NV en de NS ondertekende minuutakte
van de notulen wordt bewaard in een daartoe bestemd register.
h. De stemming kan gebeuren door afroeping of door handopsteking. In het geval van een
persoonsgebonden materie is de geheime stemming verplicht alsook in elk ander geval waar de RvB het
uitdrukkelijk vraagt of op verzoek van een eenvoudige meerderheid van de aanwezige of geldig
vertegenwoordigde effectieve leden.
i. Bij aanvang van de vergadering zal aan twee effectieve leden, niet bestuurders, gevraagd worden de
telling uit te voeren van de uitgebrachte stemmen. Dit geldt zowel voor de schriftelijke stemming als
voor de stemming bij handopsteking.
j. Na goedkeuring van de jaarrekening en de begroting spreekt de AV zich, bij afzonderlijke stemming,
uit over de kwijting aan de bestuurders, aan de eventuele commissarissen en de rekening toezichters.
6. Administratie van de vereniging
a. De Raad van Bestuur (RvB)
(1) Procedure voor recrutering van de bestuurders
(a) De vertegenwoordiger van een Kring wordt van rechtswege voorgesteld deel uit te maken van
de RvB.
Het mandaat van bestuurder van de vertegenwoordiger van die Kring eindigt bij het einde van
zijn lidmaatschap van de Vereniging en van de Kring.
(b) De functies van bestuurder :
Opengestelde vacatures worden ten minste twee (2) maanden voor de eerstvolgende AV door
de NS ter kennis gebracht van de effectieve leden door het meest geschikte
communicatiemiddel.
De kandidaturen, vergezeld van een curriculum vitae, dienen ten minste één (1) maand vóór de
eerstvolgende AV schriftelijk verstuurd te worden naar de maatschappelijke zetel van de
Vereniging.
(c) Benoeming van de bestuurders
De bestuurders worden benoemd door de AV, bij gewone meerderheid van stemmen van de
aanwezige of geldig vertegenwoordigde effectieve leden.
(d) De RvB verkiest onder haar bestuurders na de AV een Nationaal Voorzitter, een Nationaal
Ondervoorzitter, een Nationaal Secretaris en een Nationaal Penningmeester.
(2) Duur van de mandaten van de bestuurders : 3 jaar en hernieuwbaar.
b. Het Bureau
(1) Het bureau is het uitvoerend orgaan van de vereniging.
De leden van het bureau worden door de RvB gekozen onder de bestuurders verkozen door de AV.
De taken van de personen die het dagelijks bestuur waarnemen alsook deze van de medewerkers
worden hieronder nader omschreven.
(2) Bevoegdheden
Indien via de media uitlatingen worden verspreid die ernstig indruisen tegen de doelstellingen van
de vereniging kan de NV na beraadslaging in het Bureau, reageren via de pers of andere
communicatiemiddelen.
De NV zal zo vlug mogelijk de bestuurders van zijn actie verwittigen en het optreden van het
Bureau verantwoorden bij de RvB.
(3) Opdrachten van de leden van het Bureau
(a) De Nationaal Voorzitter (NV)
i
De NV waakt in het bijzonder over de naleving van de doelstellingen van de Vereniging
in al zijn activiteiten zoals bepaald in de statuten.
ii
De NV coördineert de activiteiten van de RvB en vertegenwoordigt de Vereniging naar
buiten uit.
(i) In zijn coördinerende functie roept hij de AV, de RvB en het Bureau samen en zit
deze vergaderingen voor. Hij behandelt de sociale, juridische en financiële aspecten.
(ii) Binnen zijn vertegenwoordigende functie is hij gemachtigd de officiële standpunten
zoals bepaald door de RvB te verspreiden in verband met aangelegenheden die de
vereniging of haar leden aanbelangen.
(b) De Nationaal Vice-Voorzitter (NVV)
Bij ontstentenis van de NV vervangt de NVV hem ambtshalve. Derhalve wordt hij permanent
nauw betrokken bij alle beleidsbeslissingen en bij de behandeling van de lopende zaken.
De NVV kan met bijzondere opdrachten belast worden in dit verband.
Hij oefent eveneens de rol uit van Voorzitter van de nationale Kring zonder bijkomend
stemrecht voor deze Kring.
(c) De Nationaal Secretaris (NS)
De voornaamste taken van de NS zijn:
i
ii
het dagelijks bestuur en de uitvoering van de beslissingen verzekeren;
de permanente controle op de doeltreffendheid van het dagelijks bestuur en op de
algemene werking van de vereniging;
iii het neerleggen van de bij wet voorziene documenten ter griffie van de Rechtbank van
Koophandel en versturen naar de administratie;
(d) De National Penningmeester (NP)
De voornaamste taken toegewezen aan de NP omvatten:
i
ii
de controle op de ontvangsten van de lidgelden van de Kringen die geen vzw zijn;
de controle op de uitvoering van de begroting van het lopend boekjaar en op de dagelijkse
boekhouding waarvan de inkomsten- en uitgavenstaat wordt opgesteld op 31 december;
iii de resultatenrekening inkomsten/uitgaven en de evolutie van het budget van het verlopen
jaar voorleggen aan de RvB en de AV;
iv het opsporen van de verschillen tussen de begroting en de resultaten van het voorbije
boekjaar. De mogelijke oorzaken ervan voorleggen aan de RvB;
v
het voorbereiden van de begroting voor het volgend boekjaar en deze voorstellen aan de
RvB en de AV;
vi adviezen verschaffen betreffende het beheer van de portefeuille en van de fondsen van de
vereniging;
vii de globalisatie van de rekeningen van de Kringen die geen vzw zijn samen met deze van
de Vereniging voor neerlegging bij de griffie van de Rechtbank van koophandel;
viii het overmaken van de goedgekeurde rekeningen aan de Rechtbank van Koophandel.
(4) De raadgevers van het Bureau
(a) De Webmaster (WM)
De voornaamste taken van de WM omvatten: het updaten, het onderhoud en het beheer van de
internet site.
(b) De hoofredacteur van het IB
De voornaamste taken van de hoofdredacteur omvatten: het voorzitterschap van het
redactiecomité, de contacten met de drukkerij en het versturen van het IB, hij is de
verantwoordelijke als uitgever van het IB.
(c) De Data base manager (DB)
De voornaamste taken van de DB omvatten : het leveren van de output die nodig is voor de
administratie van de vereniging; het opstellen en het onderhouden van ledenlijsten; de
registratie en de publicatie in het IB van de overleden leden en van de nieuwe leden na hun
toetreding.
c. De notulen van de vergadering van de RvB en van het Bureau worden ondertekend door de voorzitter
van de vergadering en door een bestuurder. Nadien worden ze ter kennis gebracht van de bestuurders.
7. De comités
a. Om naar behoren de taken opgedragen aan het Bureau te kunnen uitvoeren kunnen thans volgende
comités georganiseerd worden:
(1) een recruteringscomité;
(2) een pensioencomité;
(3) een reclamecomité.
b. Het recruteringscomité.
(1) Opdrachten :
(a) de Vereniging beter bekend maken bij de actieve eenheden en in het bijzonder bij de officieren
die binnen het jaar op rust worden gesteld;
(b) contact houden met officieren die nog geen lid zijn;
(c) nagaan of nieuwe Kringen dienen opgericht te worden.
(2) Samenstelling: één effectief lid per Component en van de gewezen Rijkswacht.
c. Het pensioencomité.
(1) Opdrachten :
(a) de belangen van de leden verdedigen bij de militaire en burgerlijke instanties;
(b) via het IB inlichtingen verstrekken in verband met de eventuele problemen inzake de
pensioenen.
(2) Samenstelling :
(a) op niveau van het centraal bestuur:
i
een coördinator voor studies en opzoekingen. Hij vertegenwoordigt tevens de Vereniging
bij de burgerlijke en de militaire instanties en de VOAD;
ii
een vertegenwoordiger bij het Nationaal Verdedigingscomité van de Gepensioneerden van
de Openbare Diensten (die taak kan eventueel uitgevoerd worden door de coördinator);
iii elke specialist die, indien nodig, kan adviseren om problemen die zich voordoen te
behandelen;
(b) op niveau van de Kringen: één vrijwilliger.
(3) Vergadering: op voorstel van de coördinator of één van de leden. De coördinator stelt de agenda
op, licht de leden in en zit de vergadering voor. Achteraf wordt een verslag gepubliceerd in het IB.
d. Het reclamecomité.
Dit comité zet zich in voor de werving van reclame en advertenties die in de publicaties van de
Vereniging zullen ingelast worden.
Het bestudeert permanent de markt inzake de gangbare prijzen in de reclamesector. Het werkt nauw
samen met de hoofdredacteur en de boekhouding (facturatie en het innen van de verschuldigde
bedragen).
8. De publicaties
a. De Vereniging geeft één publicatie uit: het Informatiebulletin (IB).
b. De redactiepolitiek vloeit voort uit
(1) de tekst op de binnenkant van de kaft van het bulletin;
(2) de doeleinden van de Vereniging;
(3) onze professionele deontologie.
(4) De redactiepolitiek wordt beslist, aanvaard of goedgekeurd door de RvB. De RvB gelast de
hoofdredacteur met het volgen ervan bij de samenstelling en de publicatie van het tijdschrift. In
geval van twijfel over de opportuniteit of de waarde van een tekst, kan de hoofdredacteur beroep
doen op de NS, die op zijn aanvraag, zijn bevoegdheid van arbitrage uitoefent.
(5) De frequentie van uitgifte van het Bulletin wordt vastgelegd door de RvB op voorstel van het
Bureau.
c. Het Informatiebulletin (IB)
Het IB verstrekt inlichtingen over de interne werking van de Vereniging en over de activiteiten van de
Kringen. Het houdt de leden op de hoogte van recente ontwikkelingen binnen Defensie.
De Kringen, al dan niet vzw, mogen twee bladzijden met meldingen doen verschijnen in het IB, maar
het IB kan artikelen van algemeen belang bevatten zoals bepaald door de hoofdredacteur.
d. Adviesraad
(1) Opdracht: inwinnen van adviezen en suggesties van de leden betreffende de voorstelling en de
inhoud van de publicaties, die zullen voorgelegd worden aan de RvB.
(2) Samenstelling: een afgevaardigde van het Bureau, de hoofdredacteur en de eventuele
redactiesecretarissen van het IB, een lid per Kring en de leden die regelmatig bijdragen.
(3) Vergadering: ten minste eenmaal per jaar. De hoofdredacteur van het IB stelt de agenda op en zit
de vergadering voor.
e. Redactieraad
(1) Opdracht: de inhoud van een volgend nummer vastleggen.
(2) Samenstelling: een afgevaardigde van het Bureau, de hoofdredacteur van het IB.
(3) Vergadering: ongeveer éénmaal om de drie maanden.
(4) De redacteurs van de kringen, al dan niet vzw, zijn verantwoordelijk voor de artikelen die ze
publiceren in het IB.
9. Het financieel beheer van de Vereniging
a. Het beheer van de rekeningen
De Nationaal Penningmeester en de Nationaal Secretaris beheren samen de rekeningen van de
Vereniging ; ze hebben de volledige bevoegdheid over de rekeningen van de Vereniging.
De Nationaal Penningmeester is de voornaamste beheerder en de Nationaal Secretaris vervangt hem
tijdens zijn afwezigheid van meer dan één week.
b. Soorten rekeningen
(1) Zichtrekening
(a) Één rekening voor de Vereniging.
(b) Één rekening voor elke Kring die geen vzw is.
(2) Spaarrekening
(a) Één rekening voor de Vereniging.
(b) Één rekening voor elke Kring die geen vzw is.
(c) Één rekening per Fonds.
(3) Maximum twee (2) effectenrekeningen voor de Vereniging.
c. De Fondsen
(1) De Vereniging beheert volgende fondsen:
(a) een verdedigings- en promotiefonds;
(b) een sociaal fonds “Général Grégoire - Kolonel Brasseur”.
(2) Elk Fonds streeft zijn specifieke doeleinden na:
(a) Het verdedigings- en promotiefonds
i
ii
verdedigt de materiële en morele belangen van de vereniging en haar leden,
i
verleent, in de optiek van de stichters van de voorheen afzonderlijke fondsen, geldelijke
steun aan weduwen, partners en kinderen van overleden effectieve leden,
ondersteunt de verenigingen die zich inzetten om op nationaal vlak eerbetuigingen aan de
oud-gedienden in leven te houden.
(b) Het sociaal fonds "Général Grégoire - Kolonel Brasseur"
ii komt tussen bij huisvestingsproblemen van effectieve en aangesloten leden,
iii ondersteunt organismen die zich inzetten voor minderbedeelden en/of mindervaliden uit
het militaire milieu (en de vroegere Rijkswacht).
(3) Het beheer van deze fondsen maakt het voorwerp uit van de bijzondere richtlijnen vervat in de
bijlage D bij dit reglement.
(4) Deze fondsen worden gespijsd door leden en eveneens door anonieme bijdragen.
10. De jaarlijkse bijdragen
a. Op basis van het voorstel van het jaarlijks budget voor het volgende boekjaar worden tijdens de
Gewone AV jaarlijks de bijdragen van de effectieve en toegetreden leden voorgesteld door de RvB.
b. Het basisbedrag, geldig voor het volgend boekjaar, wordt bepaald door de AV.
11. Tussenkomst in de administratieve en functioneringskosten van de Kringen (al dan niet vzw)
a. Alle functies in de schoot van de Vereniging zijn onbezoldigd. De wet op het vrijwilligerswerk wordt
erop toegepast.
b. De werkelijke kosten, die voortvloeien uit prestaties ten behoeve van de Vereniging, kunnen op verzoek
van het betrokken lid worden terugbetaald na het voorleggen van rechtvaardigende onkostennota's.
c. De onkosten gemaakt door de bestuurders ten behoeve van de Vereniging, kunnen eveneens worden
terugbetaald op forfaitaire basis volgens de tarieven voorzien in paragraaf e. hieronder.
d. Financieel beheer van de vzw: Principes
(1) Voorafgaande opmerkingen
De onderstaande cijfers geven een orde van grootte aan en kunnen door de RvB aangepast worden
in functie van de omstandigheden.
(2) De financiële reserves
(a) Deficit reserves : moeten een negatief jaarlijkse balans dekken en zijn op een spaarrekening
geplaatst.
(b) Functioneringsreserves : moeten de vaste functioneringskosten kosten voor één jaar dekken en
zijn op een zichtrekening geplaatst.
(3) Basis voor de terugbetaling van de kosten van de leden in het kader van hun opdracht
(a) Principes
De leden die kosten hebben die te wijten zijn aan opdrachten opgelegd door de RvB kunnnen
de terugbetaling vragen aan de RvB. De beslissingen van de RvB hieromtrent worden vermeld
op het PV van de RvB. De NP wordt belast met de terugbetaling.
(b) Er zijn twee soorten terugbetalingen :
i
ii
Werkelijke kosten op basis van een boekhoudkundig document.
Forfaitaire kosten waarvoor de terugbetalingen voorzien zijn in de wet op het
vrijwilligerswerk.
e. Tarieven voor terugbetaling
KOSTEN
BEDRAG op 01/01/2014
TELEFOON – FAX België volgens huidig tarief
0,32 €
GSM volgens huidig tarief
0,50 €
TELEFOON – FAX Buitenland volgens huidig tarief
1,00 €
GEWONE BRIEF – volgens huidig posttarief
0,59 €
KM WAGEN volgens indexatie
0,3461 €
f. Model van nota voor terugbetaling van kosten : zie formulier E
g. Model van nota voor terugbetaling van vervoerkosten : zie formulier F
h. De vergoedingen
Voortaan is een combinatie van de forfaitaire kostenvergoeding met een terugbetaling van de reële
vervoerskosten mogelijk voor maximaal 2000 kilometer per jaar per vrijwilliger.
De organisaties die met vrijwilligers werken, hebben de keuze tussen twee mogelijkheden:
(1) geen vergoeding voorzien voor de vrijwilligers die in hun organisatie vrijwilligerswerk verrichten
(de uitbetaling van een dergelijke vergoeding is immers absoluut niet verplicht);
(2) een vergoeding voorzien voor de gemaakte kosten door de vrijwilliger, actief in hun organisatie.
In beide gevallen worden ze echter wettelijk (artikel 4 van de wet van 3 juli 2005) verplicht de vrijwilliger
te informeren alvorens de activiteit een aanvang neemt, niet enkel over de keuze van de organisatie (een
vergoeding al dan niet uit te betalen), maar eveneens over de aard van deze vergoeding en de gevallen
waarin ze wordt betaald, enz...
De vrijwilliger die in één of in meerdere organisaties vrijwilligerswerk verricht (die een vergoeding
voorzien voor de gemaakte kosten door de vrijwilliger voor de organisatie), kiest voor één (één enkel !)
tussen de twee bestaande vergoedingsystemen, namelijk:
(a) OFWEL de integrale terugbetaling van de reële kosten, bij afgifte van bewijskrachtige
documenten (facturen, kastickets, kilometervergoeding, enz....).
Het maximum bedrag van de kilometervergoeding in het kader van vrijwilligerswerk is
vastgelegd op 0,3456 € / km, bedrag waarboven het niet toegelaten is te betalen.
In dit geval moet er
i geen plafond worden gerespecteerd,
ii geen sociale bijdragen worden betaald en
iii niets (noch inkomsten, noch kosten) worden vermeld op het aangifteformulier inzake
personenbelasting.
(b) OFWEL de vergoeding via uitbetaling van een forfaitair bedrag.
In dit geval moeten twee geïndexeerde plafonds (een maximaal bedrag per dag en een
maximaal bedrag per jaar) worden toegepast.
Geïndexeerde maximale vergoeding:
De van kracht zijnde wetgeving stelt dat de vrijwilligers die aan alle gestelde voorwaarden beantwoorden,
bepaalde bedragen per dag en per kalenderjaar mogen ontvangen, zonder dat deze - overigens in dezelfde
grenzen fiscaal vrijgestelde - vergoedingen aanleiding geven tot onderwerping aan de sociale zekerheid van
de werknemers.
Die geïndexeerde bedragen variëren met de spilindexoverschrijdingen.
12. Verzekeringen
a. Voor de leden en de deelnemers aan activiteiten van de Kringen die geen vzw zijn en de Vereniging
Verzekering BA en rechtsbijstand:
voor schade aan derden, schade als gevolg van een toevallige gebeurtenis die plots, onvoorzien en
onvrijwillig veroorzaakt is door de verzekerde, en ook tijdens de wekelijkse vergaderingen en de
maandelijkse conferenties.
b. Voor de bestuurders voor schade in het kader van de BA tengevolge van een ongeval opgetreden
tijdens de schadeclaim naar Belgisch of buitenlands recht (exclusief USA en de Caraïben), in geval van
een beroepsfout door de verzekerden begaan (burgerrechtelijke en strafrechtelijke verdediging).
c. Voor het materieel en de lokalen : afsluiten van een verzekering tegen diefstal en brand.
13. Aansluiting bij verenigingen
a. De aansluiting van Vereniging als rechtspersoon bij andere verenigingen kan enkel na beslissing van de
AV bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of geldig vertegenwoordigde effectieve
leden.
b. De natuurlijke persoon die de Vereniging vertegenwoordigt wordt aangeduid door de RvB.
c. Alle kosten in verband met deze deelname worden vergoed door de Vereniging.
14. De conventie tussen de Vereniging en de Kringen die vzw zijn: zie bijlage G
15. Tussenkomst bij het ontslag van een lid van de RvB :
Wanneer een lid van de RvB deze verlaat kan hij/zij van de Vereniging een herinneringsplaket krijgen
alsook een maaltijd samen met de leden van de RvB of van de AV.
Zijn/haar keuze wordt gespecificeerd tijdens de RvB die voorafgaat aan de AV waar hij/zij ontslagen wordt.
Bijlage A aan RIO
Jaarlijkse aangifte van het patrimonium van de kringen die geen vzw zijn
ACTIVA
PASSIVA
Meubilair en materieel
Stocks
Schulden ten aanzien van leden
Schulden ten aanzien van
leveranciers
Vorderingen
Zichtrekening
Spaarrekening
Andere activa
PENNINGMEESTER VAN DE KRING
NIET VZW
VOORZITTER VAN DE KRING NIET VZW
Bijlage B aan RIO
KVOO v.z.w.
30 Renaissancelaan
1000 Brussel
TOETREDINGSFORMULIER
Naam en voornamen : ...................................................................................................................................
FOTO (enkel voor de
Adres (straat, nummer, bus, postcode, plaats) : ................................................................. effectieve leden)
.............................................................................................................................................. (3,5 x 4,5 cm)
Geboren op (datum) : ..............................................te (plaats) : .........................................................
Laatste graad : (actief, reserve, ere) : ...........................................................................
Einddatum dienst : ………………………………
Macht, Wapen ou Dienst : ........................................... Stamnummer : ...................
Telefoonnummer : ………………………..
Emailadres : ………………………………………..
Per E-mail
Ik wens het Informatiebulletin te verkrijgen (schrappen wat niet past) :
Per post
Beide
De kaart van effectief lid is permanent en geldt als “identiteitskaart” van Belgisch officier buiten dienst.
============================================================================
Ik wens lid te worden van KVOO v.z.w. in de hoedanigheid van (schrappen wat niet past) :
effectief lid
geassocieerd lid
sympathisant
Benaming van de Kring (zie IB) :................................................................................
Ik stort mijn bijdrage vermeld in het IB alsook de eventuele giften op de rekening van de Kring gekozen uit het
IB of indien U geen lid wenst te zijn van een Kring op rekeningnummer :
IBAN BE43 9790 8215 8601 BIC ARSPBE 22
Voor meer informatie aangaande het rekeningnummer van de Kring zal ik het IB van de KVOO raadplegen of
zijn website http://www.kvoosror.be .
Te (plaats)...................................................op (datum).............................................
(handtekening).................................................
Bijlage C aan RIO
VOLMACHT
Ondergetekende (Naam, voornaam, graad) : .............................................................................................
woonachtig (straat, nummer, bus, postcode, plaats) : ..........................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
geeft volmacht aan (Naam, voornaam, graad). :........................................................................
..............................................................................................................................................
om mij te vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering van de KVOO v.z.w. die doorgaat :
op (datum) : .............................................te (plaats) : ..............................................................
te (plaats) : ................................op (datum) : ...............................................................
(handtekeningen) : ........................................................................................................................
de volmachtgever
de gemachtigde
NB : De handtekening laten voorafgaan door de vemelding “ Goed voor volmacht”.
Bijlage D aan RIO
RICHTLIJNEN VOOR HET BEHEER VAN DE FONDSEN
ULT
Bijlage E aan RIO - Annexe E au ROI
Fiche de remboursement des frais – Fiche voor terugbetaling van onkosten
COMPTE A CREDITER
MEMBRE SROR :
TE CREDITEREN REKENING
LID KVOO :
……………………
N°/Nr
Détail de la dépense / Detail van de uitgave
DATES
DATA
€
Remarques / Opmerkingen
Total à payer
Totaal te betalen
SIGNATURES - HANDTEKENINGEN
Membre - Lid
Secrétaire national – Nationaal Secretaris
Bijlage F aan RIO - Annexe F au ROI
KVOO v.z.w. - SROR a.s.b.l.
Campus Renaissance,
Avenue de la Renaissance, 30
1000 Bruxelles
N° entreprise - Ondernemingsnummer : 410 604 463
Remboursements des frais de transport - Terugbetaling van de vervoerkosten
Dates /
Datum
De / Van
Vers / Naar
Type - Soort
Prix - Prijs
Remarques / Opmerkingen
Total - Totaal
Dates /
Datum
Remboursements des frais de transport voiture - Terugbetaling van de vervoerkosten met de auto
Remarques /
De / Van
Vers / Naar Km € / Km Total / Totaal
Pour / Voor
Opmerkingen
Total / Totaal
Compte
NOM + Prénom
NAAM + Voornaam
Signature Handtekening
Secrétaire national - Nationaal Secretaris
Signature Handtekening
Bijlage G aan RIO – Annexe G au ROI
Conventie tussen de KVOO v.z.w. en de kringen die vzw zijn - Convention entre la SROR a.s.b.l. et les
cercles asbl
De vzw Koninklijke Vereniging der Oprustgestelde
Officieren en de vzw ……… streven dezelfde doelen na
en verklaren nauw samen te willen werken onder de
volgende voorwaarden:
L'asbl Société Royale des Officiers Retraités et l’asbl
…………………….. poursuivent les mêmes buts et
déclarent vouloir coopérer étroitement sous les conditions
suivantes :
Article 1 : Qualité de membre
Artikel 1 : Lidmaatschap
1. De leden van de vzw…………worden effectief of
1. Les membres de l’asbl ……………….. deviennent
toegetreden lid van de KVOO mits betaling van
membre effectif ou adhérent de la SROR
de “individuele bijdragen” bepaald door de
moyennant le paiement des “cotisations
KVOO voor zover ze beantwoorden aan de
individuelles” fixées par l'asbl SROR, pour autant
voorwaarden om van deze vereniging lid te zijn.
qu’ils répondent aux conditions pour être membre
Deze bijdragen worden jaarlijks door de
de cette association. Ces cotisations seront perçues
vzw………..geïnd die ze overmaakt aan de
annuellement par l’asbl………….. qui les
KVOO v.z.w. samen met de lijst van de leden.
transmettra, ainsi que la liste des membres à la
2. Deze leden zijn onderworpen aan dezelfde
SROR a.s.b.l..
statuten en hetzelfde RIO als de leden van de
2. Ces membres sont soumis aux mêmes statuts et
KVOO v.z.w..
ROI que le membre SROR a.s.b.l..
Article 2 : Organisation
Artikel 2 : Organisatie
1. L’asbl …… peut être considérée comme un Cercle
1. De vzw……… kan beschouwd worden als een
de la SROR et garde ses pleines responsabilités
Kring van de KVOO en behoudt haar volle
d’asbl (statuts, règlement d’ordre intérieur, bilan,
verantwoordelijkheid als vzw ( statuten,
assurance, ….).
reglement van inwendige orde, balans,
2. La SROR transmet toutes les données concernant
verzekering….).
des membres potentiels dans la région à l’asbl
2. De KVOO meldt al de gegevens betreffende
…………
potentiële leden in de streek van de vzw………
Artikel 3 : Activiteiten
Article 3 : Activités
De leden van andere Kringen mogen deelnemen
Les membres d’autres Cercles peuvent participer
aan de activiteiten die door de vzw……..
aux activités organisées par l’asbl …….
georganiseerd worden.
La priorité sera toujours donnée aux membres du
Voorkeur zal steeds gegeven worden aan de leden
Cercle organisateur.
van de organiserende Kring.
Artikel 4 : Informatiebulletin
Article 4 : Bulletind'Information
1. De vzw……… mag twee bladzijden met
1. L’asbl …………… peut publier deux pages de
meldingen doen verschijnen in het
communications dans le Bulletin d'Information de
Informatiebulletin van de KVOO v.z.w., maar het
la SROR a.s.b.l., mais le BI peut reprendre
IB kan artikelen van algemeen belang bevatten
également des articles d'intérêt général comme
zoals bepaald door de hoofdredacteur.
défini par le rédacteur en chef du BI.
2. De vzw……… zal een exemplaar van haar
2.
L’asbl ………….…enverra un exemplaire de sa
periodieke publicatie overmaken aan de nationale
publication périodique à l’administration nationale
administratie en aan al de Kringen van de KVOO
et à tous les Cercles de la SROR en Belgique.
in België.
Artikel 5 : Vertegenwoordiging van de vzw……..in de
schoot van de KVOO v.z.w..
1. De vzw……. is vertegenwoordigd te worden op
de RvB van de KVOO v.z.w. met één bestuurder
voor zover hij een effectief lid is van de KVOO
v.z.w., zoals bepaald in de statuten en het RIO
van de KVOO v.z.w. .
2. De kandidatuur als bestuurder moet voorgesteld
worden op de AV van de KVOO voor de duur
Article 5 : Représentativité de l’asbl ……………. au
sein de la SROR a.s.b.l.
1. L’asbl ……………. est représentée par un
administrateur au CA de la SROR asbl, pour autant
qu’il soit lui-même membre effectif de la SROR
a.s.b.l., comme prévu dans les statuts et le ROI de
la SROR a.s.b.l. .
2. La candidature d’administrateur sera présentée à
3.
van het mandaat bepaald door de statuten van de
KVOO v.z.w..
De leden van de vzw……….. , in regel met het
lidgeld aan KVOO v.z.w., genieten van de
rechten die toegekend zijn aan de leden van deze
vereniging.
Artikel 6 : Financiering van de KVOO v.z.w.
Voor elk lid van de vzw…………dat lid is van de
KVOO v.z.w. en zijn lidgeld heeft betaald, stort de
vzw………..op rekening van KVOO v.z.w. het
bedrag dat jaarlijks op de Gewone AV van de
KVOO v.z.w. bepaald wordt.
Artikel 7 : Geldigheidstermijn van de overeenkomst
1.
2.
3.
l’AG de la SROR suivant la durée du mandat, fixée
par les statuts de la SROR a.s.b.l..
Les membres de l’asbl ……………. , en règle de
cotisation à la SROR a.s.b.l., jouissent des droits
attribués aux membres de cette association.
Article 6 : Financement de la SROR a.s.b.l.
Pour chaque membre de l’asbl ………………. qui est
membre de la SROR a.s.b.l. en règle de cotisation,
l’asbl ………………. versera au compte de la SROR
a.s.b.l. le montant fixé annuellement lors de l’AG
Ordinaire de la SROR a.s.b.l..
Article 7 : Durée de validité de la convention
1. Cette convention est valable pour une durée
Deze overeenkomst is voor onbepaalde tijd
indéterminée et sera approuvée chaque année lors
geldig en zal elk jaar ter gelegenheid van de AV
de l’AG des deux asbl.
van de twee vzw’s bekrachtigd worden.
2. Cette convention peut être annulée par un des
Deze overeenkomst kan opgezegd worden door
cosignataires après un délai d’un an à compter à
één van de partijen na een tijdspanne van één jaar
partir de la date de la dernière AG Ordinaire de la
te rekenen vanaf de datum van de laatste Gewone
SROR a.s.b.l..
AV van de KVOO v.z.w..

Download Report