Aanmaken administratie

Aanmaken administratie
9 januari 2015 – versie 9.1 en hoger
Aanmaken administratie
Welkom bij eServiceware! Deze handleiding leidt u door de eerste, essentiële stappen in
AccountView: het aanmaken van een administratie.
1. Inloggen in AccountView in de cloud
Allereerst logt u in door naar de website te gaan die u van eServiceware heeft doorgekregen bij de
oplevering van AccountView in de cloud, zoals www.eserviceware.com/my_advice. Voor meer
informatie hierover kunt via deze link onze handleiding voor het inloggen in AccountView in de
cloud raadplegen.
eServiceware B.V. - Hoofdweg 80 - 3067GH - Rotterdam
telefoon: 010 – 270 91 80
email: [email protected]
1
Aanmaken administratie
9 januari 2015 – versie 9.1 en hoger
2. Een nieuwe administratie aanmaken
Wanneer u in AccountView bent ingelogd, kiest u het
menupad Bestand > Administraties.
Om een nieuwe administratie aan te
maken, kiest u het menupad Document >
Administratie aanmaken.
U krijgt dan een keuzevenster te zien
waarin u moet aangeven wat voor
administratie u precies wilt aanmaken.
eServiceware B.V. - Hoofdweg 80 - 3067GH - Rotterdam
telefoon: 010 – 270 91 80
email: [email protected]
2
Aanmaken administratie
9 januari 2015 – versie 9.1 en hoger
In dit venster dient u een
keuze te maken op welke
manier u de administratie
wilt aanmaken. Omdat
deze keuze van groot
belang is, ziet u hieronder
een beschrijving van de
keuzes.
1. ‘Nieuw boekjaar
op basis van
huidig boekjaar’.
Deze keuze maakt
u bij de
jaarovergang naar
het volgende jaar.
Vraag hiervoor onze actuele jaarovergang-handleiding aan! Deze keuze wordt nu dus niet
gebruikt, omdat er geen sprake is van een afgelopen boekjaar.
2. ‘Lege administratie op basis van voorbeeldadministratie’. Deze administratie bevat alleen
het hoogst noodzakelijke, zoals land- en taalcodes, valuta en BTW-aangifterubrieken. Deze
keuze is zeer geschikt als u een nieuwe administratie wilt aanmaken zonder een standaard
rekeningschema.
3. ‘Modeladministratie op basis van voorbeeldadministratie’. Deze administratie neemt
allerlei stamgegevens over van de voorbeeldadministratie zoals het rekeningschema,
dagboeken, BTW-codes artikelgroepen, betalingscondities, land- en taalcodes en budgetten.
U kunt overbodige gegevens alsnog verwijderen. Een modeladministratie is dus zeer geschikt
om uw definitieve administratie in te richten als u alvast allerlei standaard stamgegevens in
de administratie wil vastgelegd hebben.
4. ‘Testadministratie (kopie van administratie)’. Zoals de naam zegt is een testadministratie
een volledige kopie van een bestaande administratie. Deze is geschikt om dingen waarvan u
niet zeker weet wat het effect op uw administratie is, uit te proberen.
Tip: Uw organisatie werkt voor het eerst met AccountView.
Indien uw organisatie nog geen AccountView administraties heeft en u een administratie wilt
aanmaken, kiest u voor de ‘lege administratie’ of ‘modeladministratie’.
De bronadministratie is de administratie waarvan de gegevens worden overgenomen. Kies hier de
administratie ‘NL_YR_ADV’ (Your Advice) en kies “Volgende”. U krijgt dan een venster te zien waarin
u de gegevens van uw eigen administratie kunt invullen.
eServiceware B.V. - Hoofdweg 80 - 3067GH - Rotterdam
telefoon: 010 – 270 91 80
email: [email protected]
3
Aanmaken administratie
9 januari 2015 – versie 9.1 en hoger
Bij ‘Administratiecode’
moet u een unieke code
geven aan de administratie.
We adviseren altijd een
combinatie van de
administratienaam en het
boekjaar in te voeren, zoals
administratiecode
‘’BEDRIJF_15’’ en
administratienaam ‘’Bedrijf
B.V. 2015’’
Hieronder kunt de
administratienaam
invullen, zoals u zelf de
administratie graag
omschreven ziet.
Bij ‘Map admin’ geeft u de map naam aan waar de administratie bestanden moeten worden
neergezet. Klik hier op het mapje aan de rechterkant en klik vervolgens de map ‘’AV_<Uw Bedrijf>’’
aan. Vervolgens klikt u ‘’nieuwe map maken’’ aan en noemt deze map ‘’administraties’’. Bevestig dit
door op de map te klikken.
Maak vervolgens in de administratiesmap
weer een nieuwe map en voer hierbij
precies hetzelfde in als u bij de
administratiecode heeft gedaan. Bevestig
dit weer door op de map te klikken en kies
ok. Het pad bij ‘’Map admin’’ zou nu
moeten eindigen op ‘’ av_<uw
bedrijf>\administraties\BEDRIJF_15\’’.
Tip: Hierna nog meer administraties
aanmaken.
Wanneer u na het aanmaken van deze
administratie nog meer administraties
aanmaakt, hoeft u niet opnieuw de
administraties map aan te maken, maar u
maakt ook voor deze administratie een
unieke map onder de administraties map.
Indien u met modules als facturering, aanmaningen of inkoop/verkoop orders werkt dient u ook een
kopiedocumenten map aan te geven. Kopieer dan het map pad bij ‘’map admin’’ en plak het map pad
bij ‘’map kopiedoc’’. Klik vervolgens op een willekeurige positie in het map pad en druk op de toets
eServiceware B.V. - Hoofdweg 80 - 3067GH - Rotterdam
telefoon: 010 – 270 91 80
email: [email protected]
4
Aanmaken administratie
9 januari 2015 – versie 9.1 en hoger
‘’end’’. Type vervolgens ‘’\kopiedoc’’ in. Let op dat u hierbij de backslash (\) gebruikt en niet de
forwardslash (/).
Onder deze invulvelden vindt u enkele vinkvelden die worden getoond, afhankelijk van uw
modulesamenstelling. Deze velden kunt u naar uw eigen voorkeur aan of uitvinken. Om de betekenis
van een dergelijk veld te zien, klikt u simpelweg op tekst en kiest u F1 op uw toetsenbord.
Tip: F1 gebruiken.
U kunt in AccountView vanuit veel velden, vensters en functies gedetailleerde informatie hierover
oproepen. Klik daarvoor op het object waar u een vraag over hebt en druk op de F1 toets op uw
toetsenbord.
Nadat u ‘’volgende’’ heeft gekozen verschijnt het volgende scherm:
Hier voert u de data in van het begin en einde van het boekjaar evenals het aantal perioden die u wilt
gebruiken. Daarnaast selecteert u hier de administratievaluta en eventueel de landvaluta. Ons advies
is om deze altijd gelijk te houden.
De taalcode bepaalt de taal en lay-out van de documenten in AccountView. De ISO-landcode wordt
onder andere gebruikt om te bepalen welke BTW-aangifte van toepassing is.
Deze instellingen zijn eventueel achteraf nog te wijzigen onder opties/instellingen/administratie.
Vervolgens kiest u ‘Aanmaken’ en krijgt u nog een venster te zien waarin u het rapport van het
aanmaken kunt printen of opslaan op uw lokale pc. Klik vervolgens op ‘Voltooien’ en u bent klaar.
Voor vragen over AccountView in de cloud kunt u altijd bellen met 010 – 270 91 80 of e-mailen naar
[email protected].
Wij wensen u veel succes werkplezier met AccountView in de cloud!
eServiceware B.V. - Hoofdweg 80 - 3067GH - Rotterdam
telefoon: 010 – 270 91 80
email: [email protected]
5

Download Report