Eindadvies_OR_samenwerking_GR - Gemeente Krimpen aan den

WOR-Bestuurder Gemeente Krimpen aan den IJssel
Datum:
Ons kenmerk:
Onderwerp:
9 april 2014
Samenwerking Capelle-Krimpen
CR
KRIMPEN AAN
DEN IJSSEL
Geachte heer Boele,
U heeft ons advies gevraagd over de voorgenomen samenwerking met de gemeente Capelle
aan den IJssel voor wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen Sociale zaken en ICT in de
vorm van een Gemeenschappelijke Regeling.
Voorgeschiedenis
De eerste adviesaanvraag dateert van 20 september 2013. In reactie hierop hebben wij in
onze brief van 27 september 2013 aangegeven alleen een gewogen advies te kunnen
uitbrengen over de organisatorische en juridische constructie van de Gemeenschappelijke
Regeling IJsselgemeenten (hierna: GR) als het inrichtingsplan, het formatieplan (SoZa en
ICT), de begroting en financiële verdeling deel uitmaken van de adviesaanvraag.
Op uw dringende verzoek hebben wij - vooruitlopende op het ontvangen van de aangegeven
stukken - in onze brief van 15 november 2013 alvast een aantal vragen gesteld en
opmerkingen gemaakt over de concept-GR, versie 13 november 2013.
In uw brief van 8 januari 2014, gericht aan de leden van de Ondernemingsraden en van het
Georganiseerd Overleg van beide betrokken gemeenten, heeft u de OR advies gevraagd over
de volgende vier punten:
1.
Concept-raadsvoorstel en -besluit in zake de ambtelijke samenwerking in de
bedrijfsvoering en het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling
IJsselgemeenten);
2.
De notitie Hoofdlijnen formatie- en inrichtingsplan Gemeenschappelijke Regeling
IJsselgemeenten;
3.
Voornemen om de inrichting onder verantwoordelijkheid en aansturing te brengen van
twee kwartiermakers (voor SoZa en voor ICT);
4.
Het voornemen om zo spoedig mogelijk de beoogd leidinggevenden van de
toekomstige units SoZa en ICT te benoemen
Op 28 januari 2014 heeft u ons in verband met de volledig onverwachte terugtrekking van de
gemeente Zuidplas benaderd door middel van een e-mail met daarbij gevoegd als gevolg
hiervan de aangepaste stukken.
In onze brief van 5 februari 2014 hebben wij een aantal zogenaamde breekpunten benoemd
en hebben wij aangegeven dat wij zo spoedig mogelijk wensen te beschikken over de stukken,
zoals aldaar omschreven.
Bij brief van 21 februari 2014 heeft u de door ons gevraagde stukken aangeleverd en een
reactie gegeven op een aantal van onze opmerkingen c.q. vragen.
Op 24 maart 2014 hebben wij u een brief gestuurd met vragen over het formatieplan van
Sociale Zaken, dit na onze raadpleging van de achterban.
Antwoorden op onze vragen hebben wij gekregen in uw brief van 3 april 2014.
Al met al heeft het hierboven geschetste voortraject een periode in beslag genomen van meer
dan een half jaar.
Wij hebben nu voldoende informatie om te komen tot ons eindadvies.
Eindadvies OR
Hierna formuleren wij per aangegeven onderwerp ons advies.
1. en 2. Gemeenschappelijke
regeling:
Sociaalplan, formatie- en plaatsingsplan.
Wij zijn tevreden over het in onze ogen belangrijke uitgangspunt bij het Sociaalplan voor de
GR, dat de uitgangspositie voor alle medewerkers die naar de GR overgaan gelijk is, in de
vorm van een baan-werkgarantie en de geldigheid van het Sociaal Plan tot 1 januari 2018.
Het formatieplan, zoals gevoegd bij uw brief van 20 februari 2014, voldoet voor zover wij
kunnen beoordelen aan de eisen die in het Sociaal Plan worden gesteld. Wij hebben er
vertrouwen in dat het nog op te stellen formele plaatsingsplan op een zorgvuldige wijze wordt
toegepast. Op voorhand zijn we blij met het feit dat er voor alle Krimpense medewerkers een
plaats beschikbaar is in de nieuwe organisatie. In dat verband hebben wij goede nota
genomen van uw toezegging dat de formatieruimte van SoZa tot 1-1-2017 blijft gehandhaafd
op 115 fte.
Lokaal Loket
De OR is benieuwd naar de invulling van het loket in Krimpen. Wij stellen u voor dit fysiek
onder te brengen bij het Publiekscentrum van de gemeente Krimpen aan den IJssel.
Ondersteunende diensten
In uw brief van 20 februari 2014 en het raadsvoorstel geeft u nadrukkelijk aan dat, als bij
Capelle voor de ondersteuning van de GR uitbreiding van de formatie nodig is, deze primair
ingevuld zal worden vanuit Krimpen. Wij vertrouwen erop dat u deze toezegging zult nakomen
en zullen hier nauwgezet op toezien. De OR wenst bij dit proces betrokken te blijven.
Wij horen graag op welke manier u hier invulling aan gaat geven.
Financiën
De OR zal het door u geschetste financiële beeld kritisch volgen zeker gezien de recente
ervaringen met tegenvallende financiële resultaten bij de samenwerkingsverbanden in de
regio.
2/4
3. Inrichting
van de samenwerking
en de
kwartiermakers:
Planning, participatie en communicatie
De OR heeft gepleit voor een planning voor de korte termijn en de langere termijn.
Voor wat de korte termijn betreft, het volgende:
U heeft de OR de 'IJsselgemeenten planning procedure' aangereikt die vooral een uitwerking
is van de plaatsingsprocedure. Maar welke activiteiten ondernomen worden voor een zinvolle
en prettige samenwerking in de optiek van de medewerkers, met eenduidige procedures,
efficiënte processen en (informatie)systemen ten behoeve van kwalitatieve goede
dienstverlening en dergelijke, daar ziet de OR eigenlijk niets van. Wij vinden het illustratief dat
bij het opstellen van de beantwoording van onze vragen over het formatieplan SoZa kennelijk
geen beroep is gedaan op de medewerkers van SoZa.
Het concept-communicatieplan, dat wij op 28 februari hebben ontvangen geeft enig inzicht in
de implementatie van het voorgenomen samenwerkingsbesluit. De OR heeft het plan bekeken
en mist een uitwerking van de participatie van de betrokken medewerkers. Wij zien die graag
spoedig tegemoet.
De OR vindt het belangrijk voor de betrokkenheid van de medewerkers, de kwaliteit van de
arbeid en de kwaliteit van de organisatie alsmede de kwaliteit van de dienstverlening dat de
medewerkers moeten (kunnen) meedenken en meebeslissen. En onderschrijft daarmee in het
bijzonder: Medewerkers van SoZa en ICT worden direct betrokken bij de invulling van de
nieuwe afdeling (concept-communicatieplan, onder kopje doelstellingen, doelstelling 4).
De manier waarop het proces vorm gegeven wordt is van het allergrootste belang, een
directieve opstelling van een kwartiermaker past niet bij mondige en betrokken medewerkers.
Om tot de oprichting van de gezamenlijke organisatie per 1 januari 2015 te komen, adviseert
de OR voor zowel de implementatie en participatie van de unit SoZa als ICT een concrete
planning op te stellen en deze vooraf aan de OR ter advisering voor te leggen bijvoorbeeld in
de vorm van een zgn. uitvoeringsadvies overeenkomstig artikel 25 lid 5 van de WOR.
Over de langere termijn het volgende:
De OR heeft begrip voor uw antwoord dat u nog niet kunt aangeven wanneer en hoe andere
taken naar de GR worden overgebracht. De OR verwacht en heeft er vertrouwen in dat u
tegen die tijd de OR om advies vraagt op een moment dat er nog van wezenlijke beïnvloeding
van het voorgenomen besluit sprake is. Dat u dat voornemens bent leiden wij af uit uw
opmerking: "Hoe het ook zij, in ieder geval zal ik voorstellen aangaande het onderbrengen van
nieuwe bedrijfsvoeringsonderdelen eerst onderbouwd en geargumenteerd aan u voorleggen."
(brief 20-2, punt 4 Communicatieplan)
Verder herhalen wij hier uw opmerking dat in het jaar 2014 geen nieuwe initiatieven voor het
onderbrengen van andere taken in de GR zullen worden ondernomen en dit jaar in het teken
zal staan van het maken van een goede start van de GR in januari 2015 (overleg 28 februari).
De kwartiermakers
De OR is het eens met de opmerking in het communicatieplan over de kwartiermakers en hun
cruciale rol bij het proces van samenwerking in en op beide afdelingen
(concept-communicatieplan onder kopje Strategie).
3/4
Nulmeting
De OR heeft de nulmeting eerder als aandachtspunt meegegeven namelijk in zijn advies in
zake het principe besluit voor samenwerking met Capelle aan den IJssel op het gebied van
bedrijfsvoering, en wel als volgt: "het meetbaar maken van de te verwachten voordelen op het
gebied van kwaliteit, continuïteit, flexibiliteit en efficiëntie; hierbij denkt de OR aan een 0meting en een evaluatiemoment op een van te voren vastgesteld tijdstip." In uw reactie
onderschrijft u het belang van de nulmeting en op de concrete invulling wilt u zich beraden.
De OR adviseert u de nulmeting (en evaluatie) te concretiseren, onder te brengen in de
planning en onder verantwoordelijkheid van de kwartiermaker te plaatsen. De OR vreest dat
het anders bij een voornemen blijft.
4. Benoeming
beoogd
leidinggevenden.
Cultuuraspecten en arbeidsverhoudingen
De OR meent dat met cultuurverschillen tussen beide gemeenten rekening gehouden moet
worden en dat cultuuraspecten aandacht opeisen, zoals HNW (het nieuwe werken). U geeft te
kennen het belang van die cultuuraspect te onderschrijven. En u wilt: "het straks aan het
management" en medewerkers over laten "om hieraan een eigentijdse invulling daar aan te
geven" (Brief 20-2 punt d. Cultuur).
De OR is daar niet gerust op. Wij hebben vernomen dat bij het bedrijfsonderdeel SoZa van
beide gemeenten relatief veel onvrede heerst(te) over (direct) leidinggevende/unitleider.
(MTO Krimpen 2011, MTO Capelle 2013); Dit schetst het belang van zowel kaders voor
arbeidsverhoudingen als de stijl van leidinggeven van te benoemen leidinggevende.
Wij adviseren u, de kaders voor die eigentijdse invulling te schetsen, waarbij inbreng van de
betrokken medewerkers is geborgd. Idealiter wordt de uitkomst van deze inspanning gebruikt
bij de selectie en benoeming van de leidinggevenden.
Tot slot
Met inachtneming van het bovenstaande adviseren wij positief over de voorgenomen
samenwerking.
Hoogachtend,
De Ondernemingsraad van de Gemeente Krimpen aan den IJssel,
W. Melenberg
L.C. Otterspeer
voorzitter
secretaris
4/4

Download Report