16.0 DS - jaarverslag 2013 Adviescie Bezwaar

provinsje fryslân
provincie fryslân
postbus 20120
8900 hm leeuwarden
tweebaksmarkt 52
telefoon: (058) 292 59 25
telefax: (058) 292 51 25
www.fryslannl
provinciefryslann1
www.twitter.com/provfryslan
Leden van Provinciale Staten van de
provincie Fryslân
.—
Leeuwarden, 10juni 2014
Verzonden, 20 JUNI 2014
Ons kenmerk
Afdeling
Behandeld door
Uw kenmerk
Bijlage(n)
: 01137808
: SOBD
: R.O. Beswerda [email protected]
Onderwerp
: Jaarverslag 2013
: 1
Geachte leden van Provinciale Staten,
Hierbij bieden wij u ter kennisneming het Jaarverslag 2013 van de Adviescommissie van
bezwaar- en beroepschriften en klachten (hierna: de commissie) aan. Met dit jaarverslag legt
de commissie verantwoording af over haar advieswerkzaamheden en geeft zij inzicht in de
behandeling van bezwaarschriften, administratieve beroepschriften en klachten.
In het jaarverslag doet de commissie op basis van haar bevindingen een aantal aanbevelin
gen, die betrekking hebben op de tijdige afdoening van bezwaarschriften en klachten, de
motivering van besluiten en de uitvoerbaarheid van subsidieregelingen, met name de toe
gankelijkheid voor aanvragers. Belangrijke constatering van de commissie is dat de beslis
termijn nog wel eens uit het oog is verloren, terwijl is getracht om tot een minnelijke oplos
sing van het geschil te komen. Ook het inwinnen van extern advies op aangeven van de
commissie of gecöordineerde interprovinciale besluitvorming worden als oorzaken van ter
mijnoverschrijding genoemd. Voor een aantal dossiers geeft de commissie aan dat de ter
mijnoverschrijding (mede) is toe te rekenen aan de commissie, bv. vanwege de complexiteit
van het dossier. Het merendeel van de termijnoverschrijdingen kan daarmee worden ver
klaard. Dat neemt niet weg dat wij hechten aan tijdige besluitvorming en het nadrukkelijk
monitoren van de beslistermijn. Voor het jaar 2014 zullen alle termijnoverschrijdingen expli
ciet in kaart worden gebracht.
-1 /2-
Ons kenmerk: 01137808
provinsje fryslân
provincie fryslân b
In het kader van opleiding en vorming zal aandacht worden besteed aan de motivering van
besluiten en bij het opstellen van subsidieregelgeving zal vanuit het perspectief van de aan
vrager nadrukkelijk aandacht worden besteed aan de uitvoerbaarheid.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Gedeputeerde Staten van Fryslân,
o)
J.A. Jorritsma, voorzitter
van den Berg,
retaris
H.M. van Gils, loco-secretaris
-2/2
Ons kenmerk: 01137808
1
1
Jierferslach 2013
Advyskommisje foar beswier- en beropskriften en klachten
VOORWOORD
Met genoegen bied ik u het jaarverslag 2013 aan van de externe adviescommissie
voor bezwaar- en beroepschriften en klachten van de provincie Fryslân. Met het
jaarverslag legt de commissie verantwoording af over haar advieswerkzaamheden.
Eind 2013 heeft de commissie afscheid genomen van haar voorzitter, drs. B.S.
Wilpstra, die in december van het verslagjaar is benoemd als gedeputeerde in het
college van gedeputeerde staten van de provincie Groningen. Mede namens de
overige leden van de commissie wil ik op deze plaats nog eens waardering
uitspreken voor de uitstekende wijze waarop hij invulling aan het voorzitterschap
heeft gegeven. Inmiddels heeft de commissie mr. dr. F.R. Vermeer mogen
verwelkomen als nieuwe voorzitter.
Net als in voorgaande jaren ligt het accent in dit jaarverslag op de
bezwaarschriften. Ze vormen het leeuwendeel van de aan de commissie
voorgelegde dossiers. Er is in 2013 één administratief beroepschrift ingediend.
Het aantal in 2013 ontvangen klachten is met 3 weliswaar gering, maar daarmee
niet van ondergeschikt belang. Klachten vormen een belangrijke spiegel van de
wijze waarop de provincie de Mienskip tegemoet treedt en zijn daarmee
waardevolle aangrijpingspunten voor verbetering van de dienstverlening.
In voorgaande jaarverslagen heeft de commissie haar zorg uitgesproken over de
afname van het percentage bezwaarschriften dat binnen de wettelijke termijn is
afgehandeld. Ook in dit verslag blijft de commissie daar aandacht voor vragen,
maar zij heeft ook oog voor de wereld achter de kale cijfers. Zo ziet de commissie
dat de focus van gedeputeerde staten en de ambtelijke dienst sterk is gericht op
het zoeken van een minnelijke oplossing, waarbij helaas de beslistermijn nog wel
eens uit het oog wordt verloren.
Ook in 2014 zal de commissie, binnen de grenzen van haar opdracht, op
onafhankelijke wijze besluiten van het provinciaal bestuur tegen het licht
houden. Het motto blijft ongewijzigd: adequate rechtsbescherming en
vergroting van de kwaliteit van besluitvorming.
mr. J.P. Wind
plv. voorzitter
1
2
INHOUDSOPGAVE
Voorwoord
Samenvatting
1.
Inleiding
2.
Bezwaar- en beroepschriften
Ontvangen
Advisering en beslissing
Termijnen
Dwangsom bij niet tijdig beslissen
Inhoudelijke aspecten
3.
Beroep op de rechter
4.
Klachten
Ontvangen
Advisering en beslissing
Termijnen
Nationale ombudsman
5.
Conclusies en aanbevelingen
Bijlage:
De samenstelling van de commissie en het secretariaat
3
Samenvatting
Ontvangen bezwaar- en beroepschriften
In 2013 zijn 309 bezwaarschriften ingediend, waarvan 160 gericht tegen een viertal besluiten, waarbij aan
de Faunabescherming een ontheffing is verleend op grond van de Flora- en faunawet (ganzen en
schadebestrijding gewassen). Daarnaast is 1 administratief beroepschrift ontvangen.
Advisering en beslissing
In 2013 heeft de commissie 42 hoorzittingen gehouden en 54 adviezen uitgebracht.1 Over 20 dossiers is
advies uitgebracht zonder een hoorzitting te houden. Er zijn 3 hoorzittingen gehouden die niet tot een
advies hebben geleid, omdat de bezwaarschriften na de hoorzitting zijn ingetrokken, omdat partijen
alsnog tot overeenstemming zijn gekomen. In alle dossiers die zijn afgedaan is het advies van de
commissie gevolgd.
Er zijn in 2013 149 dossiers afgedaan (148 bezwaarschriften en 1 administratief beroepschrift). De
afdoening is als volgt:
beslissingen op bezwaar en administratief beroep / intrekkingen
5
2
11
14
2
3
13
8
40
totaal
4
Overige
19
3
2
39
6
31
3
3
5
2
50
Handhaving
1
1
9
15
Subsidie
5
2
Toestemming
Personeel
doorgezonden
ingetrokken
(kennelijk) gegrond
deels gegrond
(kennelijk) ongegrond
(kennelijk) niet-ontvankelijk
totaal
6
69
7
25
27
15
149
Termijnen
In 81% van de dossiers is tijdig een beslissing genomen. In 2012 was dat nog 84%. Voor een aanmerkelijk
aantal termijnoverschrijdingen is naar de mening van de commissie een plausibele verklaring te geven. In
ca. 53% van de dossiers is binnen vier weken na het uitbrengen van het advies een beslissing op het
bezwaar of beroep genomen. In ca. 20% is dat binnen twee weken. In 25% van de dossiers bedroeg de
termijn voor het nemen van een beslissing na het uitbrengen van het advies langer dan 8 weken.
Beroep op de rechter
In de tabel hieronder een overzicht van voorlopige voorzieningen na het indienen van bezwaar en (hoger)
beroep naar aanleiding van de beslissing op bezwaar:
categorie
voorlopige voorziening afgewezen
voorlopige voorziening ingetrokken
beroep gegrond
beroep ongegrond
beroep niet-ontvankelijk
beroep ingetrokken
hoger beroep ongegrond
hoger beroep niet-ontvankelijk
voorlopige voorziening
1
3
beroep
hoger beroep
12
9
1
2
6
2
Een hoorzitting kan in 2013 zijn gehouden, terwijl het advies in 2014 is / wordt uitgebracht. Een hoorzitting kan in 2012 zijn
gehouden, terwijl het advies in 2013 is uitgebracht.
1
4
Klachten
In 2013 zijn drie klachten ingediend. Daarnaast zijn in het verslagjaar ook nog twee klachten uit 2010 en
twee klachten uit 2012 afgehandeld. In totaal zijn vier klachten na overleg ingetrokken, één klacht is op
advies van de commissie gegrond verklaard en twee klachten (uit 2013) zijn nog in behandeling.
Conclusies en aanbevelingen
De beslissing op bezwaarschriften, administratief beroep en klachten
Van de dossiers die betrekking hebben op bezwaarschriften en het administratief beroep is in 2013 in 81%
van de gevallen tijdig een beslissing genomen, is het bezwaarschrift binnen de beslistermijn ingetrokken of
is de beslistermijn met instemming van de indiener overschreden. Het positief beïnvloeden van de
beslistermijn is te koppelen aan een drietal termijnen:
 de termijn tussen de start van de beslistermijn en de hoorzitting;
 de termijn tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies; en
 de termijn tussen het uitbrengen van het advies en de beslissing op bezwaar of administratief
beroep.
Bij binnenkomst van een bezwaarschrift ligt de nadrukkelijke focus van gedeputeerde staten, de ambtelijke
dienst en het secretariaat van de commissie op de mogelijkheid om zaken buiten de formele
bezwaarschriftenprocedure tot een oplossing te brengen. De commissie juicht dit toe maar wijst er op dat
de beslistermijn hier meer nadrukkelijk in het oog moet worden gehouden. Wanneer de indiener van een
bezwaar- of beroepschrift niet instemt met de overschrijding van de wettelijke beslistermijn en het
informele traject niet slaagt, wordt de beslistermijn immers negatief beïnvloed. Dat zien we ook in de
praktijk. Alle goede bedoelingen ten spijt leiden pogingen om het geschil via de minnelijke weg op te lossen
niet zelden tot termijnoverschrijdingen. Het verdient aanbeveling om hier wat scherper aan de wind te
zeilen. Daarin ligt ook besloten dat, voor zover de beslistermijn niet wordt geschorst, tijdig wordt
vastgesteld of een minnelijke oplossing haalbaar is. Dat geldt nadrukkelijk niet alleen voor
bezwaarschriften. Ook in 2013 hebben we kunnen vaststellen dat de mogelijkheid om de klacht, zonder
tussenkomst van de commissie, op informele wijze af te doen nadrukkelijk in een behoefte voorziet. Het
laat zien dat de (eventuele) ruimte om geschillen op informele wijze af te doen door de ambtelijke dienst
succesvol kan worden benut, maar ook hier ziet de commissie een toenemende overschrijding van de
wettelijke afhandelingstermijn. De commissie adviseert om in de voorfase klachten met voortvarendheid
op te pakken en, na het uitbrengen van het advies, zaken ook snel af te doen. Het is de moeite waard om
steeds bij klager te verkennen of wordt ingestemd met overschrijding van de afhandelingstermijn.
De commissie zal bij de planning van haar werkzaamheden meer nadrukkelijk gaan sturen op de
beslistermijn.
De voorbereiding en motivering van besluiten
Net als in voorgaande jaren valt het de commissie op dat het aantal ingetrokken bezwaarschriften, met
name in de categorieën Personeel en Subsidie, hoog is. Voor de categorie Subsidie in de afgelopen drie
jaren respectievelijk 58%, 75% en 62%. Dit roept, opnieuw, de vraag op of in elk geval een deel van deze
bezwaarschriften niet had kunnen worden voorkomen. De commissie doet op dit punt de aanbeveling om
de ingetrokken bezwaarschriften in de categorie Subsidie verder te analyseren en daaruit leerervaringen
te destilleren die een dempende werking kunnen hebben op het aantal bezwaarschriften.
In haar advisering is de commissie dit verslagjaar meerdere malen tot de conclusie gekomen dat besluiten
onvoldoende deugdelijk of kenbaar waren gemotiveerd. De commissie blijft dan ook met nadruk de
aanbeveling herhalen om meer aandacht te besteden aan de motivering van besluiten.
Ontwerpen subsidieregelgeving
Het verdient aanbeveling om bij het ontwerpen van subsidieregelingen meer aandacht te schenken aan de
uitvoerbaarheidstoets, waarbij onder andere de toegankelijkheid voor aanvragers nadrukkelijk tegen het
licht wordt gehouden.
5
1.
Inleiding
Voor u ligt het jaarverslag van de externe adviescommissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten
van de provincie Fryslân (hierna: de commissie). De commissie adviseert de bestuursorganen van de
provincie Fryslân over:
a. bezwaarschriften;
bij het instellen van bezwaar wordt het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen gevraagd het
bestreden besluit te heroverwegen.
b. administratieve beroepschriften;
bij het instellen van administratief beroep wordt een ander bestuursorgaan dan het orgaan dat het
besluit heeft genomen gevraagd het bestreden besluit te heroverwegen. Gedeputeerde staten zijn in
bepaalde gevallen beroepsorgaan bij besluiten van het gemeente- en waterschapsbestuur.
c. klachten;
bij klachten gaat het over de wijze waarop bestuurders en ambtenaren zich in een bepaalde
aangelegenheid hebben gedragen.
In de heroverwegingsprocedure wordt een besluit zowel qua rechtmatigheid als vanuit beleidsmatige
overwegingen tegen het licht gehouden. De functie van de bestuurlijke heroverweging is meerledig:

de mogelijkheid om fouten te herstellen;

zeeffunctie: voorkomen dat de weg naar de rechter dichtslibt; en

voor zover zaken toch aan de rechter worden voorgelegd, heeft er al een zekere structurering van
de casus plaatsgevonden.
Er is in het verslagjaar één administratief beroepschrift ingediend tegen 309 bezwaarschriften. Het accent
in dit verslag ligt dan ook op de bezwaarschriftenprocedure. Daarnaast is er uiteraard aandacht voor de
klachten.
6
2.
Bezwaar- en beroepschriften
Ontvangen bezwaar- en beroepschriften
Ontvangen bezwaarschriften
(jaar 2012 excl. RWE)
309
2013
2012
2011
2010
2009
In 2013 zijn 309 bezwaarschriften
ingediend, waarvan 160 gericht tegen een
aan de Faunabescherming verleende
ontheffing op grond van de Flora- en
faunawet (ganzen en schadebestrijding
gewassen). Dat verklaart ook het aantal
bezwaarschriften voor Stêd & Plattelân in
het overzicht hieronder. Daarnaast is 1
administratief beroepschrift ontvangen.
84
124
150
135
Ingekomen bezwaar- en beroepschriften naar organisatieonderdeel
Provinciale Waterstaat
Complexe infraprojecten
Financiën, planning & Control
Griffie
2
26
3
1
1
Vastgoed
20
21
Stêd & Plattelân
Stafbureau Ondersteuning Bestuur & Directie
Personeel & Organisatie
193
2012
1
6
7
2013
24
16
Omgevingsvergunningen & Toezicht
Kultuer & Mienskip
13
15
Kennis & Economy
12
10
Infraprojecten & Advies
Communicatie
Bebouwde Ruimte Landelijk Gebied
1
5
1
16
7
Bezwaarschriften en het administratief beroepschrift naar categorie en wettelijk voorschrift
5
11
3
5
6
163
2
14
2
1
2
13
3
7
7
6
15
1
2
11
1
1
2
1
1
5
4
6
50
196
11
16
47
totaal
Overige
Handhaving
Toestemming
Algemene subsidieverordening
Algemene wet bestuursrecht
Burgerlijk wetboek
Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies
Flora- en faunawet
Grondwaterwet
Natuurbeschermingswet 1998
Subsidieverordening Budget Sociaal Economisch Beleid 2004
Subsidieverordening Bureau Jeugdzorg Fryslân
Subsidieverordening Natuur en Landschap
Subsidieverordening pMJP
Subsidieverordening Zorgaanbod Jeugdzorg Fryslân
Uitvoeringsregeling projectsubsidies Cultuur, taal en onderwijs
Uitvoeringsregeling projectsubsidies Economie, recreatie en toerisme
Uitvoeringsregeling projectsubsidies Ruimte
Vaarwegenverordening
Verordening Nadeelcompensatie Verkeers- en Vervoersvoorzieningen Fryslân
Wegenverkeerswet 1994
Wegenverordening
Wet gemeenschappelijke regelingen
Wet Luchtvaart
Wet milieubeheer
Wet op de Lijkbezorging (administratief beroepschrift)
Wet openbaarheid van bestuur
Wet personenvervoer 2000
Wet ruimtelijke ordening
totaal
Subsidie
Personeel
wettelijk voorschrift
5
14
5
6
163
2
14
2
1
2
13
3
7
7
6
16
2
11
1
1
2
1
1
5
4
16
310
Onder de categorie Personeel worden begrepen bezwaarschriften die zijn ingediend door (gewezen)
leden van het provinciaal bestuur en (gewezen) ambtenaren van de provincie Fryslân. De categorie
Subsidie betreft alle voor bezwaar vatbare besluiten in de keten van subsidieverstrekking, zoals
subsidieverlening, subsidievaststelling of besluiten tot het intrekken van subsidie. De categorie
Toestemming heeft betrekking op vergunningen, ontheffingen, meldingen e.d. De rubriek Handhaving
heeft betrekking op het toepassen van bestuursdwang of het opleggen van een last onder dwangsom. In
de categorie Overige vallen onder andere bezwaarschriften naar aanleiding van besluiten op grond van
de Wet openbaarheid van bestuur en verkeersbesluiten.
8
Advisering en beslissing
In 2013 heeft de commissie 42 hoorzittingen2 gehouden en 54 adviezen uitgebracht.3 Over 20 dossiers is
advies uitgebracht zonder een hoorzitting te houden. In 17 dossiers was de commissie van mening dat het
bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk was (8 x geen procesbelang, 3 x niet tijdig ingediend, 4 x geen voor
bezwaar vatbaar besluit en 2 x geen gronden overgelegd), in 1 dossier was de commissie van mening dat
het bezwaar kennelijk gegrond was en in twee dossiers kennelijk ongegrond.
Er zijn 3 hoorzittingen gehouden die niet tot een advies hebben geleid, omdat de bezwaarschriften na de
hoorzitting zijn ingetrokken, omdat partijen alsnog tot overeenstemming zijn gekomen. In alle dossiers
die zijn afgedaan is het advies van de commissie gevolgd.
In de loop van 2013 is de commissie afgestapt van het maken van een afzonderlijke advies en een verslag
van de hoorzitting. Het verslag, dat meer het karakter heeft gekregen van een zakelijke weergave van de
hoorzitting, maakt nu onderdeel uit van het advies.
In 2013 zijn 149 dossiers afgedaan (148 bezwaarschriften en 1 administratief beroepschrift). Daarvan
hebben 19 dossiers betrekking op bezwaarschriften tegen het (gezamenlijk) besluit van de colleges van
Fryslân, Groningen en Drenthe om aan RWE Eemshaven een Nb-wet vergunning te verlenen voor de bouw
van een energiecentrale. De advisering over deze bezwaarschriften heeft plaatsgevonden door de
commissie Rechtsbescherming van de provincie Groningen. De beslissing op bezwaar is gecoördineerd
door gedeputeerde staten van die provincie.
Beslissingen op bezwaar en administratief beroep / intrekkingen
5
2
11
14
2
3
13
8
40
totaal
4
Overige
19
3
2
39
6
31
3
3
5
2
50
Handhaving
1
1
9
15
Subsidie
5
2
Toestemming
Personeel
doorgezonden
ingetrokken
(kennelijk) gegrond
deels gegrond
(kennelijk) ongegrond
(kennelijk) niet-ontvankelijk
totaal
6
69
7
25
27
15
149
Het administratief beroepschrift is kennelijk ongegrond verklaard. Voor bezwaarschriften is de wijze van
afdoening als volgt:
Wijze van afdoening in % (incl. ingetrokken bezwaarschriften)
4%
doorgezonden
17%
ingetrokken
5%
(kennelijk) ongegrond
10%
(kennelijk) niet-ontvankelijk
47%
(kennelijk) gegrond
17%
deels gegrond
Er zijn 39 hoorzittingen gehouden door de Algemene kamer en 3 hoorzittingen door de Ambtenarenkamer.
Een hoorzitting kan in 2012 zijn gehouden, terwijl het advies in 2013 is uitgebracht. Een hoorzitting kan in 2013 zijn gehouden,
terwijl het advies in 2014 is / wordt uitgebracht.
2
3
9
Wijze van afdoening in % (excl. ingetrokken bezwaarschriften)
7%
doorgezonden
32%
(kennelijk) ongegrond
33%
(kennelijk) niet-ontvankelijk
(kennelijk) gegrond
9%
deels gegrond
19%
Bezwaarschriften naar categorie en beslissing / intrekking
Overige
35%
Handhaving
36%
Toestemming
Subsidie
Personeel
12%
32%
20%
45%
39%
18%
50%
62%
12%
55%
22%
5% 5%
10%
4%
11%
11%
11%
ingetrokken
(kennelijk) (deels) gegrond
(kennelijk) ongegrond
(kennelijk) niet-ontvankelijk
doorgezonden
Het percentage (deels) gegronde bezwaarschriften in de categorie Toestemming is met 50% relatief hoog. Het betreft
een 19-tal besluiten op grond van de Nb-wet naar aanleiding van bezwaarschriften tegen het (gezamenlijk) besluit van
de colleges van Fryslân, Groningen en Drenthe om aan RWE Eemshaven een Nb-wet vergunning te verlenen voor de
bouw van een energiecentrale. Om een en ander in het juiste perspectief te plaatsen: deze 19 dossiers maken deel uit
van in totaal 5767 bezwaarschriften tegen voormeld besluit, waarvan 5748 in 2012 zijn afgedaan (niet-ontvankelijk).
De afhandeling van al deze dossiers is gecoördineerd door gedeputeerde staten van Groningen.
Van de subsidiedossiers die zijn afgedaan is 62% ingetrokken. Het aantal intrekkingen is daarmee in de categorie
Subsidie het hoogst. Overigens is dat percentage in de periode 2011 – 2013 steeds hoog.
10
Intrekkingen per categorie in % 2011 - 2013
62%
2013
55%
36%
75%
83%
39%
40%
25%
10%
Handhaving
Toestemming
58%
Subsidie
2012
2011
53%
25%
33%
Personeel
Overige
Termijnen
Op grond van de Awb beslist een bestuursorgaan dat zich laat adviseren door een
externe commissie op een bezwaarschrift binnen twaalf weken na het verstrijken van de
voor bezwaar vatbare termijn. Deze termijn kan éénmaal worden verlengd met zes
weken. Voor een administratief beroep zijn deze termijnen respectievelijk tien en
zestien weken. De beslistermijn wordt opgeschort met ingang van de dag waarop de
indiener is verzocht een verzuim te herstellen, indien niet wordt voldaan aan de
wettelijke vereisten voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift. Een voorbeeld
dat in de praktijk met enige regelmaat voorkomt is het zgn. pro forma bezwaarschrift, dat nog
moet worden aangevuld met de gronden.
Afgezien van doorzending wordt een dossier door de commissie als afgedaan beschouwd als op het
bezwaar- of beroepschrift een beslissing is genomen dan wel dat dit door de bezwaarmaker(s) is
ingetrokken.
Overschrijding van de wettelijke beslistermijn is toegestaan met instemming van de indiener van het
bezwaar- of administratieve beroepschrift. In de praktijk wordt nogal eens op verzoek van de indiener de
procedure opgeschort, meestal vanwege overleg tussen partijen.
De feitelijke beslistermijn is de optelsom van de volgende termijnen:
- de termijn tussen de start van de beslistermijn en de hoorzitting;
- de termijn tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies; en
- de termijn tussen het uitbrengen van het advies en de beslissing op bezwaar of administratief beroep.
De termijn tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies ziet er als volgt uit:
Termijn tussen hoorzitting (2013) en uitbrengen advies in weken en in % (excl. RWE)
>8
15%
>6 - ≤8
15%
>4 - ≤6
36%
>2 - ≤4
≤2
26%
7%
In een aantal dossiers is het opstellen van het advies vertraagd, omdat bezwaarmakers na de hoorzitting
de gelegenheid is geboden nadere gegevens aan te leveren.
11
Termijn tussen advies en beslissing op bezwaar (2013) in weken en in % (excl. RWE)
>8
>6 - ≤8
25%
3%
>4 - ≤6
16%
>2 - ≤4
30%
≤2
25%
Uit de grafiek blijkt dat in ca. 55% van de dossiers
binnen vier weken na het uitbrengen van het
advies een beslissing op bezwaar is genomen. In
ca. 25% is dat binnen twee weken.
Van de dossiers (excl. RWE) is 81% tijdig afgedaan dan wel is de beslistermijn met instemming van de
indiener(s) overschreden. In 2012 was dat nog 84%.
97%
Bezwaar- en beroepschriften die tijdig zijn afgedaan /
beslistermijn met instemming van bezwaarmaker overschreden
(excl. RWE)
94%
87%
84%
2009
2010
2011
2012
81%
2013
Zonder enige nuancering zien we een (al jaren) dalende lijn, waarbij steeds minder dossiers binnen de
wettelijke beslistermijn worden afgedaan. De commissie heeft daarom de termijnoverschrijdingen wat
verder onder de loep genomen. De termijnoverschrijdingen uitgesplitst naar categorie en beslissing
respectievelijk intrekking geeft het volgende beeld:
beslissing / intrekking bij termijnoverschrijdingen
aantal
aantal
niet(deels)
categorie
ongegrond
ingetrokken
afgedaan termijnoverschrijdingen ontvankelijk
gegrond
Personeel
9
5
1
2
2
Subsidie
50
7
1
4
2
Toestemming
20
1
1
Handhaving
11
2
2
Overige
40
10
5
3
2
12
In 6 dossiers waarin de beslistermijn is overschreden heeft overleg tussen gedeputeerde staten en
bezwaarmaker er toe geleid dat het bezwaarschrift is ingetrokken. Dat is op zich als positief te duiden.
Overeenstemming tussen partijen verdient naar de mening van de commissie de voorkeur. In deze
gevallen is het verstandig om bezwaarmaker te vragen in te stemmen met de termijnoverschrijding. In dat
geval was het percentage bezwaarschriften dat tijdig was afgedaan uitgekomen op 87%.
In 2 dossiers waarbij de beslistermijn is overschreden is het bezwaarschrift niet-ontvankelijk verklaard
vanwege het ontbreken van procesbelang. Bezwaarmakers is wel gevraagd om het bezwaarschrift in te
trekken, maar daarop is niet gereageerd. De termijnoverschrijding had kunnen worden voorkomen door
bezwaarmakers een korte(re) reactietermijn te geven en direct daarop de zaak af te doen. Met
inachtneming van hetgeen hierboven is opgemerkt over de ingetrokken dossiers was in dat geval het
percentage bezwaarschriften dat tijdig was afgedaan uitgekomen op 89%.
Voor de overige 17 dossiers is naar de mening van de commissie in een aantal gevallen een plausibele
verklaring te geven. Enkele voorbeelden:
nr. 108.11: Op advies van de commissie is na het uitbrengen van het advies een externe deskundige
ingeschakeld. Dit heeft geleid tot een termijnoverschrijding.
nr. 44.12: Op verzoek van bezwaarmaker is na de hoorzitting alsnog getracht om via minnelijke weg het
geschil te beëindigen. Helaas is dat niet gelukt. Er is verzuimd om bezwaarmaker te vragen in te stemmen
met de termijnoverschrijding.
nr. 58.12: Het betrof een bezwaarschrift dat bij alle 12 provincies was ingediend. De
termijnoverschrijding is toe te rekenen aan de gecoördineerde afhandeling.
nrs. 76.12 en 79.12: Er heeft, voorafgaande aan de hoorzitting, langdurig overleg met bezwaarmakers
plaatsgevonden om er via minnelijke weg uit te komen. Helaas is dat niet gelukt. Er is verzuimd om
bezwaarmakers te vragen in te stemmen met de termijnoverschrijding.
nr. 29.13: Na het uitbrengen van het advies is extern advies ingewonnen. Dat heeft geleid tot
termijnoverschrijding.
nrs. 39.13 en 58.13: Om proceseconomische redenen zijn deze dossiers gevoegd. Dat heeft geleid tot de
termijnoverschrijding.
Daarnaast is in enkele dossiers de termijnoverschrijding (mede) toe te rekenen aan de commissie,
vanwege de duur van de advisering, bv. vanwege de complexiteit van het dossier. Uiteraard zijn er ook een
aantal dossiers waarin gedeputeerde staten de beslissing op bezwaar aanmerkelijk sneller hadden kunnen
nemen. Afgezien daarvan stelt de commissie vast dat de focus van gedeputeerde staten, de ambtelijke
dienst, maar ook van (het secretariaat van) de commissie, sterk is gericht op de mogelijkheid om bezwaaren beroepschriften buiten de formele procedure af te doen. Dat is op zich prima, een minnelijke oplossing
van geschillen heeft zeker de voorkeur. Toch wordt in die gevallen nog niet optimaal gebruik gemaakt van
de mogelijkheid om de procedure even stil te leggen of bezwaarmaker(s) te vragen in te stemmen met een
termijnoverschrijding. De commissie denkt dat met een meer alerte houding op dit punt het percentage
bezwaar- en beroepschriften waarop tijdig is beslist aanmerkelijk toeneemt.
13
Dwangsom bij niet tijdig beslissen
Dwangsom bij niet tijdig beslissen
Gedeputeerde staten zijn in 2013 zes keer in gebreke
gesteld vanwege het niet tijdig beslissen op een
bezwaarschrift (het totaal aantal ingebrekestellingen
in 2013 bedroeg 46).
In vier dossiers is een dwangsom betaald. Twee keer
een bedrag van € 120,-, € 1260,- en € 4060,-. In dat
laatste geval is de hoogte van de dwangsom door de
rechtbank bepaald.
Inhoudelijke aspecten
In een subsidiedossier, dat handelde over de toepassing van de (Kader) Subsidieverordening pJMP heeft
de commissie - ten overvloede - overwogen het proces van beoordeling van aanvragen complex te vinden.
Die complexiteit bracht met zich mee dat een aanvrager niet alleen kennis moest nemen van de eisen die
de Kadersubsidieverordening pMJP en de Subsidieverordening pMJP aan de aanvraag stelt, maar ook van
het betreffende Gebiedsplan, het Jaarplan en het geldende plattelandsbeleid, in dit geval de Beleidsnota
Plattelân 2012 – 2017. De commissie vond deze nota overigens niet erg toegankelijk. Daaruit is maar
moeilijk af te leiden waaraan een subsidieaanvraag wordt getoetst. De commissie ziet in gemelde
complexiteit overigens ook een oorzaak voor de onjuiste toepassing van het toetsingskader bij de
beoordeling van de subsidieaanvraag. De meer algemene leerervaring die hierin besloten ligt is dat bij het
ontwerpen van subsidieregelingen meer aandacht moet zijn voor de uitvoerbaarheidstoets, waarbij onder
andere de toegankelijkheid voor aanvragers nadrukkelijk tegen het licht wordt gehouden. Met de
betrekking tot de complexiteit heeft de commissie in aanmerking genomen dat het hier betrekkelijk lage
subsidies betrof, met een maximum van € 10.000,-. De administratieve lasten voor de aanvrager, maar ook
de uitvoeringslasten van deze regeling voor uw college kunnen dan verhoudingsgewijs erg hoog zijn.
14
3.
Beroep op de rechter
Naar aanleiding van een ingediend bezwaarschrift is de rechter in 2013 4 keer gevraagd een voorlopige
voorziening te treffen. In 3 gevallen is de voorlopige voorziening ingetrokken, 1 keer is het verzoek
afgewezen. Van de beslissing op bezwaar is 12 keer beroep ingesteld en 3 keer hoger beroep.
Voorlopige voorziening en (hoger) beroep bij de bestuursrechter 2013
Personeel
Toestemming
voorlopige voorziening
2
beroep
1
Subsidie
1
hoger beroep
Handhaving
Overige
1
1
2
8
1
2
Het merendeel van de beroepen (8x) valt in de categorie Overige. Het betreft de volgende onderwerpen:
nadeelcompensatie (2x), Wob-verzoek (1x), niet tijdig beslissen (4x) en schadevergoeding (1x).
Als we kijken naar de beslissingen van de bestuursrechter in 2013 met betrekking tot voorlopige
voorzieningen en (hoger) beroep naar aanleiding van de beslissing op bezwaar, dan is het beeld als volgt:
categorie
voorlopige voorziening afgewezen
voorlopige voorziening ingetrokken
beroep gegrond
beroep ongegrond
beroep niet-ontvankelijk
beroep ingetrokken
hoger beroep ongegrond
hoger beroep niet-ontvankelijk
voorlopige voorziening
1
3
beroep
hoger beroep
12
9
1
2
6
2
De commissie heeft vervolgens gekeken naar de gegronde beroepen. Daarvan hebben 9 betrekking op de
categorie Toestemming en 3 dossiers op het niet tijdig nemen van een beslissing. In die laatste gevallen is
voor de commissie geen rol weggelegd.
In 7 dossiers met betrekking tot een ontheffing op grond van de Flora- en Faunawet heeft de commissie
geadviseerd het bezwaarschrift gegrond te verklaren. Gedeputeerde staten zijn afgeweken van het advies.
De rechter heeft vervolgens, in lijn met het advies van de commissie, de beroepen gegrond verklaard. In 2
dossiers - een vergunning op grond van de Natuurbeschermingswet 1998 en een ontheffing op grond van
de Vaarwegenverordening Fryslân - adviseerde de commissie het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren.
Gedeputeerde staten volgden dat advies, maar de rechter haalde daar een streep door.
15
4.
Klachten
In 2013 zijn drie klachten ingediend. Van deze klachten hebben er twee betrekking op het niet nakomen
van gemaakte afspraken. De derde klacht heeft betrekking op de niet tijdige informatieverstrekking over
een besluit van gedeputeerde staten, waarbij de klager (in verband met het indienen van een zienswijze)
betrokken was. In 2013 zijn ook nog twee klachten uit 2010 en twee klachten uit 2012 afgehandeld.
Advisering en beslissing
De twee in 2010 ingediende klachten hadden betrekking op de aanpak en handelwijze van de provincie bij
de gewenste aankoop van de bedrijven van beide klagers. Bedrijfsbeëindiging was alleen mogelijk met
inzet van overheidsmiddelen. Er is veel tijd gemoeid geweest met afspraken over de randvoorwaarden
voor de verkoop, waarbij bovendien Europeesrechtelijke beperkingen (staatssteun) een rol speelden.
Beide klagers hebben hun klachten begin 2013 ingetrokken.
Voor één van de klachten uit 2012, die betrekking had op gebrekkige informatieverstrekking met
betrekking tot de reconstructie van de N358, is een hoorzitting gehouden. De commissie heeft geadviseerd
de klacht gegrond te verklaren. Gedeputeerde staten hebben het advies overgenomen en de klacht
gegrond verklaard voor wat betreft de wijze van communicatie. Tevens is de toezegging gedaan dat bij
toekomstige werkzaamheden de aanwonenden en andere belanghebbenden beter en tijdig zullen worden
geïnformeerd.
De andere in 2012 ingediende klacht, die betrekking had op het niet ter beschikking stellen van
subsidiegelden ten behoeve van het voortbestaan van een schaapskudde, is ter zitting ingetrokken.
Tijdens de hoorzitting is de toezegging gedaan dat er na de hoorzitting nog een gesprek met klager zou
plaatsvinden.
Van de drie in 2013 ingediende klachten zijn er nog twee in behandeling. In beide zaken vindt overleg met
de klagers plaats en is de verwachting dat deze begin 2014 kunnen worden afgehandeld.
Eén van de in 2013 ingediende klachten had betrekking op het niet nakomen van de toezegging om te
reageren op een ingediend rapport met ideeën voor verbetering van de spoorverbindingen tussen Noorden Oost-Nederland en de Randstad. Nadat gebleken is dat is verzuimd om klager te informeren over de
inhoudelijke reactie van gedeputeerde staten op het rapport, zijn daarvoor schriftelijk excuses
aangeboden aan de klager. De klacht is vervolgens ingetrokken.
Termijnen
De termijn voor het afhandelen van een klacht bedraagt maximaal 14 weken. Verder uitstel is mogelijk als
de klager hiermee instemt. Bij de behandeling van de klachten uit 2010 is veel tijd geïnvesteerd in het
zoeken naar oplossingen om te komen tot aankoop van de bedrijven door de provincie, waarbij de regels
over staatssteun nog een extra complicerende factor vormden. Klagers hebben ingestemd met de
termijnoverschrijding.
Bij de overige afgehandelde klachten is er sprake van termijnoverschrijding. Dit is met name veroorzaakt
door het zoeken naar minnelijke oplossingen, zonder dat nadrukkelijk om instemming met uitstel van
afhandeling aan klager is verzocht. In een van de zaken speelde ook samenloop met een bezwaarschrift
een rol, waarbij het bezwaarschrift overigens na verloop van tijd is ingetrokken.
Nationale ombudsman
De Nationale ombudsman (NO) heeft in 2013 vier verzoekschriften over de
provincie Fryslân behandeld. Van deze verzoekschriften heeft de NO er twee
afgedaan, zonder deze in onderzoek te nemen.
Van de overige twee verzoekschriften had één dossier betrekking op het uitblijven van
informatie over een bodemonderzoek dat de provincie in zijn omgeving was begonnen. De NO
nam contact op met de provincie, die vervolgens verzoeker heeft geïnformeerd over de stand van zaken.
Daarmee kwam het NO onderzoek ten einde. Het tweede verzoekschrift had betrekking op een klacht over
de medewerking van de provincie bij een bodemsanering. De provincie is hier samen met de klager
uitgekomen, zodat ook daarmee het NO onderzoek werd beëindigd.
16
5.
Conclusies en aanbevelingen
In dit laatste hoofdstuk vat de commissie de conclusies samen en doet zij enkele aanbevelingen.
De beslissing op bezwaarschriften, administratief beroep en klachten
Van de dossiers die betrekking hebben op bezwaarschriften en het administratief beroep is in 2013 in 81%
van de gevallen tijdig een beslissing genomen, is het bezwaarschrift binnen de beslistermijn ingetrokken of
is de beslistermijn met instemming van de indiener overschreden. Het positief beïnvloeden van de
beslistermijn is te koppelen aan een drietal termijnen:
 de termijn tussen de start van de beslistermijn en de hoorzitting;
 de termijn tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies; en
 de termijn tussen het uitbrengen van het advies en de beslissing op bezwaar of administratief
beroep.
Bij binnenkomst van een bezwaarschrift ligt de nadrukkelijke focus van gedeputeerde staten, de ambtelijke
dienst en het secretariaat van de commissie op de mogelijkheid om zaken buiten de formele
bezwaarschriftenprocedure tot een oplossing te brengen. De commissie juicht dit toe maar wijst er op dat
de beslistermijn hier meer nadrukkelijk in het oog moet worden gehouden. Wanneer de indiener van een
bezwaar- of beroepschrift niet instemt met de overschrijding van de wettelijke beslistermijn en het
informele traject niet slaagt, wordt de beslistermijn immers negatief beïnvloed. Dat zien we ook in de
praktijk. Alle goede bedoelingen ten spijt leiden pogingen om het geschil via de minnelijke weg op te lossen
niet zelden tot termijnoverschrijdingen. Het verdient aanbeveling om hier wat scherper aan de wind te
zeilen. Daarin ligt ook besloten dat, voor zover de beslistermijn niet wordt geschorst, tijdig wordt
vastgesteld of een minnelijke oplossing haalbaar is. Dat geldt nadrukkelijk niet alleen voor
bezwaarschriften. Ook in 2013 hebben we kunnen vaststellen dat de mogelijkheid om de klacht, zonder
tussenkomst van de commissie, op informele wijze af te doen nadrukkelijk in een behoefte voorziet. Het
laat zien dat de (eventuele) ruimte om geschillen op informele wijze af te doen door de ambtelijke dienst
succesvol kan worden benut, maar ook hier ziet de commissie een toenemende overschrijding van de
wettelijke afhandelingstermijn. De commissie adviseert om in de voorfase klachten met voortvarendheid
op te pakken en, na het uitbrengen van het advies, zaken ook snel af te doen. Het is de moeite waard om
steeds bij klager te verkennen of wordt ingestemd met overschrijding van de afhandelingstermijn.
De commissie zal bij de planning van haar werkzaamheden meer nadrukkelijk gaan sturen op de
beslistermijn.
De voorbereiding en motivering van besluiten
Net als in voorgaande jaren valt het de commissie op dat het aantal ingetrokken bezwaarschriften, met
name in de categorieën Personeel en Subsidie, hoog is. Voor de categorie Subsidie in de afgelopen drie
jaren respectievelijk 58%, 75% en 62%. Dit roept, opnieuw, de vraag op of in elk geval een deel van deze
bezwaarschriften niet had kunnen worden voorkomen. De commissie doet op dit punt de aanbeveling om
de ingetrokken bezwaarschriften in de categorie Subsidie verder te analyseren en daaruit leerervaringen
te destilleren die een dempende werking kunnen hebben op het aantal bezwaarschriften.
In haar advisering is de commissie dit verslagjaar meerdere malen tot de conclusie gekomen dat besluiten
onvoldoende deugdelijk of kenbaar waren gemotiveerd. De commissie blijft dan ook met nadruk de
aanbeveling herhalen om meer aandacht te besteden aan de motivering van besluiten.
Ontwerpen subsidieregelgeving
Het verdient aanbeveling om bij het ontwerpen van subsidieregelingen meer aandacht te schenken aan de
uitvoeringstoets, waarbij onder andere de toegankelijkheid voor aanvragers nadrukkelijk tegen het licht
wordt gehouden.
17
Bijlage
De samenstelling van de commissie en het secretariaat.
De Algemene Kamer bestaat uit de volgende leden:

drs. B.S. Wilpstra (voorzitter Algemene kamer en tevens voorzitter van de gehele commissie tot 11
december 2013).

mr. dr. F.R. Vermeer (voorzitter Algemene kamer en tevens voorzitter van de gehele commissie
m.i.v. 1 april 2014)

mr. ing. E. de Beer

mr. F.E. Kronemeijer

mr. R. Afman

mr. G.A.A.M. Boot

mw. mr. A. Sibma
De Ambtenarenkamer bestaat uit de volgende leden:

mr. J.P. Wind (voorzitter Ambtenarenkamer en tevens plv. voorzitter van de gehele commissie)

mr. B. Franssen

mw. drs. N.J.C. Scholten
De plaatsvervangend leden van de Ambtenarenkamer zijn:

F. van der Elst

W. Oosterman
Het secretariaat van de commissie is ondergebracht bij het Cluster Juridische Zaken van het Stafbureau
Ondersteuning Bestuur & Directie.
secretarissen

mw. mr. G. J. van Ingen

mw. drs. A. S. Hoek

mr. drs. S.W. van der Wolf

mr. R.O. Beswerda
procedurefunctionaris

mw. J. van Nus
18
Doel van dit rapport:
Verslag werkzaamheden Adviescommissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten

Download Report