Factsheet Fietsregeling/werkkostenregeling

Factsheet Fietsregeling/werkkostenregeling
Nederland is een fietsland. Met z`n allen trappen we gemiddeld per jaar ruim dertien miljard
kilometers weg. Er is geen land ter wereld waar fietsen zo populair is. En dat is maar goed ook.
Onze fiets zorgt niet alleen voor onze dagelijkse lichaamsbeweging, fietsen is ook leuk,
milieuvriendelijk én functioneel.
Een fietsende werknemer is een fitte werknemer. Bovendien is fietsen goedkoop en goed voor
het milieu. Met de invoer van een speciale fietsregeling binnen uw organisatie draagt u niet
alleen bij aan een goede doorstroming op de Kempenbaan, het levert u ook een
maatschappelijk verantwoord imago op en vormt een prachtige secundaire arbeidsvoorwaarde.
Hoe werkt het?
Vanaf 2011 tot en met 2014 mag een werkgever zelf kiezen: overgaan naar de
werkkostenregeling (WKR) of nog even bij de oude regeling van vergoedingen en verstrekkingen
(arbeidskostenregeling zoals fietsenplan) blijven. Vanaf 2015 is de werkkostenregeling voor
iedere werkgever verplicht. Omdat de meeste bedrijven zich nog aan het oriënteren zijn, geven
wij hieronder beide regelingen weer. Allereerst de ‘oude’ regeling en vervolgens de regels die
gelden binnen de werkkostenregeling.
Fietsenplan
Er zijn 3 manieren om fietsaanschaf bij werknemers fiscaal te stimuleren:
Fiets van de zaak
De werkgever ondersteunt de werknemer bij de aanschaf van een (elektrische) fiets. De
werkgever koopt formeel de fiets en verkoopt die door aan zijn werknemer. De werknemer
wordt dus eigenaar van de fiets. De werknemer betaalt de fiets met loon waarvan de eerste €
749 onbelast is. Alles boven dat bedrag moet als loon worden belast. Loon kan in dit geval
salaris zijn maar ook vakantiedagen (die hebben ook een geldwaarde), 13e maand, vakantiegeld
ed. De werknemer geniet in dit geval een belastingvoordeel over € 749.
De werkgever mag dan in de 2 voorafgaande jaren en het huidige jaar geen fiets vergoed,
verstrekt of ter beschikking gesteld hebben van deze werknemer. Als de werkgever de fiets in
delen vergoedt, begint de termijn van 3 kalenderjaren bij de 1e deelvergoeding.
Onbelaste kilometervergoedingen zijn mogelijk (€ 0,19/km). Dit valt buiten die € 749.
Cadeau fiets
De werkgever vergoedt (deels) de fiets die een werknemer aanschaft. Heeft de werknemer zelf
een fiets gekocht? Dan kan de werkgever het aankoopbedrag tot € 749 onbelast vergoeden. Dit
bedrag is dus een extra voor de werknemer en hierover hoeft de werknemer geen belasting te
betalen. Ook hier mag de werkgever in de 2 voorafgaande jaren en het huidige jaar geen fiets
vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld hebben van deze werknemer. Als de werkgever de
aankoopprijs in delen vergoedt, begint de termijn van 3 kalenderjaren bij de 1e
vergoedingperiode.Onbelaste kilometervergoedingen zijn mogelijk (€ 0,19/km). Dit valt buiten
die € 749.
Fiets ter beschikking stellen
De werkgever stelt een fiets ter beschikking aan zijn werknemers om daarmee te reizen
(woonwerk- en zakelijke reizen). De werkgever hoeft geen loon bijtelling toe te passen zolang
die fiets niet duurder is dan € 749. Is de fiets duurder dan moet de werkgever het privégebruik
van de fiets als loon rekenen.
De werkgever mag daarnaast in de 2 voorafgaande jaren en het huidige jaar aan deze
werknemer geen fiets hebben vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Daarnaast moet de
werknemer op meer dan de helft van het aantal dagen dat naar het werk wordt gereisd, gebruik
maken van de fiets. Omdat de fiets in dit geval eigendom is van de werkgever, is het fiscaal niet
toegestaan dat de werkgever ook nog een onbelaste kilometervergoeding aan de werknemer
betaalt voor zakelijke reizen die met deze fiets gemaakt worden.
Met de fiets samenhangende zaken
Ieder kalenderjaar mag de werkgever maximaal € 82 onbelast vergoeden of verstrekken aan de
werknemer voor met de fiets samenhangende zaken. Hierbij kan gedacht worden aan
reparaties, een regenpak en een extra slot. Ook een fietsverzekering mag onbelast vergoed of
verstrekt worden.
Voorwaarden voor de onbelaste vergoeding dan wel verstrekking van met de fiets
samenhangende zaken, is dat de werknemer de fiets gebruikt op meer dan de helft van het
aantal dagen dat naar het werk wordt gereisd.
Spelregels
 Het belastingvoordeel geldt voor fietsen tot en met een bedrag van € 749,- inclusief
BTW. Bij duurdere fietsen betaald de werknemer het bedrag boven € 749,- aan de
rijwielhandelaar.
 U schaft als werkgever de fiets aan, en draagt deze direct in eigendom over aan uw
werknemer.
 U mag voor uw werknemer eens per drie jaar een nieuwe fiets aanschaffen.
 De prijs van de fiets wordt verrekend middels een inhouding op een
brutolooncomponent.






Als het brutoloonbedrag waar uw werknemer van heeft afgezien gelijk is aan de prijs
van het fietspakket, ontvangt uw werknemer weer het oorspronkelijke bruto loon.
Bij beëindiging van het dienstverband of indien de medewerker niet meer voldoet aan
de criteria van de regeling, verrekent u het nog uitstaande bedrag.
De werknemer moet een vast dienstverband hebben (voor bepaalde of onbepaalde
tijd). M.a.w. de werknemer moet van u loon ontvangen.
De werknemer mag de afgelopen drie kalenderjaren niet deelgenomen hebben aan een
fietsregeling.
De fiets moet voor meer dan de helft van de tijd gebruikt worden voor (een deel van)
het woon-werkverkeer. Vervoer van en naar een (bus-) station of carpoolplaats valt hier
ook onder.
U kunt als werkgever zelf ook nog bepaalde voorwaarden stellen.
De werkkostenregeling
In vergelijking met de regelingen zoals hierboven beschreven, worden onder de
werkkostenregeling twee oude regelingen hetzelfde behandeld. Dat betreft het vergoeden (de
zgn. cadeaufiets) en het verstrekken (de zgn. fiets van de zaak). De factuurwaarde van de fiets
die de werkgever aan zijn werknemer vergoedt of verstrekt, moet worden meegenomen in de
‘vrije ruimte’ zoals die onder de werkkostenregeling bestaat. De vrije ruimte bedraagt 1,5% van
de totale fiscale loonsom van het bedrijf. Dus niet 1,5% van het individuele loon van de
werknemer!
Alles wat in deze ruimte valt, kan belastingvrij aan werknemers worden vergoed dan wel
verstrekt. Zodra de vrije ruimte gevuld is, is de werkgever over alles wat boven die 1,5% uitkomt
80% eindheffing verschuldigd. In deze gevallen is het echter nog steeds mogelijk om een
onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer te geven.
Stelt de werkgever een fiets ter beschikking? Dan blijft de fiets eigendom van het bedrijf. De
werknemer mag de fiets voor alle zakelijke reizen en voor het woon-werkverkeer inzetten.
Formeel is alle privégebruik van de fiets te zien als loonvoordeel. Hierover moet de werkgever
met de werknemer afspraken maken, omdat ten aanzien van het privégebruik theoretisch een
bijtelling moet plaats vinden. De werkgever kan er ook voor kiezen om werknemers een eigen
bijdrage te laten betalen voor het privégebruik (bijv. aantal kilometers privé x een
kilometerprijs). Die bijdrage mag vervolgens weer in vermindering gebracht worden op de
bijtelling.
Let op: de werkgever mag nu geen onbelaste kilometervergoeding geven voor de zakelijke ritten
die de werknemer met de fiets maakt.
Met de fiets samenhangende zaken
Ook onder de werkkostenregeling mag de werkgever alle met de fiets samenhangende zaken –
inclusief fietsverzekering – vergoeden of verstrekken. Voor zover de vrije ruimte niet
overschreden wordt, kunt u dit onbelast doen. Bij overschrijding is de werkgever 80%
eindheffing verschuldigd.
De volgende fiscale voorwaarden gelden niet langer onder de werkkostenregeling:
Dat per kalenderjaar maximaal € 82 onbelast aan fietsaccessoires vergoed of verstrekt kan
worden. (Binnen de WKR geldt daarop een heffing van 80%.)
Dat de fiets voor minstens de helft van de woon-werkreizen gebruikt moet worden.
Conclusie
Er bestaan diverse verschillen tussen de oude regeling voor vergoedingen en verstrekkingen en
de werkkostenregeling. In de praktijk blijkt dat werkgevers meer dan alleen een fiets ten laste
van de vrije ruimte willen brengen. Het lijkt daarom verstandig om, in geval u nog niet bent
overgestapt op de werkkostenregeling, fietsstimulering nog met de oude regeling te beginnen
omdat het bedrag van € 749 per fiets een grote hap neemt van de vrije ruimte.
Daarnaast lijkt het interessant om meer te werken met een ter beschikkinggestelde fiets. Dat
vermindert immers ook uw administratieve last omdat werknemers minder zullen gaan
declareren.
Naast de bovengenoemde regelingen bestaat er nog een mogelijkheid om uw personeel te
helpen met een personeelslening. In de ‘fietsplan regeling’ is het rentevoordeel belast met 2,5%
(2011). Onder de werkkostenregeling is het rentevoordeel voor een personeelslening niet belast
als de aankoop wordt gedaan voor een (elektrische) fiets of elektrische scooter!
Meer mogelijkheden zijn er wellicht ook door toepassing van het cafetariasysteem (een regeling
waarbij de werknemer zelf kan bepalen hoe hij/zij zijn/haar loon geniet).
Meer informatie over de werkkostenregeling en het fietsenplan vindt u op de website
van de belastingsdienst http://www.belastingdienst.nl/wkr/ of op
www.werkkostenregeling.net of www.werkkostenregeling.info ofraadpleeg uw
belastinsadviseur.
Kosten
Onderstaand een rekenvoorbeeld dat uitgaat van een inkomstenbelastingtarief van 42%:
Prijs van de fiets € 749,00
Verzekering: € 193,00 (all-risk)
Bedrag Fietsbon: € 240,00
Winkelwaarde fietspakket: € 1.182,00
Totaalprijs te betalen door werknemer: € 685,56
Voordeel op uw fiets: € 496,44
Veelgestelde vragen fietsregeling en werkkostenregeling
Wat verandert er met de fietsregeling door de invoering van de werkkostenregeling? We
hebben voor u een aantal veelvoorkomende vragen en antwoorden op een rij gezet.
De werkkostenregeling
Wat houdt de werkkostenregeling in?
De werkkostenregeling houdt in het kort in dat voor een 29-tal vergoedingen en verstrekkingen
(waaronder de fietsregeling, personeelsuitjes, kerstpakketten, bedrijfsfitness etc.) alle fiscale
regels gaan verdwijnen. Er is echter één algemene beperking; voor al deze vergoedingen en
verstrekkingen is een ruimte van 1,5 procent van de totale loonsom beschikbaar. Als een
werkgever boven deze 1,5 procent uitkomt moet over het meerdere een naheffing van 80
procent worden afgedragen. Na een tussenevaluatie van de WKR is besloten om vanaf 2013 de
forfaitaire ruimte te verhogen naar 1,5 procent.
Wat betekent de werkkostenregeling voor de werkgever?
Dit betekent dat werkgevers die gebruik willen gaan maken van de werkkostenregeling zullen
moeten bijhouden hoeveel er verstrekt en vergoed wordt, omdat ze de grens van 1,5 procent
van de loonsom in de gaten moeten houden. Ook zal daarbij nagedacht moeten worden over de
toekenning van de beschikbare ruimte aan het personeel. Maken ze daar een totaal bedrag van
of gaan ze de beschikbare ruimte per individuele werknemer berekenen?
Wanneer gaat de werkkostenregeling in?
Op 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. Echter, in de loop van 2012 is de
werkkostenregeling én de fietsregeling opnieuw geëvalueerd. In 2013 is besloten om de WKR
definitief in te voeren per 1 januari 2015.
Wel of geen werkkkostenregeling?
Elke werkgever kan er jaarlijks voor kiezen alle vergoedingen en verstrekkingen (zoals de fiets
van de zaak, bedrijfsfitness, personeelsuitjes, kerstpakketten etc.) volgens de bekende huidige
regels uit te blijven voeren óf deze allemaal onder te brengen in de werkkostenregeling. Tot
2014 kan ieder jaar opnieuw een keuze gemaakt worden tussen beide mogelijkheden. Vanaf
2015 geldt de werkkostenregeling voor iedere werkgever.
Het Nationale Fietsplan en de werkkostenregeling
Houdt het Nationale Fietsplan nu op te bestaan?
Nee, zeker niet. In 2013 verandert er nog helemaal niets in de fiscale regelgeving. Bovendien kan
er in ieder geval tot en met 2014 van de huidige bestaande fiscale fietsregeling gebruik worden
gemaakt. Ook na invoering van de werkkostenregeling blijft de mogelijkheid voor een 'fiets van
de zaak' bestaan. Echter er zal dan wel door de werkgever goed moeten worden gekeken naar
het beschikbare budget om niet een naheffing te moeten betalen.
Vergoedingen en verstrekkingen: wat houdt dat in?
Binnen het Nationale Fietsplan is het verstrekken van een fiets voor het woon-werkverkeer door
de werkgever aan de werknemer verreweg de meest gebruikte methode. Dit houdt in dat de
werkgever de fiets aanschaft en onmiddellijk in eigendom overdraagt aan de werknemer. Soms
wordt er binnen het Nationale Fietsplan gekozen voor het vergoeden van de fiets, in dat geval
wordt de fiets eerst door de werknemer aangeschaft en vervolgens door de werkgever vergoed.
In beide gevallen is het vervolgens het meest gebruikelijk dat de werknemer als tegenprestatie
brutoloon of brutoloonbestanddelen voor de fiets inlevert; het zogenaamde uitruilen of
verrekenen. In alle gevallen, vergoeden, verstrekken en al dan niet uitruilen, telt het fiscaal
voordelige deel mee in de 1,5 procent van de totale loonsom. NFP maakt het mogelijk om op
een innovatieve manier de fiets van de zaak buiten de nieuwe Werkkostenregeling te houden.
Hoe past de fiets in de werkkostenregeling?
De huidige fietsregeling vervalt onder de WKR. Daarvoor in de plaats kan de werkgever zonder
beperkingen een fiets vergoeden of verstrekken binnen de forfaitaire ruimte van 1.5
procent van de loonsom. Er worden geen nadere eisen gesteld aan de fiets. Het mag ook een
elektrische fiets of elektrische scooter zijn. Daarnaast kan een werkgever zelf bijvoorbeeld de
frequentie van verstrekken, de hoogte van de aanschaf, het type fiets of de aard van het gebruik
bepalen. De werkgever kan ook besluiten de huidige regels te blijven handhaven.
Nationale Fiets Projecten is fiscaal specialist op het gebied van de fiets binnen de WKR en
adviseert en informeert u graag persoonlijk over de vele mogelijkheden. Daarnaast maakt NFP
het mogelijk om op een innovatieve manier de fiets van de zaak buiten de nieuwe
Werkkostenregeling te houden. U maakt daarbij gebruik van de onbenutte reiskostenvergoeding
van medewerkers die minder dan 10 km van het werk wonen.
Hoe kan ik omgaan met een beperkte forfaitaire ruimte?
Het kan natuurlijk zijn dat uw forfaitaire ruimte van 1,5 procent niet voldoende is om voor
meerdere medewerkers een fiets aan te schaffen. De aanschaf van een fiets kunt u wel blijven
verrekenen met brutoloonbestanddelen. Nationale Fietsprojecten maakt het bv. mogelijk om op
een innovatieve manier de fiets van de zaak buiten de nieuwe Werkkostenregeling te houden.
U maakt daarbij gebruik van de onbenutte reiskostenvergoeding van medewerkers die minder
dan 10 km van het werk wonen.
Naast deze mogelijkheid bestaan er nog meer mogelijkheden om uw medewerkers een 'fiets van
de zaak' te blijven aanbieden. Wilt u meer informatie over het fietsenplan of de
werkkostenregeling neem dan contact met ons op. BRAMM; 073-7113740 of [email protected]
Aan de informatie in deze factsheet kunnen geen rechten ontleend worden

Download Report