Notulen ALV 01-10-2014 - Bridgeclub de Vechtstreek

Notulen algemene ledenvergadering
`
Bridgeclub de Vechtstreek
Woensdag 1 oktober 2014 in de Open Hof
Opening
De voorzitter, Hans Olij, opent de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen hartelijk
welkom. Vijf leden van het bestuur en elf leden zijn aanwezig, allen hebben de presentielijst
getekend.
Aanwezig zijn: Rob Bosch, Eugène van Diepen (Tecom) , Carla van Dijk, Wim van Dijk, Lieneke
Gescher (secretaris), Bernhard Grootendorst (penningmeester), Erwin Koelewijn, Hans van
Kollenburg, Cees van Leeuwen, Tiny van der Lugt, Ben Meekel, Hans Olij (voorzitter), Daphne
Riksen, Jenny van der Spoel, Ids van der Spoel, Jaap Tennekes (Tecom)
Na een kennismakingsronde wordt de agenda vastgesteld.
1. Notulen ALV 30 oktober 2013, 3 en 5 december 2013, 22 en 27 mei 2014
De notulen van de ALV van 30 oktober 2013, 3 en 5 december 2013, 22 en 27 mei 2014 zijn
vastgesteld en goedgekeurd door de voorzitter en secretaris (notulist), zoals bepaald in de
statuten artikel 16 lid 2. Meerdere leden vinden dat een ongebruikelijke bepaling.
De voorzitter deelt mee dat notulen van een ALV geagendeerd worden in een daarop
volgende ALV en dat bemerkingen daarop in de nieuwe notulen opgenomen worden.
Pagina 1, vraag van Wim van Dijk, wat is er geantwoord op de schriftelijke vraag van Hans
van Kollenburg over het ontmoedigen om met invallers van buiten de club te spelen.
Jaap Tennekes antwoordt dat hiertoe in het nieuwe wedstrijdreglement een bepaling is
opgenomen, dat bij de wedstrijdleiding toestemming gevraagd moet worden om met een
invaller te spelen. De wedstrijdleiding kan toestemming weigeren en het werpt een drempel
op. De score extra maximeren tot maximaal 50% is niet nodig.
Wim van Dijk merkt op dat bij BC Breukelen leden op de website kunnen aangegeven dat ze
voor een bepaalde avond een partner zoeken. Leden weten van elkaar dat ze een partner
zoeken en dat vergemakkelijkt het vormen van combiparen.
Jaap Tennekes zal Wal Aarts verzoeken dit ook op onze website mogelijk te maken.
Wim van Dijk vraagt naar het verschil tussen de opbrengst van de kofferbridge en hetgeen
daarvan wordt toegevoegd aan de begroting van de club. Deze vraag wordt behandeld bij
agenda punt 5.
Pagina 4, Wim van Dijk vraagt wat er is geantwoord op de vraag van Marianne Meijer over
het aanbieden van koffie door de club aan gasten bij de externe competitie.
Lieneke Gescher antwoordt dat haar bericht is, dat de reden om het af te schaffen besparing
van kosten was en dat er geen aanleiding is om het eerdere besluit te herzien.
Deze vraag komt verder aan de orde bij punt 6.
2. Ingekomen stukken en mededelingen
Van de volgende leden is bericht van verhindering ontvangen: H. van den Bosch, L. de Kroon,
M. de Winter, W. de Winter, J. van der Zwet, E. Akkerman, H. Claessen, J. Claessen, A.
Noordenbos, R. Noordenbos, P. Mensink, M. Meijer, I. van der Vegt, J. Langerak, P. Verhoef,
J. van Bergen, I. van Bergen, J. van den Boogaard, R. Lubbert, A. Plakman, A. Hoogendijk, J.
Sivirsky, A. de Hamer, M. Koelewijn, A. Lansbergen, S. Bombarda, J. Boot, C. Boot, R. van der
Lee, Th. Herweijer, R. Leijen, R. van Heijningen, J. van Rossum, M. Kurver, I. Koldenburg, K.
Kippersluis, Y. Smit, J. Koot, J. Roerdinkholder, S. van Kollenburg, L. de Ridder, J. Philips
(Joke), W. Aarts, L. Aarts, M. Vet, J. van der Kroft, H. Lanjouw, B. Haans, L. Haans, J. Philips
(Jan), T. van Oostrom, H. van Oostrom, M. Bosch.
Ingezonden vragen van Jan Roerdinkholder over financieel jaarverslag, met name het
do stimuleringsfonds en het door het bestuur toevoegen aan de reserves.
Komt verder aan de orde bij punt 5.
Ingezonden mededeling van Job Boot, hij is volgend jaar beschikbaar als lid van
kascontrolecommissie.
3. Jaarverslag bestuur 2013-2014
Het jaarverslag wordt gepresenteerd als bijlage bij agendapunt 3.
Bij het punt speelzaal merkt Cees van Leeuwen op dat het klimaat in de speelzaal niet goed
is, warm en muf. De voorzitter geeft aan dat de wedstrijdleiding kan zorgen dat bovenlichten
opengezet worden, deur naar hal open kan en dat in overleg met Wim van Huissteden
deuren naar de kerk opengeschoven kunnen worden.
Beter zou een goede ventilatie of airco zijn.
De verlichting op tafels is op sommige plaatsen onvoldoende.
Het bestuur gaat hierover in gesprek met de beheerscommissie van de Open Hof.
De voorzitter meldt dat er dit jaar voor het eerst aanmerkelijke inkomsten afkomstig zijn van
advertenties en sponsoren. Vandaag nog is er een sponsorcontract afgesloten met Unicon
Reproservice.
Wim van Dijk wil graag dat leden aandacht hebben voor sponsoring en waar mogelijk hem in
contact brengen met eventuele nieuwe sponsors.
Sponsoring moet sponsoren ook iets opleveren. Kan de club een tegenprestatie leveren aan
de sponsors, bijvoorbeeld een gratis cursus bridge? Ook van belang is dat sponsoren weten
wat er met sponsorgelden gebeurt.
Tarieven voor advertenties en sponsoren staan nergens expliciet genoemd. In de toekomst
zal in onder andere de Vechtjas vermeld worden dat belangstellenden voor advertenties en
sponsoring met Wim van Dijk contact kunnen opnemen.
Het ledental is het afgelopen jaar enorm gegroeid, dit is te danken aan de cursussen van
Toos en Hans van Oostrom.
De dupliceermachine wordt door Lia en Wal Aarts bediend. Zij gaan begin 2015 drie
maanden weg. De Tecom zorgt dat anderen het dupliceren dan overnemen.
Het jaarverslag wordt vastgesteld.
4. Jaarverslag Tecom 2013-2014
Het jaarverslag wordt gepresenteerd als bijlage bij agendapunt 4.
Jaap Tennekes voegt toe dat Ids van der Spoel en Wim Versteeg vier avonden een cursus
verzorgd hebben.
Het verslag wordt vastgesteld.
5. Financieel jaarverslag 2013-2014
Het financieel jaarverslag wordt gepresenteerd als bijlage bij agendapunt 5.
Bij reserveringen is geen bedrag opgenomen voor de dupliceermachine, voor de
bridgemates is wel een reservering.
De verzekering is opgezegd, het wordt te duur om alles goed te verzekeren, in geval van
calamiteit stelt de NBB materiaal beschikbaar.
Wim van Dijk vindt verschil tussen opbrengst kofferbridge en afdracht erg groot.
Bernhard licht toe, de commissie kofferbridge draagt van iedere gespeelde koffer een euro
af aan de club en vraagt transparantie over met name de uitgaven door middel van een
kosten- en batenoverzicht in het financieel jaarverslag.
De resterende anderhalve euro van de huurprijs wordt besteed aan onkosten o.a. wijn voor
de winnaars per koffer, de jaarlijkse kofferbridgedrive en aan het vervangen van materiaal.
Het saldo is terug te vinden bij de reservering.
Wim van Dijk wil weten of advertentie van Fysio Sport en Training verwerkt is in de
inkomsten kofferbridge. Bernhard Grootendorst antwoordt dat dat het geval is.
Het bestuur zal de kofferbridgecommissie vragen voor een winst en verliesrekening te
zorgen van de kofferbridge.
Rob Bosch stelt vast dat de NBB afdracht in 2013-2014 hoger is dan op basis van het aantal
nieuwe leden mag worden verwacht. Bernhard Grootendorst licht toe dat door de start van
de donderdagmiddagclub het aantal leden met ruim 60 is toegenomen; de NBB berekent de
contributie voor deze leden over de periode vanaf september 2013 plus heel 2014; dat komt
uit op zeven euro per lid extra dus in totaal ruim 400 euro meer.
De vragen van Jan Roerdinkholder zijn schriftelijk beantwoord door Bernhard Grootendorst.
Jan Roerdinkholder vroeg naar het do stimuleringsfonds; Bernhard heeft schriftelijk
geantwoord dat het een anonieme bijdrage betreft ten behoeve van de opstart van de
donderdagmiddagclub.
Een tweede vraag betrof de toevoeging aan de reserves. De automatische toevoeging van
inkomsten uit verkoop en verhuur van bridgemates aan reservering Spelmateriaal
Bridgemates II is verantwoord in de begroting van 2013-2014. Deze begroting is
goedgekeurd door de ALV op 7 mei 2013.
Toevoegingen op kortlopende verplichtingen zijn conform huishoudelijk reglement artikel 2.
Het financieel jaarverslag wordt goedgekeurd en vastgesteld.
6. Begroting 2014-2015
De begroting 2014-2015 wordt gepresenteerd als bijlage bij agendapunt 6.
De begroting wordt eerst nu gepresenteerd en niet al in mei.
Het voornemen is ook in de toekomst de begroting pas in het najaar te presenteren.
Er is dan meer zekerheid over het ledental en dat maakt het mogelijk om nauwkeuriger te
begroten.
Wim van Dijk stelt voor een reservering op te nemen voor de dupliceermachine. De gehele
ALV stemt ermee in om met ingang van 2015-2016 een reservering op te nemen voor de
dupliceermachine. Nog onduidelijk hoe groot deze zal zijn, naar verwachting tussen de 500
en 600 euro per jaar.
Wel is in de begroting een reservering opgenomen voor onderhoud van de
dupliceermachine.
Er vindt een uitgebreide discussie plaats over het aanbieden door de club van een kop koffie
aan de gasten bij de externe competitie.
Argumenten voor: gastvrij, visitekaartje van vereniging, makkelijk want dan hoeft niet ieder
team dat apart te regelen en af te rekenen.
Tegen: eerder besloten om reden van kostenbesparing om het niet meer te doen, geen
nieuwe redenen om daar nu op terug te komen, extern competitie kost geld en maar klein
deel van leden profiteert hiervan terwijl wel alle leden meebetalen, leden die geen externe
competitie spelen kunnen daar bezwaar tegen maken.
Besloten wordt dit onderwerp volgend jaar op de agenda te zetten van een ALV.
Rob Bosch informeert naar de redenen van opzegging, Lieneke Gescher antwoordt
voornamelijk gezondheidsredenen, door leeftijd problemen met drukte, een paar leden
hebben opgezegd wegens tijdgebrek en verhuizing.
Wim van Dijk stelt voor dat duidelijk aangegeven wordt waar sponsorgelden voor worden
ingezet. De penningmeester antwoordt dat sponsorgelden dit jaar ingezet worden voor
cursussen voor alle leden, drives, materiaal, en het lustrum.
Ids van der Spoel merkt op dat er meer zaalhuur is opgenomen voor de externe competitie,
Bernhard Grootendorst antwoordt dat dit komt omdat er minder byes zijn.
De begroting wordt goedgekeurd en vastgesteld.
7. Verslag kascommissie
Bij afwezigheid van de leden van de kascontrolecommissie, bestaande uit Job Boot en Martin
Kurver, wordt het verslag voorgelezen door de secretaris.
De kascommissie heeft de financiële verslagen van het boekjaar 2013-2014 van Bridgeclub
de Vechtstreek gecontroleerd en in orde bevonden en stelt de leden voor om het bestuur
decharge te verlenen voor het door haar gevoerde (financiële) beleid.
De leden stemmen hiermee onder applaus in.
8. Benoeming reservelid kascommissie, of herbenoemen kascommissie
Job Boot treedt af, komend jaar 2014-2015 bestaat de kascontrolecommissie uit Martin
Kurver, Theo Meulemans. Wim van Dijk wordt reservelid van de kascommissie.
Job Boot wordt bedankt voor zijn inzet en zijn aanbod zitting te nemen de
kascontrolecommissie.
9. Bestuursmutatie
Bernhard Grootendorst, penningmeester, is aftredend en herkiesbaar.
Het bestuur draagt hem voor een tweede termijn voor. De ALV stemt hier met algemene
stemmen mee in en onder applaus wordt Bernhard Grootendorst herbenoemd.
De samenstelling van het bestuur per 1 oktober 2014:
Hans Olij
Lieneke Gescher
Bernhard Grootendorst
Jaap Tennekes
Eugène van Diepen
voorzitter
secretaris
penningmeester
lid namens Tecom
lid namens Tecom
aftredend 2015
aftredend 2016
aftredend 2017
aftredend 2015
aftredend 2016
10. Lustrum
De voorzitter meldt dat in maart 2014 een lustrumcommissie enthousiast begonnen is met
de voorbereiding van het lustrumjaar 2015-2016.
Leden van de lustrumcommissie zijn Anneke van Amesfoort, Joke van Liere en Ben Meekel.
Ben Meekel informeert de leden over activiteiten, een groot feest voor de dinsdag- en
donderdagmiddagclub tezamen, faciliteren van een bridgeweekend voor maximaal 134
leden, andere plannen worden nog uitgewerkt.
De commissie dient zich te houden aan het budget, bij overschrijding zal naar sponsoren
gezocht worden.
In de Vechtjas van oktober wordt nadere informatie bekend gemaakt over het lustrum.
Cees van Leeuwen merkt op dat maar enkele leden van dinsdag- en donderdagclub elkaar
kennen. Het zou goed zijn als er op een of andere manier kennismaking plaatsvindt.
De voorzitter vraagt de ALV toestemming om de reservering voor het lustrum in te zetten
voor dat doel. De ALV stemt in.
Rondvraag
Bernhard Grootendorst vraagt of hij kleinere posten op de begroting samen mag voegen om
deze overzichtelijker te maken.
De ALV stemt daarmee in als de posten logischerwijze bij elkaar passen.
Rob Bosch verzoekt het bestuur aandacht te vragen voor het opruimen van het glaswerk op
de dinsdagavonden.
De wedstrijdleiding zal de leden hierom verzoeken.
Ben Meekel verzoekt om op de ledenlijst mobiele telefoonnummers te plaatsen in plaats van
vaste nummers. Lieneke Gescher zal deze telefoonnummers inventariseren en de ledenlijst
daarop aanpassen.
Tiny van der Lugt meldt dat op donderdagmiddag eenlingen altijd kunnen spelen (Wal Aarts
speelt zo nodig met degene waarvoor geen partner is) en dat dit op dinsdagavond niet het
geval is.
Ids van der Spoel beaamt dit, het spelen met vaste paren heeft de voorkeur, de regeling
geldt alleen voor de donderdagmiddag.
Cees van Leeuwen vraagt of degene die zich niet afmelden een waarschuwing kunnen
krijgen. Ids van der Spoel antwoordt dat Lia Aarts iedereen die zich niet afmeldt nabelt.
Wim van Dijk vindt dat de clubwebsite overzichtelijker zou kunnen zijn. Het bestuur zal
websitebeheerder Wal Aarts vragen, zo nodig met hulp van een deskundige, de website
toegankelijker in te richten.
Daphne Riksen vraagt het of er iets aan het lawaai tijdens de speelavonden gedaan kan
worden. Het bestuur antwoordt dat het een voortdurend punt van aandacht is en vraagt de
wedstrijdleiding daar leden geregeld op te attenderen.
Eugène van Diepen meldt dat er in januari en februari vier cursusavonden gepland worden
met externe docenten, twee voor de lagere lijnen en twee voor de hogere lijnen.
De cursussen zijn voor dinsdag- en donderdagleden tezamen.
De voorzitter Hans Olij sluit de vergadering om 22.45 uur.

Download Report