Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 Hoofdstuk 1 Online inschrijven van patiënten Via een Intramed-web-applicatie kunnen patiënten zich via internet inschrijven bij uw praktijk. Via uw website kan de patiënt zich inschrijven, en worden de gegevens vervolgens naar Intramed gestuurd. Daarna kan de nieuwe patiënt (of een betstaande patiënt met een nieuwe klacht) worden opgenomen in uw administratie. Natuurlijk gaat dat niet zomaar; Intramed beheert immers uw gegevens op een veilige manier. - - - Allereerst kan de patiënt zich direct inschrijven via uw website. Daarbij worden NAWgegevens en voorkeursdagen en -tijden gevraagd. Vervolgens wordt een e-mail gestuurd naar de patiënt, om het e-mailadres te verifiëren. Op die manier wordt voorkomen dat kwaadwillenden via valse e-mailadressen nep-afspraken kunnen maken, of op naam van een ander kunnen inschrijven. Als een patiënt zich heeft ingeschreven, krijgt u in de werkbalk van Intramed een signaal dat er een nieuwe inschrijving is. De aangemelde patiënten komen op een wachtrij te staan, waarbij u kunt zien of het emailadres al geverifieerd is. U bepaalt vervolgens of de patiënt wordt opgenomen in uw administratie. De patiënt die zich heeft ingeschreven, komt dus niet direct in uw patiëntenlijst terecht. In de aanmeldingenlijst kunt u de klacht beoordelen, gegevens verifiëren en een eerste afspraak maken. Pas dan wordt de patiënt opgenomen in uw administratie. Als de patiënt al voorkomt in uw administratie, kunt u de gegevens aan de bestaande patiëntgegevens koppelen. De laatste 3 punten zijn in deze procedure beschreven. Online inschrijven en de aanpassingen in het programma werken alleen als u Intramed Online met een Intramed PLUS licentie heeft. Instellingen Voordat u online ingeschreven patiënten kunt toevoegen en inplannen, moet u een aantal instellingen doen: - het veld "Wachtwoord externe toegang:" invullen op tabblad "7. Modules" van de systeemgegevens; de optie "Online inschrijving" aanvinken op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens; hoe vaak Intramed moet controleren of er nieuwe inschrijvingen zijn. Systeemgegevens In de systeemgegevens stelt u het wachtwoord voor externe toegang in. 1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. 1 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 2. Klik op tabblad "7. Modules". 3. Vul het veld in. 4. Veld Omschrijving Wachtwoord externe toegang: Typ hier een "Wachtwoord externe toegang" in. Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. U mag (hoofd-)letters, cijfers en leestekens gebruiken. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; Medewerkergegevens tabblad "3. Instellingen" Geef bij het veld "Signaleren online inschrijving:" aan dat de medewerker wil dat online inschrijvingen gesignaleerd worden. In de werkbalk van Intramed wordt dan een nieuw icoon toegevoegd. 1. 2. 2 Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]; het scherm "Medewerkers" wordt geopend. Dubbelklik op een medewerker OF klik op een medewerker en op het icoon het scherm "Medewerker" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen". ; Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 3. Klik op tabblad "3. Instellingen". Bij het veld "Signaleren:" rechtsonder, kunt u kiezen tussen 2 opties. 4. 5. Vink het vak vóór "Online inschrijving" aan. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm wordt gesloten. In de werkbalk verschijnt het icoon "Online inschrijvingen bekijken". Het getal in het icoon geeft aan hoeveel nieuwe inschrijvingen er zijn. Medewerkergegevens tabblad "5. Agenda" Op tabblad "5. Agenda" van de medewerkergegevens kunt u instellen hoe vaak Intramed controleert of er nieuwe online inschrijvingen zijn. 1. 2. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]; het scherm "Medewerkers" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende medewerker; het scherm "Medewerker" wordt geopend. 3 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 3. Klik op tabblad "5. Agenda". 4. Vul het veld "Verversingsinterval (min):" in. Veld Omschrijving Verversingsinterval: Standaard is dit veld leeg; u kunt dit wijzigen. Typ hier de tijd in minuten in, waarna de computer in de database controleert of wijzigingen hebben plaatsgevonden bij andere medewerkers. De waarde "0" betekent dat er geen controle plaats vindt. 5. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; Online ingeschreven patiënten In de menubalk is het icoon "Online inschrijvingen bekijken" toegevoegd. Als u op het icoon klikt, wordt het scherm "Online aanmeldingen" geopend. In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm "Aanmeldingenlijst" (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn. Voordat u een online aangemelde patiënt kunt inplannen, moet u eerst controleren of deze patiënt al in uw administratie bekend is. Als dat zo is koppelt u de online patiënt aan de al bekende gegevens. Online inschrijvingen bekijken 4 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 In de menubalk is het icoon "Online inschrijvingen bekijken" toegevoegd. Zolang er geen online inschrijvingen zijn, is dit icoon grijs gekleurd. Zijn er wel online inschrijvingen, dat wordt het icoon gekleurd. U ziet dan ook bij het icoon een hint waarin "Er heeft een online inschrijving plaatsgevonden" staat. In de linker bovenhoek wordt aangegeven, hoeveel inschrijvingen er zijn. Zijn dat er meer dan 9, dan staat er "9+". 1. Klik op het icoon ; het scherm "Online aanmeldingen" wordt geopend. In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm "Aanmeldingenlijst" (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn. U ziet drie online aanmeldingen. Bij de eerste patiënt staat zijn patiëntnummer; deze patiënt is aan een bestaande patiënt in de administratie gekoppeld. Als u op een patiënt in de lijst klikt, ziet u in de rubriek "Details" (onderin het scherm) de patiënt details. U moet altijd eerst een online aangemelde patiënt koppelen aan een bestaande patiënt, of de gegevens van de nieuwe patiënt invoeren. Dat kunt u doen door op een patiënt te klikken, en vervolgens op de knop "Patiënt koppelen" of "Patientkaart aanmaken" te klikken. Online inschrijvingen verwerken Voordat u een online aangemelde patiënt kunt inplannen, moet u eerst controleren of deze patiënt al in uw administratie bekend is. Als dat zo is koppelt u de online patiënt aan de al bekende gegevens, en kunt u vervolgens een afspraak inplannen. 5 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 - Bestaande patiënt koppelen. 1. Klik op het icoon ; het scherm "Online aanmeldingen" wordt geopend. Hierin ziet u de online aangemelde patiënten. Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in uw administratie. U kunt de kolom "Online aanmeldstatus" toevoegen. In deze kolom ziet u, of het e-mailadres al dan niet geverifieerd is. De status "Inschrijving nieuwe klacht" betekent dat een bestaande patiënt online een nieuwe klacht heeft aangemaakt. 6 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 2. OF ga naar menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]; het scherm "Aanmeldingenlijst" wordt geopend. Hierin ziet u behalve de online aangemelden ook de via Intramed ingevoerde patiënten. Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in uw administratie. U kunt de kolom "Online aanmeldstatus" toevoegen. In deze kolom ziet u, of het e-mailadres al dan niet geverifieerd is. De status "n.v.t." betekent dat de patiënt op de aanmeldingenlijst is gezet via Intramed (dus niet via online inschrijving). De status "Inschrijving nieuwe klacht" betekent dat een bestaande patiënt online een nieuwe klacht heeft aangemaakt. 3. 4. Klik op een online aangemelde patiënt. Als het om een nieuwe patiënt gaat (met "Ja" in de kolom "Nieuwe patient"), is de knop "Patiënt koppelen" (rechts in het scherm) beschikbaar. Klik op de knop "Patiënt koppelen"; het scherm "Selecteer te koppelen patiënt" wordt geopend. U kunt de grootte van dit scherm aanpassen; deze aanpassing wordt bewaard. 7 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 5. 6. 7. 8 Als er een match is gevonden met een patiënt uit uw administratie, ziet u tabblad "1. Overeenkomende patiënten". Bovenin dit tabblad ziet u een lijst van overeenkomende bestaande patiënten. Klik op een bestaande patiënt; onderin het scherm staan de overeenkomsten en verschillen tussen de aanmeldingsgegevens en de geselecteerde bestaande patiënt. Klik zo nodig op de knop "Patiëntkaart openen" om de gegevens van de bestaande patiënt te zien. Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 8. Klik zo nodig op tabblad "2. Alle patiënten"; nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in uw administratie en kunt u zelf een overeenkomende patiënt zoeken. U kunt de kolommen bovenin het scherm naar eigen wens indelen. U kunt in alle kolommen filteren en zoeken. 9. 10. 11. 12. Klik op de knop "OK"; de online aanmelding wordt gekoppeld met de overeenkomende bestaande patiënt. Indien van toepassing krijgt u een waarschuwing als een veld uit de inschrijving niet voldoet aan de eisen (voorlopig alleen van toepassing op de postcode). Indien van toepassing krijgt u nog een bevestigingsvraag of bestaande gegevens overschreven moeten worden. Het e-mailadres uit de aanmeldingsgegevens wordt NIET overgenomen naar de patiëntgegevens. Hierdoor wordt voorkomen dat kwaadwilligen correspondentie over een patiënt naar een ander e-mailadres kunnen laten sturen. Dit e-mailadres wordt alleen gebruikt om de afspraak te bevestigen. Als er in de patiëntgegevens nog geen e-mailadres is opgenomen (zoals bij een nieuwe patiënt) 9 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 of het e-mailadres in de aanmeldingsgegevens verschilt van dat in de patiëntgegevens, krijgt u een waarschuwing. Hierin wordt aangegeven dat u het e-mailadres nog moet verifiëren. 13. Het veld in de kolom "Nieuwe patiënt" wordt op "Nee" gezet en het patiëntnummer wordt overgenomen. 14. Klik vervolgens op de knop "Afspraak inplannen" om een afspraak in te plannen voor de betreffende patiënt. Bij het online aanmelden kan een huisnummer-toevoeging opgegeven worden. In de patiëntgegevens in Intramed is daar geen apart veld voor. Zo'n huisnummer-toevoeging zal daarom direct achter het huisnummer in de Intramed patiëntgegevens gezet worden. Als u een online aangemelde patiënt probeert te koppelen aan een bestaande patiënt, waaraan al eerder gekoppeld is, krijgt u een melding. Als u op de knop "Ja" klikt wordt de eerder gemaakte koppeling vervangen. 10 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 Als er geen overeenkomende patiënten worden gevonden, krijgt u daarvan een melding. Als u op de knop "Ja" klikt wordt het scherm "Selecteren te koppelen patiënt" geopend. Ook nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in uw administratie en kunt u zelf een overeenkomende patiënt zoeken. - Nieuwe patiënt Als u géén overeenkomstige patiënt vindt in uw administratie, sluit u het scherm "Selecteer te koppelen patiënt". Vervolgens klikt u in het beginscherm "Online aameldingen" of "Aanmeldingenlijst" op de betreffende patiënt, en op de knop "Patiëntkaart aanmaken". Vervolgens kunt u de patiëntgegevens invullen zoals u gewend bent. Instellingen online afspraken verzetten door patiënten Via een Intramed-web-applicatie kunnen patiënten via internet afspraken verzetten in uw agenda. 11 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 Natuurlijk gaat dat niet zomaar; Intramed beheert immers uw gegevens op een veilige manier. Ten eerste krijgt de patiënt een online gebruikersnaam én een online wachtwoord. Ook krijgt elke afspraak een unieke afspraakcode. Daardoor wordt voorkomen, dat kwaadwillenden afspraken kunnen wijzigen. Ten tweede bepaalt u zelf in hoeverre u uw agenda openstelt: u kunt blokken in uw agenda instellen waarbinnen afspraken online verzet kunnen worden, en u kunt instellen binnen welke termijn afspraken niet meer verzet kunnen worden (bijvoorbeeld 24 uur van tevoren). Daarmee wordt voorkomen dat uw agenda onbeheersbaar wordt. Online afspraken verzetten en de aanpassingen in het programma werken alleen als u Intramed Online met een Intramed PLUS licentie heeft. Instellingen Voordat patiënten via internet afspraken kunnen verzetten in uw agenda, moet u een aantal instellingen doen: - het veld "Online afspraak verzetten niet binnen (uur):" invullen op tabblad "7. Modules" van de systeemgegevens; de velden "Url e-mailvalidatiepagina:" en "Url pagina afspraak met afspraakcode:" invullen op tabblad "7. Modules" van de systeemgegevens; agendablokken instellen via tabblad "5. Agenda" van de systeemgegevens, of tabblad "5. Agenda" van de medewerkergegevens; de betreffende patiënten een gebruikersnaam en wachtwoord geven via tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens. Systeemgegevens In de systeemgegevens stelt u de tijdsduur in waarbinnen een afspraak niet meer verzet mag worden, en de Url pagina's. 1. 12 Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 2. Klik op tabblad "7. Modules". 3. Vul de volgende 3 velden in. Veld Omschrijving Online afspraak verzetten niet binnen (uur): Hier wordt standaard "24" ingevuld; u kunt dit wijzigen. Typ het aantal uur in, waarbinnen een afspraak door een patiënt verzet mag worden. Url eTyp hier het url (= internet-adres) in, waar een patiënt naar toe moet om mailvalidatiepagina: zijn e-mailgegevens te valideren. Neem indien nodig contact op met de partij die uw webpagina verzorgt. Het e-mailadres van de patiënt wordt gevalideerd om te voorkomen, dat kwaadwillenden via valse e-mailadressen nepafspraken kunnen maken of op naam van een ander in kunnen schrijven. Url pagina afspraak Typ hier het url (= internet-adres) in, waar een patiënt naar toe moet om met afspraakcode: zijn afspraken te zien en zo nodig te verzetten. Neem indien nodig contact op met de partij die uw webpagina verzorgt. 4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; 13 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 Agendablokken instellen Het rooster dat u kiest in de systeemgegevens (tabblad "5. Agenda") of bij een medewerker (tabblad "5. Agenda"), kunt u wijzigen of u kunt een nieuw rooster toevoegen. In een rooster kunt u een dag indelen in verschillende niet-inplanbare delen, blokken en pauzes. Bij de blokken kunt u aangeven of deze beschikbaar zijn voor online inschrijvingen. 1. 2. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. (U kunt ook een rooster per medewerker instellen. Ga dan naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers].) Klik op tabblad "5. Agenda". 3. Klik op de knop achter het veld "Standaard Rooster:"; het selectiescherm "Selecteren Rooster" wordt geopend. 14 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 4. Klik in het scherm "Selecteren Rooster" op het rooster dat u wilt wijzigen en klik op het icoon , of klik op het icoon om een nieuw rooster toe te voegen; het scherm "Rooster" wordt (al dan niet gevuld) geopend. 5. Vul de velden in. Veld Omschrijving Roosternr.: Dit wordt automatisch aangemaakt wanneer u het rooster bewaard; u kunt dit niet wijzigen. Omschrijving: Typ hier een omschrijving van het rooster in. Starttijd agenda: Typ hier in, op welk tijdstip het rooster in de agenda moet beginnen. Eindtijd agenda: Typ hier in, op welk tijdstip het rooster in de agenda moet eindigen. Agenda-interval: Typ hier het aantal minuten in van het interval tussen twee tijdstippen in het rooster. Vaste tijden gebruiken: Standaard is hier "Nee" ingevuld. U kunt dit wijzigen: kies via de pijlknop achter het veld voor "Ja". Kiest u voor "Nee", dan worden in de agenda "dynamische tijden" gebruikt. Dat betekent dat als u in de agenda een afspraak plant, die korter of langer duurt dan de agenda-interval, de volgende tijdstippen na deze afspraak verspringen. Kiest u voor "Ja", dan wordt in de agenda zoveel mogelijk de originele interval-tijd gevolgd. Er wordt dan alleen een "opvul" tijdstip in de agenda getoond tussen het einde van de afwijkende afspraak en de volgende originele agenda interval. 15 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 6. 7. Klik in de rubriek "Rooster regels:" in de kolom "Soort" op een veld dat u wilt wijzigen. Als u een nieuwe regel wilt toevoegen, klikt u daarna op het icoon . De nieuwe regel wordt boven de regel waar u met de muis stond, toegevoegd. Stel zo nodig pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in. Kolom / veld Omschrijving Soort Standaard is hier "Pauze" ingevuld. Wilt u een ander soort agenda-deel instellen, klikt u op de knop achter het veld en klikt u op de optie "Niet Inplanbaar" of "Blok". Bij de keuze "Pauze" kunnen wel afspraken in een pauze gepland worden. Bij de keuze "Niet Inplanbaar" kunnen er in die bepaalde periode geen behandelingen ingepland worden. Bij de keuze "Blok" kunt u een periode voor bepaalde handelingen (bijvoorbeeld een trainingsgroep) instellen en een opvallende kleur geven. Start Typ hier in, op welk tijdstip pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in de agenda moeten beginnen. Einde Typ hier in, op welk tijdstip pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in de agenda moeten eindigen. Tekst Typ hier een omschrijving van een niet-inplanbaar deel of blok in. Bijvoorbeeld "Praktijk gesloten" of "Trainingsgroep". Deze tekst wordt in de agenda getoond op de eerste regel van het nietinplanbare deel of blok. Interval Typ hier het aantal minuten in van het interval tussen twee tijdstippen binnen het niet-inplanbare deel of blok. Dit interval kan afwijken van het interval dat u heeft ingesteld in het veld "Agenda-interval". Als u hier niets invult, wordt het interval van de agenda gebruikt. Online bespreekbaar Als u bij "Soort" heeft gekozen voor "Blok", ziet u hier een aanvinkvakje. Vink dit vakje aan, als u het blok toegankelijk wilt maken voor online afspraken verzetten. Kleur: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij "Soort" heeft gekozen voor "Blok". Klik op de pijlknop achter het veld; klik op de gewenste kleur. 16 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 8. Voeg zo nodig meer regels toe; bewaar de regel door op "F5" te drukken, of door te klikken op het icoon . U kunt zien, welke regels al bewaard zijn: als u op een al bewaarde regel klikt, ziet u links vooraan het teken . Bij nog niet bewaarde regels ziet u daar het teken . 9. Druk op "ESC" om elk scherm te sluiten, of klik op . U kunt ook een rooster instellen per medewerker. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]; dubbelklik op een medewerker; klik op tabblad "5. Agenda"; klik in de lijsten onder "Rooster per weekdag:" / "Rooster per datum:" in de kolom "Rnr" en klik op de knop . U kunt ook roosters wijzigen en toevoegen via menu [Systeem], [Tabellen], [Agenda roosters]; het scherm "Roosters" wordt geopend. Dit scherm komt overeen met het selectiescherm "Selecteren Rooster". Resultaat voorbeeld: Stel, u heeft een rooster voor één werkdag gemaakt met daarin een blok voor online afspraken verzetten. Als u alle velden heeft ingevuld, kan het scherm er als volgt uitzien: In de agenda ziet het nieuwe blok het er als volgt uit (er stonden al blokken op woensdag en donderdag): 17 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 Patiëntgegevens Op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens kunt u invullen dat de patiënt online toegang heeft, met daarbij een gebruikersnaam en wachtwoord. 1. 3. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]; het scherm "Patienten" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende patiënt; het scherm "Patient..." wordt geopend. Klik op tabblad "3. Bijzonderheden". 4. Vul voor zover nodig de velden in die betrekking hebben op de online toegang. 2. Veld Omschrijving Online toegang toegestaan: Dit veld wordt automatisch aangevinkt als de patiënt een wachtwoord gekregen heeft. Dat wachtwoord geeft u pas als (bij het eerste bezoek aan de praktijk) de gegevens van de patiënt door u geverifieerd zijn. U kunt daarna dit veld uitvinken, als u de patiënt (tijdelijk) geen toegang meer wilt geven, maar hun gebruikersnaam wilt laten staan. Online Deze gebruikersnaam wordt automatisch aangemaakt als u de patiënt gebruikersnaam: opslaat; u kunt dit wijzigen. U kunt maximaal 20 tekens invoeren. Wachtwoord 18 Hier wordt vermeld of er een uniek, door Intramed gegenereerd wachtwoord is toegekend. Het wachtwoord wordt aangemaakt, als u op de knop "Online wachtwoord genereren" klikt. Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 Veld Omschrijving Als u op de knop heeft geklikt, wordt het scherm "Bevestiging online wachtwoord" geopend. Vanuit dit scherm kunt u een bevestigingsbrief laten afdrukken of als bestand bewaren en later e-mailen: Het wachtwoord wordt niet getoond, maar wel een mededeling dat een wachtwoord is toegekend. Als een patiënt zijn wachtwoord is vergeten, moet er een nieuw wachtwoord worden aangemaakt. Dat doet u door opnieuw op de knop "Online wachtwoord genereren" te klikken. 19 Online inschrijvingen instellen en gebruiken v4 Veld Omschrijving Zodra u op de knop "Online wachtwoord genereren" klikt, is het vorige wachtwoord niet meer geldig en kan de patiënt niet meer inloggen. U moet het nieuwe wachtwoord dus opnieuw naar de patiënt sturen. 5. 20 Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ;
© Copyright 2024 ExpyDoc